[毕业设计精品]论办公协同系统(OA系统)在集团中的应用.doc

*大学本科生毕业设计（论文）信息管理与信息系统在企业中的应用-论办公协同系统(OA系统)在*集团中的应用 总 计 毕业设计（论文）： 29 页表 格： 5 表插 图： 29 幅完成 日期 : 2011-4-23 摘要办公自动化是随着计算机技术、网络技术、通信技术和现代自动化设备的发展而发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术,借助各种办公软件、硬件设备和计算机网络,把人们从繁琐、复杂的办公事务中解脱出来,从而提高处理办公业务的工作效率和工作质量，提高管理水平和决策能力,达到资源共享，推动企业信息化建设。本篇论文即主要说明了信息管理系统-协同办公系统在企业中的应用。以在公司中的日常事务的实际应用为入口，对企业办公中所使用的信息系统进行分析，通过对该信息系统的实际运用，对其各方面进行分析，更深入的了解一个完整信息系统的内部、外部结构，并且对自己所学的知识有更深刻，更形象的了解与掌握，从而将所学的知识与实际进行更好的结合；在实践过程中，结合实际去发现所使用的信息系统与企业管理的契合度，找出优势与劣势，提出流程优化的方案，结合实际业务需求，给出新的系统设计方案，并分析其应用后带来的实际效果，从而提高办公效率。关键词：企业信息化；效率；办公自动化；协同办公系统；实际运用；流程优化；AbstractThe office automation is a comprehensive technology which along with the computer technology, the networking, the communication and the modern automatic equipment's development develops. Its basic task is the use advanced science and technology, with the aid of each kind of office software, the hardware equipment and the computer network, the people from tedious, the complex work business extricates, thus the enhancement processing work service's working efficiency and the work quality, raise the management level and decision power, achieves the resource sharing, promotes the enterprise informationization construction.This paper namely mainly explained the information management system-Coordination work system's in enterprise application. Take in company's everyday concerns' practical application as the entrance, uses the information system for the enterprise work to carry on the analysis, through to this information system's actual utilization, carries on the analysis to its various aspects, a more thorough understanding complete information system's interior, exterior structure, and studies to oneself the knowledge has is more profound, a more vivid understanding with grasps, will thus study the knowledge and actual carries on a better union; In practice, combined with the actual information used to discover and enterprise management systems fit, identify strengths and weaknesses, proposed process optimization program, combined with real business needs, provide new system design and analysis of its application Brought by the actual results, to improve office efficiency.Key word: Enterprise information; efficiency; office automation cooperative office system; practical uses; process