西软X5系统说明书客房中心.doc

客房中心1第一节 房态管理11.1 房态管理21.1.1 房态管理主窗口21.1.2 房态管理操作31.2 Q-ROOM51.3 矛盾房61.3.1 矛盾房窗口61.3.2 矛盾房录入71.3.2 矛盾房解除8第二节 客房帐务92.1 客房入帐102.1.1 帐务处理窗口102.1.2 入帐112.1.3 结帐132.1.4 错帐处理142.2 细帐查询162.2.1 本日细帐查询162.2.2 历史细帐查询172.3 交班报表172.3.1 交班报表172.3.1 区间营收报表17第三节 其他183.1 客房清洁工作量分配183.2 失物拾物203.2.1 拾物登记213.2.2 遗失报告223.2.3 领取233.3 报房与查房24客房中心第一节 房态管理客房中心也称房务中心，X5系统客房中心的主要功能有：房态管理、客房入账、查询、报表管理等。1.1 房态管理保证房态的正确，是客房中心工作中非常重要的一项，所以客房中心的操作人员应及时、准确地修改房态，以保证前厅接待处能顺利销售房间。1.1.1 房态管理主窗口执行客房中心房态管理，或按快捷键F4，打开房态管理窗口，如下图所示。图为便于介绍上窗口，将其分为以下几个部分进行说明。左边:客房条件列表。系统将客房中心关注的房情按列表方式显示在窗口左上角，双击即可显示相应列表。同时可使用一些条件缩小查询范围，常用的条件有：楼号、房号、房类、客房特征、起始房号。左下角，显示客房、维修房、临时房态等基本信息。中上部，显示符合左边条件的客房列表。要求操作员明确每条记录的信息。中下部：显示在住或已预分客人的信息。右边：房态管理功能按钮。1.1.2 房态管理操作房态管理用于修改房态，可以单个处理，也可以批量处理。可能设置的房态有：干净房、脏房、检查房、维修房、锁房、临时房态等。设置脏房、干净房的方法类似，下面以设置干净房为例，加以说明。 单个处理（设置干净房）操作步骤：（1）、房态管理窗口下，单击选中目标客房；（2）、单击2.CL，弹出修改房态窗口，核对房号正确后，单击确定即可。图 批量处理（设置干净房）操作步骤：（1）、房态管理窗口下，多选目标客房；注意：选择记录的方式：、利用窗口上全选、反选按钮；、连选：单击选择第一条目标记录，按住SHIFT键，单击最后一条目标记录；间隔多选：单击选择第一条目标记录，按住CTRL键，单击其他目标记录。（2）、单击2.CL，弹出修改房态窗口，核对房号正确后，单击确定即可。注意：也可先选择一间要改的客房，单击2.CL，弹出修改房态窗口后，直接增加要一起修改的房号，注意格式，单击确定即可。设置维修房、临时态的方法也基本相同，下面以设置维修房为例，加以说明。 设置维修房操作步骤：（1）、房态管理窗口下，单击选中目标客房；（2）、单击5.OO，弹出客房维护设置窗口，选择【开始】、【结束】时间，选择维修【原因】，若有其他需要注意的信息可在【备注】中输入。信息输入完毕后，单击确定，设置完成。图 解除维修房操作步骤：（1）、房态管理窗口，双击左上方分类条件“维修房”，使其显示当前维护房列表；图（2）、单击选中目标客房，单击7.O，弹出确认窗口；图（3）、单击确定，目标客房由维修房（OO）转化为脏房（VD）。1.2 Q-ROOM饭店房类资源紧张时，可能会出现这样的情况：预订宾客到店了，但是客房还是脏房，这种情况下，接待员就可以使用Q-Room功能，向客房中心传达紧急打扫客房的信息。即Q-Room功能的实现，涉及到前台和客房中心两个部门，系统中关于Q-Room的业务流转图如下：F/O本日预订宾客到店，客房还是脏房F/O安排客人休息等待设置Q-Room，通知客房中心紧急打扫系统开始记录等待时间Housekeeping根据前台提供房号，紧急打扫Housekeeping打扫完毕，通过取消Q-Room，通知前台客房打扫完毕F/O通知客人，请客人进房查询Q-Room：执行客房中心Q-Rooms，打开Q-Room窗口。