加强文物保护工程中的档案管理工作探讨.doc

加强文物保护工程中的档案管理工作探讨 摘 要：文物档案管理现代化是现代化的一个重要组成部分，它是运用科学思维，组织，方法及手段有效保管的，档案的有效管理，从而获得最佳的效益，经济效益和社会效益。文物、档案管理现代化是一个综合的概念，包括现代技术手段，包括现代科学的管理方法及应用。本文主要阐述了文物保护工程中的档案管理工作的重要性和文物保护工程中的档案管理工作存在的问题以及加强文物保护工程中的档案管理工作的措施。 关键词：文物保护工程；档案管理；重要性；措施 1 文物保护工程中的档案管理工作的重要性 1.1 文物保护工程中的档案管理工作的规范化 由于文物保护工程中的档案管理工作具有保密性，因此，只有对文物保护工程中的档案管理工作采取集中式的管理以后，才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制，对工作人员进行统一的培训，还统一确定档案整理及验收的方式，制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制，例如：档案的借阅和复印等。只有严格统一使文物保护工程中的档案管理工作规范化，才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作，档案服务创新也起着广泛而深刻地影响，档案服务创新很好的带动了档案基础工作，对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。在过去的几年，我国许多地区的档案馆对于卷宗学理论、文书立卷方法改革的实践、归档文件整理方法改革的具体做法、档案信息数字化、电子文件、文档一体化和与改革创新配套的档案法律、法规、行政规章建设等许多问题进行了大胆的创新实践与理论研究，取得了很多有益的经验。档案服务创新的开展，使得档案馆的档案接收、档案保管、档案整理、档案编目等一系列任务的工作量，相对于传统的手工劳动方式得到增大。 1.2 文物保护工程中的档案管理工作的信息化 文物保护工程中的档案入录的及时与灵活性，影响着档案管理工作的成果和效率。与以往的文物保护工程中的档案管理工作相比，如今的档案管理工作新增加了信息化的管理，将以往的纸质档案与现代的电子档案结合共同管理。改变了档案管理工作的及时和灵活性，用现代合理科学的管理方式，实现信息化，不仅提高了档案管理的成果，还提高了档案管理的效率。 1.3 文物保护工程中的档案管理工作的安全性 由于文物保护工程中的档案管理工作中的每一个环节都需要通过严格的管理机制进行把关，不管是在档案的查阅上，还是在建立档案的过程中都需要在档案工作人员规范和信息化的监督下才能确保它的完整、保密，以及论文联盟安全性，因此安全性是档案管理工作中的重要性之一。随着目前文物保护工程中的档案管理工作实行集中式的管理以后，文物保护工程中的档案管理工作的安全度得到很好的提高。在文物保护工程中的档案的建立上，采取了严格的监督机制。在文物保护工程中的档案的查阅上，则制定了非与档案相关的人员或没有通过批准的人员是不能进行查阅的。这样一来就使文物保护工程中的档案管理工作得到了保证。 2 文物保护工程中的档案管理工作中存在的问题 2.1 管理意识不强，文物保护工程中的档案利用率低 文物保护工程中的档案管理工作对各项工作的开展都具有十分重要的作用，文物保护工程中的档案信息资源的有效利用可以带来巨大的社会效益和经济效益。但是许多单位长期以来重“藏”轻“用”，对文物保护工程中的档案利用产生的社会效益和经济效益缺乏广泛的宣传，因此使员工对文物保护工程中的档案利用效益知之甚少。由于对文物保护工程中的档案工作重视程度不够，文物保护工程中的档案信息资源开发不足，造成文物保护工程中的档案利用率不高。 2.2 文物保护工程中的档案硬件投入及经费不足 近年来，随着科学技术的进步，计算机及网络技术在管理中广泛运用，管理手段不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的单位较少，基本还采用手工收集、检索，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。文物保护工程中的档案室建设不标准、不规范，档案柜陈旧老化，档案保管条件简陋。 2.3 文物保护工程中的档案专业人员业务素质不高 目前文物保护工程中的档案管理专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，与时代发展的要求悬殊较大。 2.4 文物保护工程中的管理制度陈旧 由于规章制度的缺乏，或者是规章制度得不到有效执行，基层处罚工作不力人员时，往往被上层势力姑息纵容而失去效力，部门管不住人，某些人嚣张气焰日胜。反映在文物保护工程中的档案管理上就显出了诸多混乱迹象，如借阅不登记现象屡有发生，管理者虽心有怨言，却装“老好人”，糊糊涂涂地借出，迷迷糊糊地收回，怕得罪所谓“内部人”，而这些“内部人”也是十分不自觉，未装订的档案违反制度东借西看，是想查资料、客观上有利于工作的开展，还是想泄露信息，寻求权益呢？有时阴暗层面很难放在阳光下来晾晒。这里所谓的管理仅是开门送材料，关门堆资料，没有借阅登记本，工作就是混日子。