用友报表处理系统.ppt

1,用友报表处理系统,第三章,2,系统学习自定义报表和使用报表模板生成报表的方法。要求掌握报表格式设置和公式设置的方法以及报表数据的计算方法。了解计算机环境下报表系统中有关的基本概念。,教学目的与要求：,3,3.1 报表管理系统概述3.2 报表格式设计3.3 报表数据处理3.4 报表模板,本章教学内容,4,3.1.1 业务处理流程,报表初始化,定义报表格式,定义报表单元公式,定义报表审核公式,调用报表模板,调整报表模板,自定义报表,利用报表模板,5,报表日常处理,生成报表,审核报表,输出报表,生成图表,6,1.报表结构 2.格式状态和数据状态 3.单元 4.区域与组合单元 5.表页 6.关键字,3.1.2 报表结构与基本术语,7,1.报表结构,报表的格式一般由四个基本要素组成：标题、表头、表体和表尾。,8,(1)格式状态和数据状态,在报表格式状态下进行有关格式设计的操作，例如：表尺寸、行高和列宽、关键字等。,在报表的数据状态下管理报表的数据，例如：录入关键字，表页重算等。,2.基本术语,9,“格式/数据”按钮,10,(2)单元,报表中由表行和表列确定的方格称为单元。例如：B3指第2列第3行的那个单元。单元属性包括：单元类型、对齐方式、字体颜色等。单元类型有数值单元、字符单元和表样单元。,11,数值单元：是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字。,字符单元：是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字等。,表样单元：是报表的格式，是在格式状态下输入的所有文字、符号和数字。,12,（3）区域与组合单元,区域也叫块，由一组相邻的单元组成的矩形块。例如：C3：F6 组合单元由同行（或同列）相邻的两个或两个以上的单元组成的区域。,13,单元,组合单元,区域,14,（4）表页,一个UFO报表最多可容纳99999张表页，表页在报表中的序号在表页的下方以标签的形式出现，表页用“第1页第99999页”表示，当前表的第2页，可以表示为2。,15,16,(5)关键字,关键字是一种特殊的单元,可以唯一标识一个表页,用于在大量表页中快速选择表页.UFO提供了6种关键字,包括：单位名称、单位编号、年、季、月、日等，也可以自行定义关键字。,17,3.2 报表格式设计,定义一张报表，首先应该定义报表报表格式。不同的报表，格式定义的内容也会有所不同，但一般情况下报表格式应该包括报表表样、单元类型及单元风格等内容。,18,实验资料：,货币资金表,编制单位：,年 月 日,单位：元,制表人：,编制006雄龙公司2008年6月30日的货币资金表。,19,3.2.1 启动UFO表,在使用UFO报表系统处理会计报表之前，应首先启动UFO系统，并建立一张空白的报表，然后在这张空白报表的基础之上设计报表的格式。,建立新表后，将得到一张系统默认格式的空表，报表名默认为REPORT1.REP。空白报表建立起来以后，里面没有任何内容，所有单元的类型均默认为数值单元。新报表建立后，默认的状态栏为格式状态。,20,3.2.2 报表格式设计,1.设置表尺寸,5.定义行高和列宽,3.画表格线,2.定义组合单元,4.输入报表项目,6.设置单元属性,7.设置单元风格,21,1.设置报表尺寸,设置报表尺寸是指设置报表的行数和列数。,报表的尺寸设置完之后，还可以单击“格式”菜单中“插入”或“删除”选项增加或减少行或列来调整报表大小。,注意,22,实验资料：,货币资金表,编制单位：,年 月 日,单位：元,制表人：,编制006雄龙公司2008年6月30日的货币资金表。,1行,2行,3行,1行,23,自定义报表_报表定义_格式定义_设置表尺寸,1,2,3,24,2.定义组合单元,有些内容如标题、编制单位、日期及货币单位等信息可能一个单元容纳不下，所以为了实现这些内容的输入和显示，需要定义组合单元。,25,自定义报表_报表定义_格式定义_定义组合单元,1,2,3,26,3.