第五章 秘书 办会 工作 会议筹备秘书培训文书事务会议.ppt

第五章 秘书“办会”的工作,学习目标,思考练习,主要内容,知识框架图,本章小结,通过讲解秘书在会议、会谈、会见以及公务聚、会中所从事的事务工作。掌握会议及会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工作。,第一节 会议事务工作,第三节 公务仪典、宴请活 动中的事务工作,第二节 会见会谈中的事务 工作,第四节 秘书“办会”工作 案例,第一节 会议事务工作,本节点睛,一、会议及会议要素,二、工作例会中的主要 程序和原则,三、大型会议中的会务 工作,四、会议改革的探讨,秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务”的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和善后落实工作。,一、会议及会议要素,（一）会议 会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。,根据现代汉语词典的解释，会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工作指的是第一种含义。,美国韦氏新大学词典中认为，会议是“一种会晤的行为或过程”，指的也是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。,会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如下的演变过程（见图5-1）。,图5-1 会议的演变过程,近代资本主义社会,部落联盟,现代社会,部落,奴隶社会,封建社会,氏族社会,发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式,氏族处理公共事务的氏族议事会,（二）会议要素,我们不能简单随意地将任何一种聚合或会合都看做是真正意义上的会议。只有具备了构成会议的十大要素，集体的活动或聚会才能构成会议。只有明确了构成会议的基本要素，才便于从整体上把握整个会议的全面工作，以利于会议的顺利进行。,构成会议的十大要素，如表5-1所示。,表5-1 会议的十大要素,续 表,（三）会议的不同分类,会议从其产生发展到现在，已经涉及人类生活的各个方面，包含的内容十分广泛，我们只能按类概述，从不同的角度，依据不同的标准，分出不同的类型。,按照会议的规模划分 按照会议的规模划分可以分为以下五种（见图5-2）。,图5-2 按照会议的规模划分的五种会议,1,会议,特大型会议,大型会议,中型会议,小型会议,微型会议,指千人到数千人至万人参加的会议,指百人左右到数百人至千人参加的会议,指数十人至近百人不等的会议,几人至十人不等参加的会议,指万人左右到百万人参加的会议,按照会议的内容含量划分 按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会议分为两类：综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。,2,1,专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。如经验交流会；节日庆祝活动会；高校招生工作会议等。当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。,2,按照会议召开的时间划分 定期会议。指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。,1,3,不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、工作布置会、研讨会等。,2,按照会议的级别划分 按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议等等。,4,按照会议的秘密程度划分 依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为（见图5-3）。,图5-3 按照会议的秘密程度划分的三种会议,5,按照会议的性质划分 依据会议的性质，可以把会议分为决策性会议与非决策性会议两类，之下又可根据不同的情况进行细分。决策性会议。包括立法性会议、党务性会议、行政性会议等。