印章管理系统.docx

印章管理系统行政業務-印章管理系統 1. 業務活動需求及目的 業務目的： 1.1 集團香港行政事務部因業務需求，負責辦理及跟進印章申請業務，申請重新開發印章管理系統，以提高工作效率及透明度。 1.2 涉及印章管理的數據及信息能於系統儲存及流轉，方便集團香港行政事務部印章管理及維護。 業務需求： 1.3 集團香港行政事務部能於電腦系統進行印章相關信息的維護。 1.4 香港各分公司/直轄部門能通過該電腦系統作出印章各項申請。 1.5 印章保管人及保管部門能於電腦系統進行印章管理監察。 2. 業務現狀 日常運作： 2.1 香港各分公司/直轄部門提出印章訂製需求，集團香港行政事務部負責訂製印章及設定印章登記編號、回收舊印章、暫停印章效力、恢復印章使用、變更印章登記資料等相關信息的維護。 運作瓶頸： 2.2 香港各分公司/直轄部門及集團香港行政事務部不能通過電腦系統及時進行印章相關業務的處理、跟進及維護，不能掌握印章使用狀態及不便於監察和管理。 3. 業務活動內容 香港各分公司/直轄部門印章訂製申請、使用及監察3.1集團香港行政事務部印章訂製、印章維護3.2按印章需求提出訂製申請訂製印章3.3印章收貨3.53.43.4印章簽收及保管3.63.7印章登記3.8安排付款印章使用印章使用狀態申請3.7.1印章使用狀態維護3.9暫停或取消印章使用變更印章資料重新啟用印章3.7.2印章暫停/回收或銷毀3.7.33.103.11印章管理監察業務活動內容編號印章盤點及檢討訊息流物流3.1 印章申請 3.1.1 香港各分公司/直轄部門因應印章申請需求，於印章管理系統提交訂製印章申請表，經公司/部門主管審核後送出至集團香港行政事務部；有關Director(s) 及Authorized Signature(s)印章之批簽需要得到香港秘書處核對通過方可作進一步處理； 3.1.2 申請人因遺失印章申請而提交製作申請前，需先填寫遺失印章通知書，並清楚說明遺失原因/事件。 3.2 訂製印章 訂製申請獲通過後，集團香港行政事務部執行人向供應商落單訂購印章。 3.3 印章收貨 集團香港行政事務部執行人收取供應商完成製作之新印章後，須覆核印章內容與落單資料是否相符及檢查其質量；如不符合要求，應著供應商重新製造。 3.4 印章登記 3.4.1 集團香港行政事務部執行人核對印章資料無誤且質量合格後，於印章管理系統維護新印章資料，獲取系統分配的印章編號，及安排發放印章予申請者。 3.4.2 涉及訂製損耗的印章，發放印章後集團香港行政事務部執行人需回收原有印章，並需於印章管理系統維護更新原有印章之狀態。 3.4 安排付款 集團香港行政事務部收到供應商之發票，連同訂製印章申請表交付款部門所屬財務部安排繳付有關費用。 3.5 印章簽收及保管 3.5.1 印章申請者簽收印章後，由相關公司/部門主管或獲授權人士負責保管。 3.5.2 印章保管人可同時是印章使用人，即蓋印者或簽署者。 3.6 印章使用 印章保管人及保管部門按香港印章管理制度使用印章，如印章使用狀態需要變更，按3.7進行印章使用狀態變更申請。 3.7 印章使用狀態變更申請 3.7.1 暫停印章使用申請： 香港各分公司/直轄部門要暫停其印章效力，需於印章管理系統提交變更/暫停印章使用申請表； 3.7.2 變更印章資料申請 香港各分公司/直轄部門需變更印章資料需於印章管理系統提交暫停/變更印章使用申請表； 3.7.3 重新啟用印章申請 香港各分公司/直轄部門需重新啟用已暫停效力之印章，需於印章管理系統提交重新啟用印章申請表； 3.8 印章使用狀態維護 3.8.1 暫停印章使用狀態維護 1） 集團香港行政事務部核實申請資料無誤及批簽有效後，通過3.7.1申請，該印章狀態將自動轉成暫停/回收。 2） 印章保管部門需於提交申請後7個工作天內退還印章，並由集團香港行政事務部代作保管。 3） 對於處於暫停/回收狀態的印章，若相關部門在規定時間沒有遞交重新啟用印章申請表，集團香港行政事務部將在不通知該部門的情況下，銷毀該印章。 3.8.2 變更印章資料狀態維護 集團香港行政事務部執行人核實該印章變更資料、原因及有效批簽；變更印章資料申請獲批簽通過後，系統將自動記錄更新內容。 