有效时间管理【非常经典打灯笼都找不到的好资料】 .ppt

1,有效时间管理,2,大纲,一、时间管理的概念二、时间管理的误区三、五代时间管理历程四、时间管理与习惯的关系五、时间到哪里去了六、时间管理的十大关键七、时间管理的理论和原则,3,在開始之前.,4,如果您的餘生只剩下三天,您會做那三件事情?,請閉目一分鐘思考這個問題,5,時間管理是什麼？,6,一、时间管理的概念（一）什么是时间？,在我们探讨“时间管理”这个问题以前，不妨先来读篇文章：1930年，胡适先生在一次毕业典礼上，发表了一篇演讲，内容如下：诸位毕业同学：你们现在要离开母校了，我没有什么礼物送给你们，只好送你们一句话。这一句话是：珍惜时间，不要抛弃学问。以前的功课也许有一大部分是为了这张文凭，不得已而做的。从今以后，你们可以依自己的心愿去自由研究了。趁现在年富力强的时候，努力做一种专门学问。少年是一去不复返的，等到精力衰竭的时候，要做学问也来不及了。有人说：出去做事之后，生活问题急需解决，哪有功夫去读书？即使要做学问，既没有图书馆，也没有实验室，哪能做学问？,7,我要对你们说：凡是要等到有了图书馆才读书的，有了图书馆也不肯读书；凡是要等到有了实验室方才做研究的，有了实验室也不肯做研究。你有了决心要研究一个问题，自然会节衣缩食去买书，自然会想出法子来设置仪器。至于时间，更不成问题。达尔文一生多病，不能多做工，每天只能做1点钟的工作。你们看他的成绩！每天花1点种看10页有用的书，每年可看3600多页书；30年读11万页书。诸位，11万页书可以使你成为一个学者了。可是每天看3种小报也得费你1点钟的功夫；四圈麻将也得费你1点半钟的光阴。看小报呢？还是打麻将呢？还是努力做一个学者呢？全靠你们自己选择！易卜生说：你的最大责任就是把你这快材料铸造成器。学问就是铸器的工具。抛弃了学问便是毁了你自己。再会了，你们的母校眼睁睁地要看你们10年之后成什么器。,8,看到胡适先生的这一番语重心长的话语，你有何感受？,“时间就是效率”、“时间就是金钱”、“时间就是生命”、“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，诸如此类的描述我们每个人都可以脱口而出，但是我们做得究竟怎样呢？,9,什么是“时间”,时间的定义：从过去通过现在到将来，连续发生的，各种事件的“过程”。,10,（二）时间的四项独特性：,（1）供给毫无弹性（2）无法蓄积（3）无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。（4）无法失而复得,11,个人思考：,如果银行每天早晨向你的帐号拨款8.64万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途也没有任何的规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好，分文不花也好，第二天你又有8.64万元。请问：你如何用这笔钱？,12,（三）时间管理的内涵,“时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。时间管理的对象是？,13,時間管理是什麼?,時間管理就是自我管理。自我管理即是改變習慣，讓自己更富績效，更富效能。把事情很快地做完，叫做效率 把事情很快又很對地做完，叫做效能時間管理就是事前的規劃或長期的計劃。,14,時間管理不是什麼?,時間本身不是問題，因為每個人每天所擁有的時間都是一樣多。所以時間管理的問題不在於時間，而是在於自己如何善用及分配你自己的時間。,15,时间管理的重要性“时间管理”一直是个重要的问题，但从来没像今天这么重要过,时间有限，而工作无限解决努力工作却并不快乐的问题能主导自己的生命能实现自己的理想能兼顾自己和别人的要求寻求事业、家庭与社会生活平衡的需要做到忙而不盲，减轻学习和工作压力,16,由于时间所具有的独特性，时间在各种资源中又往往容易被我们忽略。在上面的“银行拨款”案例中，我们不难发现：每天我们有24小时，每小时由60分钟组成，每分钟由60秒组成，总计就是8.64万秒。拥有这样的一笔财富，我们怎么可以视而不见？又怎么可以随意处之？这个问题恐怕需要我们花点时间来考虑。,17,有人曾粗略地统计过一个活到72岁的美国人对时间是怎么花的：睡觉：21年 工作：14年 个人卫生：7年 吃饭：6年 旅行：6年 排队：6年 学习：4年 开会：3年 打电话：2年 找东西：1年 其它：3年 看了上面的这一组数据，您有何感受？,18,要成为一个高效的时间管理者和职业人，减少时间浪费的现象，并非易事。那么，我们的问题究竟在哪里呢？,19,二、时间管理的误区,误区之一：工作缺乏计划 我们要步上职业化的道路，成为一个强调实效性的职业人士，不应该把诸如环境变化，计划没用等原因当做工作中的借口。