,6,1,非决策性会议。包括业务性会议、动员宣传布置性会议、纪念性会议、娱乐性会议、新闻性会议等。按照会议与会人员集中或分散情况划分 由于现代会议形式的出现，有了与传统的与集中一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中开会对应的非集中会议形式。非集中的会议主要借助现代通信技术召开会议。包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称为电子会议，是在一定的电子设备的支持下举行的本地或异地会议。,2,7,会议是一种十分广泛的社会活动方式，给它分类还可以从其他的角度和侧面进行，如表5-2所示。,表5-2 会议的其他分类,会议目标的实现，会议成果的取得是由诸多因素决定的，其中十分重要的一个因素就是会务工作开展与完成的情况。这既包括领导者与组织者的政务工作完成和处理得如何，也包括秘书人员的事务工作做得如何，而秘书会议事务工作的繁简，与会议的规模、级别、议题的重要程度直接相关。,二、工作例会中的主要程序和原则,无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员在工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。,（一）秘书在会前要做充分的筹划准备工作,秘书在会前要做的充分的筹划准备工作包括以下五个步骤（见图5-4）。,图5-4 会前准备工作的步骤,明确要点,准备议题,安排会议议程,通知开会,会场准备,以上五项具体的内容如下所述。明确要点 秘书做常规会务，首先要明确领导开会的目的、任务、内容、中心议题，参加人员、会议地点、会期。作为例会，常常是在上一次会议结束时有所交代，秘书应当用心留意。准备议题 围绕了解到的议题，秘书要准备有关的上级文件、本机关文书材料，有关的制度规章，有关的数据图表等。有的要先做会前调查，以掌握有关的统计数字、群众反映和有关的能够充分说明问题的资料。,1,2,质量高的工作会议，应当不讨论事先无准备的议题，这是秘书会务工作的第一条原则。秘书应该做好两方面准备（见图5-5）。,图5-5 秘书应做的准备,秘书所能做的，是尽量充分地准备好会上要讨论的问题的材料，一方面，为领导个人的讨论发言提供准备，提供依据；另一方面，为会议的讨论提供方向性资料，促使会议“有议必决”。,安排会议议程 因为会上要讨论的问题不只一个，所以，秘书要根据事务的轻重缓急，安排好议程。科学地统筹安排会议议程是秘书会务工作的第二个原则（见图5-6）。,图5-6 如何安排会议议程,3,事关重大的，需要大家开动脑筋进行讨论的内容,放在会前,放在后面,放在会期两头,一些例会上宣布周知的内容,有的议题部分人可以不参加，就可以迟到或早退，以避免不必要的“听会”,在不考虑其他因素时，一般应当先进行部分人员的议题，再进行全体人员的议题。这样小范围的会场容易集中、会场好掌握，会议进程也容易紧凑地控制。秘书也要科学安排工作会议的时间（见图5-7）。,图5-7 科学安排工作会议的时间,会议通知方式,通知开会 会议通知可以采用三种方法，即口头通知、电话通知和书面通知（见图5-8）。,图5-8 会议通知的三种方式,4,口头通知,电话通知,书面通知,适用于小型例会，三五个人的碰头会,一般是与会者比较分散，尤其是不同单位部门的不定期会，常是以电话通知的形式通告,便条式或卡片式的会议通知卡,张贴式即黑板启事栏的会议通知,秘书在通知开会时是口头和书面并用。即使采用口头通知，秘书也必须一一面告，不宜请人转捎口信。这是秘书会务工作的第三个原则,一般通知标题可以省略为“通知”。下面是三个例子：例文1 通知 五月三十日（周二）下午两点半在三楼小会议室由赵总经理主持召开各部门经理会，讨论本公司上半年销售计划落实问题。请各部门经理准时参加。总经理办公室 月日,例文2 教学观摩会通知 时间：一九九四年五月三十日（周二）下午两点半 地址：三楼阶梯教室 主讲：音乐系赵鸣教授 内容：严肃音乐的增长和发展 参加者：各系负责教学的主任、助理。校教科研所 月日,例文3 各部门科长会议通知 年月日 事由：为讨论本季度生产计划完成情况及主要问 题，特召开会议，请准时出席。受文者：各部门各科长 时间：五月三十日（星期二）下午1：303：30。地点：第一会议室 总经理办公室主任,上面三个例子，第一个是最常见的文字叙述式会议通知；第二个和第三个比起文字叙述式来更为直接、简洁。