Excel中文电子表格.ppt

第4章Excel 2007中文电子表格,教学目的,了解Excel 2007的基本功能；熟悉Excel 2007的工作方式，窗口组成；掌握Excel 2007工作簿及工作表的基本操作方式及工作表的基本编辑与排版；掌握Excel 2007公式与函数的使用；掌握简单图表制作方法掌握数据的排序、筛选与分类汇总。,4.1Excel 2007简介,4.1.1 Excel 2007窗口组成选择“开始”|“所有程序”|“Microsoft Office”|“Microsoft Office Excel 2007”命令后，即可启动Excel 2007,并且打开Excel 2007窗口。如图,4.1.2基本概念工作薄Excel用来计算和存储数据的文件，其扩展名为.xlsx,其中可以含有一个或多个工作表，默认名为Book1。工作表工作薄就像一个大的活页夹，工作表就像其中一张张的活页纸。默认情况下，一个新的工作薄中只含有3个工作表，其名字是Sheet1、Sheet2、Sheet3，工作表由行和列构成，每一列的列标由A、B、C等字母表示；每一行的行号由1、2、3等数字表示。单元格行与列的交叉处形成一个单元格，是Excel 2007进行工作的基本单位因Excel 2007中，单元格是按照所在行和列的位置来命名的，便如单元格D4，就是指位于第D列，第4行交叉点上的单元格。要表示一个连续单元格区域，可能用该区域左上角和右下角单元格表示，中间用冒号(：)分隔,4.2 Excel 2007的基本操作,4.2.1新建工作薄 启动Excel 2007时，系统会自动创建一个空白工作薄，等待用户输入信息。用户还可以根据自己的实际需要，创建新的工作薄。,方法1、创建空白工作簿,方法2、用已安装的模板创建工作簿,方法3、用已安装的模板创建工作簿,4.2.2关闭及保存工作薄1、保存新建的工作薄第一次保存工作薄时，必须为工作薄分配文件名并将其保存在磁盘中。2、保存已有的工作薄单击快速启动工具栏上的“保存”按钮或者单击Office按钮，从弹出的菜单中选择“保存”命令，Excel不再出现“另存为”对话框，而是直接保存在工作薄。3、设置工作薄密码,设置打开密码,4、关闭工作薄Office按钮，从弹出的菜单中选择“关闭”命令。若该工作薄进行了改动，并且没有执行保存操作，则打开对话框询问是否要将当前的工作薄保存起来。,4.2.3打开及切换工作薄1、打开工作薄,2、切换工作薄利用“切换窗口”按钮切换工作薄。,4.2.4对工作薄中工作表的基本操作1、插入工作表Excel默认一个工作薄包含3张工作表，如需要更多的工作表。只需单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮。2、删除工作表如果不再需要某个工作表，则可以将该工作表删除，只需右键单击要删除的工作表，在弹出的菜单中选择“删除”命令。,3、切换工作表在使用新建的工作薄时，最先看到的是Sheet1工作表，要切换到其他工作表中，可选择以下方法之一：单击所需的工作表标签，可快速在工作表之间进行切换。在键盘上按Ctrl+PageUp组合键，切换到上一个工作表；按Ctrl+PageDown组合键，切换到下一个工作表。如果在工作表中插入许多工作表，所需的标签没有显示在屏幕上，则可以通过工作表标签前面的4个标签滚动按钮（如下图）来滚动标签。,4、重命名工作表对于一个新建的工作薄，默认的工作表名为Sheet1、Sheet2和Sheet3等，用户可根据需要更改工作表名称。5、选定多个工作表要在工作薄的许多工作表中输入相同的数据，可以将这些工作表选定。6、设置工作表标签颜色7、移动与复制工作表利用工作表的移动和复制功能，可以实现两个工作薄间或工作薄内工作表的移动和复制。,(1)、在工作簿内移动或复制工作表(2)、在工作薄之间移动或复制工作表,8、隐藏及保护工作表（1）隐藏工作表能够避免对重要数据和机密数据的误操作，隐藏工作表的操作为：右键单击要隐藏的工作标签，从弹出的快捷菜单中选择“隐藏”命令。取消隐藏,(2)、保护工作表，以保证工作表或单元格中的数据不会被随意更改。步骤为：右击工作表标签。从弹出的快捷菜单中选择“保护工作表”命令，出现“保护工作表”对话框。,4.3编辑工作表,4.3.1输入数据 用户可以向单元格中输入文本、数字、日期或时间等.文本：文本是Excel常用的一种数据类型，默认情况下，文本在在单元格中左对齐。日期和时间：用户可以使用12小时制或者24小时制来显示时间。要在同一单元格中输入日期和时间，要在它们之间用空格分隔。