,20,查尔斯史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我将支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续地做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，那么即使运用任何其它方法，你也同样无法完成它们，而且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用”。数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言她确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒瓮后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。,21,误区之二：组织工作不当 组织工作不当的主要体现在以下几个方面：*职责权限不清，工作内容重复*“事必躬亲，亲力而为”*沟通不良*工作时断时续要改善组织不当：首先，学会如何拒绝请托：其次，学会利用资源：,22,误区之三：时间控制不够 在我们当中，在时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。下面提供了一个拖延商数的测验，请你先做一下自我评核。,23,请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案：（1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意,24,（6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意（10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意,25,评分标准：,每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分，“略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。1、总分小于20分，表示你不是拖延者，你也许偶尔有拖延的习惯。2、总分在21至30分之间：表示你有拖延的毛病，但不太严重。3、总分多于30分：表示你或许已患上严重的拖延毛病。,26,误区之四：整理整顿不足 办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。套用“帕金森定律”“工作将被扩展，以便填满可供完成工作的时间”，我们也可以导出“文件堆积定律”“文件的堆积将被扩展，以便填满可供堆积的空间。”当你的上司向你索取一份技术资料，你是否能在第一时间从容不迫地递给他？当你需要一份信息时，是否满文件夹地翻个底朝天？下面是一份“文件处置测验”，看看你的文件处置系统是否完善。,27,请快速地解答以下十二个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？”。1、订购文具后所取得的帐单。2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。4、某大学企管系学生寄来的问卷。5、部属交来的（或是你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail。8、组织内其它平行部门的来函，要求取得你的部门的市场（或其它）调查报告。9、某管理顾问公司中寄来的出版物宣传单，你认为其中一、两本书也许值得订购，但你无法确定是否真正值得订购。10、客户寄来的一封投诉信。11、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。12、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。,28,假如你在以上十二个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）,29,误区五：进取意识不强 我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面：*个人的消极态度*做事拖拉，找借口不干工作*唏嘘不已，做白日梦*工作中闲聊,30,好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话：昨天是一张已被注销的支票，明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可运用的现金。请善用它！,31,三、五代时间管理理论进程,32,第一代：“公鸡型”,做个备忘录，当日事当日毕。好处：知道自己做了那些工作；坏处：你被各种“事件”所控制。结果：逢山开路、遇水架桥；后知后觉，忙而无效！