特别是第三个，在一些公司、企业，通知单是事先印制好的卡片，只要秘书按与会者名单事先填好发放即可。,会场准备 会场是在发会议通知之前就定下的。小型会议只需确认场所不变，备好桌椅、水具、必要的会议设备，检查电源，做好清洁工作，然后准备好记录用纸即可。,5,会场准备有以下要求（见图5-9）。,图5-9 会场准备的要求,（二）秘书在会中的组织和服务工作,工作例会中组织和服务工作相对简单易行，且工作量小，所以常设一位秘书。,签到和检查会场 与会者进入会场，秘书人员要检查核对与会人员到会情况，清点人数，弄清缺席人及缺席原因，然后报告会议主持人。还要提示和保证与会者就座于适当的位置，以便会议按时召开，并将会议出勤情况如实记录。,1,集中精力，做好会议记录 会议记录要求准确、清楚、简洁。所以做记录的秘书，要事先准备好记录用纸，要熟悉与会者发言的口音，做好会议记录。,2,服务性工作 小型会议上，一切会议服务都是由一名秘书来做，不另安排服务员。会议中，秘书要做好以下工作（见图5-10）。,图5-10 秘书在会中要做的工作,3,随时接听打进来的电话，根据需要进行处理,接待随时找人,为各位倒水、递烟缸,适时挂图、分送材料、放投影、录音录像,适当为领导提供提纲等必要文字材料,要求,协助会议按议程进行并形成会议结果 秘书在会议中的一项重要的组织工作，是辅助领导或主持人按议程进行会议内容并协助对会议所有议题形成结果。按议程进行会议内容是避免无限期地讨论一个问题或者离开原定议题。还要敦促会议形成结果，比如讨论的问题要形成相对一致的意见，明确要做的工作最后由谁主抓或承办，一些事项的具体办理方法以及督办方法等。,4,归档,（三）秘书在会后的善后和落实工作,秘书在会后的善后和落实工作有以下四部分组成（见图5-11）。,图5-11 秘书在会后的善后和落实工作的四个部分,秘书在会后的善后和落实工作的四个部分,及时清理会议室，使一切复原，以便其他会议正常进行,及时下发会议文件，并对会上布置的工作做好催办,整理,整理：及时整理有关会议材料、如纪要、简报、决议或决定，其中包括要领导审阅签字的，要领导签发送有关宣传部门的，以及要在机关内信息简报上交流的内容。归档：一切会议材料，要及时按规定格式整理好，做好归卷工作，以备存档。,另外通过对工作例会程序的介绍，例会的原则可归纳为以下六条（见图5-12）。,图5-12 工作例会的原则,三、大型会议中的会务工作,要开好一个会，尤其是大型会议，精心的准备和组织，是开好会的重要保证。一般大型会议的会务人员很多，会议筹备部门和会务工作人员常是由与会各单位暂时抽调来组成的，一些重要的、需要早动手的工作，也是由主办单位负责会务的同志提前落实的。下面就一般大型会议中秘书的会务工作做简单介绍。,（一）会议的“前站”,大型会议的议题是由领导中枢决定的，秘书的工作，是根据会议的规模范围，组建好会务班子，即大会筹备处（临时性秘书机构）或叫秘书处、会务组等等。大型会议的筹备处由会议的主办单位主抓并负责组建会务班子。一般会务工作人员分为四套班子，即：秘书组、行政组、宣传组、保卫组。,秘书组在会前的工作 撰写会议方案和所需的会议文字材料 大型会议方案中主要明确8项内容，如表5-3所示。,表5-3 大型会议方案的内容,1,1,续 表,议程和日程：会议议程指对已确定的议题列出讨论的先后顺序，是安排日程的前提和基础。会议日程是结合会议议程对会议期间的所有活动作逐日的具体的时间安排，以保证会议的正常进行。其中对会议议程和日程的安排尤为重要。会议议程拟定的合理与否直接关系到会议能否实现预定的目标、取得预期的效果，也关系到能否高效率地召开会议。日程的确定是结合已确定的议程将会议议题的讨论以及会议期间的其他活动按日排列，以便会议中的所有活动能够有条不紊地进行。,其中会议议程表的格式，如表5-4所示。,表5-4 协会专业技术研讨会会议日程表,续 表,落实大会发言人、发言内容及时间，以确定和组织撰写、修改、审阅大会的典型材料、发言等，以便具体安排会议日程。落实文件材料的打印、校对、装订工作。编制“大会手册”，手册内容主要是会议名称（会标）、会议时间（安排）、文娱活动、作息时间，大会发言程序、讨论时间地点等。准备与会人员名单与通讯地址联络方式的表格，用于编制大会名录。,2,3,4,5,行政组在会前的工作 行政组在会前的工作包括以下八部分。印制会议胸卡或代表证、工作证、服务证、资料袋、座签等。,1,2,其印制有如下要求（见图5-13）。