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采购管理心得 採購管理心得 公司要發展和壯大，如果沒有一條完善的供應鏈作保障，是不可能實現的。物資採購僅僅是供應鏈中的一個環節，關鍵零部件的供應要與供應商建立戰略合作夥伴關係，建立合格供應商檔案，建立一個穩定的、強大的供應商群體，長期結盟，形成戰略合作關係，是我們企業發展壯大的堅強後盾。 對我們企業來說，供應鏈是指從原材料採購需求採購運輸驗收倉儲進行生產檢驗到合格產品銷售到用戶的全過程功能網鏈，它不僅是一條物料鏈，而且是一條增值鏈，物料在供應鏈上因加工、運輸等過程而增加其價值。在這個鏈條上，任何一個環節出現問題都會導致供應鏈斷裂，從而影響企業的生產經營活動。採購僅僅是企業供應鏈中的一個環節。根據公司經濟規模的日益擴大及經營發展的需要，建立供應鏈管理體系是必須的、必要的，它是公司企業管理體系中不可缺少的一部分，要求我們認真分析市場與競爭環境，瞭解現在的市場需求和市場環境產品類型和特徵，認真總結，分析企業供需管理的現狀，分析、尋找、總結企業存在的問題以及影響供應鏈建設的因素。找出原因，為什麼供應商不願意與我們合作，為什麼供應商提供的產品總是出品質問題，為什麼供應商總是遲遲交不了貨，為什麼我們的供應商資源不夠寬廣等等，在某些領域，一種原材料供應，僅僅就一兩家供應商，甚至是獨家，在供應鏈中很容易出現問題，比如，品質、交貨期出現問題不容易找到替補，其中最大的問題是自己把本來競爭激烈的供應商變成了壟斷或寡頭，沒有給對方造成競爭市場的態勢，不利於採購成本的降低，在採購價格的談判中處於下風、處於劣勢。 所以，我們必須做好如下工作 一、供應商開發，建立合格供應商檔案。 1.關鍵零部件實行供應商准入制度。只有經過相關部門對供應商的資質、生產加工能力、檢測手段、品質管制體系、售後服務及持續供貨能力進行綜合考評並進行三次以上試採購，才能成為我們的合格供應商，避免了供應商的錯誤選擇帶來的採購風險。 2廣泛發掘合格供應商資源。在同類原材料採購的供應商中應至少有34家合格供應商供我們選擇，只有這樣，才能使供應商之間形成競爭的態勢，有利於價格的下浮，降低採購成本。這方面公司容器廠做得較好。如果沒有積極開發新的供應管道，會把本來是競爭激烈的供應商變成了壟斷或者寡頭，沒有給對方造成競爭的態勢，採購成本降不下來，試想獨家供應商怎麼招標，價格還不是他說了算，在同一區域，即便有兩家，他們也容易結成同盟，價格也無法壓下去。每年都應引入一定的新供應商，以增強供應商之間的競爭意識。 3. 供應商開發權責 採購部負責供應商開發主導工作。 工程部負責供應商樣品的確認。 品管部、生產部、工程部、採購部組成廠商調查小組，負責供應商的調查評核。 4. 供應商資訊來源 新供應商資訊來源一般有下列方式： 各種採購指南。 新聞傳播媒體，如電視、廣播、報紙等。 各種產品發表會。 各類產品展示會。 行業協會。 行業或*之統計調查報告或刊物。 同行或供應商介紹。 公開徵詢。 供應商主動聯絡。 其他途徑。 二、採購內部管理重點 在供應鏈建設和供應商管理中，加強制度建設，制定採購管理程式、供應商管理程式，實行採購、供應商確定、採購價格確定三權分離，弱化採購員的職權，通過合格供應商的評定，招標採購等手段，真正做到了公開、公平、公正的原則，避免傳統採購中採購員權力過大，避免了採購員主觀的隨意性，也就避免了錯誤選擇供應商所帶來的品質、價格、交貨期、服務等方面的風險，也避免了這個採購員辭職離開企業後生產經營無法開展的局面。