,33,“公鸡型”的问题,注重“事件”：定义：所做之事均有记录。问题：是否真正需要做这些事情？关键词：你可能成为时间的“奴隶”！,34,第二代：“仓鼠型”,事先做一个行事履历、日程表，事先规划安排行程反映出时间管理已注意到规划未来的重要 好处：事先有准备，效率明显提高；坏处：你会更忙碌，可能迷失方向。,35,“仓鼠型”的问题,追求“效率”：定义：少用时间，做更多的事情。问题：你真正需要和追求的是“效率”吗？关键词：你会成为一架不停工作的“机器”！,36,第三代：“北极熊型”,先明确个人价值观与目标的关系，规划、定优先顺序。也就是依据轻重缓急设立短、中、长程目标，再逐日地订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。好处：确立了个人价值观及与目标；坏处：可能会缺乏整体的团队观念。结果：对事件的判断取决于个人价值观。,37,“北极熊型”的问题,追求自身利益：定义：个人价值观和利益至上。问题：个人英雄主义时代已经过去了！关键词：你可能会成为一个“孤家寡人”！,38,第四代：“群狼型”,追求集体利益：定义：先做对的事，再把事做对！强调：选择和确定最重要的事情先去做；强调企业、团队、个人的均衡性；,39,“群狼型”的基本观念,要素：先做重要的事情，而非紧急的事；要求个人利益必须符合团队利益。关键词：学会判断重要性与紧急性的区别。,40,“群狼型”的问题,追求集体利益：定义：团队和集体价值利益至上。问题：为什么英雄和伟人往往不得好死？做人难，做人做给别人看就更难！关键词：集团的利益与自身幸福往往冲突！,41,第四代时间管理反思,不同阶层的困惑：农民：面朝黄土背朝天，劳碌终身无所得！工人：手停口停怕下岗，多劳未必能多得！白领：朝九晚五再加班，老板脸色真难看！专家：象牙宝塔拼命钻，出师未捷身先死！艺人：假亦真时真亦假，死要面子活受罪！老板：亲力亲为真玩命，担惊受怕活不长！反思：我们今后的生活质量到底应该是怎样的？,42,第五代：“熊猫型”,追求社会公益与人生价值：定义：服务群体，同时追求人生价值！强调：认真工作、幸福生活、劳逸结合；服务社会、享受人生、二者均衡；社会进步、人生幸福、世界大同。,43,“熊猫型”的基本观念,要素：工作即是享受、消费即是创造；追求个人利益与团队利益共存；强调：均衡、辩证、对立统一。关键词：学会思考怎样达到这样的境界。,44,五代时间管理间的关系,第一代：有了一个备忘录，但缺少一个计划！第二代：你有了一个计划，但缺少一个目标！第三代：你有了一个目标，但缺少团队精神！第四代：你有了团队意识，但缺少人生规划！第五代：你即有人生规划，又有社会公德心！关键词：循序渐进、逐步完善、不断进取、把握人生！,45,研讨专题,您目前在使用第几代的时间管理法？您工作中对时间管理最大的困惑是？,46,四、时间管理与“习惯”的关系,47,习惯的定义,什么是习惯：无意识、不经思考的行为方式；是精神或性格的一种固定趋向；我们会受制于各种各样的习惯。关键词：你的潜意识会构成无数个习惯。,48,习惯的养成,不断重复又重复最后不再需要考虑；不断重复成为机械的行为改也难！例如：准时、勤奋、进取、守信、学习；例如：暴躁、凶残、酗酒、盗窃、吸毒。例如：拖延、随意、犹豫、多变、无所谓。,49,习惯的判断,什么是好习惯，什么是坏习惯？问题：好习惯、坏习惯、一般的习惯，那一种习惯的危害性最大？案例：大象为什么不逃跑？,50,习惯与“舒适区”的关系,每个人都有自己的舒适区；因为舒服所以就不愿离开；舒适区是由习惯所构成的。不舒适的 舒适的 不舒适的,51,走出你的舒适区,危机管理要想舒适，首先必须先不舒适。关键词：不舒适的具体行为：变革与创新！,52,改变习惯的计划,1、写出需要改变的习惯：习惯：,53,2、定出改变习惯的计划和目标：目标：,54,3、制定可以量化的结果：什么时候达到目标：,55,4、列出习惯的问题：问题：问题：问题：,56,5、列出改变的理由：好处：好处：好处：,57,改变习惯的收益,你的家人及朋友们会刮目相看；你的上司和同事会惊讶及赞赏；你自己会有成就感以及满足感；你生活、工作及事业获得提升。关键词：请立即采取行动！,58,改变旧习惯的困难,可能出现的问题：你可能又会延续过去的习惯；你可能会被旧的习惯所牵引；你可能会感觉不舒服不自在。关键词：停止！坚决持续回新的习惯！,59,创造改变习惯的环境,又有可能出现的问题：同事们可能会感到疑惑和不解；甚至感到威胁而破坏你的努力；迫使或诱惑你放弃努力的目标。关键词：坚定你的决心与恒心！（案例：宿舍文化）,60,研讨专题,您自己认为有那些需要改善的习惯？怎样制定一个有效的计划改变习惯？,61,五、时间哪里去了？,62,你真的很忙吗?,63,你对时间的控制,以下时间那个最难控制？请排序：（）工作的时间；（）业余的时间；（酒、赌、玩、侃）（）上司的时间；（）下属的时间；（）客户的时间；（）女友的时间；（）家庭的时间；（）哥们的时间。