,图5-13 印制证件的要求,印制证件,没有特殊要求,有特殊要求,直接与广告制作公司或门市部联系，会有各种不同样式供选择，只要比较价格，保证印制质量和交货时间就可以,可以与制作商协商，秘书一定把要求讲清楚，把价格谈清楚,发送会议通知。大型会议的会议通知内容比较复杂，除了要通知的时间、会期、地点、内容之外，一定要加上回执单，回执单一般采用表格式，主要填报所有参会人的姓名、性别、职务职称、民族、年龄、会后返程交通要求等等，有的学术性交流会还要提交论文题目。秘书通过回执单的统计，可以掌握与会人数、早做安排。因此，会议通知要考虑到往返时间，早发为宜。准备必要的请柬和给领导人的会议邀请函，交给会务机构领导。,2,3,安排会议食宿。食宿安排的总原则是让与会人员吃好、住好，又不可造成浪费，一般不同的会议会有不同的规格，要尽可能安排好。住宿的安排一定要将工作做细，以防不经意间出现厚此薄彼的现象，造成矛盾。,4,安排住宿的要求包括以下几点（见图5-14）。,图5-14 安排住宿的要求,安排住宿的要求,与会人员多，需要选择多处住宿时，就要按档次、设施和服务的不同进行安排,在优先照顾长者、尊者、体弱者和领导的基础上，按地区和小组集中，不同档次的房间要合理调配,安排时应先根据与会人员名单，列出住宿表，报经有关领导审批后按表住宿,做好登记、收费、发证工作，在房间门上标出住宿者的地区或姓名，便于联系,安排就餐的要求包括以下几点（见图5-15）。,图5-15 安排就餐的要求,安排就餐的要求,一般要统一就餐标准，少数民族和年老多病者可作特殊照顾和安排,只要伙食标准定下来，可以采用固定餐位或凭餐券就餐的办法，一般是就餐时若干人组成一桌均可,安排会议场所。包括主、分会场、讨论场所以及文娱场所。秘书人员一旦确定了会议召开的具体地点，就应在会前将会场按会议的要求布置好。要按照会议的要求对会场大小，灯光设备，通风，会议驻地的交通，购物，休闲及其他辅助设施等情况进行检查落实，并对主会场、分会场以及小组讨论场所进行合理布置。,5,安排会议医疗保障工作。医疗卫生方面的准备包括伙食、饮水、住宿、会场、周围环境和个人卫生诸多方面。要安排有经验的应急医务人员，准备必要的急救药品，对饮食、环境卫生做必要的检查和处理，清除隐患，保证随时提供应急医疗服务。特别要考虑到可能出现的突发性疾病，应给予及时的救护，也要注意防止流行性疾病的发生。,6,安排文娱活动、往返需用车辆、车场、司机及司机的活动。如果会期较长，为丰富生活，调节高度紧张的工作状态，在会隙或晚间，常要安排一些文娱活动。无论是安排的电影、舞会、音乐会、健身活动或观光等等都应在会前落实到位，从时间、内容到交通安排等都不容忽视。目前会议用车一般采用租用运营车队的方式，只要事先商定好具体用车时间，不必考虑停放车场和司机的安排。订购参会人员会后的车船航票。现在一般都是会务委托驻会的饭店解决定票问题或直接采用网上预定方法。,7,8,宣传组的会前工作 宣传组的会前工作包括以下两部分（见图5-16）。,图5-16 宣传组的会前工作的内容,3,宣传组的会前工作内容,宣传会议的意义、目的、任务和要求，联系安排必要的新闻报道采访，准备召开记者招待会,设计并定制会标、会徽、会议宣传性标语、牌匾、专栏和宣传展板,保卫组的会前工作 主要负责会议安全保卫工作的检查和落实。保卫组应注意必要的值勤、岗哨、门卫、消防、安全门、特殊事件处理等安全工作的准备。有的还要考虑主控室和有关安全保卫设备的使用工作。目前有的采用临时与保安公司签订协议的方式，在会议期间雇佣保安人员。一切“前站”工作在会议召开前就绪，由各组负责人落实后，向大会筹备处汇报，保证会议如期召开。,4,（二）会中的各项会务工作,会中的各项会务工作中的主要从以下四套班子的工作来讨论。秘书组 秘书组人员在会中一般按工作内容分成两部分（见图5-17）。,1,图5-17 秘书组人员在会中的工作内容,秘书人员的工作,收集和初加工以及信息反馈,深加工和信息发布,一部分是进会，参加或召集小范围座谈讨论会，了解与会人员的会议反映，了解会议情况，保证会议议程、日程的正常进行,一部分秘书人员要负责编发会议简报，及时报道会议情况，适时下发会议材料,按既定日程和议程组织会议及会间活动,做好大、小会议调度工作，坚持候会制度,候会制度：候会就是等候参与会议的具体议程。有些会议，议题繁多，必须参加后一议题讨论的代表如果与前一议题无关，秘书人员必须通知有关人员在指定的时间到指定的地方等候，保证会议前后相接，既可节省时间、又不至于使会议秩序混乱，保证各议题讨论的紧凑，又避免无谓的“听会”。如大会安排代表发言、演讲，要提前落实好发言、演讲人，并按时把他们引领到指定地点等候准时发言。