SAP上线应急预案.docx

SAP上线应急预案济南分公司SAP系统应急处理预案 一、目的 虽然SAP系统具有很高的可靠性，但作为企业级的业务处理系统，其一旦因各种原因意外中断，对业务处理影响重大。应急预案的目的在于指导各部门的使用操作SAP R/3生产系统的业务人员(即SAP最终用户)，如何应对系统的意外中断，以及如何在系统恢复后进行数据补录。因为系统的集成性，很多工作需要各操作岗位协作完成。本预案主要涉及以下问题： 1. 一旦发现不能进行SAP系统的正常操作，最终用户首先应该如何操作？ 2. 根据业务处理的连续性要求，在SAP中断的情况下，如何处理业务？ 3. 在SAP系统恢复运行以后，最终用户应该如何操作以保证SAP中数据的准确和完整？ 二、范围 本文内容针对使用操作SAP R/3生产系统的业务人员及其部门领导。 三、前提条件 1. “生产系统”指各应用单位用于支持实际业务的SAP系统，该系统版本为SAP R/3 4.6C，并包含SAP石油行业解决方案。 2. 应急预案特针对SAP R/3系统因意外原因不能被最终用户正常访问的情况，即SAP R/3 服务器系统停机/中断，或网络中断的情况，并且该情况持续超过业务连续性所允许的范围，如超过1个工作日。同时，本预案也可作为计划停机情况下或意外情况持续不超过1个工作日时，最终用户的参考。 四、紧急情况的发现 1. SAP最终用户在发现自己不能正常使用操作SAP R/3系统时，应联系ERP项目组以解决问题。在相关技术支持人员确认为SAP R/3服务器系统问题或网络问题导致最终用户暂时不能正常使用操作SAP后，业务部门最终用户应根据技术支持人员提供的预计问题持续时间，考虑启动应急预案。 2. 如果技术支持人员暂时不能提供问题持续时间，业务部门最终用户应按超过SAP系统不能正常运行时间超过二小时或预计修复时间超过六个小时标准来评估应急预第1页 / 共12页 案是否启动。 3. 应急预案启用：如确认需要启动应急预案，由ERP项目组组长宣布开始应急预案。问题解决后还是由组长宣布结束应急预案。 4. 系统恢复：信息中心确认后通知全公司，并记录通知截至时点，以备核查。 五、业务部门应急措施 在意外情况发生时，SAP最终用户应针对需要使用操作SAP的业务情景采取以下措施： 1. 财务 等系统恢复后统一补录。 (1). 创建/变更主数据 业务情景 以下主数据的创建/修改： · 总帐科目 · 客户 · 供应商 · 资产 · 成本中心 · 利润中心，等 (2). 手工入帐 业务情景 · 收款 · 报销付款 · 提取备用金 · 资产折旧，等 (3). 系统自动生成凭证 业务情景 来自物料，销售，设备维护及物资供应的由SAP系统第2页 / 共12页 SAP中断情况下应急步骤 · 在用户本地财务主数据电子文档中记录主数据的增减或变更，并注明该记录有待在SAP系统中补录 SAP恢复后补录步骤 · 将线外财务主数据电子文档中注明有待在SAP系统中补录的记录主数据的增减或变更补录入SAP · 下载新主数据，并保存于线外的主数据电子文档 SAP中断情况下应急步骤 · 根据原始凭证以手工帐的形式记录业务信息，并注明该记录有待在SAP系统中补录 · 原始凭证各联在不同业务部门间的流转与正常情况相同 SAP恢复后补录步骤 · 将有待在SAP系统中补录的会计记录补录入SAP · 在原始凭证上注明记帐日期 · 打印补录的凭证并归档保存 SAP中断情况下应急步骤 · 根据来自其它业务部门的原始凭证以手工帐的形式记录业务信息，并SAP恢复后补录步骤 · 待相关业务部门将其业务数据补录入SAP， 由系统自动自动生成的业务数据 注明该记录有待在SAP系统中补录 · 原始凭证各联在不同业务部门间的流转与正常情况相同 生成凭证 · 根据原始凭证，核对系统自动生成的凭证，在原始凭证上注明记帐日期，并确保所有凭证都准确完整的补录入SAP · 打印补录的凭证并归档保存 (4). 期末结帐 业务情景 SAP中断情况下应急步骤 SAP恢复后补录步骤 SAP的恢复在本月内 月结，年结 · 根据原始凭证以手工帐形式记录的业务信息，做期末结账 · SAP系统恢复后，检查并确保SAP所开的账期为SAP中断发生时的账期，并通知各业务部门先补该账期的数据 · 与其它相关部门联系，跟踪其将数据补输入SAP的状态 · 待各业务部门将该账期的数据补全后，结账 SAP的恢复跨月 · SAP系统恢复后，检查并确保SAP所开的账期为SAP中断发生时的账期，并通知各业务部门先补该账期的数据 · 与其它相关部门联系，跟踪其将数据补输入SAP的状态 · 待各业务部门将该账期的数据补全后，结账 · 通知各业务部门开始补下一个账期的数据 · 依此重复以上步骤直至所有月结/年结完整准确地补录入SAP (5). 