划表格线,报表的尺寸设置完成之后，在数据状态下，该报表是没有任何表格线的，所以为了满足查询和打印的需要，还需要划上表格线。,27,自定义报表_报表定义_格式定义_画表格线,1,2,3,4,28,4.输入报表项目,报表表间项目指报表的文字内容，主要包括表头内容、表体项目和表尾项目等。,在输入报表项目时，编制单位、日期一般不需要输入，UFO系统将其单独设置为关键字。,注意,29,自定义报表_报表定义_格式定义_输入报表项目,1,2,3,30,5.定义报表的行高和列宽,如果报表中某些单元的行或列要求比较特殊，则需要调整该行的行高或列的列宽。,行高和列宽的定义，可以通过菜单操作，也可以直接利用鼠标拖动某行或某列来调整行高和列宽。,31,自定义报表_报表定义_格式定义_定义报表行高和列宽,1,2,3,4,5,6,7,8,32,6.定义单元属性,33,报表新建时，所有单元的单元属性均默认为数值型,格式状态下，输入的内容均默认为表样单元。,字符单元和数值单元输入后只对本表页有效，表样单元输入以后对所有的表页有效。,34,自定义报表_报表定义_格式定义_定义单元属性,1,2,3,4,35,3.2.3 设置关键字,关键字在格式状态下定义，关键字的值则在数据状态下录入。每个报表可以定义多个关键字.,36,如果关键字设置错误，可以执行“数据”菜单“关键字”|“取消”命令，取消后再重新设置。关键字的位置可以用偏移量来表示，负数表示向左移，正数值表示向右移。关键字的偏移量单位为像素。,注意,37,自定义报表_报表定义_格式定义_设置关键字,1,2,3,4,38,3.2.4 报表公式定义,在UFO表中，公式的定义在格式状态下进行,主要有计算公式、审核公式和舍位平衡公式。,39,计算公式：定义了报表数据之间的运算关系，可以实现报表管理系统从其他子系统取数。审核公式：用于审核报表内或报表之间的勾稽关系是否正确。舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据。例如：将以“元”为单位的报表数据变成为以“万元”为单位的报表数据，且表中的平衡关系仍然成立。,40,注意,报表中的计算公式在一般情况下必须设置，审核公式和舍位平衡公式是根据需要设置的。,41,报表公式定义,直接输入公式引导输入公式,42,企业财务报表数据一般来源于总账系统和报表系统本身。取自报表的数据又可以分为从本报表取数和从其他报表的表页取数。,直接输入公式,43,自总账系统取数的公式又可以称为账务函数。账务函数的基本格式为：函数名（科目编码，会计期间，“方向”，账套号，会计年度，编码1，编码2）,引导输入公式自总账取数的函数,例：期初额函数 QC（）期末额函数 QM（）,44,引导输入公式自本表表页取数的函数,数据合计 PTOTAL()平均值 PAVG()最大值 PMAX()最小值 PMIN(),45,引导输入公式 自本表其他表页取数的函数,C1单元取自上个月的C2单元的数据:C1=SELECT(C2,月=月+1),C1单元取自于第二张表页的C2单元数据可表示为:C1=C22,46,引导输入公式 自其他报表取数的函数,对于取自于其他报表的数据可以用:“报表.REP”单元,47,报表公式的输入方法:,数据/编辑公式/计算公式 单击工具栏的fX按钮 单击”键,48,自定义报表_报表公式定义_定义单元公式(直接输入),1,2,3,4,函数名（“科目编码”，会计期间，“方向”，账套号，会计年度，编码1，编码2）,49,自定义报表_报表定义_公式定义_定义单元公式(引导输入),1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,50,1,2,3,自定义报表_报表定义_公式定义_定义审核公式,51,自定义报表_报表定义_公式定义_定义舍位平衡公式,1,2,3,52,单元公式在输入时，凡是涉及到符号的均须输入英文半角字符。否则系统将认为公式输入错误而不能被保存。审核公式在格式状态下编辑，在数据状态下执行审核公式。