,64,时间是怎样流失的,问题：时间总是被干扰、控制、割裂、破坏；所以：你往往总是感觉时间实在太不够用了！困惑：你的时间到底到那里去了？,65,你的时间那去了,被你的上司抢走了！被你的同事分走了！被你的下属偷走了！被你的朋友拿走了！被它自己给溜走了！,66,来自上司的干扰,来自上司的干扰往往最难控制。有效的方法：让上司清楚知道你的工作目标；主动约见你的上司以减少干扰。,67,来自同事的干扰,来自同事的干扰往往最难推却。有效的方法：如果有人找你，站起来接待他；公司设立人人安静一小时制度；红色信号：请勿打扰！绿色信号：可以进来。,68,来自下属的干扰,来自下属的干扰往往容易忽视。有效的方法：安排固定时间供属下工作汇报；保留固定时间供属下提出问题；安排其他时间处理非紧急事件。,69,来自自己的干扰,来自自己的干扰往往最难察觉。例如：没有目的的游荡、与属下闲聊；各种不良的习惯，想改改也难。有效的方法：学习管理和控制自己。,70,干扰的判断,自问：是否经常会有人打扰你的工作？你是否清晰别人打扰你的目的？目标、程序、制度是否不明确？紧急突发状况是不是经常出现？,71,讨论-时间流逝,时间不够用的原因,72,让我们来看看任经理的一天的活动：,8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到10：00。10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10：20。10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。,73,14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。16：00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。17：00 下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。,74,小组讨论：,我们仔细分析一下，任经理的时间为什么不够用？他如何解决这一问题？,75,电话干扰对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，有薪酬主管吗？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。,76,77,8：30 部门例会9：00 看资料、文件9：15 接听和打回复几电话9：30 下属来请示工作9：45 与财务部经理讨论费用问题10：20 替上司营销总监去开会10：55 给外地办事处打电话11：10与行政部经理聊天11：30 替下属修改销售分析报告12：00 吃午饭13：00 接待一个客户13：30 备向营销总监汇报的资料,14：30 下属来谈他工作中的困难和抱怨14：50 与人事经理谈某下属的奖金问题15：20 接顾客投诉电话、很恼火15：30 打电话询问投诉之事、教训下属15：50 老总找去谈事16：20 下属又来请示工作16：30 撰写招聘计划17：00 下班时间到了，发现招聘计划中有好几个问题得去找人事经理协商18：00 有一个下属还想反映 一下情况,78,浪费时间的几大方面,（1）做事目标不明确；（2）作风拖拉；（3）缺乏优先顺序，抓不住重点；（4）过于注重细节；,79,（5）做事有头无尾；（6）没有条理，不简洁，简单事情复杂化；（7）事必亲躬，不懂得授权；（8）不会拒绝别人的请求；（9）消极思考。,80,81,六、有效时间管理的十大关键,（一）设立明确的目标成功等于目标，时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标；你必须把今年度4到10个目标写出来，找出一个核心目标，并依次排列重要性，然后依照你的目标设定一些详细的计划，你的关键就是依照计划进行。,82,（二）列一张清单,1年度目标切割成季度目标，列出清单，每一季度要做哪一些事情；2季度目标切割成月目标，并在每月初重新再列一遍，碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来；3 每一个星期天，把下周要完成的每件事列出来4 每天晚上把第二天要做的事情列出来。,83,（三）20：80定律,用你80%的时间来做20%最重要的事情，因此你一定要了解，对你来说，哪些事情是最重要的，是最有生产力的。谈到时间管理，有所谓紧急的事情、重要的事情，然而到底应做哪些事情?当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情，通常这些都是一些突发困扰，一些灾难，一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时，表示你时间管理并不理想。