输入日期时可以用“/”或“”分隔日期的各个部分，输入时间可以用“：”分隔各个部分。数字：有效数字只能含09与()/$%.,E e等。如果输入负数，在数字前加一个负号，或者将数字放在圆括号内。,4.3.2快速输入数据1、快速输入相同数据2、序列填充:Excel可以识别4种类型的序列：等差序列、等比序列、时间序列和自动填充序列.(1)、利用鼠标输入序列.(2)、利用“序列”对话框来输入序列.(3)、创建自定义填充序列,利用鼠标输入序列.,利用“序列”对话框来输入序列,创建自定义填充序列,4.3.3 选定单元格或区域选定一个区域，请先单击该区域的左上角单元格，然后按住鼠标左键拖到该区域的右下角即可。选定一行，请单击该行前面的行号。选定一列，请单击该列上方的列号。选定不相邻的区域，请先单击并拖动鼠标选定第一个单元格区域，然后按住Ctrl键选定另一个单元格。选定全部单元格，请单击工作表左上角的“全选”按钮。,4.3.4编辑单元格数据 可以使用两种方法来编辑单元格中的数据：一种是直接在单元格中进行编辑，另一种是在编辑栏中进行编辑。4.3.5移动或复制单元格数据1、利用鼠标拖动法移动或复制2、以插入方式移动4.3.6插入及删除行、列或单元格1、插入,（1）插入工作表行（或列）,（2）插入单元格,2、删除（1）删除行或列（2）删除单元格,4.4工作表的排版与打印,4.4.1添加边框和底纹1添加单元格边框,2添加单元格底纹3对背景色应用图案或填充效果,4.4.2设置字符格式为了使表格美观或突出某些数据，可以对单元格进行字符格式化，可以设置字体，大小等效果，在“开始”选项卡的“字体”组中找到相应的按钮。点击所需的效果按钮就可以实现。,4.4.3设置数据对齐方式1设置水平对齐方式2设置垂直对齐方式3让文字较多的单元格自动换行,设置单元格格式,4.4.4设置数字格式1、快速设置数字格式2、自定义数字格式,设置单元格格式,数字标签,4.4.5调整行，列在Excel工作表中，可以将列宽指定为 0(零)到 255。默认列宽为 8.43 个字符。如果列宽设置为 0，则隐藏该列，用户可以将行高指定为 0(零)到 409。默认行高为 12.75 点。如果行高设置为 0，则隐藏该行。1将列设置为特定宽度,2更改列宽以适合内容3将列宽与另一列匹配,4.4.6自动套用格式Excel内置了一些表格方案，其中对表格的各组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式，既可以使工作变得更美观，又可以节省时间。,4.4.6自动套用格式Excel内置了一些表格方案，其中对表格的各组成部分定义了一些特定的格式。套用这些格式，既可以使工作变得更美观，又可以节省时间。,自动套用格式,4.4.7使用条件格式条件格式是指当指定条件为真时，Excel自动设置单元格格式，如使用不同的字体颜色、数据条，色阶或图标集标示。使用条件格式可以突出显示所关注的单元格或单元格区域;强调异常值;使用数据条、颜色刻度和图标集来直观地显示数据。使用Excel条件格式可以帮助您直观地查看和分析数据、发现关键问题以及识别模式和趋势。,4.4.8设置页眉页脚插入页眉和页脚在Excel2007中的“页面”视图中，直接插入和设置，方便直观。,第一次用切换进“页面”视图的方法时可能并不显示插入页眉和页脚的菜单标签栏，单击菜单标签栏上的“页眉和页脚工具”或“设计”就可了。,如果在用“页面”视图时，不想让“页眉和页脚”等空格占去一些空间，可以用鼠标单击空格的边界来“隐藏空格”，隐藏后单击“显示空格”处可使其显示编辑“页眉和页脚”的空格。,4.4.9打印工作表为了将排版的表格打印出来，需要进行页面设置，如选择纸张大小，页面方向等，用户也可以打印整个工作簿，一个工作表，也可以打印工作表的一部分。1页面设置,4.5公式与函数的使用,4.5.1公式的使用1、公式的构成任何公式都必须以“=”开头，后面跟着函数、引用、运算符和常量等。2输入公式的基本方法输入公式时可以采用手工输入方式，也可以采用键盘鼠标结合的方式。输入的过程中可以在单元格中输入也可以在编辑栏中输入。,3、编辑公式公式像文本一样也可以进行编辑，如修改、复制、粘贴等。(1).修改公式(2).复制公式(3).显示与隐 藏公式,(4).将公式结果转化为数值 如果要将公式结果转化为数值，只需要复制公式，再在“开始”选项卡的“剪贴板”组中，单击“粘贴”下拉箭头，在其下拉列表中选择“粘贴值”即可。,4.5.2函数的使用 函数是预先编写好的公式，多用于替代有固定算法的公式。1、函数的结构图463粘贴值函数由等号、函数名、参数组成，每一个函数都有其相应的语法规则，在函数的使用过程中必须遵循其规则。