,注意,53,3.2.5 保存报表,报表的格式设置完成之后，为了确保今后能够随时调出使用并生成报表数据，应将会计报表的格式保存起来。,“.REP”为用友报表文件专用扩展名。,注意,54,自定义报表_报表定义_公式定义_保存报表格式,1,2,3,55,3.3 报表数据处理,报表数据处理主要包括生成报表数据、审核报表数据和舍位平衡操作等工作，数据处理工作必须在数据状态下进行。处理时，计算机会根据已定义的单元公式、审核公式和舍位平衡公式自动进行取数、审核及舍位等操作。报表数据处理一般是针对某一特定表页进行的，因此，在数据处理时还涉及到表页的操作，如增加、删除、插入、追加表页等。,56,报表数据处理,输入关键字值,生成报表,57,3.3.1 进入报表数据状态,进入报表数据处理状态既可以使用菜单进入，也可以直接使用“数据/格式”切换按钮进入。,58,自定义报表_报表数据处理_打开报表,1,2,3,59,3.3.2 增加表页,执行编辑插入/追加表页命令。,注意,一张报表最多只能管理99999张表页，演示版软件系统最多只能管理4张表页。,60,自定义报表_报表数据处理_增加表页,1,2,3,61,3.3.3 录入关键字,关键字是表页定位的特定标识，在格式状态下设置完成关键字以后，只有在数据状态下对其实际赋值才能真正成为表页的鉴别标志，为表页间、表间的取数提供依据。,每一张表页均对应不同的关键字，输出时随同单元一起显示。日期关键字可以确认报表数据取数的时间范围，即确定数据生成的具体日期。,62,自定义报表_报表数据处理_输入关键字值,1,2,3,4,63,3.3.4 整表重算,当完成报表的格式设计并完成关键字的录入之后，便可以计算指定账套的报表数据了。计算报表数据是在数据处理状态下进行的，它既可以在录入完成报表的关键字后直接计算，也可以使用菜单功能计算。,64,自定义报表_报表数据处理_生成报表,1,2,65,3.3.5 报表舍位,执行数据舍位平衡命令。,注意,系统会自动根据定义的舍位平衡公式进行舍位操作，并将舍位后的报表保存在SW1.REP文件中。,66,自定义报表_报表数据处理_报表舍位,67,自定义报表_表页管理_表页排序,1,2,3,68,自定义报表_表页管理_表页查找,1,2,3,69,3.3.6 图表功能,图表生成以后，为了对报表数据进行直观的分析和了解，方便对数据的对比，可以将报表数据所包含的经济意义利用图表的方式直观地反映出来。,70,自定义报表_图表功能_追加图表显示区域,1,2,3,71,自定义报表_图表功能_插入图表对象,1,2,3,4,72,自定义报表_图表功能_编辑图表对象_编辑图表主标题,1,2,3,73,自定义报表_图表功能_编辑图表对象_编辑图表主标题字样,1,2,3,74,3.4 报表模板,利用报表模板可以迅速建立一张符合您需要的财务报表。另外，对于一些本企业常用但报表模板没有提供标准格式的报表，在定义完这些报表以后可以将其定制为报表模板，以后使用时可以直接调用这个模板。,75,利用报表模板生成报表,调用报表模板,生成报表,76,3.4.1 调用报表模板,系统中提供了16个行业的标准财务报表模板。报表模板即建立了一张标准格式的会计报表。如果用户需使用系统内的报表模板，则可以直接调用。,当前打开的报表套用报表模板以后，原有的内容包括格式和数据都会丢失。如果所需要的报表格式或公式与调用的模板有所不同，可以在格式状态下直接修改，然后再进行录入关键字、计算报表数据。,注意,77,调用报表模板生成资产负债表_调整报表模板,78,如果某张报表不需要了，还可以在此状态下删除。,3.4.2 自定义报表模板,用户除了使用系统中的会计报表模板外还可以根据本单位的实际需要定制内部报表模板,并将自定义的模板加入系统提供的模板库内，也可以根据本行业的特征，增加或删除各个行业及其内置的模板。自定义报表模板主要需要定义报表的所属行业及报表名称。,79,3.4.3 会计报表输出,80,现金流量表的编制,建立会计科目时，指定现金流量科目 填制记账凭证时，录入现金流量项目。调用报表模板时，定义关键字和公式。,