文件编写培训教程课件.pptx

文件编写培训教程,培训提纲,培训材料之三,*,2,一、文件是什么,培训材料之三,1、文件的含义,*,3,文件 document 信息（3.7.1）及其承载媒介 示例：记录（3.7.6）、规范(3.7.3)、程序文件、图样、报告、标准。信息 informatin 有意义的数据。实例：图样、标志牌、标志线、信号灯等。,文件能够沟通意图、统一行动，其使用有助于：a）满足顾客要求和质量改进；b）提供适宜的培训；c）重复性和可追溯性；d）提供客观证据；e）评价质量管理体系的有效性和持续适宜性。文件的形成本身并不是目的，它应当是一项增值的活动。,培训材料之三,2、文件的价值,*,4,一、文件是什么,一、文件是什么,培训材料之三,3、为什么需要编写文件,*,5,培训材料之三,4、文件的性质,*,6,一、文件是什么,培训材料之三,5、文件分类,*,7,一、文件是什么,管理文件的管辖范围（公司、地方、区域）下级文件的要求必须服从上级文件的要求下级文件是否需要编写，取决于:上级文件是否强制规定 体系管理标准是否规定要编制文件要求 上级文件是否直接可以执行、操作 上级文件是否直接发到执行者 下级是否需要提出高于上级文件的要求,培训材料之三,6、文件层级,*,8,一、文件是什么,培训材料之三,7、文件的要求,一、文件是什么,*,9,培训材料之三,8、文件控制,一、文件是什么,*,10,培训材料之三,9、文件的标准化,一、文件是什么,*,11,培训提纲,培训材料之三,*,12,文件名称要准确反映所描述的业务活动过程，从文件名称中能够大体了解文件所控制的业务活动。一般管理文件的名称用“（限定词）业务活动（动词）管理程序”。文件名称要避免 空泛。“设备管理条例”小事套大帽。“流动污染源控制的管理程序”以点盖面。“采购供应管理制度”,二、文件编写内容,培训材料之三,1、文件名称的要求,*,13,二、文件编写内容,培训材料之三,2、管理文件的主要构成,A、范围B、定义或术语（需要时）C、管理职责D、业务管理程序和主题内容E、记录F、附图附表：管理流程图、记录表,管理文件的构成,*,14,二、文件编写内容,培训材料之三,3、管理文件的内容,-,*,15,二、文件编写内容,培训材料之三,3、管理文件的内容（续1）,*,16,二、文件编写内容,培训材料之三,3、管理文件的内容（续2）,*,17,二、文件编写内容,培训材料之三,3、管理文件的内容（续3）,*,18,二、文件编写内容,培训材料之三,3、管理文件的内容（续4）,*,19,二、文件编写内容,培训材料之三,3、管理文件的内容（续5）,*,20,二、文件编写内容,培训材料之三,3、管理文件的内容（续6）,*,21,二、文件编写内容,培训材料之三,4、文件编写注意事项,*,22,三稿一定工作过程,二、文件编写内容,培训材料之三,5、文件编制流程,*,23,二、文件编写内容,培训材料之三,6、文件拟稿人基本要求,*,24,培训提纲,培训材料之三,*,25,三、流程图,培训材料之三,1、流程图的作用,*,26,三、流程图,培训材料之三,2、流程图的编制要点,*,27,三、流程图,培训材料之三,2、流程图的编制要点,*,28,三、流程图,培训材料之三,3、流程图的编制,*,29,文件复印过程,三、流程图,培训材料之三,3、流程图的编制（续1）,*,30,案例,文件编制流程,三稿一定工作过程,三、流程图,培训材料之三,3、流程图的编制（续2）,*,31,案例,三、流程图,培训材料之三,3、流程图的编制（续3）,水壶先接水。将壶放稳在电盘座上。插上电源。打开开关（绿色旋钮往上推）：红灯亮（正在烧开水）红灯灭（水已烧开）不使用时，请拔掉点源。,使用电烧水壶步骤,案例,*,32,培训提纲,培训材料之三,*,33,为进行某项活动或过程(3.4.1)所规定的途径。注1：程序可以形成文件，也可以不形成文件。注2：当程序形成文件时，通常称为“书面程序”或“形成文件的程序”。含有程序的文件(3.7.2)可称为“程序文件”。,程序是形成客观事实或过程结果的逻辑顺序的活动步骤及其要求。程序文件可以是管理过程活动的，也可以是管理作业活动的；可以是跨部门管理，也可以是部门内管理。,四、程序文件编写,培训材料之三,1、程序的定义及其理解,程序 procedure,*,34,四、程序文件编写,培训材料之三,2、程序文件的编写,*,35,四、程序文件编写,培训材料之三,3、文件编制准备,*,36,四、程序文件编写,培训材料之三,3、文件编制准备（续）,*,37,培训提纲,培训材料之三,*,38,五、文件编写出现的问题,培训材料之三,1、文件编写过程中存在的问题,*,39,五、文件编写出现的问题（续）,培训材料之三,1、文件编写过程中存在的问题,*,40,