IT软硬件、服务采购管理规定(总部).doc

北京华福工程有限公司（总部）IT软硬件、服务采购管理规定一、 目的为规范公司IT软硬件采购工作，有效地控制采购成本，保证设备、服务质量，特编订本制度。二、 范围 适用于公司总部IT固定资产（台式机、笔记本电脑、显示器、网络设备、服务器、打印机、复印机、绘图仪、扫描仪、电话设备、机房外设、投影仪、视频会议设备、UPS、视频监控、门禁系统、电视机、LED、数码相机等），及相关配件（CPU、主板、显卡、内存、硬盘、电源、鼠标、键盘、插线板、电话机、移动硬盘、U盘、光驱、刻录机、激光笔、录音笔等）、耗材（墨盒、硒鼓等）的购置，计算机软件购置及升级，及相关服务（邮箱、域名、网站空间、数据专线、电话专线、硬件维护服务等）的购置、租用管理。三、 引用文件IT物资管理规定IT供应商管理规定四、 采购计划1、总部各部室每年底编制下一年度本部室年度IT软硬件采购计划，填写软硬件名称、数量、预算费用，并详细说明、用途，由部室主任/部长签字后送信息技术中心审核，由信息技术中心将公司年度IT软硬件采购计划整理并统一上报公司领导审批后发布。2、总部各部室可根据实际情况，每季度初对年度IT软硬件采购计划进行修订，重点说明修订内容及原因，由部室主任/部长签字后送信息技术中心，信息技术中心审核后统一上报公司领导审批后发布。3、总部EPC项目的IT采购，在项目开始时，需由项目经理组织，项目组相关人员与项目IT支持工程师一起编制项目IT方案和预算，现场经理、项目费控经理/工程师、项目经理、信息技术中心主任审核后，项目主管副总经理审批后发布。五、 IT软硬件购置申请1、总部软硬件购置申请总部各部室的IT设备、软件、配件/耗材申请从公司运营管理系统 IT管理 IT资产购置申请 总部，填写相应的申请单，设备购置申请、软件购置升级申请、配件/耗材购置申请，按申请表流程进行申请。2、项目硬件购置申请3.1 总部各项目组设备申请从公司运营管理系统 IT管理 IT资产购置申请 项目，填写设备购置申请，按申请表流程进行申请。3.2 项目现场配件/耗材申请可从公司内网下载中心-IT表格中，下载IT配件/耗材购置申请表（项目现场），按申请表流程申请购买。六、 其他IT费用申请1、IT设施租用申请1.1总部租用的IT设施所发生的费用，包括：Internet上网专线租费、电话专线租费、邮箱租费、域名租费、外部网站空间租费等，由总部信息技术中心网络工程师从公司运营管理系统 IT管理 IT资产购置申请 总部，填写资源租用申请，按申请表流程进行申请。2、其他服务申请2.1 总公司设备维修、维护服务，由信息技术中心IT工程师从公司运营管理系统 IT管理 IT资产购置申请 总部，填写IT设备维修服务申请，详细填写维修设备名称、故障及所需费用，按申请单流程上报领导审批并办理。2.2项目现场设备维修、维护服务，由现场相关负责人员从公司内网下载中心-IT表格中，下载填写设备维修服务申请表（项目现场），详细填写维修设备名称、故障及所需费用，按申请单流程审批并办理。 七、 IT设备、配件、耗材采购设备采购申请审批完毕后，申请表交至信息技术中心采购员处，由信息技术中心统一进行选商、合同签订及采购工作，采购方式按照不同的情况采用招投标、询比价、独家谈判或直接采购方式。1、 询价供应商选择由供应商管理员按照所采购的设备类型、要求等要素，从供应商库中选择至少3家符合要求的供应商（非独家代理或厂商），并确定采购方式，填写IT采购询价供应商表，签字后交IT专业组主管签字及信息技术中心主任签字确认，主管副总经理审批。2、 招投标2.1 对于技术、服务要求高、金额大于50万，或有其他要求的IT设备购置，非独家供货的 IT设备购置，采用邀请招投标的方式进行。通用设备必须参考京东商城实时价格。2.2 采购管理员向所选择的询价供应商发出招标文件，并在规定时间内收回整理供应商返回的投标报价文件；2.3 由采购管理员组织评标会，参会人员：信息技术中心主任、信息技术中心硬件组主管或网络系统组主管、采购部人员、计划控制部人员、法务部人员、供应商人员、对供应商返回的投标报价文件进行评标、决标并选商，采购管理员填写IT采购评审会议纪要，参会人员签字；2.4 如所有供应商报价都没有达到要求，采购管理员组织供应商重新进行报价，重新召开评标会，直至报价符合要求，每次会议需采购管理员填写IT采购评审会议纪要，参会人员签字；2.5 采购管理员填写IT采购决标、选商表，相关领导签字后进入后续流程。3、 询比价3.1对于金额小于50万，非独家供货的 IT设备购置，采用询比价方式进行。通用设备必须参考京东商城实时价格。