2、Excel2007中的函数类型 Excel2007中的函数类型有财务、日期与时间、数学与三角、统计、查找与引用、数据库、文本、逻辑、信息、工程等。,3插入函数（1）、手工输入函数手工输入函数的方法同在单元格中输入一个公式的方法一样。我们需先在输入框中输入一个等号“=”，然后，输入函数本身即可。（2）、使用粘贴函数输入,4.5.3单元格的引用在Excel2007复制公式的过程中，公式的结果往往会随着位置的改变而改变，这种改变我们称为单元格的引用的改变。1.相对引用相对引用指的是单元格的相对地址，其引用形式为列标行号。如果公式所在单元格的位置改变，引用也随之改变。默认情况下，公式使用相对引用。,2.绝对引用绝对引用指的是单元格的精确地址，与包含公式的单元格位置无关，其引用形式为在列标和行号的前面加上“$”号。例如，公式中引用$B$5，不论公式复制或移动到什么位置都不会改变。3.混合引用引用中既包含绝对引用又包含相对引用的称为混合引用，表示为A$1或$A1形式，代表列变行不变或列不变行变的引用。注：一个公式中可以同时存在列变行不变和列不变行变的两种引用方式。,4.6统计图表制作,将表格中的数据用图表的方式展示，则会使数据更加清楚，更利于理解，并且从图表上很容易看出数据变化趋势。4.6.1创建图表1、创建默认的图表工作表要在 Excel 2007中创建可在以后进行修改并设置格式的基本图表，选择位于“插入”选项卡上的“图表”组中要使用的图表类型即可。,2、利用图表向导创建图表,4.6.2图表的基本操作1选定图表项对图表中的图表项进行修饰之前，应单击图表项将其选定，有些成组显示垢图表项各自可以细分为单独的元素，2调整嵌入图表的位置和大小要调整嵌入图表的位置，可以单击图表将其选定，然后在图表上按住鼠标左键并拖动。要调整嵌入式图表的大小，只需在选定图表后，将鼠标指针移到某个句柄上，当鼠标指针变成双向箭头时，按住鼠标左键拖动，即可调整图表的大小。,3向图表中添加数据无论用户创建的是嵌入式图表还是图表工作表，都可以向其中添加数据，向图表中添加数据最简单的方法就是复制工作表中屏粘贴到图表之中。,4.6.3设置图表项用户可以将图表中的某些元素显示出来，也可以将不需要的某些元素隐藏起来。1添加图表标题2设置坐标轴标题3添加图例,4.6.4更改图表类型对于大多数二维图表，可以更改整个图表的图表类型以赋予其完全不同的外观，也可以为任何单个数据系列选择另一种图表类型，使图表转换为组合图表。对于气泡图和大多数三维图表，只能更改整个图表的图表类型。,1若要更改整个图表的图表类型，请单击图表的图表区以显示图表工具。若要更改单个数据系列的图表类型，请单击该数据系列。2在“设计”选项卡上的“类型”组中，单击“更改图表类型”。,3在“更改图表类型”对话框中，执行下列操作之一：在第一个框中单击图表类型，然后在第二个框中单击要使用的图表子类型。如果您已经将图表类型另存为模板，请单击“模板”，然后在第二个框中单击要使用的图表模板。,4.7数据的排序、筛选与分类汇总.,4.7.1数据排序 排序就是根据某个特征值，将相近或类似的数据排在一起，排序所依据的特征值称为“关键字”，可以指定多个关键字，依次称为“主要关键字”“次要关键字”、“次要关键字”。对数据进行排序有助于快速直观地显示数据并更好地理解数据，有助于组织并查找所需数据，有助于最终做出更有效的决策。1利用排序按钮进行排序,2高级排序当排序的字段出现相同项时，可以使用Excel提供的多级排序方法进行排序,4.7.2数据筛选 筛选过的数据仅显示那些满足指定条件的行，并隐藏那些不希望显示的行。筛选数据之后，对于筛选过的数据的子集，不需要重新排列或移动就可以复制、查找、编辑、设置格式、制作图表和打印，Excel2007提供自动筛选和高级筛选来筛选数据，可以快速而又方便地查找和使用单元格区域或表列中数据的子集。1自动筛选,在每个列标题的右侧出现一个下拉箭头,2自动筛选最大或最小记录用户可以在不排序的情况下，迅速查看数据清单中最大或最小的几个记录。例如，要查看“销售额”排在前12位的记录。,3.自定义自动筛选使用自动筛选时，对于某些特殊的条件，可以使用自定义自动筛选对数据进行筛选。,4.7.3分类汇总在Excel2007中，用户可以使用多种分类函数进行分类汇总计算。汇总函数是一种计算类型，如sum、Count和Averge等函数，用于在数据透视表或合并计算表中合并源数据，或在列表或数据库中插入自动分类汇总。注意：对需要分类汇总的字段必须先排序进行排序。,本章结束！,