公文写作教学指导PPT.ppt

1,第一部分 公文格式,2012年,2,目录,一、范围二、规范性引用文件三、术语和定义四、公文用纸主要技术指标五、公文用纸幅面尺寸及版面要求六、印制装订要求七、公文格式各要素编排规则八、公文中的横排表格九、公文中计量单位、标点符号和数字的用法十、公文的特定格式,3,前言,4,2012年党政机关公文处理工作条例1996年中国共产党机关公文处理条例2000年国家行政机关公文处理办法 GB/T97042012党政机关公文格式国家标准，2012年6月29日正式批准，并于2012年7月1日开始实施。GB/T97041988国家机关公文格式GB/T97041999国家行政机关公文格式,前言,5,1.公文格式标准化是公文特定效力的必然要求；2.公文格式标准化是公文特定形式的必然要求；3.公文格式标准化是公文处理工作规范化的必然要求；4.公文格式标准化是与国际接轨的必然要求；5.公文格式标准化是信息化时代的必然要求。,前言,6,党政机关公文 是党政机关实施领导、履行 职能、处理 公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规 和规章，指导、布置和商洽工作，请示和 答复问题，报告、通报和交流情况等的重 要工具。,前言,7,2012版国家标准与99版标准主要修改内容,1.调整标准和名称和适用范围。国家行政机关公文格式调整为党政机关公文格式将标准的适用范围从国家行政机关制发的公文扩展到党的机关和国家行政机关制发的公文。2.调整 了公文用纸技术指标。（1）党政机关公文用纸统一采用国际标准A4型纸；（2）公文纸张白度的最小限值从85%降低为80%；3.调整公文印刷装订要求。骑马订、平订、包本装订。将原标准中中的“骑马订或平订为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处”的说法调整为“订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm”，并新增“骑马订钉锯均订在折缝线上的要求”。,8,主要修改内容,4.增加和删除若干要素并调整部分要素名称,9,主要修改内容,5.修改若干要素编排规则,10,6.细化信函、命令（令）和纪要格式。7.新增7个式样、删除1个式样。8.调整公文中红色分隔线。99版国家标准中使用了“正线”、“反线”、“武文线”、“文武线”等概念，由于没有国家标准对这些概念进行统一规定，给实际理解和操作造成一定不便；2012版国家标准统一将其称为红色分隔线。,主要修改内容,11,2012版国家标准,一、范围二、规范性引用文件三、术语和定义四、公文用纸主要技术指标五、公文用纸幅面尺寸及版面要求六、印制装订要求七、公文格式各要素编排规则八、公文中的横排表格九、公文中计量单位、标点符号和数字的用法十、公文的特定格式十一、式样,12,一、范围,一、范围 适用范围的扩大，由国家行政机关制发的公文扩大到可广泛适用于各级中国共产党机关和国家行政机关制发的公文。,13,二、规范性引用文件,规范性引用文件（6个）1.GB/T 148 印刷、书写和绘图幅面尺寸 2GB 3100 国际单位制及其应用 3GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则 4GB 3102（所有部分）量和单位 5GB/T 158341995 标点符号用法 6GB/T 158351995出版物上数字用法的规定,14,三、术语和定义,字标示公文中横向距离的长度单位，2012版标准中，一字指一个汉字的宽度的距离。行标示公文中纵向距离的长度单位，2012版标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。,xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx,一字指一个汉字的宽度的距离,一行,15,四、公文用纸主要技术指标,公文用纸一般使用60g-80克/平方米的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%90%，横向耐折度大于等于85%，PH值为7.59.5。,16,五、公文用纸幅面尺寸及版面要求,（一）幅面尺寸。公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mmx297mm。,A4,17,五、公文用纸幅面尺寸及版面要求,（二）版面。1.页边距与版心尺寸。公文用纸天头（上白边）为37mm1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm1mm，版心尺寸为156x225mm。2.字体。如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。3.行数和字数。一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。4.文字的颜色。如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。,标题用2号小标宋体；正文用3号仿宋体字每面排22行每行排28字,18,六、印制装订要求,1.制版要求 版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。2.印刷要求。双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。3.装订要求。公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，裁切后的成品尺寸允许误差2mm，四角成90度，无毛茬或缺损。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差 4mm；平订钉锯与书脊间的距离为3mm 5mm。,70mm,19,七、公文格式各要素编制规则,公文格式各要素划分版头：公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；主体：公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条隔线（不含）以上的部分；版记：公文末页首条分隔线以下，末条分隔线以上的部分,20,七、公文格式各要素编制规则,公文格式各要素划分表,21,七、公文格式各要素编制规则,（一）版头。1.份号。份号指公文印制份数的顺序号。如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。