,秘书组要组织会议决定、决议的修改和定稿。有的决定、决议，是秘书在会前就着手准备的，有的则要根据会上议定的内容或表决的结果在会议期间撰写的。还要抓紧做会议总结，为领导准备会议后期发言。,行政组 首先，要组织会议签到工作。签到是与会人员到会时的一道必要的手续，也是会场管理的一项重要内容。,2,目前常见的签到方法有四种（见图5-18）。,图5-18 签到方法,常见的签到方法,簿式签到,秘书代签法,证件式签到,电子自动签到,秘书代签法：由秘书人员在到来者的名下画圈。证件（卡片）式签到：与会代表在预先发给他们的证件或卡片上签上自己的姓名，然后上交即可。簿式签到：与会代表在入场时到秘书人员事先准备好的签到簿上签署自己的姓名、职务、所在单位等，以示到会。电子自动签到：代表将印有代表固定号码的卡片送入签到机，签到机立即将姓名、号码传到中心，并把签到卡退还代表。电子签到的优点在于快捷方便，不会因速度慢而在会场入口处出现混乱拥挤的现象。,签到完毕，与会人员进入会场后，秘书人员要填写会议出席情况报告表，在主持人宣布会议正式召开前报告主持人。会议出席情况报告表包括会议名称和届次、日期、应到人数、缺席人数，实到人数等内容。,其次，是分发文件。分发的文件包括报告、讲话稿，演讲稿、计划、方案、决定讨论稿、草案、规定、章程、制度、开幕词、闭幕词、议案、提案、讨论的问题等。分发不仅要避免出现差错，而且常要赶时间，有时一部分分发下去看完后还要回收，秘书人员一定要亲自分发、回收，还要清点下发与回收的文件材料份数。如需回收的文件，分发前在右上角必须注明回收字样，以便与会人员妥善保管。最后，行政组还要征求与会者对食宿的意见，对特殊与会人员加强医疗服务，抓紧会务费用结算工作，组织安排好会议期间的文娱活动，搞好返程交通的落实。,宣传组 结合会议要求组织各种形式的宣传工作，联系并协助新闻单位做好报道，保证信息的及时发布与交流。保卫组 杜绝各种不安全隐患，必要时与有关交通管理和治安管理部门协调，保证会议顺利进行。,3,4,（三）会后的落实工作,会后的落实工作从以下四套班子的工作来讨论。秘书组 完成会议纪要等等会议材料，做好下发工作。有关的报告、决定、决议修改后，要经主要负责人审阅签发，然后印发。,1,需回收的文书，大会结束后及时收回；遗失的经查清，报领导处理,需公开发表重要文件，报领导审批签字后及时交新闻单位发表,正式印发的文件及时印发,会议记录、发言稿、原始材料等均应立卷、归档,秘书人员应根据文书的性质与重要程度分情况妥善处理（见图5-19）。,图5-19 秘书人员对各种文书的处理,文书,需要承办、转办以及要形成其他材料的文件，要及时交付有关人员，归口处理,行政组 作好与会人员的财务结算，账目票据要结清；做好离会时的协助退房、返回送站工作；做好驻地、会场的善后工作。要保证与会者及时离会，必要的，要协助寄发会议材料。宣传组 与新闻单位共同协作，做好新闻发布会、新闻播发和会议宣传工作。向驻会场所表示谢意，必要时要发感谢信。,2,3,保卫组 做好会后的一切物资清点清查工作，协助做好会议材料的妥善处理工作。以上，是大型会议的会务工作，以典型的代表会会务为例。大型会议还应当包括展示会、展销会、博览会、交流会等等，这种会务，比起我们所介绍的内容和形式都更丰富，也更复杂。,展 销 会,4,四、会议改革的探讨,会议是必要的，它是发扬民主，集思广益，沟通信息，推动工作，解决问题的一种十分重要的方法。但目前，我们国家从上至下不同程度地存在着会风不正问题。,规模越来越大、级别越来越高、陪会严重,会议讨论问题东拉西扯，议而不决决而不行,会风不正的问题（见图5-20）。,图5-20 会议存在的问题,存在的问题,会议铺张浪费、讲究吃会、游会、玩会、捞会,时间过长 形成“马拉 松”会,会议过多，形成“会海”,随着我国经济体制与政治体制改革的不断深入和发展，会风不正问题越来越成为管理工作中严重的腐败现象，会风问题已经到了非改不行的时候了。研究会议改革，主要应当从两个方面入手。一个是会议该不该开；一个是该开的会议怎么开。解决好这两个问题，会风才能端正，办事效率自然提高。,（一）健全会议制度，严格会议纪律,要彻底根除工作中存在的弊端，都必须从制度与纪律入手才能解决。会议改革，首先应当把好会议审批关（见图5-21）。,图5-21 会议的审批,会议审批关,人把关,制度把关,会议方案报批制度,会议方案报批制度：要建立一套会议方案报批制度，明确什么规模、什么级别、会议支出在什么范围内的会议，应当事先报送哪一级审批。