关于违反财务报销制度及财务纪律的处理规定.doc

江苏省邮电规划设计院有限责任公司文件 中国通信服务苏设计201030号关于印发“关于违反财务报销制度及财务纪律的处理规定（暂行）”的通知各部门、院：现将“关于违反财务报销制度及财务纪律的处理规定（暂行）”印发给你们，希结合实际认真贯彻执行。附件：关于违反财务报销制度及财务纪律的处理规定（暂行） 二一年五月十日主题词： 印发 财务纪律 处理 规定 通知抄送：拟文部门：计划财务部江苏省邮电规划设计院有限责任公司综合办公室2010年5月10日印发签发：周 晴 核稿：朱晓梅 拟稿：叶 青 共印：30份附件：关于违反财务报销制度及财务纪律的处理规定（暂行）各部门、院、分公司、办事处：为规范职工各类财务报销行为，提高财务管理水平、杜绝漏洞，对违反财务报销规定及财务纪律的各种现象及相应的处理措施明确如下，作为对苏邮设200937号江苏省邮电规划设计院有限责任公司财务报销管理细则的文件补充规定： 一、违反财务报销规定及财务纪律的各种现象：结合公司实际，主要包含但不仅限于以下情况：1、各类报销单据、原始凭证（如合同、结算单等）的签名要求为本人签名而非本人签或未接受书面正式委托却代为签名的情况，均视为虚假签名，主要有以下可能的情况：（1）.办事处满员证明，非办事处管理员签名。（2）.差旅费报销时，对特殊事项说明，如打车费超标在报销单空白处需部门领导签批时，非部门领导本人签名。（3）.招待费报销时，需证明人签名而非本人签名。（4）.财务报销纸质审批单审批过程中需部门领导签名而非部门领导本人签名。（5）.正常的会务申办单中，部门领导应签名而非部门领导本人签名。（6）.电子报销单审批过程中，各级经办人及领导的电子签名，非本人签名。 （7）.其他经核实为虚假签名的情况。2、业务真实，而在不知情的情况下接受虚假发票，认定为善意接受假发票（假发票的鉴别方法见KASS系统的财务部文件汇编中，可查询，也可随时在网络中查询）。3、通过多开发票（如业务发生50元，发票开为80元，多报30元）、代开发票（包括虚构事件开具真、假发票或发票、合同、结算单内容与事实不符）、多填外协租人天数及人数、查勘公里数、租车天数、出差天数、多填办事处住宿天数等方式谋取非法利益的情况。如此收益归公司或部门，作为“小金库”论处，如收益归个人，作为个人违法收入处理。二、对各类违法违纪行为的认定及管理方法： 1、全员树立法纪意识，不得签不该签的字，不得拿不该拿的钱。如需某人签名而其不在公司时，请提供正式书面委托，至少是邮件，报销时同时提供作为附件，且被委托人签名时要写“*代*”，委托书格式见附件一。2、各部门领导做好宣传及把关工作，以身作则，杜绝公司、部门及个人风险。3、各类报账员初审各类报销凭证时，认真审核签名及鉴别发票真假，此也作为考核报账员报账正确率的一个重要依据。4、财务部人员审核各类报销凭证时，应认真审核签名及鉴别发票真假。对可疑签名，有权向相关签批人进行核实；对假票据或不符合规定的票据，有权向购物商家或员工出差居住地酒店等出票方直接查询；对可能与事实不符的报销，有权向当事人、部门领导、相关商家等相关人员查询。5、财务部核查中如觉可疑但核查难度较大，或觉问题较大有进一步核查的必要时，会报公司领导并提交公司风险管理部进一步核查，特别是关系到部门或个人小金库情况。三、对各类违法违纪行为的处理规定：财务部在对各部门报销审核中如有证据怀疑有以上违法情况时，应暂停报销，按以上第二条中的程序及方法予以核查，如最后经各级认定后无问题者，立即继续报销；如确实有问题时，区别以下情况进行处理：（一）对各类虚假签名或违规代签名而未谋利、善意接受假发票现象的处理方法：1、如认定为只是在应审批人未书面授权情况下代签名而未谋取任何额外利益的情况，以违纪代签名人员责任人，打回给相关应签名人重新签名，财务部将对该情况进行登记（包括部门、事件、违纪内容、涉及金额、责任人、报账员等信息）（附件二），设置专人对其管理，并定期在公司OA中进行全公司通报，并报公司存档。2、同一个责任人第一次违反财务报销制度，仅公司内部通报 ，不进行经济处罚；如再次违反以上规定时，既在公司内部OA通报（说明第二次），还对其报相关公司领导审批后，不予报销其违反规定签名部分的金额，由其引起的经济责任，由其自行承担，由人力资源部在其人工成本中代扣，并报公司存档。3、如同一个责任人第三次出现以上违规行为时，将专项上报公司领导，严肃处理。4、如将善意接受的假发票在部门内审核时未发现而提交给财务部报销时，此以违纪收票人作为责任人，将部门报账员作为审核责任人，以一个部门为单位，财务部将对该情况进行登记（包括部门、事件、违纪内容、涉及金额、责任人等信息）（附件二），设置专人对其管理，同一部门第一、二次出现此情况可由财务人员对报账员加强指导后，打回对方重新开具发票再行报销。如第三、四次仍出现该情况，除打回对方重新开具发票外，还定期在公司OA中进行全公司通报。如第五次仍出现该情况，既公司内部OA通报（说明第五次及以上），还对其报相关公司领导审批后，不予报销其违反使用假发票部分的金额，由其引起的经济责任，由相应部门自行承担，并报公司存档。（二）、无正式委托代签名、多开发票、代开发票、恶意用假票据、多填租车天数、出差天数、多填办事处住宿天数等方式谋取非法利益的情况，属于严重违反公司规章制度，一经认定，将不予报销，并专项上报风险管理部及公司领导，由责任人或责任部门退出违规所得，还应追究相关部门的管理责任，对直接责任人将处以扣罚工资、降岗或解除劳动合同等处罚。如对单位造成经济损失的，除上述条款外，还要赔偿对单位造成的经济损失。触犯国家刑法的，则依法追究其刑事责任。（三）、各类电子签名均代表本人意愿，如由于本人请别人代签或由于密码保管不善而被别人使用其电子签名审批后产生的后果，由该电子签名所有人负责。三、本规定自2010年4月20日起执行，由计划财务部负责解释。请各部门结合以上规定，进行部门内的宣传教育、精确管理、分清责任，将管理落到实处。附件一：代签名委托书附件二：财务报销违纪情况登记表 附件一：代签名委托书部： 兹委托在时间内就1、2、3、事务中代本人签名，效果等同于本人签名，其余情况概不认可。 本人签名： 时间：附件二：财务报销违纪情况登记表时间 部门违纪内容违纪次数涉及金额责任人违纪次数报账员合计