,84,成功者花最多时间在做最重要，可是不紧急的事情，这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急，这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。,85,（四）确定不被干扰时间,假如你能有一个小时完全不受任何人干扰，自己关在自己的房间里面，思考一些事情，或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率，甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。,86,（五）和你的价值观相吻合,你一定要确立你个人的价值观，假如价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，当你价值观不明确，时间分配一定不好。,87,时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。,88,（六）最有效率的事情,每一分钟每一秒做最有效率的事情；你必须思考一下要做好一份工作，到底哪几件事情是对你最有效率的，列下来，分配时间做它做好。,始终直瞄靶心-绩效晋升,89,（七）充分地授权,列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情，把它们写下来，然后开始找人授权，找适当的人来授权，这样效率会比较好。,90,（八）同一类的事情一次做完,假如你在做纸上作业，那段时间都做纸上作业；假如你是在思考，用一段时间只作思考；打电话的话，最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时，你会熟能生巧，效率一定会提高。,91,（九）做好时间日志,你花了多少时间在哪些事情，把它详细地记录下来，每天从刷牙开始，洗澡，早上穿衣花了多少时间，早上搭车的时间，早上出去拜访客户的时间，把每天花的时间一一记录下来，做了哪些事，你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源，你才有办法改变。,92,（十）时间大于金钱,时间大于金钱，用你的金钱去换取别人的成功经验，一定要跟顶尖人士学习；千万要仔细选择，你所接触的对象，因为这会节省你很多时间，假设与一个成功者在一起，他花了四十年时间成功，你跟十个这样的人一起，你是不是就浓缩了四百年的经验?,93,（一）设立明确的目标（二）列一张清单（三）20：80定律（四）确定不被干扰时间（五）和你的价值观相吻合（六）最有效率的事情（七）充分地授权（八）同一类的事情一次做完（九）做好时间日志（十）时间大于金钱,94,95,七、有效时间管理的一些理论,第一个是“6点优先工作制”第二个是帕累托原则第三个理论是莫法特休息法第四个是麦肯锡30秒电梯理论办公室美学,96,第一个是“6点优先工作制”,就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。这个方法是咨询大师艾维利提出的价值2.5万美元的时间管理方法；,97,该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的，它使这家公司用了5年的时间，从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业，艾维利因此获得了2.5万美元咨询费，故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到它被完成或被完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推艾维利认为，一般情况下，如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事，那么，他一定是一位高效率人士。,98,第二个是帕累托原则,其核心内容是生活中80%的结果几乎是源于20%的活动，即二八理论。根据这一原则，我们应该首先完成那些紧急又重要的工作，其次是重要而非紧急的任务，再次是紧急而非重要的工作，最后是那些既不重要也不紧急的工作。掌握这一点很重要，它可以决定你今晚是看电影还是去写一个报告。,99,第三个理论是莫法特休息法,也就是不要长时间的做同一种工作，而是要经常的做不同内容的工作，保持精神上的兴奋点，进行主动的调剂和放松。,100,第四个是麦肯锡30秒电梯理论,据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户，原因是这个客户董事长在电梯里碰到了麦肯锡的项目经理，要求他谈谈项目的结果，可怜的项目经理没有在电梯运行的短短30秒内把结果说清楚。后来麦肯锡就要求员工要表达清楚，直奔主题，凡事要归纳在3条以内。,101,第五个是办公室美学论,秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。