秘书工作中强调会议方案的设计，会议方案报批制度中应当明确规定，申请开会，要有详尽的会议方案，会议方案中要明确会议目的，明确会议要取得的成果。,（二）压缩会议支出，计算会议成本，公开会议支出,针对压缩会议费用问题，有人提出了对会议费用的各种标准化计算。如果每位与会者心中都有一本会议支出的经济账，精打细算，科学安排会议的投入与产出，会风必定大为好转。,会议成本：计算会议成本，就是按照与会人员的工作职称、工作水平、工作量来计算会议期间所有人力、物力、财力的开支，计算出会议成本，以明确会议的代价，提醒有关人员，减少没有必要的会议。人们曾经借鉴过日本太阳公司计算会议成本的方法，即会议成本=2ABT（A：每小时职工平均工资的3倍；B：参加会议的人数；T：是以小时计算的开会时间；2A即包含了停工的损失）。这种计算方法是否科学值得研究，但讲究效率、讲究成本的精神，值得学习。,（三）统一办会,奢侈会风造成的不仅是资金浪费问题，“会海”中还会使人力物力无限消耗。针对这种情况，现在有不少“会议公司”，专门承接各类会议事务，而且完全是经营性的。,会议公司：会议的主办单位只要付钱、讲清会议目的，会议公司便以完善的会务工作向主办单位提供服务。目前，北京有几家会议公司，各大饭店的公关部门和其他部门，也承接类似的事务。像“展览公司”，在办各类展览会，展销会、游园会、“庙会”的意义上，也是一个会务性公司业务。,庙 会,目前看来，会议公司能够生存和发展，说明人们对统一办会的需要。但会议公司也有其自身的优点和缺点，如表5-5所示。,表5-5 会议公司的优缺点,（四）限制会议的时间、地点,目前，一些“会海”现象形成的原因，是无人“督会”。一些领导人物，都是被当成特邀的来宾请来讲话、听会的，囿于各方面原因，会已开了，也不便指责。目前有的地方已经开始建立会议的监督机制，比如明确规定不准在旅游旺季到旅游胜地组织会议。对于限制会议的时间，也是很有必要的。,（五）利用先进的技术设备使会议现代化,利用先进的技术设备，可以克服会议的时间紧、场所限制、人员集中、资料准备工作紧张、交通不便等等困难，大大减少财政开支，提高效率。,电子计算机的广泛使用，可使会议计算机化。计算机在会议中的应用有以下方面（见图5-22）。,图5-22 计算机在会议中的主要应用,计算机在会议中的应用,用电子日程表安排会议，并及时发出信号，提醒准时开会,与会者进行信息传递、文件的起草讨论、以及各种会议材料统计,进行会议记录，编制会议简报，自动检索会议内容,除此之外，还有一些具体的会议改革方法（见图5-23）。,图5-23 会议改革的方法,会议改革方法,1.会议议题要单一2.会前做好充分的准备3.小型会议不安排开幕式和闭幕式4.事先把报告、讲话稿印发给与会者 限定发言人数和发言时间5.砍掉没必要的观光旅游6.纪念品要体现会议的品位,会议改革是老话题，又总有新内容，说明会议改革任务的艰巨。会议的质量水平，有时的确不完全取决于秘书，但是毕竟具体的会议事务都是由秘书承办的，所以会议改革中秘书的责任是重大的。,第二节 会见会谈中的事务工作,本节点睛,一、安排会见工作,二、安排会谈工作,当今世界，信息与科学技术已经大大缩短了人与人、地区与地区、国家与国家之间的距离，“地球村”开始成为现实。无论是政府组织、企业公司，还是社会团体，为交往与合作而举行的会见和会谈就越来越多，它已成为领导工作的一个非常重要的组成部分。,一、安排会见工作,会见，即与别人会面、相见，多指外交场合，也称会晤。其具体概念如下（见图5-24）。,图5-24 会见的具体概念,会见,接见或召见,晋见,谒见或觐见,尊者、长者和身份、级别、地位高者会见卑者、小者和身份、级别、地位低者,卑者、小者和身份、级别、地位低者会见尊者、长者和身份、级别、地位高者,拜见或拜会,在君主制国家,在外交上,会见就其内容和性质来说，有礼节性的，也有实质性的，与会谈相比，礼仪性更强些（见图5-25）。,图5-25 会见的种类,在为领导安排会见时，秘书人员必须做的具体工作有以下几方面：（一）客人提出会见要求 会见如果是由客人提出，秘书人员应将对方要求会见的目的、人数、人员姓名、职务以及会见内容及时报告给领导，在领导的统一筹划与安排下尽早给对方回复，以便约定会见时间。如因故不能会见，应向对方婉言解释。,（二）主人（我方）提出会见要求,如果我方作为主人主动提出会见要求，即会见邀请，秘书人员需要安排好以下事务工作，如表5-6 所示。,表5-6 秘书人员的事务工作,续 表,其中在安排座次中，常见的安排法有如下三种（见图5-26）。