家乐福管控文件 Returns Procedure V2.1 Chi.doc

退货程序使用手提扫描机版本 2.1 2003 年 3 月目录1. 目标2. 先决条件3. 厂商到达前4. 厂商到达后5. 厂商离去后 6. 退完货后 7. 厂商没有来8. 附件1. 目标Ø 根据厂商退货数量，更新理论库存。Ø 减少由于供应商呆帐造成的财务风险。 2. 先决条件营业部门：Ø 在每个部门设立退货准备区。收货区：Ø 在收货区附近设立一个退货区来放退货。Ø 放置一块退货板以便进行退货管理。IT:Ø 为营业部门的电脑安装CPC网上查询软件。M 没有协议，不能退货M 严禁任何无商品的退货以作为赠品的调整3. 厂商到达之前:3.1 营业部门必须：Ø 在自己部门退货准备区按供应商准备好所需的退货物品.Ø 部门人员使用手提扫描机输入厂商编号，并扫描输入将要退货单品的名称和数量.Ø 部门人员打印3份退货清单(见附件1）。ü 1份给收货组ü 1份给财务ü 1份粘贴在箱子上Ø 销售主管需在PIV系统中检查退货商品的进价。如果退货金额与进货金额不一致，需在退货清单(财务联)上写下正确的进价，以引起财务对帐人员的注意。Ø 销售主管必须确定家乐福有足够的应付帐款来抵扣退货金额。在退货单上：ü 计算并写下含税的退货总额ü 在CPC网上查询，写下应付帐款总额和Reject Feesü 写下最近的一次付款日ü 签名规则：ü 如果净付款(应付帐款Reject fees)< 退货金额，取消退货ü 如果净付款退货金额，但付款日10天，取消退货，或申请止付(需店长和商品部同意)ü 退货必须在CPC查询后三天内完成，否则需重新查询CPCü 如果退货含税金额5000元，必须由店长签字Ø 退货清单财务联需按处在每天下午5:00前交给财务主管。Ø 当保安检查退货时有数量差异时，需重新打印三份退货清单。3.2 财务主管(Business Controller)必须：Ø 过目当天所有的退货清单，对于大批量的退货在CPC上对应付帐款进行复查。Ø 发现任何差异或不正常的退货，即向店长汇报。Ø 把当日退货清单于下午6:30之前交给订货小组。3.3 订货小组必须：Ø 将退货清单按处(杂货、百货、家电、纺织)归档，并分清部门。文件要分成三类。ü 未发送给供应商(从财务部接收，等下次订单一起发送)。应按供应商订货日分类(周一，周二)ü 已发送未确认(已发传真给供应商，等待确认)ü 已确认Ø 订货小组分别在退单上盖“发送”，订单上盖“有退货”单，并在订单上写下退单号码。(见附件2,3)Ø 发送退单及订单给供应商签字、盖公司章(财务章)以确认退货。Ø 将已发给供应商的退单存档。Ø 收到供应商回传的已确认退单后，订货小组将之归档并交一份复印件(附CPC检查结果)给收货区主管。3.4 保安必须：Ø 每天下午4:00与部门员工共同检查退货商品。Ø 保安按退货清单一一比对退货商品的名称，条形码和数量。Ø 如果实际退货数量与退单上的不同，保安通知部门主管按正确数量重新打印退单。Ø 用胶带完好地封箱，划叉并写上“退货前不得开箱”。Ø 保安在退单上签字，并将之粘贴在箱子上。Ø 保安与部门员工共同将退货商品移至位于收货区的退货区(若该店有退货区)。否则，当供应商来收退货时，营业部门需将退货商品从部门退货准备区移至收货区。3.4 收货区必须：Ø 把收到的两份退单(一份从订货小组交来的有供应商签字的退货协议，一份由销售主管交来)钉在一起。Ø 把所有退货文件存档。4. 厂商到达后M 退单只在查询CPC后三天内有效M实际退货数量不得大于退单上的数量，超出部分需另打退单M禁止在保安与供应商核对退货数量之前打印退货报告 4.1 收货区必须:若供应商只为来退货:Ø 检查是否有退货协议的原件(有签字及公司或财务章);若无,拒绝退货。若供应商为送货的同时来退货:Ø 检查订单上是否有“有退货”章及退单号码，或有订货小组交来的退货协议；若皆无,拒绝退货。Ø 至退货区取货，或通知部门将退货移至收货通道若该退货不在退货区Ø 通知保安部门检查退货。Ø 核实所有退货文件（供应商退货协议，CPC查询结果）。Ø 拒退七天前打印的退货单，要求营业部门复查应付帐款。Ø 收货区员工在退货板上的不连续退货清单上相应的供应商旁记下“已退货”。（见附件4）4.2 保安必须:Ø 当供应商清点退货时在收货区监控。Ø 如有差异，保安需重新清点，在退货清单上修正数量并与收货区员工再次确认输入正确的数量。 4.3 收货区必须:Ø 将退货清单编号和核实数量输入系统。Ø 打印3份退货报告（见附件5 ）。 Ø 厂商和保安人员，收货区退货人员必须在退货报告上签字.(3份复印件)Ø 第1份: 同厂商同意退货协议一起，每日递交给财务部Ø 第2份: 给厂商/司机Ø 第3份:存档Ø 收货人员在退货登记册（见附件 6）上记录该笔退货.5. 