如下图所示。操作员能查询到当前所有的Q-Room，及等候时间，也能做一些基本的处理：取消Q-Room、查阅主单、调用档案等。图1.3 矛盾房酒店在实际业务过程当中，出于各种原因，会出现总台的房态（即电脑系统中的房态）和客房中心实际查房得出的房态不一致，这种房间一般称为矛盾房。1.3.1 矛盾房窗口矛盾房一般包括两种情况，一是总台房态为住房，客房中心房态为空房，在系统中定义为Skip Only；另一情况是总台房态是空房，客房中心房态是住房，在系统中定义为Sleep Only。执行客房中心矛盾房管理，打开矛盾房管理窗口，如下图所示。图左边：显示为矛盾房的记录，默认为当前记录。右上：对矛盾房记录进行分类选择，如只要查看Skip Only的矛盾房，可选中该选项，则系统自动显示为Skip Only的矛盾房。右下：矛盾房的主要功能，主要有矛盾房的输入和矛盾房的撤销等。1.3.2 矛盾房录入录入矛盾房步骤如下：（1） 单击录入，打开客房录入窗口；图 （2）在录入之前要先选定录入房号的客房状态，系统默认为空房，在【请输入房号】处输入房号，在【请报告工号】处输入工号，回车，则房号自动跳动左边空白处，可重复输入房号，在输入之前务必选择正确的客房中心房态。其中删除是删除错误输入的房号。图 （3）单击确定，则退回到矛盾房管理窗口，此时可看到之前输入的矛盾房的记录。系统会自动判断类别，并在【差异】处注明。图1.3.2 矛盾房解除矛盾房就意味着该房间存在一定的问题，一般客房中心会在某个时间送一份当前的矛盾房给前厅部，由他们去核实，随后由相关部门做相应的更改。比如Skip Only的房间，经核实发现客人的确入住了，但是没有进房间，直接出去办事了，因此客房中心房态是空房；而Sleep Only的房间，经核实是总台没有及时将房间入住，客人已经进房了，因此客房中心房态是住房。因此，相关部门必须及时进行调整，保证房态的正确性。下面着重说明客房中心如何及时调整房态。（1）选中要修改房态的记录，在【检查房情输入】处选择此时的房态（此时的房态指最后查实的房态，即与总台一致的房态），下面的空格处可输入原因等；（2）单击设置，系统提示“确信要进行矛盾房设置吗”，单击是（Y），则系统自动将【HSK房态】改为检查房情输入的房态图 （3）此时两边的房态一致，就不是矛盾房了，再次打开矛盾房管理窗口时系统将自动将该记录显示在“历史记录”中。第二节 客房帐务根据酒店管理需要，有时客房中心也需要处理一部分客人的帐务，主要包括输入客人的洗衣费用、客房迷你吧以及赔偿等。虽然客房帐务没有前台收银要求复杂，但也要求客房中心的操作人员能准确地处理。2.1 客房入帐客房帐务处理主要包括入帐、错帐处理、结帐等操作。2.1.1 帐务处理窗口执行客房中心客房入帐，打开帐务处理窗口，如下图所示。图 左边显示帐务类别，双击某类别，打开一帐务录入单，即可入帐。一般，帐务类别由工程师或电脑管理员事先在前台维护系统中设置。 中部上方显示当前已经录入但未结帐的帐务，下方显示当前选中该单据的费用明细。若是入新帐，则用于录入费用明细及折扣、优惠等信息。图 右边帐务处理功能按钮。2.1.2 入帐系统允许两种入帐方式：明细、快捷。明细，即入明细帐；快捷，即入一笔汇总费用。入帐方式可通过右上角明细、快捷选择。图如上图所示，表示当前选的是明细方式入帐。 明细方式操作步骤:（1）、执行客房中心客房入帐，打开帐务处理窗口；（2）、双击窗口左上角营业项目，打开新单，光标定位于【NO】处。将光标定位于【代码】处，按F1，打开菜谱代码帮助窗口，单击选择费用项目，自动显示【名称】；图（3）、光标定位于【数量】处，系统默认数量为1，输入实际需要数， 【服务费】处选择服务费收取比例，系统自动显示收取服务费后的费用。（4）、重复（2）、（3），录入其他费用。（5）、如果是住店客人,请在【地点】处输入房号，回车，系统弹出帐号查询窗口，确认客人信息后,单击确定，退出帐号查询窗口。