我们应当养成如下良好习惯：物以类聚，东西用毕物归原处；不乱放东西；把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；好记性不如烂笔头，要勤于记录；处理文件的3个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁。没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。,102,时间管理的原则,80/20原则目标ABC原则优先顺序原则计划原则习惯原则,103,80/20原则,20%的工作占整个工作80%的价值集中80%精力要做20%的工作投入20%精力做另外80%的工作,104,80/20原理意示圖,80%時間,20%時間,80%琐碎（多数）,20%重要（少数）,105,A=必须做的B=应该做的C=不值得做,目标ABC原则,106,优先顺序原则,第一类是工作的紧急程度是不同的。对于紧急的工作要先做，对于不太紧急的工作后做。,例：某销售经理某天工作紧急程度划分,107,第二类是工作可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。,例：销售部经理的某一天工作的重要程度划分,108,第四象限不紧急不重要,第三象限紧 急不重要,第二象限 不紧急重 要,第一象限 紧急 重要,紧急 不紧急,四象限分析法,109,110,一象限文化,这是你及你的团队一定要做的事情。问题：真的有那么多紧急和重要的事情吗？事实：投资二象限一象限工作会大幅减少！,111,二象限文化,紧急与重要的事情很少会同时出现。结果：我们往往忽视不紧急但很重要的事。事实：问题表象与实质不在同一时空出现！我们投资第二象限的回报是最高的！,112,三象限文化,如果总是忙而无效太不值得；结果：我绝对是最最不能缺少的人；很多人开会前 5分钟最忙乱。事实：“忙乱”成为很多企业的文化！,113,四象限文化,有工作就有此项活动结果：我们往往在白白浪费时光！事实：有益的活动并非第四象限！这是一个不必进入的象限！,114,四象限的区分（示例）,重大项目的谈判 紧急问题的处理重要会议或工作,愿景价值观的澄清计划、准备、预防学习、培训、休闲,重 要,无谓的电话、信件、报告、会议、应酬 符合别人期望的事 打麻将三缺一,不 重 要,各种琐碎的闲杂事无用的广告、函件发呆、上网、闲聊游荡、逃避性活动,紧 急 不 紧 急,陪女朋友逛大街！必需的,陪客户逛大街战略的,陪老婆逛大街多余的,陪岳母逛大街无奈的,115,如何投资二象限,时间本身并无多余无法增加。有效的方法：坚决的从第三象限腾出时间；第三象限的欺骗性是最大的。关键词：找回浪费在第三象限的时间！,116,如何走出三象限,问题：你真的无法把你的时间投资第二象限？建议：改变你的习惯，增强持续行动的能力；学会决不受急迫性事件的影响和左右。关键词：急迫性与重要性正邪两立，互为消长！,117,如何进入第二象限,问题：你的生命中最重要的是什么？你的人生意义和目的是什么？你的为人处事的原则是什么？你人生的基础：信念是什么？关键词：我们必须认真和深深的思考！否则，你只能是一个：混球！,118,请对你自己昨天一天或上一周的活动进行四象限法分析，并选一人上台演示后进行分析。,119,急迫性指数测验,大家好！我们已经学习了时间管理的几个原则，现在给大家做一测试，看看你在做事情的急迫性上是什么样的情况。,120,选取出你最可能作出的反应行为或态度（A=从不；B=有时候；C=常常）1、我在压力之下表现最好。（）2、我常归咎外在环境太匆忙或紧张，以致无法作深入的自我反省。（）3、我常因周围的人或事动作太慢而不耐烦。我讨厌等待或排队。（）4、我休息时会觉得不安。（）5、我似乎永远在赶时间。（）6、我常为了完成某项事情而拒人于千里之外。（）7、我只要片刻没和办公室联系就觉得不安。（）8、我在做一件事时常会想到另一件事。（）,121,9、我处理危机时表现最好。（）10、处理突发状况的兴奋感，似乎比慢工出细活更让我觉得有成就。（）11、我常为了处理突发状况，牺牲和亲友共处时间。（）12、当我为了处理突发状况，必须取消约会或中途离开，我认为别人应该能谅解。（）13、我觉得处理突发状况让一天的生活更有意义。（）14、我常边工作边吃饭。（）15、我一直认为总有一天能做我真正想做的事情。（）16、一天下来办公桌上“已办”文件如果堆得高高的，我会很有成就感。（）,122,评分标准,“A”总数：“B”总数：“C”总数：总得分：（A=0分；B=2分；C=4分）0到25分属于低度急迫性心态，26到45分属于强烈急迫性心态，46分以上已经到了严重急迫性的程度。,123,如果生活或者工作一直处在急迫状态的话，说明生活的质量并不高。急迫的表现主要有两个：认为自己在紧迫和压力下往往表现得最好，觉得有压力或者紧迫的情况下才能够振奋精神，有所发挥；经常感到工作和生活的节奏非常紧张，这根弦儿绷得就要断了。