厂商离开后:5.1 收货区必须:Ø 在退货报告后附上订货小组交来的退货协议。Ø 至少每日一次递交所有文件和退货登记册给财务部。5.2 每周工作销售主管· 每周六根据在收货区退货板上的不连续退单，检查、更新(删除)退单。收货区· 每周日打印不连续退单，粘贴在退货区的退货板上。· 写下未退货原因（取消退货等），并签字。6. 退完货后:6.1 JV工作(如果JV未成立，由店财务人员负责)每日工作:· 接收退货报告和退货清单 · 检查退货报告的编号是否连续。· 按部门把退货登记在“退货控制记录”上。· 如有需要，通过店Business Controller来联络申请CPC止付的部门 (需 有店长及商品部签字).· 把“退货控制记录”交回店Business Controller。· 把退货连入CPC。每周工作:· 提供“已退货未扣款报告”及“供应商负结余”。 · 用荧光笔划出退货单 > 2个月的以供分析· 把上述报告移交给店财务人员。6.2 店财务人员每日工作:· 全面监控整个程序在店内的运作。· 检查“退货控制记录”并交给处长过目并签字。 每周工作:· 与店长一起分析“已退货未扣款报告”及“供应商负结余”。常规工作:· 提供营业部门CPC查询和检查要点(退货税额计算，应付帐款, Reject Fee，支付日等）的培训。· 提供收货区的培训。 6.3 Division Manager每日工作:· 检查昨日部门退货在“退货控制记录”上的记录并签字。每周工作:· 分析“已退货未扣款报告”及“供应商负结余”。· 对退货期 >2个月的作出行动计划。常规工作:· 为特殊情况的退货在申请止付表上签字。6.4 Store Manager每日工作:· 全面监控整个程序在店内的运作。每周工作:· 控制营业部门作出的行动计划。 常规工作:· 为特殊情况的退货在申请止付表上签字。7. 若厂商没有来Ø 如果厂商没有准时来或拒绝退货，收货区应当日通知营业部门。Ø 订货小组取消七天前的退货清单。Ø 每周给销售主管一份报告以采取行动。Ø 月底，由订货小组取消没有退货的退货清单。附 件附件 1： 退货清单附件 2： 退货清单（有图章）附件 3： 订单（有图章）附件 4： 不连续退货清单附件 5： 退货报告附件 6： 退货登记册（收货区）附件 7： 退货控制记录（财务）附件 1： 退货清单RETURNING LIST<Accounting copy>Tsuen Wan StorePAGE:1PROGRAM:CFIN5D00PRINTED DATE:04/08/1999DEPARTMENT:14 Dry groceryPRINTED TIME:12:25:33SUPPLIER:0036 Cheung Tai Hong Foods LtdRETURNING NO.:001059RETURNING DATE:03/08/1999-Item codeItem NameSub CodeSub NameCapacityQuantityQty/PackTotal Qty Checking- - - - - - - - -614516 Momotaro Udon 200gx4001200gx45.00125.00=附件 2： 退货清单（有图章）发送RETURNING LIST.<Accounting copy>Tsuen Wan StorePAGE:1PROGRAM:CFIN5D00PRINTED DATE:04/08/1999DEPARTMENT:14 Dry groceryPRINTED TIME:12:25:33SUPPLIER:0036 Cheung Tai Hong Foods LtdRETURNING NO.:001059RETURNING DATE:03/08/1999-Item codeItem NameSub CodeSub NameCapacityQuantityQty/PackTotal Qty Checking- - - - - - - - -614516 Momotaro Udon 200gx4001200gx45.00125.00=附件 3： 订单（有图章）有退货退单号_ Confirmed Order for Regular Item Carrefour NanFang Store 家乐福上海南方店 PAGE : 1/1 DEPARTMENT CODE : 10 TELEPHONE NO. : 021-65185800*2043 SUPPLIER CODE : 0021 FAX NO : 021-65196620 SUPPLIER NAME : Shanghai Cigarette Trading Company Ltd. 