图（6）、单击存盘，系统提示“当前费用立即入帐吗？”，单击是（Y），直接入帐到客房，单击否（N），帐务将显示在上方列表中，等确定要入帐时，再单击入帐。图注意：（1）、服务费计算方式有两种：百分比方式、金额方式，系统默认是按百分比方式。（2）、【NO】用于输入手工单号。（3）、【地点】若是住店客人，在此输入房号。（4）、【折扣】指的是打折的程度，若选择的是百分比打折，就输入小数，如打九折，就输入0.1；若现金优惠，则输入金额即可；只要有折扣，系统就要求操作员输入优惠的理由，按F1可获得帮助。如果没有折扣，此项不填。有折扣的情况下，必须在【优惠】处选择输入理由。 快捷方式操作步骤：（1）、客房中心帐务处理窗口，单击快捷；图（2）、双击服务项目，录入【NO】、【地点】、【原费用】、【服务费】等；图（3）、单击存盘，若已确认【地点】，系统将提示“当前费用立即入帐吗？”，单击是（Y），直接入帐到客房；单击否（N），帐务将显示在上方列表中，等确定要入帐时，再单击入帐。2.1.3 结帐结帐有两种方式，转客房帐和现结，一般酒店的客房中心多采用转客房帐的方式，由前台结帐。 转客房帐操作步骤：（1）、帐务窗口下，单击选中某记录；（2）、查看【地点】处是否已有房号，若有，确认后直接单击窗口右边客帐，系统自动将该帐务转至房间。若无，则先补充房号信息，在转帐至房间，步骤如下：单击修改，【地点】处输入房号，回车，系统弹出帐号查询窗口，确认客人信息后,单击确定，退出帐号查询窗口。单击存盘，系统提示“当前费用立即入帐吗？”，单击是（Y），直接入帐到客房。 现结操作步骤：（1）、帐务窗口下，单击选中某记录；（2）、单击结帐，弹出结帐窗口，如下图所示。光标移动至【付款码】处，按F1，打开付款方式帮助，选择相应的付款方式。图（3）、单击收款，单击结帐，若要打印，单击确定，否则单击退出。2.1.4 错帐处理客房中心帐务虽然简单，但有时也会出现这样、那样的错误，如房号输入错误、费用明细输入错误等，这就要求操作员掌握基本的错帐处理方法。 修改信息发现【地点】、【NO】、【优惠】信息错误，或漏输费用、多输费用时，可选中该记录，单击修改，回到帐务输入窗口，修改相关信息。漏输费用的处理非常简单，只要在该帐单下继续输入费用就可以了，对于多输费用的情况，需要输入一笔负的费用冲帐，然后再输入正确的费用，或者双击错误记录冲销该笔费用。 取消未结的帐即销单销单用于删除帐单，当整个帐单输入错误时，逐个修改非常麻烦，可以先销单，再重新录入帐务。系统将记录销单情况。单击销单，系统提示“确信要删除当前费用单据吗？”,单击是（Y），销单成功。被销单的帐务可以通过帐务查询功能查看。图 冲帐冲销已转至前台的帐务，使用该功能。操作步骤：（1）、执行客房中心本日细帐查询，打开帐务查询窗口，输入查询条件；（2）、单击检索,找到目标帐务，双击可打开看明细；图（3）、核实确认后，单击冲账，弹出确认窗口，如下图所示。图（4）、单击是（Y），系统提示“冲账成功”，细帐列表中该帐务状态显示为“冲账”。图2.2 细帐查询2.2.1 本日细帐查询执行客房中心本日细帐查询，打开如下图所示查询界面。图输入相应的查询条件，单击检索，即可查到满足条件的帐单。输入条件越多查询结果越准确。若不输任何条件直接单击检索，系统显示所有本日细帐。对找到的记录，可单击上部的标题栏目进行排序（按升序），再点击一下改为降序排列；也可双击所需菜单，或在该菜单下按打开，查阅具体的明细情况。2.2.2 历史细帐查询历史细帐查询的界面和使用方法与当日细帐查询一致，请参见上节。2.3 交班报表2.3.1 交班报表执行客房中心交班报表，打开交班报表窗口。图输入或选择【营业日期】、【工号】、【班别】后，单击确认，系统将自动显示相关报表。2.3.1 区间营收报表执行客房中心区间营收报表，打开区间营收报表窗口。图输入或选择起止的【营业日期】、【工号】、【班别】后，单击确认，系统将自动显示某个区间的营收报表。