3.2 采购管理员向所选择的询价供应商发出询价要求，并在规定时间内收回整理供应商返回的报价文件；3.3 由采购管理员组织评审会，参会人员：信息技术中心硬件组主管或网络系统组主管、采购部人员、计划控制部人员、法务部人员，对供应商返回的报价文件进行评定、选商，采购管理员填写IT采购评审会议纪要，参会人员签字，并由信息技术中心主任审核，主管副总经理审批；3.4 如所有供应商报价都没有达到要求，采购管理员组织供应商重新进行报价，重新召开评标会，直至报价符合要求，每次会议需采购管理员填写IT采购评审会议纪要，参会人员签字，并由信息技术中心主任审核，主管副总经理审批；4、 独家谈判4.1 对于独家供货的设备，采用独家谈判的方式进行；4.2 采购管理员向供应商发出询价要求，并在规定时间内收回整理供应商返回的报价文件；4.3由采购管理员组织评审会，参会人员：信息技术中心硬件组主管或网络系统组主管、计划控制部人员、法务部人员、供应商人员，对供应商返回的报价文件进行评定、选商，采购管理员填写IT采购评审会议纪要，参会人员签字，并由信息技术中心主任审核，主管副总经理审批；4.4 如所有供应商报价都没有达到要求，采购管理员组织供应商重新进行报价，重新召开评标会，直至报价符合要求，每次会议需采购管理员填写IT采购评审会议纪要，参会人员签字，并由信息技术中心主任审核，主管副总经理审批；5、 直接采购对于6个月内，采购金额小于10万的相同用途、功能的单一设备、配件、耗材采购，可直接使用上一次采购的供应商完成。对于12个月内，金额小于1万的设备维修，可直接使用上一次采购的供应商完成。对于只能由厂家维修的设备，按厂家标准收费执行。八、 软件采购软件采购申请审批完毕后，申请表交至信息技术中心相关工程师处，由信息技术中心统一进行选商、合同签订及采购工作，采购方式按照不同的情况采用招投标、询比价、独家谈判或直接采购方式。1、 询价供应商选择由供应商管理员按照所采购的软件类型、要求等要素，从供应商库中选择至少3家符合要求的供应商（非厂商或独家代理），并确定采购方式，填写IT采购询价供应商表，签字后交IT专业组主管签字及信息技术中心主任签字确认，主管副总经理审批。2、 独家议价2.1 对于独家供货的软件厂商或代理商，有议价空间的软件，采用独家谈判的方式进行；2.2 对于软件升级、续费，采用与上次购买的供货商独家谈判的方式进行；2.3 采购管理员向软件厂商或代理商发出询价要求，并在规定时间内收回的报价文件；2.4 由采购管理员组织议价会，参会人员：信息技术中心软件组主管、网络系统组主管或硬件组主管、相关负责工程师、计划控制部人员、法务部人员、供应商人员，就供应商报价进行讨论，采购管理员填写IT采购评审会议纪要，参会人员签字，并由信息技术中心主任审核，主管副总经理审批；2.5 如所有供应商报价都没有达到要求，采购管理员组织供应商重新进行报价，重新召开评标会，直至报价符合要求，每次会议需采购管理员填写IT采购评审会议纪要，参会人员签字，并由信息技术中心主任审核，主管副总经理审批；3、 询比价3.1 对于非独家供货的软件购置，采用询比价方式进行。3.2 采购管理员向所选择的询价供应商发出招标文件，并在规定时间内收回整理供应商返回的投标报价文件；3.3 由采购管理员组织评审会，参会人员：信息技术中心网络系统组、软件组主管或硬件组主管、相关负责工程师、采购部人员、计划控制部人员、法务部人员对供应商返回的报价文件进行评定、选商，采购管理员填写IT采购评审会议纪要，参会人员签字，并由信息技术中心主任审核，主管副总经理审批；3.4 如所有供应商报价都没有达到要求，采购管理员组织供应商重新进行报价，重新召开评标会，直至报价符合要求，每次会议需采购管理员填写IT采购评审会议纪要，参会人员签字，并由信息技术中心主任审核，主管副总经理审批；4、 直接购买4.1 对于6个月内多次购买的软件，相关负责工程师直接使用上次询价结果与上次选定的供应商签署购置合同。4.2 对于明码标价，并且不能进行议价的软件，由负责工程师与供应商签署购置合同。九、 购买总部信息技术中心选商、信息技术中心采购人员进行购置。1、合同管理对金额大、服务要求严格的物资采购，必须签订采购合同。总部IT软硬件采购合同由信息技术中心发起，相关部门审批后，按公司财务合同管理规定执行。2、直接购买对金额较小、服务要求少的物资采购，信息技术中心采购人员可无需签订合同，直接购买。十、 验收见IT物资管理规定十一、 付款按公司财务管理规定执行十二、 相关表格附件年度IT软硬件购置计划季度IT软硬件购置计划IT设备购置申请表（总部）IT软件购置升级申请表（总部）IT配件、耗材购置申请表（总部）IT设备购置申请表（总部项目）IT配件/耗材购置申请表（项目现场）IT资源租用申请表（总部）IT设备维修、服务申请表（总部）IT设备维修、服务申请表（项目现场）IT采购询价供应商表IT采购评审会议纪要IT采购决标、选商表