3.8.3 重新啟用印章狀態維護 集團香港行政事務部執行人核實填寫內容、重新啟用原因及有效批簽；重新啟用印章申請獲批簽通過後，系統將自動記錄最終批簽日期為重新啟用日期。 3.9 印章暫停/回收或銷毀 集團香港行政事務部執行人按業務內容3.4.2及3.8進行印章暫停/回收或銷毀。 3.10 印章管理監察 印章保管人及保管部門負責監察印章依管理規定使用。 3.11 盤點工作 集團香港行政事務部須每年至少1次組織各分公司/直轄部門印章保管部門進行盤點工作；若遇有差異，集團香港行政事務部執行人需按印章管理制度進行相關手續。 4. 業務流程詳情請參閱： 印章管理工作流程； 5. 分工 業務活動內容編號 活動 香港各分公司/直轄部門按對印章需求於電3.1 印章申請 腦系統提出訂製印章申請，涉及遺失印章需先填寫遺失印章通知書。 3.2 3.3 訂製印章 印章收貨 集團香港行政事務部核對簽批後，向供應商落單訂購印章。 集團香港行政事務部執行人收取供應商完成C / R/A R R/A I 單位 活動描述 香港各公集團香港司/直轄部行政事務門 部 製作之印章，及核對內容、檢查其質量。 集團香港行政事務部於電腦系統輸入或更新3.4 印章登記 印章資料，獲取系統分配的印章編碼，及安排發放印章於申請者；涉及訂製損耗的印章發放後，需回收原有印章。 安排付款 3.4 集團香港行政事務部收到供應商之發票，連R R / R/A 付有關費用。 3.5 印章簽收及保管 印章申請者簽收印章後，由相關公司/部門主管或獲授權人士負責保管。 印章保管人及保管部門按香港印章管理制R/A / 3.6 印章使用 度使用印章，如印章使用狀態需要變更，按3.7進行印章使用狀態變更申請。 香港各分公司/直轄部門如有暫停印章使R/A / 3.7 印章使用狀態申請 用、變更印章資料、重新取用印章的需求，於電腦系統提出相關申請。 R/A / 3.8 集團香港行政事務部按申請者的相關申請於印章使用狀態維護 電腦系統進行登記、更新及維護工作。 印章暫停/回收或集團香港行政事務部執行人按業務內容3.4.2銷毀 印章管理監察 及3.8進行印章暫停/回收或銷毀。 保管人及保管部門負責監察印章依管理規定使用。 集團香港行政事務部須每年組織各分公司/直轄部門印章保管部門進行盤點工作；若遇I R/A 3.9 I R/A 3.10 R/A / 3.11 印章盤點及檢討 有差異，集團香港行政事務部執行人需按印章管理規則進行相關手續。 R/A R 6. 業務控制及要求 6.1 業務運作配合： 6.1.1 香港各分公司/直轄部門要及時提出印章業務各項申請，及配合印章的回收，以便配合工作。 6.1.2 集團香港行政事務部通過系統進行印章訂製、印章回收或銷毀等有關工作的處理，同時能於系統維護印章申請過程各階段信息及有關狀態。 6.2 系統配合： 6.2.1 開發印章管理系統處理上述印章相關業務，並能於系統維護印章有關信息和狀態。 6.2.2 香港各分公司/直轄部門保管人及保管部門能於系統進行印章管理監察。 1. 應用範圍：本規則適用於香港各分公司及直轄部門所保管及使用之印章，但不包括董事私人公司印章及集團秘書處負責的鋼印。 2. 業務範圍：從香港各分公司/直轄部門印章各項申請，至集團香港行政事務部印章相關信息維護，及保管人/保管部門印章管理監察工作。 3. 定義及規則： 3.1 定義： 銀行/支票專用章：此類印章專門用作核實支票簽名之用，包括Authorized Signature(s)。 合同/發票專用章：此類印章專門用作簽發合同或發票之用，包括Director(s)、Authorized Signature(s)。 報關專用章：此類印章專門用作報關之用，包括Authorized Signature(s)。 業務/部門專用章：此類印章包括收貨章、大圓印及圓印仔等，專門用作處理日常運作事宜，如日常簽收文件、交收物品等用途。 3.2 規則 3.2.1 印章使用權限 3.2.1.1 以下印章的使用人必須為公司的所屬管理局成員或其授權人士； 銀行/支票專用章、合同/發票專用章、報關專用章。 