生成财务报表 业务情景 SAP中断情况下应急步骤 期全部原始凭证及以手工帐形式记录的业务信息，生成本期财务报表 SAP恢复后补录步骤 · 与其它相关部门联系，跟踪其将数据补输入SAP的状态 · 待各业务部门将其业务数据补录入SAP后由系统自动生成财务报表 · 将系统自动生成的财务报表与手工生成的财务报表核第3页 / 共12页 系统自动生成的财务报表 · 根据打印归档的上期财务报表，本对，确保报表信息的准确完整 · 打印系统自动生成的财务报表并归档 (6). 与浪潮财务报表系统接口 业务情景 与浪潮财务报表系统接口程序 SAP中断情况下应急步骤 · 暂停接口程序的运行 SAP恢复后补录步骤 · 继续接口程序的运行 2. 销售与分销 (1). 开订单 业务情景 开订单 SAP中断情况下应急步骤 · 填报数据收集模板_SD明细数据。 (2). 开发货单 业务情景 1、SAP系统无法使用但是以前的销售系统可以使用 · 手工填写发货单。 2、以前的销售也无法使用 SAP中断情况下应急步骤 · 采用以前的销售系统发货单。 SAP恢复后补录步骤 · 系统恢复后在SAP中补录交货单数据。不要打印出门证和发货凭证。 · 系统恢复后在SAP中补录交货单数据。不要打印出门证和发货凭证。 (3). 开发票 业务情景 SAP中断情况下应急步骤 · 采用以前的销售系统开发票。 SAP恢复后补录步骤 · 根据在SAP补录的订单生成发票，不需要打印。 1、SAP系统无法使用但是以前的销售系统可以使用 · 要求信息中心人员开发一支小程序,手工写入金穗发票号码到SAP发票的”指定”字段.(因为不能通过发票打印程序来处理)。 2、以前的销售也无法使用 第4页 / 共12页 SAP恢复后补录步骤 · 系统恢复后在SAP中补录订单数据。 · 手工填写普通发票，金税打增值税发票。 · 根据在SAP补录的订单生成发票，不需要打印。 · 要求信息中心人员开发一支小程序,手工写入金穗发票号码到SAP发票的”指定”字段.(因为不能通过发票打印程序来处理)。 3. 物料管理 (1). 采购业务 业务情景 SAP中断情况下应急步骤 · 手工编制原料油采购申请，内1、计划处建立采购申请 容包括采购油品名称，数量，运输方式，期望的供应商，预计交货日期 · 手工编制原料油采购计划，内2、原料办下达采购订单 容包括供应商，采购油品名称，数量，不含税单价，预计交货日期及涉及的相关附加费用。 (2). 采购库存管理业务 业务情景 原料办收货 SAP中断情况下应急步骤 · 手工编制原料油到厂信息，反映运输方式，原油供应商，采购油种，混油数，纯油数，对方发量，水分，比重，汽车运输的收货还需要反映装运点和运输单位。 SAP恢复后补录步骤 · 根据手工编制的原料油到厂信息进行区分，如果是采购接收入库：在系统中查找符合条件的采购订单号码，执行参照采购订单收货入库动作，按采购订单完全收货；如果是库存转移，则录入相应的库存转移数据。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。 (3). 生产库存管理业务 第5页 / 共12页 SAP恢复后补录步骤 · 根据手工编制的原料油采购申请在系统中创建采购申请。 · 根据手工编制的原料油采购计划在系统中创建采购订单。 业务情景 SAP中断情况下应急步骤 1、 对生产订单的收发料：根据CIPROS提供的装置收拨数据，手工编制装置收拨平衡表，内容包括收发料标识，装置工作中心代码，各装置消耗的原材料名称，数量，日期；各装置产出的产品名称，数量，日期。 2、 装置燃料消耗：根据CIPROS提供的装置燃料消耗数据，手工编制装置燃料消耗表，内容包括装置成本中心代码，装置消耗燃料名称，数量，日期。 3、 成品转移：根据实际生产需要，将相关部门提供的生产交库数据，手工编制成品交库报表，内容包括发货及收货工厂代码，交库成品的物料名称，数量，日期。 4、 原油差异处理：根据库存平衡结果，将估算的原油损耗，手工编制原油损耗报表，内容包括日期，工厂代码，库存地点，库存类型，物料名称，数量。 5、 盘点业务：根据库存盘点结果，将库存记数结果，手工编制盘点报表，内容包括日期，工厂代码，库存地点，库存类型，物料名称，数量。 SAP恢复后补录步骤 根据手工编制的装置收拨平衡表在系统中执行接口程序ZMMIJN001。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。 根据手工编制的装置燃料消耗表在系统中执行接口程序ZMMIJN002。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。 根据手工编制的成品交库报表在系统中执行接口程序ZMMIJN003。