建立了可靠的供應鏈，就不會因某個人的辭職而對企業的生產經營造成傷害。 1. 請購單 1.1 請購應按照存量管制基準、用料預算，並參考庫存情形開立請購單，逐項注明材料名稱、規格、數量、需求日期及注意事項，經本單位主管審核後按規定逐級呈核並編號，最後送採購部門。現在公司已導入ERP系統，則可充分利用其功能去達成 1.2 來源與需用日期相同的物品材料，可以一單多品方式提出請購。 1.3 特殊情況需按緊急請購辦理時，可在“請購單”“備註”欄注明原因，以急件遞送。 1.4 總務用品由人事部門按每月實際耗用狀況，並考慮庫存條件，填具“請購單”辦理請購。 2.交期管理 交期管理是採購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供生產所必需的物料，以保障生產並達成合理生產成本之目標。交期太早或太遲都會對公司有不利影響。交期延遲會導致製造部門斷料，從而影響效率，斷料頻繁，易導致互相配合的各部門人員士氣受挫。交期提前太多會導致庫存成本之增加，導致流動資金周轉率下降，導致庫存囤積、空間不足。這樣，就要求採購部必須要用心處理這個問題，分清責任，加以控制，以確保交期達成，主要需做好 2.1 事前規劃 制訂合理的購運時間 確定交貨日期及數量 瞭解供應商生產設備利用率 請供應商提供生產進度計畫及交貨計畫 準備替代來源 2.2 事中執行 提供必要的材料、模具、技術支援給供應商 瞭解供應商生產效率及進度狀況 交期及數量變更的及時聯絡與通知 儘量避免規格變更 加強交貨前的稽催工作 2.3 事後考核 加強合格供應商的管理，特別要加強合格供應商的品質管制。建立供應商品質檔案，每月收集各供應商情況，評價其當月供應能力和表現，對一定時期內所供材料出現的品質問題及時進行統計、分類，分清重大品質事故還是一般品質事故。制定品質績效激勵策略，比如品質好的，可以加強合作力度，政策向他傾斜，建立戰略合作夥伴關係，形成利益的共同體，讓它們在產品的設計、採購招標報價中就參與進來，出謀劃策，共同進退。對涉及重大品質問題，涉及誠信問題，弄虛作假等取消其合格供應商資格，對造成損失依法追究其法律責任。品質檔案可定期向供應商回饋，推動供應商的改進和提高。 定期對供應商進行綜合評價，比如每年/月可依供應商評鑒辦法進行一次供應商評審考核，評審要素包括：品質水準、交貨能力、價格水準、技術能力、售後服務、管理水準、現有合作狀況等方面進行綜合能力的評估，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供應商提高交期達成率，對交期延遲的原因進行分析並研擬對策，確保重複問題不再發生。依供應商考核結果與配合度，考慮更換、淘汰交期不佳之供應商，或減少其訂單。 在供應商關係管理方面，對某些供應商，比如，地域位置近、生產和裝備能力強、品質管制體系比較健全、又願意與我們進行更深層次的合作、其產品硬體品質很好，只是在某些方面有些欠缺的供應商，在公司資源充足的情況下，可以對供應商進行技術支援和品質安全輔導，促使其達到我們的規定要求，並且由於地域優勢，可以成為我們供應鏈中的應急預案，一旦發生重大品質事故，可以就近救急。它對我們供應鏈建設也會起到積極的作用。 3.權力控制 絕對的權力導到致絕對的腐敗，所以必須要有適當的控制和完好的制度 3.1 採購重要材料應由總經理總經理指派專人徑直與供應商或代理商議價，儘量是貨比三家。對於專項用料，必要時由經理或總經理指派專人或指定部門協助辦理採購。 