,xxxxxx文件,000001,机密1年,特急,份号,22,七、公文格式各要素编制规则,（一）版头。2.密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝秘”、“机密”、“秘密”和保密期限。如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。,xxxxxx文件,000001,机密1年,特急,密级和保密期限,“绝密”、“机密”、“秘密”；“核心商秘”、“普通商秘”,23,七、公文格式各要素编制规则,（一）版头。3.紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下的分行排列。,xxxxxx文件,000001,机密1年,特急,紧急程度,紧急程度：文件标注为：“特急”、“加急”；电报标注为：“特提”、“特急”、“加急”、“平急”,24,七、公文格式各要素编制规则,（一）版头。4.发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。首页必须显示正文。,25,七、公文格式各要素编制规则,（一）版头。5.发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编01），在阿拉伯数字后“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。,26,七、公文格式各要素编制规则,xxxxxx文件,000001,特 急,机 密,（一）版头。6.签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三个字加上全用冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。,xxx201210号,签发人：xxx,27,七、公文格式各要素编制规则,xxxxxx,000001,特 急,机 密,（一）版头。6.签发人。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。,xxx201210号,签发人：xxx xxx,文件,xxxxxx,xxxxxx,xxx,28,七、公文格式各要素编制规则,（一）版头。7.版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。,29,公文格式各要素划分表,（二）主体,30,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。1.标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。,31,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。2.主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移到版记。,32,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。3.正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋_GB2312，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一”“（一）”“1.”“（1）”标注。一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。,33,标 题小标宋体2号 居中主送：3号仿宋 顶格 正文三号仿宋，年份、数字不能回行。一、一级标题（小标宋体3号）（二）二级标题（仿宋3号 加粗）3.三级标题（仿宋3号）（4）四级标题（仿宋3号）,七、公文格式各要素编制规则,公文正文基本格式,34,七、公文格式各要素编制规则,层次序数：第一层“一、”（黑体）（作为小标题时句尾无标点）；第二层“（一）”（楷体）（作为小标题时句尾标点可有可无）；第三层“1.”（仿宋）（无论是否作为小标题，要有标点）；第四层“（1）”（仿宋）（必须有标点）。特别地：层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，可以第一层用“一、”，第二层用“（一）”，也可以用“1.”。*当正文中需要引用其他公文时，按照先引标题，后引发文字号的方式进行引用。如“根据中国国电集团公司关于*的通知（国电集办2012*号）的要求”,35,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。4.附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.xxxxx”；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。）,36,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。4.附件说明。特别地：正文中涉及附件处的标注内容、附件说明处的标注内容及附件的标注内容前后要一致。需要注意的是在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后附的内容不是公文的附件，因此在附件说明处不必标注相关内容。,37,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。5.发文机关署名、成文日期和印章。（1）发文机关署名。条例：发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。注意：发文机关署名应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。,38,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。5.发文机关署名、成文日期和印章。（2）成文日期。条例：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期，联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。注意：用阿拉伯数字瓢标注成文日期。例如：2012年12月6日,39,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。5.发文机关署名、成文日期和印章。（3）印章。条例：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。