文秘基础课件第三章信息与秘书工作.ppt

第三章 信息与秘书工作,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求,第三节 信息的收集,第四章 信息的处理,一、信息的概念与特征,1信息的含义 信息是客观世界中各种事物运动状态的反映。事物在不停地运动变化，信息也总是不断地生成或更新。信息又是客观事物之间相互联系、相互作用的直接或间接的表征。通过信息传递能够再现客观事物的状态。,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,一、信息的概念与特征,2信息的分类（1）按信息源的性质，信息可分为自然信息和社会信息两大类。（2）按信息的表现形式可将信息分为语言信息、文字信息、图像信息等。（3）按信息源的方向，信息可分为横向信息、纵向信息，外部信息和内部信息等。（4）按信息的稳定状态，可将信息分为静态信息和动态信息。（5）按信息存在或作用时间，可将信息分为长时信息、短时信息等。,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,一、信息的概念与特征,3信息的主要特征（1）开发性（2）共享性（3）无限性（4）时效性,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,二、现代社会信息工作的基本特征,1信息载体的多样化 2信息传递的迅速化 3信息社会化和全球化,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,商代用于占卜和刻写卜辞的龟甲,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,西周时期的青铜器史墙盘及其铭文拓片,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,西汉前期书有孙子兵法的竹简,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,东晋王羲之的纸本墨宝快雪时晴帖,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,现代信息载体硬盘,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,现代信息载体光盘,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,地面控制中心，地面人员在此接收宇航员发自遥远太空的信息。,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,互联网示意图,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,三、信息工作在秘书活动中的作用,1辅助领导科学决策，必须依靠信息 2起草文件必须依靠信息 3信访咨询工作需要依靠信息 4做好日常管理工作必须依靠信息,第一节 信息及其在秘书工作中的作用,一、秘书信息工作的特点,1针对性 2综合性 3时效性 4经常性,第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求,二、秘书信息工作的原则,1追踪原则 2超前原则 3选优原则,第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求,三、秘书信息工作的基本要求,1准确 2及时 3全面 4适用（1）要服务于中心工作（2）要根据不同领导机关和不同领导人的不同要求提供信息（3）要对新发生的信息及时采报,第二节 秘书信息工作的特点、原则和要求,一、信息收集的内容,1系统内信息：机关单位所管辖和隶属系统内的信息。2上级信息：上级信息是上级领导机关下达的信息。3平行信息：不相隶属的机关单位的相关信息。4社会信息：社会上具有普遍性、倾向性的信息。5历史信息：与本单位的工作和主管业务有关的一切历 史档案资料。6国际信息：来自国际社会的信息。,第三节 信息的收集,二、信息收集的渠道,1根据信息获取的方式，信息收集渠道可分为：（1）信息网络渠道（2）行政组织渠道（3）科研渠道（4）社会团体渠道（5）调查渠道（6）媒体渠道 2根据获取信息的来源，信息收集渠道可分为：（1）外部渠道：包括国内信息渠道和国外信息渠道（2）内部渠道：指组织内部的各个部门,第三节 信息的收集,三、信息收集的方法,1观察法2问卷法3阅读法、收听法4询访法5索取法6网络法7量表法8交换法9检索法,第三节 信息的收集,一、信息的整理加工,1筛选 2校核 3加工 4编制,第三节 信息的收集,二、信息的贮存,1分类：指对各种信息资料按一定的标准进行类别划分。2著录：指对具体的信息资料进行如实的记载。3建立贮存检索系统：建立贮存检索系统，可使源源而来的信息资料根据这个系统归类存放，需要时按类查找。4保管：指信息资料入库存放和维护,第四节 信息的处理,三、信息的传递,1信息资料传递的基本要求 将信息资料送达需要者手中，就是信息资料的传递。一般来说，信息资料传递的基本要求就是“多、快、好、省”。2信息资料传递的基本方式（1）单向传递（2）相向传递（3）反馈传递 3我国具体的信息传递途径（1）邮路传递（2）电信传递（3）新闻传递（4）面授或直接送达,第四节 信息的处理,