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。 根据手工编制的原油损耗报表在系统中执行接口程序ZMMIJN004。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将记帐日期修改至上一个记帐期间。 根据手工编制的盘点报表在系统中执行接口程序ZMMIJN005。如补单时，物料帐期已打开到下一个月，应将盘点日期和记帐日期修改至上一个记帐期间。 计划处日常收发料、转移记帐及盘点业务 备注：对上月未处理的业务进行补单时，建议操作顺序为：上月收发，转移记帐业务数据à上月盘点业务数据à本月收发，转移记帐业务数据 4. 物资供应 (1). 采购合同收集表由采购员负责收集，按审批的合同顺序进行收集填写，经业务部门领导审核后，交合同管理员集中登录到SAP系统中。 业务情景 1、创建采购订单 第6页 / 共12页 SAP中断情况下应急步骤 · 手工生成采购合同，并填写采购合同收集表 SAP恢复后补录步骤 · 将手工生成的采购合同补录入SAP，成为采购订单· 登录总部电子商务网站，将手工生2、创建采购订单 成的需要总部采购的采购计划输入总部电子商务系统，并填写采购合同收集表 · 运行MRO与总部电子商务系统接口程序，先将从总部电子商务网站下载的采购合同信息，上载到SAP，生成采购订单。 (2). 采购合同暂估收集表由采购员根据验收的先后顺序进行收集，经业务部门领导审核，由财务部门确认后集中登录到SAP系统中； (3). 根据合同收货收集表由采购员和库管员根据收货的先后顺序进行集中填制，经仓库部门领导审核，业务部门确认，再由采购员库管员先后在系统恢复后集中登录到SAP系统中。 业务情景 收货 SAP中断情况下应急步骤 · 手工填写入库单，并填写合同收货收集表。 SAP恢复后补录步骤 · 采购员补充并确认采购订单编号，由库管员在SAP中补录入物资入库记录。 (4). 厂间移库收集表由发货工厂的仓储部门的库管员按发货先后顺序进行收集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确认，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中。 业务情景 甲醇等生产物资领用 SAP中断情况下应急步骤 · 手工填写物资领料单或从其它部门接受手工填写的领料单，发送物资，并填写厂间移库收集表。 (5). 发货至成本中心收集表由发货工厂的仓储部门的库管员按发货先后顺序进行收集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确认，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中。 业务情景 车间领料 SAP中断情况下应急步骤 · 手工填写物资领料单或从其它部门接受手工填写的领料单，发送物资，并填写发货至成本中心收集表。 (6). 对设备维修工单收集表由发货工厂的仓储部门的库管员按发货先后顺序进行收集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确认，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中。 业务情景 机电仪车间维修领料 SAP中断情况下应急步骤 · 手工填写物资领料单或从其它部门接受手工填写的领料单，发送物资，并填写发货到维修工单收集第7页 / 共12页 SAP恢复后补录步骤 · 由库管员按照厂间移库收集表补充录入SAP系统。 SAP恢复后补录步骤 · 由库管员按照发货至成本中心收集表补充录入SAP系统。 SAP恢复后补录步骤 · 维修部门补充并确认维修工单编号，由库管员补充录入SAP系统。 表。 (7). 代储代销领用收集表由物装公司仓储部门的库管员按发货先后顺序进行收集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确认，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中。 业务情景 代储代销物资领用 SAP中断情况下应急步骤 · 手工填写物资领料单发送物资，并填写代储代销领用收集表。 SAP恢复后补录步骤 · 由库管员按照代储代销领用收集表补充录入SAP系统。 (8). 发货至资产收集表由发货工厂的仓储部门的库管员按发货先后顺序进行收集填制，经仓库部门领导审核，业务部门确认，再由库管员在系统恢复后集中登录到SAP系统中。 业务情景 在建工程领料 SAP中断情况下应急步骤 · 手工填写物资领料单发送物资，并填写发货至资产收集表。 