以特定格式印发的会议纪要可以不加盖印章。,40,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。5.发文机关署名、成文日期和印章。（4）发文机关署名、成文日期和印章位置：（企业公文一般均需盖章）成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。,41,七、公文格式各要素编制规则,特别地：当正文之后空白容不下印章、成文日期时，一般应当采取调整正文行距或字距的措施加以解决。,42,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。6.附注。条例：公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行，3号仿宋体字标注。*附注位置：紧接成文日期下1行居左空二字，并在文字外加圆括号，回行时顶格，并注意请不要加“附注”二字。,43,七、公文格式各要素编制规则,（二）主体。7.附件。条例：公文正文的说明、补充或参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排公文的发文字号并在其后标注：附件二字及附件顺序号。发文字号与“附件”二字之间空一字。,44,七、公文格式各要素编制规则,（三）版记。1.版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。,45,中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）,2012年12月6日印发,版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度0.35mm）,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合,抄送：。,分隔线示例,46,七、公文格式各要素编制规则,（三）版记。2.抄送机关。条例：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。,47,2012年12月6日印发,主送机关移至版记中；主送机关与抄送机关之间不用分隔线分开,抄送：。,抄送机关示例,主送：，。,48,七、公文格式各要素编制规则,（三）版记。3.印发机关和印发日期。条例：公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期一条细分分隔线隔开。,国电电力发展股份有限公司总经理工作部 2012年12月6日印发,49,七、公文格式各要素编制规则,（四）页码。条例：公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。,50,八、公文中的横排表格,A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。（也就是说单页码在表的左下角，双页码在表的左上角。）*特别地：对于横表的表头，单页码放在订口一侧，双页码放在切口一侧。,51,九、公文中计量单位、标点符号和数字的用法,公文中计量单位的用法应当符合GB3100、GB3101和GB3102（所有部分），标点符号的用法应当符合GB/T15834，数字用法应当符合GB/T15835。,52,十、公文的特定格式,公文的特定格式是相对于公文的通用格式而言的，是公文通用格式的补充，通常包括信函格式、命令（令）格式以及纪要格式等，其公文组成要素的标注规则有别于公文的通用格式的要求。其作用和效力与通用格式的公文相同。,53,十、公文的特定格式,1.信函格式。2.纪要格式。3.命令（令）格式。,54,十、公文的特定格式,1.信函格式。信函格式在条例中没有定义。它是一种特定的公文格式，并不是一种文种，与条例中定义的“函”的文种有本质区别。,55,十、公文的特定格式,1.信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。版心宽156mm.如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字的高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字的高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字的高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。,56,十、公文的特定格式,xxxxxxxxxx,000001,特 急,机 密,xxx201210号,xxxx关于xxxx的通知,信函格式首页,：。，。,红色双线，距下页边 20mm,红色双线，距上页边 30mm,发文机关标志，字号大小由发文机关酌定,密级和保密期限用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行,份号用6位3号黑体阿拉伯数字，顶格居左编排在版心左上角,紧急程度用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第三行,57,版记中不加印发机关和印发日期、分隔线,信函格式末页,抄送：。,58,十、公文的特定格式,2.纪要格式。纪要版心尺寸为156*225mm。纪要标志由“*纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。在标志下方第三行居中用仿宋3号字体标注纪要期数。在第四行用仿宋3号字体居左标注印发部门，居右标注印发日期。在印发部门和印发日期下方2mm处，印一条高0.5mm红色分隔线，线长156mm，居中排布。纪要如需要标注份号和密级，参照公文标注方式。纪要正文在红色分隔线下，从第三行起排布，通常用3号仿宋字体。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。,59,十、公文的特定格式,2.纪要格式。用4号仿宋字体标注在版记部分，版记不加印发部门和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。分发范围用4号仿宋字体标注在版记部分。版记位于纪要最后一面版心内最下方，在分发范围上下各印一条与版心等宽的分隔线（推荐高度为0.35mm）.版记不加印发部门和印发日期、分隔线。纪要格式可以根据实际制定。,60,公文各要素字体字号规定,61,公文各要素字体字号规定（续1）,62,公文各要素字体字号规定（续2）,63,谢谢，祝大家愉快！,