上海烟草贸易有限公司 ORDER NO. : 10 0021 107 EXPECTED CANCEL DATE : 30/04/2003 ORDER DATE : 29/04/2003 EXPECTED REC. DATE : 30/04/2003 TIME : 00:00 - |Item Code| Capacity | Item Name | Ordered Qty.Qty/ | Total | Unit Price | | Sub/Unit| Barcode | Sub Code Name | Normal|Free| Pack | Qty. | | | | | | (Pack)|(SKU| | | | |-|-|-|-|-|-|-|-| | 401002 |1 Pcs | 特醇七星 | | | | | | | 001/01 | 4902210200804 | |N 1| 0| 500| 500| 9.9000| | 401003 |1 Pcs | 超特醇七星香烟 | | | | | | | 001/01 | 4902210202402 | |N 1| 0| 500| 500| 9.8000| | 401008 |1 Pcs | 万宝路 (红) | | | | | | | 001/01 | 02888224 | |N 1| 0| 500| 500| 9.9000| | 401011 |1 Pcs | 翻盖万宝路醇 (白) | | | | | | | 001/01 | 02886925 | |N 1| 0| 500| 500| 10.3000| | 401013 |1 Pcs | 万宝路特醇（软） | | | | | | | 001/01 | 02886624 | |N 1| 0| 500| 500| 9.9000| | 401020 |1 Pcs | 国际555 | | | | | | | 001/01 | 50219636 | |N 1| 0| 500| 500| 11.8000| | 401023 |1 Pcs | 醇555 | | | | | | | 001/01 | 50219711 | 国际三五 |N 1| 0| 500| 500| 10.3000| | 401025 |1 Pcs | 醇国际555 | | | | | | | 001/01 | 50219995 | |N 1| 0| 500| 500| 11.8000| | 401026 |1 Pcs | 555 | | | | | | | 001/01 | 50219124 | |N 1| 0| 500| 500| 9.9000| | 401031 |1 Pcs | 超特醇健牌 | | | | | | | 001/01 | 02793724 | |N 1| 0| 500| 500| 8.6800| | 401055 |1 Pcs | 寿百年娉婷 | | | | | | | 001/01 | 5010175352915 | |N 1| 0| 500| 500| 9.3000| | 401056 |1 Pcs | 寿百年 | | | | | | | 001/01 | 5010175551554 | |N 1| 0| 500| 500| 8.7800| | 401057 |1 Pcs | 寿百年薄荷名仕 | | | | | | | 001/01 | 5010175352922 | |N 1| 0| 500| 500| 9.3000| | 401270 |1 Pcs | 特醇寿百年 | | | | | | | 001/01 | 5010175554555 | |N 1| 0| 500| 500| 8.7800| | 401354 |1 Pcs | 醇健1 | | | | | | | 001/01 | 02797924 | |N 1| 0| 500| 500| 9.5000| | 401355 |1 Pcs | 醇健5 | | | | | | | 001/01 | 02729400 | |N 1| 0| 500| 500| 9.5000| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | - | Total Amount by Page 78,720.00 | | Grand Total Amount 78,720.00 | - | SALES CLERK : AUTO | - P.S. ( PLEASE BRING ALONG FAX ORDER WHEN DELIVERING GOODS )附件 4： 不连续退货清单附件 5： 退货报告附件 6： 退货登记册（收货区）附件 7： 退货控制记录（财务）