optimization;目录引言11 *集团协同办公系统概述21.1 题目背景及意义21.2 OA自动化办公系统及用友协同办公系统概述21.2.1 OA自动化办公系统21.2.2协同办公系统31.2.3用友协同办公管理系统在企业中的应用32 系统分析42.1公司概况42.1.1公司简介42.1.2公司组织结构42.2系统的可行性分析52.2.1技术可行性分析52.2.2经济可行性分析52.2.3运营可行性分析62.3 需求分析62.3.1功能需求分析62.3.2业务流程分析82.3.3数据流程分析82.4系统分析92.4.1总体设计92.4.2详细设计92.5 办公协同系统(OA)在公司的应用92.5.1 主要功能模块介绍92.5.2 个别功能流程详介93 系统的运行环境及附件93.1 运行环境1193.2 系统辅助程序93.2.1 A6精灵93.2.2 标准插件94 协同办公系统在*公司中的实际运用94.1协同办公系统在*公司实际运用中的优势94.2协同办公系统在*公司实际运用中的劣势.94.3 优化模型的搭建与分析94.4改进建议94.5提高办公自动化的应用能效9结束语9参考文献9显示对应的拉丁字符的拼音 字典引言大四时近半年的实习工作，我选择了*集团的子公司-*公司工作。在这个公司，我的职位是公司的行政助理，通过这个岗位，让我接触到公司很多较为核心的内容。通过半年的工作与学习，使我从青涩到成熟，从陌生到熟悉。整个集团公司使用的协同办公系统是与用友公司合作开发的用友致远协同办公系统，通过对该软件的使用，使我对学习到的知识有了更好的应用，并且与工作有了更好的结合。所以我选择这样的题目进行我的毕业设计的论述。第一章 *集团协同办公系统概述1.1 题目背景及意义现如今我国市场经济的发展飞速，大家都有目共睹，一个企业想要在市场大潮中打下自己的一片领域，需要的是竞争力，影响一个企业的竞争能力大小的最重要因素，就是运作效率。所以企业的信息化管理就成为不可逆转的潮流，极大的影响着企业当前的经济实力和未来的发展潜力。1企业利用合适的信息系统进行信息化管理，对企业运作效率的影响会体现在方方面面。1、对员工个人工作效率的影响2、对部门间沟通合作的影响3、对公司日常事务或突发事件的影响4、对公司领导工作的影响所以，企业信息化管理是今后企业发展中不可缺少的一部分，使用信息和知识，使企业低成本、高效率的管理和运作，从而推动企业的业务发展，推动企业的制度、结构、管理上的有效运行，继而推动企业不断向前发展。1.2 OA自动化办公系统及用友协同办公系统概述1.2.1 OA自动化办公系统OA自动化办公系统，OA即是Office Automation的缩写，指办公室自动化或自动化办公，美国麻省理工学院季斯曼教授给出的定义是：“办公自动化是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于传统数据处理技术难以处理的数量庞大而结构又不明确的那些业务的一项综合技术。”在全国第一次办公自动化规划讨论会上，我国的专家学者将办公自动化定义为：“办公自动化是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备之中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。” 2 随着计算机技术的迅猛发展，以提高办公效率为目标户标的办公自动化技术已被广泛应用于各类办公领域，并发挥着愈来愈大的作用。OA办公自动化提高了工作效率，实现办公管理规范化和信息规范化，降低了企业运行成本。对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统(DSS)，通过运用科学的数学模型，结合企业内部/外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统(IMS),利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理信息，把我业务流程，降低经营风险，提高经营效率；对于普通员工而言：OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效地工作。31.2.2协同办公系统在现代企业管理中，办公自动化的应用已经十分普及，协同办公模式的提出，是对传统办公自动化的一个挑战，协同办公作为一种综合性极强的办公模式，能为企业管理的优化带来更大的方便。与传统的企业管理软件相比，协同办公强调在工作中以人为本，管理相关的数据库、文档、各类信息与各项活动，协同办公作为自动化办公的高级阶段，是现代企业管理的迫切需要，同时也是现代企业管理技术与管理理论的综合应用。1.2.3用友协同办公管理系统在企业中的应用用友协同办公管理软件是用友公司针对企业组织不同层次的协同管理需求所开发出的办公软件， 全面覆盖了传统办公软件的公文、行政审批、业务审批、综合办公和公告、新闻、调查、讨论等公共信息，包含邮件、日程事件、计划管理和通讯录等应用功能，并创造性地抽象和提升了人员关联、协同关联、项目关联和业务系统整合等诸多应用，实现了消息、任务、知识和人的互联，实现了以人为中心的信息整合和利用，是全面、完整的协同应用解决方案和组织基于互联网的工作平台。实现不同组织全员信息化应用的协同管理解决方案。