一个人被这种紧迫性所左右，就会变成时间的奴隶，也就会变成事件的奴隶。生活忙忙碌碌，毫无乐趣可言，就会丧失生命的价值取向。,124,计划性原则,必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行、去实施必须留出处理不可预计事务的时间,125,习惯性原则,你要知道什么是好的时间管理习惯？对于职业管理人来说坏习惯是可以并且是必须要改变的。好的习惯是可以养成并且是必须要形成的。良好的习惯可以在有意中形成。,126,請與身旁的伙伴分享你的時間管理良方,127,交 流 時 間,128,129,THE END！,谢谢！,130,六、如何提高工作效率,1.了解自己每天工作時段的特性，並 善用之.2.以PDCA分析周一到周五的工作性质.3.保持良好的體力;養成運動的習慣.4.身心均衡地發展;培養良好的嗜好.,131,工作時段分配法則,132,每週工作性質分配法則,133,時間管理良方,良好的時間管理來自於計劃：花時間在計劃上才是最節省時間的作法。可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成時間管理利器：to do list,134,備忘錄,時間管理的利器:to-do List,備忘錄,緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時狀況,重要的事情1.工作計劃2.人生規劃,Schedule List1.Meeting2.行事曆3.紀念日,Routine Work1.日常工作2.定期約會,135,七、“西瓜”与“芝麻”,136,找到你生命中的“西瓜”,我们生命中总是会遇到西瓜和芝麻；我们想得到西瓜，却总是在拣芝麻；结果我们错误的用数量代替了质量。关键词：拣芝麻没有有大价值，拣西瓜却有！,137,确认你的“西瓜”,时间 成果,时间 成果,20%,80%,80%,20%,138,确定有效目标,前提：工作不能没有目标设定；目标没有计划就是空想。所以：计划必须要考虑期望值；计划必须考虑资源配置；目标必须设定最后期限。,139,高报酬目标（1）,改善工作：1、按时执行完成每一项工作；2、会客必须在规定时间之内；3、会议前必须拟定会议提纲；4、准备完整资料提供给客户。,140,高报酬目标（2）,当需要时怎样找到任何东西：1、把所有的文件从桌子上清走；2、把名片放在一个固定的地方；3、把重要文件放在固定的地方；4、建立电脑及文件的归档系统；5、重新归类未审批处理的文件；6、彻底整理办公桌及电脑文档。,141,工作确定的顺序,回答以下问题：要做什么事情？为什么要去做？用什么标准做？什么时间开始？那些人参加做？怎样分配时间？关键词：合理调整时间及资源分配的顺序。,142,效率和效益的分别,问题：99张1元和1张百元钞票，你先拿哪张？分别：追求效率：是把事情做对；追求效益：是做对的事情。关键词：抓西瓜和拣芝麻截然不同！战略正确，战术才有意义！,143,发展性和维持性工作,发展性工作：向高处移动的工作；维持性工作：向平行移动的工作。关键词：在维持性工作中找到发展的亮点！,144,如何处理高回报工作,1、以高回报为原则安排低回报项目；2、集中精力保持高回报的重点目标；3、放宽最后期限，使他们被特殊化；4、目标分解、循序渐进、逐步达成；5、寻求帮助、团队合作、利益共享；6、用精力高峰时间解决高回报工作；7、自我激励、自我回报、自我激发；8、保持沟通、承担责任，全速前进！,145,如何处理低回报工作,1、忽略他们！释放你的时间；2、简化他们！将他们系统化；3、降低标准！不必追求完美；4、放弃他们！不做一些事情；5、花钱请人！交给别人来做；6、工作分类！在其他时间做。,146,低回报工作拣“芝麻”,问题：拣芝麻可以将你的时间消耗殆尽；不必关注芝麻，不要被芝麻诱惑。方法：将芝麻分类，集中时间处理他们；坚决停止你习惯性的拣芝麻行动。关键词：做慢而对的事比做快而错的事好！,147,如何避免拣“芝麻”,可能的感觉：我工作很努力，然而没有成就感！可能的原因:不良习惯偷走了你宝贵的时间；解决的方法：持续时间记录，提供精确资料；记录每天或30天内的活动内容；增强观察进入时间的有效流程。,148,怎样确认重要文件,真正重要的文件内容不会超过一张纸；80%的文件是根本不重要和不需要的；如果你把大多数文件扔掉，啥事没有！座右铭：当你怀疑文件是否应保留时，扔掉它！请放心，真需要时一定有人会保存的！,149,记录你的时间,问题：很少人会喜欢持续时间记录。好处：通过时间记录能获得洞察力。关键词：短期代价必将获得长期效益！,150,选择几天持续记录,周一：周三：周五：,151,记录你的时间轨迹,通过持续时间记录，你会变得更精确；计划某个工作时，记录你的预算时间；当工作完成后，检查你用的实际时间。,152,研讨专题,怎样分辨您生活和工作中的西瓜和芝麻？怎样对待您工作中维持性和发展性工作？,