SAP恢复后补录步骤 · 计划员补充并确认发货到资产的预留编号，由库管员在SAP中补录入SAP系统。 5. 设备管理 业务情景 SAP中断情况下应急步骤 · 手工填写应急通知单，并通知相关部门进行维护处理。 1、创建通知单 SAP恢复后补录步骤 · 根据手工填写的应急通知单，在SAP中补录相应的通知单(通知单描述中加注：“补单”两字)；并告知工单处理部门处理通知单。 · 手工填写应急工单，将所需的2、修改通知单，并转成工单 · 根据现场维修所需物料，手工填写3、领料 领料单，保留备份，到物装部门领料。 · 手工填写应急采购订单，将采4、创建服务采购订单 5、应急服务接收维护 第8页 / 共12页 · 根据手工填写的表格，在SAP中补录相应通知单及工单的内容(工单描述加注：“补单”两字)。 · 告知物装中心工单号，待物装发料至工单后才可关闭(技术完成)工单。 · 根据手工填写的表格，在SAP系统中补录相应的内容。 · 根据手工填写的表格，在SAP信息记录下来。 购订单涉及的相应内容，记录下来。 · 手工填写应急服务条款维护单，将采购订单确认的金额或经过审计的记录下来。 系统中补录相应的内容。 6. 生产计划与控制 (1). 生产主数据 业务情景 SAP中断情况下应急步骤 1、 计划处计划员根据济南分公司PIMS生成的月度生产计划，并按照物料清单物料清单维护 SAP上传格式模板，从PIMS系统提取、生成物料清单维护接口数据文件。 2、 在导出该接口数据文件后，进行该文件的归档管理。 1.计划处计划员根据济南分公司装置定额管理要求，并按生产装置公用工程消耗定额维护 照定额工艺路线SAP上传格式模板，从MES系统提取、生成定额工艺路线维护接口数据文件。 2.在导出该接口数据文件后，进行该文件的归档管理。 (2). 生产计划 业务情景 SAP中断情况下应急步骤 1、 计划处计划员根据济南分公司PIMS生成的月度生产计划，将分公司月度生产计划转换并录入生产计划SAP上传格式模板，并生产计划 从PIMS系统提取、生成月度计划订单维护接口数据文件。 2、 计划处计划员在导出该接口数据文件后，进行该文件的归档管理。 第9页 / 共12页 SAP恢复后补录步骤 系统恢复正常操作后，根据物料清单SAP上传格式模板的数据，通过接口自动上传物料清单。 备注 每月初上传一次。 导入BOM时，其BOM生效日期应按计划期间填写。 系统恢复正常操作后，根据定额工艺路线SAP上传格式模板的数据，通过接口自动上传公用工程消耗定额数据。 每月初上传一次。 导入公用工程消耗定额数据时，其工艺路线的生效日期应按计划期间填写。 SAP恢复后补录步骤 系统恢复正常操作后，根据生产计划SAP上传格式模板的数据，在系统中调用接口自动上传月度生产计划，并手工将月度计划分解到旬计划。 如果该月期间改变装置生产计划： 1.若需更改装置产量，手工对应时间生产订单的产量； 备注 每月初上传一次。 导入计划订单时，其完成日期应按计划期间填写。 3、 生产调度处调度员按照规定的时限，将月度计划进行手工分解到旬。 (3). 公用工程维护 业务情景 SAP中断情况下应急步骤 1. 计划处统计员根据分公司MES日平衡统计数据录入公用工程消耗确认SAP上传格式公用工程 模板，并从MES系统提取公用工程消耗接口数据文件。 2.在导出该接口数据文件后，进行该文件的归档管理。 (4). 月初自用半成品还原 业务情景 SAP中断情况下应急步骤 计划处统计员根据大调合要自用半成品还原 求，需要在特定的操作时限进行自用半成品的还原操作。 2新添装置开工，手工创建对应的计划订单，并转换成生产订单。 SAP恢复后补录步骤 系统恢复正常操作后，直接根据公用工程小确认SAP上传格式模板的数据，通过调用接口自动上传公用工程消耗确认数据。 备注 每日确认一次； 确认时，凭证记账日期应按实际的生产日期填写 SAP恢复后补录步骤 系统恢复正常操作后，计划处统计员在SAP系统中进行半成品还原操作。 备注 月初完成。 只有在完成财务结算完成后，才能进行半成品的还原操作。 7. 人力资源 (1). 人事行政业务 业务情景 1、雇佣新员工 SAP中断情况下应急步骤 · 按照系统里面雇佣新员工需要记录信息类型手工记录员工的各项主数据。 2、员工发生组织分配变更，内部借调事件，休生育假、休长期病假、休工伤假、长期学习以及离休、退休、退职或者待岗等事件 3、当员工的某些主数据发生变动或者需要维护员工主数据 (2). 组织管理 第10页 / 共12页 SAP恢复后补录步骤 · 在系统中录入各项信息类型 · 按照系统里面各种时间对应需要录入的信息手工记录。 · 在系统里面录入相应的事件对应的信息类型 · 手工记录变动后的信息。 · 在系统里录入变动后的信息