Excel公式和函数设置数据有效性.docx

Excel公式和函数 设置数据有效性Excel公式和函数 设置数据有效性 在使用Excel的过程中，经常需要录入大量的数据，且当这些数据有一定的限制条件时，此时，用户可以运用数据有效性快速的实现这一功能。利用Excel的数据有效性功能，不仅可以限制数据输入的范围，还可以提高数据输入的速率和准确性。 1设置有效性条件 选择需要设置有效性的单元格或单元格区域，单击组中的下拉按钮，执行命令，弹出对话框，如图1-47所示。 图1-47 对话框 在条件对话框中，主要可以设置有效性的条件有以下几种，其功能如下表1-13所示。 表1-13 数据有效性条件选项及功能 选项 任何值 整数 小数 序列 日期 时间 文本长度 自定义 输入的数据无任何限制。 输入的数据只能是符合条件的整数。 输入的数据只能是符合条件的小数。 输入的数据只能是定义好的数据序列。 输入的数据只能是符合条件的日期类型。 输入的数据只能是符合条件的时间类型。 输入的只以是符合定义的文本长度的数据。 用户可以自定义公式。 功能 例如，在下拉列表中，选择项。然后在下拉列表中，选择设置整数的条件，并在栏中输入数字0；在栏中，输入数字100，如图1-48所示。 有效性条件 输入 提示对话框 图1-48 设置整数 图1-49 输入非法值 若在设置完毕有效性条件的对话框中，输入了不符合条件的数据，如输入2，则此时将会弹出“输入值非法”提示对话框，如图1-49所示。 如果输入的数据在有效性的权限范围内，数据将显示在单元格中；如果输入的数 据不在设置有效性的权限范围内，系统便将发出错误警告。 提 示 另外，在对话框中，还包含两个复选框和一个按钮，其功能如下表1-14所示。 表1-14 复选框及按钮功能 名称 复选框 【对有同样设置的所有其他单元格应用这些更改】复选框 按钮 功能 若指定设置数据有效性的单元格为空白单元格，则启用该复选框。如果避免输入空值，则禁用该复选框。 如果希望对工作表上的其他单元格做出相同的更改，则启用该复选框。 单击该按钮，则可以清除所有的条件设置。 2设置输入信息 若用户为单元格设置了输入信息，则当用户选择该单元格时，在它的旁边将出现一个提示框，该提示框即是用户设置的输入信息。 例如，选择C4至C12单元格区域，并在对话框中，选择选项卡。然后在文本框中输入“商品”文字；在文本框中，输入“输入或选择商品名称”文字，如图1-50所示。 输入 输入 显示 图1-50 设置输入信息 图1-51 显示提示信息 然后，返回工作表中，并选择设置的任意一个单元格，即可在该单元格的下方显示提示信息，如图1-51所示。 若禁用复选框，即选择单元格中无提示信息。 提 示 3设置出错警告 设置出错警告即当用户输入了不符合设置条件的数据时，将会弹出一个提示信息对话框，提示出错信息。 首先，在对话框中的选项卡中，设置有效性条件。然后选择选项卡，设置为“停止”；为“输入第一季销售量”；为“输入的不是数字”，如图1-52所示。 输入 提示 输入 输入 输入 图1-52 设置 图1-53 提示信息对话框 当用户在工作表中输入的不是数字时，将弹出如图1-53所示的提示信息对话框，提示用户“输入的不是数字”。