3.2 採購部門應按材料使用及採購特性，選擇最有利的方式進行採購。比如： (1)集中計畫採購：對具有共同性的材料，應集中計畫辦理採購。經核定材料項目，通知各請購部門提出請購計畫，報採購部門定期集中辦理。 (2)長期報價採購：凡經常使用，且使用量較大的材料，採購部門應事先選定廠商，議定長期供應價格，報批後通知各請購部門按需提出請購。 (3)採購部門應按採購地區、材料特性及市場供需狀況，分類劃定材料採購作業期限，並通知各有關部門。 4.價格控制 (1)採購人員接“請購單”後應按請購事項的緩急，並參考市場行情、過去採購記錄或廠方提供的報價，精選三家以上供應商進行價格對比。 (2)如果報價規格與請購單位的要求略有不同或屬代用品，採購人員應檢附有關資料並於“請購單”上予以注明，報經主管核簽，並轉使用部門或請購部門簽注意見。 (3)屬於慣例超交者(比如最低採購量超過請購量)，採購人員應在議價後，在請購單“詢價記錄欄”中注明，報主管核簽。 (4)對於廠商報價資料，經辦人員應深入整理分析，並以電話等方式向廠方議價。 (5)採購部門接到請購部門緊急採購口頭要求後，主管應立即指定經辦人員先做詢價、議價，待接到請購單後，按一般採購程式優先辦理。 3.訂購 (1)採購經辦人員接到已經審批的“請購單”後應向廠方寄發“採購單”，並以電話確定交貨日期，要求供應方在“送貨單”上注明“請購單編號”及“包裝方式”。 (2)分批交貨時，採購人員應在“請購單”上加蓋“分批交貨”章以便識別。 (3)採購人員使用暫借款採購時，應在“請購單”加蓋“暫借款採購”章，以便識別。 5.進度控制 (1)採購部門可分詢價、訂購、交貨三個階段，依靠“採購進度控制表”控制採購作業進度。ERP導入，也可充分利用其在這方面的功能。 (2)採購人員未能按既定進度完成採購時，應填制“採購交貨延遲情況表”，並注明“異常原因”及“預定完成日期”，經主管批示後轉送請購部門，與請購部門共同擬定處理對策。 (3)採購項目經審批後又發生採購數量、金額等變更，請購部門須按新的情況所要求程式重新報批。但若更改後的審批許可權低於原審批許可權時仍按原程式報批。 6.單據整理及付款 (1)來貨收到以後，物管部門應將“請購單”連同“材料檢驗報告表”送採購部門與發票核對。確認無誤後，送財務部門。財務部門應於結帳前，辦妥付款手續。如為分批收料，“請購單”中的會計聯須于第一批收料後送會計部門。 (2)內購材料須待試用檢驗者，其訂有合約部分，按合約規定辦理付款，未訂合約部分，按採購部門報批的付款條件辦理付款。 (3)短交，待補足者，請購部門應依照實收數量，進行整理付款。 (4)超交，應經主管批示方可按照實收數量付款，否則仍按原訂貨數付款。 7.價格復核 7.1價格復核 (1)採購部門應經常調查主要材料市場行情，建立市場調研報告，作為採購及價格審核的參考。並應附供應商的價格表、品質等級、供應量、電話、位址，並需經主管部門審核其真實性和全面性。主管部門還應定期對目前供應商的信譽、價格、品質進行評估，並向另外一些有實力和能力的供應商發出詢證函索要價格表。主管部門應建立供應商檔案內容包括：位址、電話、價格、品質指標、折扣和付款條件、以往採購數量、價格等，以便及時核對與查找。 (2)將經審核後的市場調研報告交給某一機構或專門成立的委員會來批復供應商和價格，不能由採購部門單獨決定。 (3)採購部門應對企業內各公司事業部所列重要材料提供市場行情資料，作為材料存量管制及核決價格的參考。 以上觀點，僅僅是本人在這兩天的時間中，總結供應商管理的一些體會，可能還很片面，也不夠準確，僅供探討。