,图5-26 常见的座次安排法,二、安排会谈工作,会谈，指双方共同商谈，是双方或多方就某些重大问题，如贸易项目，政治、经济、文化等领域的重大问题的磋商或谈判。会谈一般均为实质性的，双方或多方都是以实现自身的一定利益为目的，希图与对方达成某种共识,因而会谈往往时间较长，可能出现波折，有时同一问题的会谈会分多次进行。秘书人员安排领导的会谈工作，与安排领导的会见工作基本相同，所以此处主要介绍会谈桌的选择和座次的安排。会谈一般都在桌面上进行，选择专设的会谈桌进行会谈。常见的会谈桌及座次安排有以下几种情况。,（一）适合于双边的会谈桌安排,适合于双边的会谈桌安排有以下两种情况（见图5-27）。,图5-27 双边的会谈桌安排,（二）三方会谈时方形会谈桌的安排,三方会谈时方形会谈桌的安排情况如下（见图5-28）。,图5-28 三方会谈时方形会谈桌的安排,（三）多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排,多边会谈时的环形圆桌环形椭圆桌和方形会谈桌的安排情况如下（见图5-29）。,图5-29 多边会谈时的环形圆桌环形 椭圆桌和方形会谈桌的安排,空间,空间,空间,会谈取得了成果，如果要签订意向书、协议或合同，秘书人员要协助组织好签字仪式。通过以上的介绍，可以得出会见、会谈与会议的区别。,图5-30 会见、会谈与会议的区别,会见、会谈与会议的区别（见图5-30）。,会见、会谈与会议的区别,从范围看,从目的看,会议是一方内部召开,会见、会谈则是双方或多方进行意见交换,会议的参加者往往目的相同，都是为了解决某一问题的,会见和会谈涉及的问题是大家共同关心的，都是要争取各自更多的利益,安排和组织会见和会谈的秘书，要注意把握相互尊重，互惠互利，求大同存小异，最大限度争取我方利益的原则。,第三节 公务仪典、宴请活动中的事务工作,本节点睛,一、公务仪典的筹 划和组织工作,二、宴请的筹划和 组织工作,策划和组织公务仪典、宴请，是秘书部门的一项非常重要的工作。组织得好，可以为组织树立起良好的社会形象，增进感情，融洽关系，加深彼此了解，甚至可为单位带来实际的经济效益。,一、公务仪典的筹划和组织工作,公务仪典的筹划和组织工作包括庆典、开幕式、签字仪式的筹划合组织。（一）庆典的筹划与组织 在组织值得纪念的日子，如成立纪念日、开放日、新办公楼落成日等等，或者在组织的经营活动取得重大成就时，都可以组织庆典。,庆典的参加者包括以下几类（见图5-31）。,图5-31 庆典的参加者,组织邀请这些人前来庆祝，目的是借以扩大影响，提高单位知名度，联络感情，增进友谊，融洽关系，树立良好的组织形象，为组织创造良好的社会发展环境。秘书人员为组织筹划与组织庆典时，应注意做好以下工作，如表5-7所示。,表5-7 筹划与组织庆典应注意的事项,续 表,（二）开幕式的筹划与组织,组织或系统召开的大中型会议都有开幕式。在开幕式上，往往由主持人首先发表有关大会意义、议程和主要精神的概括性讲话，或由主要领导作报告。各种展览会，如经济建设成就展览会、商业性的博览会、文化艺术展览会，工程项目的开（竣）工和交接仪式等均有开幕式。秘书人员应注意做好以下工作。,确定参加人 秘书人员结合活动性质，拟出开幕式的参加人,送领导审查批准后确定。开幕式的参加人员大体有三部分：主办方领导、特邀宾客、有组织的观众。制发请柬 根据确定的参加人员，采取相应的召集、邀请方法。对领导要请示和确认出席时间，对群众要安排好组织协调工作，对宾客要及时印制分送请柬。尤其是邀请主要嘉宾的请柬，应当专人送达，并请求对方确认出席，以便做好有关的其他准备工作。,1,2,布置开幕式的主席台 这是秘书人员组织与筹划开幕式的重头戏，主要有以下工作，如表5-8所示。,表5-8 组织与筹划开幕式,3,续 表,（三）签字仪式的筹划和组织,通常，国家与国家之间，组织与组织之间在会谈和谈判取得成果，达成协议，缔结条约、协定或公约时，一般都要举行签字仪式。一国领导人访问他国，经双方商定发表联合公报（或联合声明），有时也举行签字仪式。商务贸易组织之间在重要的合作和贸易活动取得进展时，也举行必要的签字仪式。秘书人员在筹划和组织签字仪式时要做好以下工作。,确定签字人 签字人的安排是很关键的，原则上是根据文件的性质由双方各自确认。有由国家领导人、政府有关部门负责签的，也有由董事长、总经理签的。但双方签字人工作性质应基本一致，身份亦大体对等。签字仪式的安排,1,2,签字仪式的安排包括以下四个步骤（见图5-32）。