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11 时间管理能力提升计划时间管理能力提升计划 一、什么是“时间管理” “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。由于时间具有供给毫无弹性、无法蓄积、无法取代、无法失而复得四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。 所谓“自管理者的管理”就是你必须抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重和权力下放，加上自我约束、持之以恒才可提高效率，事半功倍。 时间管理就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作，实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完，而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外，另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做；时间管理不是完全的掌控，而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划，做为一种提醒与指引。 二、“时间管理”的重要性 1、设立明确的目标，让我们在最短时间内能够实现既定目标。 2、有计划、有组织进行工作，列出工作清单，进行目标切割，更顺利的完成工作。 3、二八定律，分清工作轻重缓急，合理分配时间，提高工作效率。 4、充分授权，并取得良好的时间协作，更高效率完成工作。 5、严格的规律与纪律为更好的完成工作提供了制度保障。 三、时间管理的误区及解决办法 所谓时间管理的误区，是指导致时间浪费的各种因素。我们探索克服时间浪费的途径便是“培养克服时间管理误区的技能”。我们在时间管理中存在五个误区： 误区之一：工作缺乏计划 由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果： 1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重缓急的顺序 4、没有时间分配的原则 所以我们要设立明确的目标；成功等于目标，时间管理的重要性目的是让我们在最短时间内实现更多想要实现的目标；我们需要把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照目标设定一些详细的计划，并依照计划进行。 如何制定计划 了解情况 1 、所在部门的业务定位 2 、所在岗位的业务定位 3 、上级主管的业务目标 4 、上级主管对你的期望和要求 5 、与其它相关岗位的业务接口关系 遵循5W2H Why: 为什么要做这项任务，对工作目标是否有支持 What： 任务的内容和达成的目标 When： 在什么时间段进行 Where： 任务发生的地点 Who： 哪些人员参加此任务，由谁负责 How to： 用什么方法进行 How much：需要多少成本 设置控制点 1、在目标或任务中设置阶段性的里程碑，通过检查，可以及时发现问题，对自己难以解决的，还可以获得同事或领导的支持。 2、坚持工作周记和工作日记，对计划的执行情况进行总结，发现和纠正各种偏差，同时对计划进行调整和滚动。另外，还可以对前期的工作时间分配进行分析，不断改进时间管理。 利用计划工具 计划管理工具主要有WBS、PERT、GANTT等。 误区之二：组织工作不当 组织工作不当的主要体现在以下几个方面： 1、职责权限不清，工作内容重复 2、“事必躬亲，亲力而为” 3、沟通不良 4、工作时断时续 解决组织工作不当，首先，学会如何接受请托：“明智地接受请托”的重要性在于：第一：“拒绝”是一种“量力”的表现。有的请托若由他人承受可能比你承受更为恰当，你不妨对请托者提出适时的建议。第二，拒绝是保障自己行事优先次序的最有效手段。倘若因勉强接受他人的请托而扰乱自己的步伐，是不合理的、不明智的。 所以在我们接受请托之前不妨先先问问自己：这种请托是属于我的职责范围内吗？对实现我的目标有帮助吗？如果接受它，将付出什么代价？如果不接受他，则需承担什么后果？经过这一番“成本效益分析”之后，就可以决定取舍了。 其次，学会利用资源：对于基层人员而言，要善于利用资源，学会从相关的部门或人员手中获取所需的资料，既节约了时间，又保证了信息的正确性。比如你想了解本月度部门考勤信息，不妨去问问部门秘书；想了解公司的考勤信息，不妨去问问公司的考勤管理员；等等。 误区三：时间控制不够 我们通常在时间控制容易陷入下面的陷井： 1、习惯拖延时间。 2、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。 4、泛滥的“会议病”困扰。不少中、上层管理者曾经指出，会议竟占去他们日常工作的时间的四分之一，甚至三分之一！然而更令他们感慨莫名的是，在这么多的会议时间之中，几乎有一半是徒劳无功的浪费！ 这就需要我们合理分配时间，保证每天都有合理的时间不被打扰，以便我们可以更好的完成工作。 误区四：整理整顿不足 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。” 误区五：进取意识不强 我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，就象前面我们提到的“小张”，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面： 1、个人的消极态度 2、做事拖拉，找借口不干工作 3、唏嘘不已，做白日梦 4、工作中闲聊 如果我们一直处于迟钝的时间感觉中，换句话说，当你觉得时间可有可无，不愿面对工作中的具体事务，沉溺于“天上随时掉下大馅饼”的美梦，那就需要好好反省自己了，因为你随时在丧失宝贵的机会，随时可能被社会所淘汰！ 四、时间管理能力提升方法 方法 目标 分析时间如何使用更加自省法 合理与高效 用好情绪提升时间利用率 目标明确，行动才有效 用SMART标准提高效目标管控，量化要到位 目标法 率 目标可实现才有执行力 大小目标之间紧密相连 未雨绸缪的计划控制 用纪律保证工作的按时完成 方圆法 一切按规则做事 好习惯利于时间的控制 将隐藏的时间充入计划 出色的自我时间规划 步骤 扫除时间管理的心理障碍 分清工作的紧急、重要度 设定不同等级的优先权 在正确的时间做正确的四象限法 事 “做正确的事”与“正确地做事” 以结果为导向控制时间 事前预想最佳的做事流程 化繁为简地优化流程 精简法 优化工作流程和细节 推倒重来也是流程优化 让工作环境更加简洁有序 善用网络提高工作效率 全力保持工作韵律 快速处理电话干扰 韵律法 让每一分钟都有价值 这样分配任务更有效率 沟通中的防干扰和抗干扰 把时间留给最重要的事 专注于最重要的事 把时间用于少数重要的80/20法 事 减少多余责任的时间消耗 在高效的时间段做重要的事 为最重要的事创造时间 选择工作处理的最佳时机