3.2.1.2 業務/部門專用章使用人必須為公司/部門主管或其授權人士。 3.2.1.3 如有需要，印章使用人在使用專用章時可在印章旁簡簽，加以核實內容。 3.2.2 印章申請規則 3.2.2.1 印章屬“董事/簽名/公章”類別，香港各分公司/部門主管批簽後，呈秘書處核對，再呈所屬管理局成員批簽。 3.2.2.2 如所訂製印章為替代印章，申請人在領取新印章後7個工作天內退還原有印章予集團香港行政事務部統一作銷毀處理；遺失印章申請則不在此限。 3.3.2.3 如因遺失印章而需訂製新印章，申請人必須先遞交遺失印章通知書予集團行政事務部作更新中央記錄之用。 3.2.2.4 印章訂製申請時，須提供新訂製印章正確內容之附件，以作訂購之用。 3.2.2.5 各申請表通用規則。 3.2.3 印章管理規則 3.2.3.1 印章登記編碼規則 1） 印章登記編號組成如下：使用公司代碼地區編號+流水號。 a) 公司代碼 以人事記錄系統為基準，由行政事務部作維護 b) 地區編號 香港：HK；惠州：HZ c) 流水號 當前製作之印章數量 由0000至9999 2） 印章登記編號條碼須張貼於印章外殼，及印章式樣附於訂製印章申請表更新部分。 3） 訂製的印章均須進行印章登記編制號碼。 3.2.3.2 保管 1） 各印章應存放於特定安全位置，由相關公司/部門主管或獲授權人士負責看管；印章保管人可同時是印章使用人，即蓋印者或簽署者。 2） 獲授權保管印章之人士不得把印章使用權轉讓予他人；如遇特殊情況，印章保管人，把印章暫托於其所屬部門秘書或獲授權人士保管；如有使用印章需要，可書面詳細列舉使用其印章的權限。 3.2.3.3 印章狀態變更 1） 申請暫停使用申請者，需在提交變更/暫停印章使用申請表後的7個工作天內，退還印章於集團香港行政事務部作保管；逾時交還者，暫停申請自動作廢。 2） 處於暫停/回收狀態之印章，若相關部門在部門退還印章之日起計6個月，即180天內，沒有遞交重新啟用印章申請表，集團行政事務部將在不通知該部門的情況下，銷毀該印章。 3） 若暫停的印章已被集團香港行政事務部正式銷毀，需重新提交申請訂製。 4） 公司變更名稱或公司/部門註銷，原公司/部門印章保管人必須申請暫停使用印章，連同有關印章退還集團香港行政事務部處理。 3.2.4 印章盤點及檢討 集團香港行政事務部每年至少1次組織印章盤點，及編制盤點通告；香港各分公司/直轄部門依盤點通告進行盤點，編制盤點報告及檢討。 3.2.5 印章管理系統查閱/報表 3.2.5.1 開放用家可查閱的信息包括，該用家所屬部門所申請/保管的所有印章的印章登記編號，公司名稱，類別，用途，形狀，用料，保管人，印章狀態。 3.2.5.2 用家可選擇不多於5項的查詢條件，由系統生成報表。 序號 檔/表格 描述 用家所屬部門申請/保管的所有信息印章能1 印章管理系統信通過印章管理系統按印章登記編號，息架構表 公司名稱，類別，用途，形狀，保管人，印章狀態等進行查閱。 查閱 維護 香港各公司集團香港行/直轄部門 政事務部 2 香港各分公司/直轄部門提出訂製印章需求訂製印章申請表 向集團香港行政事務部提交之申請表單。 變更/暫停使用申請表 香港各分公司/直轄部門提出印章使用狀態變更需求向集團香港行政事務部提交之申請表單。 香港各分公司/直轄部門提出印章重新使用需求向集團香港行政事務部提交之申請表單。 香港各分公司/直轄部門遺失印章需提出重製作 維護 3 製作 維護 4 重新啟用印章申請表 製作 維護 5 遺失印章通知書 新定制印章之前向集團香港行政事務部提交之申請表單。 製作 維護 注：有關印章管理系統的所需資料，詳見第五部分附件之2各類報表/資料。 1. 跟進事項 業務配合 系統配合 1.1 印章管理系統相關印章各表單的編制功能配套。 1.2 能於系統進行印章管理相關業務信息和有關狀態的維護。 1. 印章管理工作流程： 2. 各類報表/資料： 2.1 印章管理系統信息架構表： 2.2 訂製印章申請表： 2.3 變更/暫停印章使用申請表： 2.4 重新啟用印章申請表： 2.5 遺失印章通知書： 2.6 新舊申請表對照及說明：