档案收集工作不严密，就会造成关键资料的缺省，档案文件完整性受损、管理措施的滞后制约了档案管理手段的创新与升级，陈旧的毫无章法的管理手段只能造就低层次的缺位管理。制度制定时缺乏集中统一性，把关不严，使得档案管理陷入混乱的现象。 3 加强文物保护工程中的档案管理工作的措施 3.1 关于文物档案工作，各档案藏品状况虽不尽相同，但必须严格按照中化人民共和国文物保护法、档案馆藏品管理办法等规定去做 1991年11月19日国家文物局印发的藏品档案填写说明是规范著录工作的最基本依据。说明对档案填写的格式、文物定名、鉴定、文物总登记号、文物分类号、档案编号、时代、作者、数量、质地、色泽、用途、来源、尺寸、重量、形状、入藏日期、征集经过、流传经历、修复、装裱、复制记录、现状记录、照片拍照等方面都作出了具体规定，各博物馆应根据各自的馆藏实际，按照统一的定义进行完善和整理，使之统一分类、统一格式和内容。 3.2 夯实基础，扎实做好“四有”工作 文物保护单位的“四有”指的是有保护范围及建控地带，有保护标志，有记录档案，有专门的保护管理机构或专人负责管理。各市、县要按照全国重点文物保护单位保护范围、标志说明、记录档案和保管机构工作规范（试行）的要求，对本辖区内文物保护单位的“四有”工作进行一次全面的检查和清理，凡保护范围和建控地带尚未划定的或界线不清楚的，要立即会同城建部门进行合理划定并报同级政府公布；没有保护标志和界桩的要及时竖立，损坏的要及时更换；要不断补充、完善记录档案，逐步实现记录档案的信息化；要健全保管机构，配齐保护人员，延伸文物保护员网络，切实把“四有”工作落到实处。 3.3 增强档案意识，坚持规范建档 在文物保护工程中一定要增强档案意识，只有这样文物保护工程中的档案工作才能做到因地制宜灵活有效。文物保护工程中的档案要全面反映博物馆的各类信息，应包括文物保护工程中的藏品档案、陈列展览档案、资料档案等，以每一件器物或每一个文物为基本建档单元，包括每一件文物的状态及变化特征，及每个展览与外部环境之间的联系。通过收集、整理各项资料，详细甄别分类，确保资料的准确性和完整性。文物保护工程中的档案管理的目的，在于服务和利用，因此要增强档案工作与文物保护工程中的发展的贴近度，更好地发挥文物保护工程中的档案的服务作用和应尽的职能。 3.4 加强培训力度，努力提高文物保护工程中的档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度 一是要明确文物保护工程中的档案管理负责人、档案员的岗位职责，形成覆盖全部的档案管理机制。二是要坚持统一领导、分散建档、集中备案的原则，按照完整、准确、翔实的要求，按照规范、标准的原则整理归卷、立卷，把文物保护工程中的档案整合为相互独立，又不可分割的整体，最大限度地提高文物保护工程中的档案工作的档次。三是要加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，使立卷的档案内容能够科学分类、流程清晰、检索方便，实现最大程度保存文物历史信息的目的。 在档案管理基础工作的各个环节中计算机数据的准备工作是一个大工程。档案馆信息化建设涵盖保管、研究、陈列、教育和行政管理等博物馆各项工作流程，核心是藏品信息数据库建设，重点在于把好藏品信息的收集整理关和加大信息管理规范化力度。对藏品征集、修复、鉴定、交换、展览等各种原始信息和相关信息尽可能做到收集齐全、分类整理；根据国家文物局印发的档案馆藏品信息指标体系规范（试行）等文物工作规范，录入藏品信息，做到格式规范、填制准确。文物调查及数据库管理系统建设项目（以下简称“文物调查”项目）旨在通过数字化手段开展文物调查，掌握基础资料，提高管理水平，是推进文物、档案馆事业可持续发展的重要基础性工作。 强化训练，对档案工作者分层次进行基础知识教育、高级理论培训及文博专业档案专业教育，培养一支具有一定数量和质量的年轻的档案生力军，使他们不仅具有较高的业务素质，而且具有较强的开拓创新意识。 我国文物档案事业信息化工作需要多方面的支持。其中最为关键的是领导者的现代化意识水平。档案馆信息化并不是单纯的技术与设备的简单组合，它同时牵动管理观念、管理模式的转变，工作体系、管理机制和规章制度的改革，这对长期以来沿袭传统工作模式运行的博物馆来说的确是一门全新的课题。推进档案馆信息化建设，首先要解决的不是资金、技术和人才问题，而是思想观念和认识问题。面对机遇和挑战，档案馆工作者应树立信息时代的新观念、新思路，掌握处理问题并解决问题的新办法和所采用的新途径。用信息化的思想指导档案馆的各项工作，将信息化的工作方法贯穿到档案馆的各项工作中，并成为每一个档案馆工作人员自觉规范、指导自己工作的行为准则。在借鉴吸取传统管理成功经验的同时，寻求传统与现代的最佳契合点，理顺档案馆各项工作所涉及的信息采集、重组、加工、分析与研究等过程，营造出有利于进行博物馆信息资源开发的良好环境。 4 结语 综上所述，文物档案管理现代化是档案馆实现科学化、现代化管理可持续发展的必由之路。档案馆工作者要进一步对现代化管理作深入的研究和不断的创新，以信息化促管理，以现代化管理出效益，打响档案馆文化品牌，努力实现文博资源的全社会乃至全人类共享。 参考文献 1郑力鹏；黄文铮；文物建筑保护工程的档案管理工作J；兰台世界；2008年01期 作者简介 黄英（1962），女，重庆人，重庆中国三峡博物馆，馆员，本科。