第三节 其他3.1 客房清洁工作量分配用于协助管理人员按照当班员工人数，分配客房清洁工作量分配。分配时，系统结合每个客房的打扫积分（不同房间状态打扫有不同的积分，如大部分酒店设置退房脏房清洁工作量大于在住脏房的清洁工作量）、客房数量、清洁员人数，进行平均分配。操作步骤：（1）、执行客房中心客房清洁工作量分配，打开客房中心清洁任务分配窗口，如下图所示。窗口左边显示当前有的清洁员数量，中间显示每个清洁员分配到的清洁房间，右边是一排功能按钮。（2）、单击分配，弹出提示窗口“确信要重新分配工作量吗？”；图（3）、单击是（Y），弹出输入人数窗口，输入后，单击确认，显示分配结果；图（4）、单击打印，打印分配结果，分发给清洁员，即可。图3.2 失物拾物失物拾物处理可以分为两类：拾物登记和遗失报告登记。执行客房中心拾物遗失列表，打开如下列表窗口，系统分类显示拾物登记单和遗失报告单。图新建用于打开一空白拾物登记单，登记。上窗口默认显示当前所有登记的拾到的物品。双击选中记录，打开拾物登记单，操作者可查看或修改相关信息。图新建用于打开一空白拾物登记单，登记；修改用于修改该登记单；叫号选择打开其他拾物登记单；删除用于删除当前登记单；领取用于物品还给失主时，填写领取人相关信息。3.2.1 拾物登记拾物登记用于对服务员或客人拣到的物品进行登记管理，以便将来归还给失主。操作步骤：（1）、单击新建按钮，打开拾物登记单，如下图所示。图（2）、根据物品实际情况，选择【等级】，输入【单据号】、【失物】，选择【类别】，输入【估价】、【表述】、【拣到人】、【地点】、【报告人】、【时间】等已知信息。单击存盘，登记成功。3.2.2 遗失报告用于登记管理客人的遗失物品。执行客房中心拾物遗失列表，单击“遗失报告单”标签页，打开失物拾物列表，显示当前所有登记的遗失记录。双击某记录，打开“遗失报告单”。失物管理与拾物管理显示界面、操作方法基本一致，不再细述。图3.2.3 领取操作步骤：（1）、双击打开目标拾物登记单；图（2）、单击领取，弹出失物领取确认窗口；（3）、录入领取信息，输入【领取人】，选择【证件】，输入【证件号码】等相关信息。注意：若有遗失关联单，【报失关联】处，按F1，打开窗口，选择关联记录，若没有遗失关联单，则不需要录入该信息。图（4）、单击确认（O），系统提示“领取完成！”。图3.3 报房与查房报房与查房功能的正确使用涉及到三个部门：预订接待、前台收银、客房中心，只有这三个部门协调配合，一起使用，才能真正起作用。单击查询，打开下拉菜单，单击报房与查房，打开报房与查房窗口，如下图所示。图该窗口主要分为“查房流水记录”和“入住流水记录”两个部分，系统默认“实时刷新”、“声音提示”。入住流水记录显示的是酒店当前的入住情况，当前台有客人入住时，系统将自动发出嘟嘟的声音，提示客房中心，某某房间有人入住。客房中心回应后，提示声停止。查房流水记录显示的是客房中心的查房情况。右边显示为当前房间的信息以及住店客人信息。 预订接待与客房中心如接待处5011房间客人入住，客房中心报房与查房窗口“入住流水记录”增加一条信息。单击开房、开毕，提示声消失，“入住流水记录”中“说明”处显示，同时自动显示完成时间等信息。 前台收银与客房中心一般客人结帐之前，酒店前台要通知客房中心查房，看看房间里的设备是不是有损坏、客房是否有遗漏物品等。实际中，酒店前台和客房中心是通过内部电话来传递有关房间的信息的。本系统专门设计了“通知查房”这个功能，使酒店也可以用电脑实现客房中心与前台的交流。前台帐务主单下，按ALT+F7，弹出客房确认窗口。图单击确定，系统自动报房。客房中心显示查房流水记录，同时有嘟嘟的声音提示操作人员。系统默认该窗口实时刷新和声音提示。此时如果客房中心的报房与查房窗口是打开的，那么该窗口查房流水记录中将自动显示一条新的查房记录，同样的也会有声音提示工作人员。客房中心操作完查房、之后，单击查毕，前台将会收到有关查房的信息。