单位出具证明的法律风险及防范.doc

单位证明法律风险的认知及预防 一、单位证明的定位 单位是一种非自然人的社会实体。由这种非自然人的社会实体出具的书面证明文件，我们称之为单位证明。某种证明文件构成单位证明，必须具备以下要件：（一）以单位的名义出具。以单位的名义出具的表现形式应当是能够让第三人在形式上可以认定为单位出具的文件。比如，文件上有单位的印章，法定代表人或者单位负责人签字。（二）证明文件的出具以证明某件事为目的。1、证明有两层含义，第一层含义是从命题的题设出发，经过逐步推理，来判断命题的结论是否正确的过程；第二层含义是就某项事物的情况进行的阐述或评价。一般意义上的，单位开具的证明文件，指的是第二层含义。2、单位证明的核心应当是证明某些事实而非保证某项事实。证明和保证在法律上有着较大的区别。证明的做出者只要不是恶意证明，往往不需要承担法律责任，而保证的做出者只要做出书面保证只要文本本身不违法，发生了约定情形，就应当承担法律上的保证责任。（三）证明文件的接纳人应当是被证明的当事人以外的第三人。单位证明文件具有较强的对外性。此处的对外指的是证明对象涉及的当事人以外的第三人。例如某单位为甲出具证明，证明文件的接收方是乙。乙就是证明对象涉及的当事人以外的第三人。二、单位证明属于证据的范畴实践中，有人认为单位证明属于证人证言。也有人认为单位不属于自然人的范畴，当然也就无所谓证人证言。但是需要说明的是，无论单位证明是否属于证人证言都仅仅是单位证明的证据分类问题，而我们讨论单位证明的真实意义在于确定单位证明是否具有证据法意义上的证据效力。根据证据法最基本的观点，一切能够证明案件事实的材料都可以作为证据。那么作为单位出具的书面证明文件当然也可以证明一定的事实，因此单位证明的证据意义应当是毋庸置疑的。三、 单位证明的法律风险 单位出具证明文件是基于法律规定的义务是单位承担法律责任前提。在单位无义务出具证明文件的前提下，有关部门也就无义务根据该证明文件做出任何司法或行政行为，除非单位以投诉举报的形式向有关部门反映情况，但是该类情况在形式上往往和单位证明文件的要件不相符，即实际上不属于单位证明文件问题。实践中单位出具证明文件的义务发生在以下领域： （一）行政或司法领域行政许可过程中，行政机关依法要求单位出具证明文件的，如果单位应当依法履行证明文件的出具义务。根据我国行政许可法的规定，行政许可的办理过程中，被许可人向负责监督检查的行政机关隐瞒有关情况、提供虚假材料或者拒绝提供反映其活动情况的真实材料的，行政机关有权做出行政处罚，构成犯罪的，依法追究刑事责任。需要注意的是，此处追究的责任人为被许可人，但出具证明文件的单位不属于被许可人时是否应当受到处罚，目前没有统一的法律规定，但行政法规或地方法规、规章有处罚规定的，行政机关可以依据该规定对出具违法证明文件的单位实施处罚。司法领域中的单位出具违法证明文件主要涉及伪证问题。在单位根据诉讼法的规定成为证明义务人时，出具虚假证明文件的应当承担伪证法律责任。（二）民事领域民事领域的单位违法证明责任主要是指单位资源就某项事实作出证明的情况下，如果事后证明单位存在故意虚构事实或隐瞒真相的情况，且给对方当事人造成损害的，单位承担的民事法律责任。需要说明的，单位的民事证明责任并非完全没有限度，该责任的承担必须符合以下要件： 1、证明文件属于单位有权出具的文件。单位出具的无法律根据的证明文件，根据单位能力无法了解的证明文件等等都不能构成单位承担法律责任。例如普通企业无权出具证明国家机关应当出具的证明文件，普通民事主体无权出具涉及他人隐私的证明文件。2、单位在出具上述证明文件时虚构事实或隐瞒真相。单位在实施出具行为时如果已经尽到形式审查义务，但是基于客观原因未能发现被证明对象瑕疵的，单位不承担法律责任。四、风险控制点（一）行政事务的证明文件要明确法律风险程度由于各地在行政管理上有较大的差异，行政规范性文件又浩如烟海。而行政处罚风险又是一种常见的法律风险。作为普通的单位在开具证明文件前应明确所涉行政事务的法律风险程度，必要时可以要求被证明对象作出相应保证或担保。（二）民事事务证明文件的出具应严谨民事事务具有较大的自由性。尤其不容易把握的是出具某项文件是否会损坏到单位自身信誉及他人合法权益。单位应当严格公章使用程序，对于民事事务的证明文件根据公司自身业务范围和经营状况制定统一的证明文件出具范围，对于特殊的证明文件上报法务部门审核或者咨询律师。（三） 证明文件的出具应当规范 证明文件在出具时应当坚持用词谨慎，杜绝保证性词语的原则。单位可以根据业务情况制定统一的证明文件格式，并在格式文件中标明该文件不构成任何形式的保证或担保。对于证明内容涉及到的结论，应当做出该结论的理由。结论理由的选择应尽可能的客观，可控。五、结语单位出具证明文件是单位运作过程中的一种常见现象。正因为如此发生法律风险的概率也较大。而从风险控制的角度而言，把握好证明文件和单位自身业务情况及单位基本状况的关系，证明文件的法律风险就可以被阻挡在千里之外。