,图5-32 签字仪式的安排,不少国家或社会组织为了表示对签订协议的重视，往往由更高或更多的领导人出席签字仪式，但他们不是主签人，在此情况下，就不应机械地坚持“对等”、“相当”的要求。,签字仪式的场景布置要求 签字厅 一般安排在较有影响的、适于签字的、宽敞明亮的大厅内，亦可安排在谈判室内。签字桌的选择 签字桌可选择设在签字厅内的大方桌，桌上覆盖深颜色的台呢，究竟选择什么颜色，要视双方喜好并且不犯任何一方的忌讳。,3,1,2,摆设 在选定的长方形谈判桌的后面摆放两把椅子，作为双方主签人员的座位，主左客右。谈判桌上摆放着各方保存的文本，签字用的文具。文具的前端中央摆一旗架，悬挂签字双方的旗帜。所有这些摆设的摆放都遵循主左客右的原则。,3,签字仪式的程序 签字仪式的程序有以下四步（见图5-33）。,图5-33 签字仪式的程序,4,双方参加签字仪式的人员步入签字厅,主签人入座,双方观礼人员按身份站在己方主签人后,签字仪式开始,开始签字时由双方助签人员协助主签人翻揭文本，指明签字处，由签字人员在自己所要保存的文本上签字，并由助签人员将此文本送给对方助签人员，再由双方签字人员分别在对方保存的文本上签字。然后由双方主签人将文本互换，相互握手庆贺，有时备有香槟酒，在双方握手庆贺后，礼仪小姐端上香槟酒，双方共同举杯以示祝贺。,常见签字桌及其人员站位情况（如图5-34）。,签字桌；双方标志或小国旗a.主主签人；b.客主签人a1主助签人；b1客助签人a2、a3、a4主观礼人员；b2、b3、b4客观礼人员,图5-34 常见签字桌及其人员站位情况,二、宴请的筹划和组织工作,宴请，指盛情约请贵宾宴饮的聚会。更是人际、社交以至国际交往中最经常的交往活动之一。宴请贵宾的目的主要在于应酬答谢，祝贺共勉、增进友谊，协调沟通，联络感情，结交朋友以及讨论共同感兴趣的问题等。,（一）宴请的形式与规格,国际上通用的宴请形式有：宴会、招待会、茶会、工作进餐等。每种形式都有特定的规格和要求。宴会 宴会，指比较正式，隆重的设宴招待，一般为正餐。主宾在一起入坐进食，由招待员顺序上菜。,1,按其规格又可分为国宴、正式宴会、便宴、家宴四种形式（见图5-35）。,图5-35 宴会的四种形式,宴会,正式宴会,便宴,家宴,国宴,国宴：特指国家元首或政府首脑为国家庆典或为外国之国家元首、政府首脑来访而举行的宴会。这类宴会规格最高，也最正式。一般在宴会上要悬挂国旗，安排乐队演奏双方国歌，奏席间乐，双方首脑在宴会前要发表演讲，讲话或祝酒词。正式宴会：规格比国宴低，且不悬挂国旗、不奏国歌，其余基本与国宴相同，亦可奏席间乐。便宴：常见的有午宴、晚宴，有时也有早宴。一般不排座次，不作正式讲话，菜肴亦可丰可俭，它最大的特点是自由、轻松、随便。家宴：即把客人请到家中招待的宴请方式，显得亲切、友好。家宴一般由家庭主妇亲自下厨烹调，家人和客人共同进餐，亦可采用自助餐的形式举行。,招待会 招待会是不备正餐，较为灵活的宴请形式，备有食品、烟、饮料，不排席位，可以自由活动，常见的有两种形式（见图5-36）。,图5-36 招待会的两种形式,2,招待会的形式,冷餐会,酒会,冷餐会：其特点是不排座次，菜肴以冷食为主，也可冷、热兼备，陈放在菜桌上，供客人自取，客人可以多次取食，自由活动，自由进食，自由交谈。当然对年老、体弱者，要准备座椅，并由服务人员招待。酒会：亦称鸡尾酒会，形式比冷餐会更活泼、方便。招待客人以酒水为主，略备小吃，不设座椅，仅放置小桌或茶几，以便客人随意走动，接触交谈，客人可以在任何时候入席或退席，来去自由，不受约束。国际上举办大型活动，广泛采用酒会形式招待。,茶会 西方人一般在早、午茶时间（上午10时下午4时左右），请客人品茶为主。茶会通常设在客厅，设茶几、座椅、不排席位，如有贵宾参加，可将其和主人安排坐在一起，其他人随意而坐。请客人品茶，通常享用茶水的过程也有许多礼仪和品茶习惯的讲究。茶具及茶叶都要十分考究，一般都选用名贵茶叶和上乘茶具，品茶的时候可略备点心或小吃。,3,工作进餐 按用餐时间分为工作早餐、工作午餐、工作晚餐，是现代国际交流中经常采用的一种非正式宴请形式，有时由进餐者各自付费。在进餐时，人们可以边吃边谈，在我国往往以快餐形式进行，既简便、快速，又符合卫生要求。这类进餐只请与工作直接相关的人参加，不请配偶。,4,（二）宴请的筹划与组织,宴请是一种社交、礼宾活动，为获得成功，秘书人员必须事先做出周密的筹划与安排，其工作主要有：确定宴请的对象、范围和规格 确定宴请对象、范围和规格的依据是宴请的性质、目的及经费筹措等因素，即要把需