4第二章 系统分析2.1公司概况2.1.1公司简介*2.1.2公司组织结构*图2-12.2系统的可行性分析2.2.1技术可行性分析*集团使用的OA协同系统办公软件采用标准J2EE结构，整个系统由Java语言开发，系统配置通过XML技术完成；数据库采用关系型数据库，系统通过JDBC服务连接数据库，使用连接池、对象缓存等多种技术提高系统性能；通信协议采用HTTP、TCP/IP，调用接口采用Web Service，A6精灵通过内嵌浏览器技术和扩展对象插件接口与Office集成，桌面布局通过Portal和Web 2.0 AJAX技术集成，技术架构如下图所示。图2-22.2.2经济可行性分析用友协同办公系统所需的费用主要源于购买软件、硬件、系统开发及维护。总的来说耗费不多，是一个集团企业可以承担的范围。2.2.3运营可行性分析在系统的使用初期由软件供应商派遣相关人员对本公司信息部的系统管理员进行必要培训，初期由供应商派遣的技术员与本公司的系统管理员共同维护，逐渐成熟后由本公司信息部系统管理员完全接手；对于使用该系统的员工，不需要具备特别的技术能力。综上，实施此系统的没有大困难。2.3 需求分析 2.3.1功能需求分析本系统主要用于定位于大中型企业和事业单位及大中型社会团队的高效执行，以组织行为管理、执行力提升、知识管理为核心内容，以实现提高组织绩效的目标。前文已经介绍过，当今社会，信息化时代的到来，管理信息系统将会在推进企业经营效率上起到至关重要的作用。信息量的不断增加使传统的信息处理方式逐渐被淘汰，纸质办公已经很鲜见了，取而代之的是计算机办公，所有的信息数据通过相关的计算机系统来处理，不但数据的正确性，完整性，延续性得到明显提高，而且数据的处理方式更加科学。企业选择办公自动化系统的必要性7一、规范化的管理是企业发展的需要二、提高办公效率和质量，节约办公成本三、可解决远程审批、办公的问题尽管每家公司的业务和职能存在差异，但是办公自动化系统一般均以公文处理和事务管理为核心，同时提供信息通信与服务等重要功能。具体的协同办公系统的主要有六大常见功能需求8：一、支持工作流的应用。所谓工作流就是使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者促使此目标的实现9。二、支持协同工作和移动办公。支持移动办公可以免除时间、地域的限制，随时随地参加到协同工作中去，大大提高工作效率。以君正集团的办公协同系统为例，它同时支持内网及外网的访问，这样，遇到部分外包给外地公司的业务或者人员出差，就可以即时处理，节省工作时间，提高工作效率。三、处理符合文档型的数据。办公自动化所处理信息的载体大多是以文件、报表、信函等形式出现，因此以文档数据库为核心建立，同时选择性的结合关系数据库满足了对“非结构化数据”或“复合文档数据”的处理要求。四、提供电子邮件功能。这是办公自动化系统的基本需求，如在OA办公协同系统中，包含了发文、收文、档案管理、会议管理等，将电子邮件作为统一入口可以大大提高系统用户的易用性。五、继承其他业务应用系统及internet。办公自动化系统一般可以集成一些财务应用软件、电子邮件、WEB发布等，实现了电子商务的进行。六、具有完整的安全性控制功能。该功能是办公自动化系统得以投入使用的先决条件。安全性控制要求一般包括防止非法用户侵入、权限控制、存储和传输加密、以及电子签名。2.3.2业务流程分析2.3.2.1 图例(1)外部实体：(2)处 理：(3)数据存储：(4)物或单据：(5)物或信息流：2.3.2.2业务流程图新建、修改申请信息员工查询审批后结果通知申请信息表单高管查看/审批图2-32.3.3数据流程分析2.3.3.1 图例(1)外部实体：(2)数据流：(3)数据存储：(4)加工：P0企业协同办公信息管理系统普通员工管理员高管2.3.3.2 数据流程图 申请信息 高管 普通员工 管理操作信息 高管审批信息 审批信息 员工申请信息图2-42.4系统分析数据库 2.4.1总体设计新用户身份验证用户登陆用户类型申请信息 普通员工 高管审批意见各类表单信息审批通知备份.图2-52.4.2详细设计协同办公信息管理系统2.4.2.1系统功能模块图管理员用户数据库管理用户管理个人设置会议管理个人设置申请管理文件管理添加删除修改删除接收发送修改删除接收发送修改删除修改发送接收图2-62.4.2.2产品安全设计现代信息管理中系统和数据是否安全一直是信息化建立的最大问题，不安全的因素可能来源于各种各样： 可能是有意的，也可能是无意的；可能是来源于企业外部的，也可能是内部人员造成的；可能是人为的，也可能是自然力造成的。 总结起来，大致有下面几种主要威胁：l 非人为、自然力造成的数据丢失、设备失效、线路阻断l 人为但属于操作人员无意的失误造成的数据丢失l 来自外部和内部人员的恶意攻击和入侵前面两种的预防基本相同，可以加强企业内部的管理，可以规范操作来减少这种不必要的损失。 最后一种是当前Internet网络所面临的最大威胁，是电子商务、政府、企业、个人上网等顺利发展的最大障碍，也是企业网络安全策略最需要解决的问题。图2-7基于internet技术并布局与可以通过internet访问的系统，安全性的要求很高，支持多级多种安全管理解决了这一问题。通过数据库安全性、系统数据安全性、应用服务器安全性、传输安全性、身份确认逐渐保证，同时提供身份认证插件保证客户安全l IP控制：通过配置，可以达到限制IP，控制到某个IP。某个时间段登录协同管理系统l 验证码：在用户名和密码支持外，系统随机产生验证码，一同验证登录用户2.4.2.3数据库设计(1)ER图该系统的实体有：普通权限用户、系统管理员、高层领导、公告/表单申请；关系有：管理、属于、发布、审批。·全局ER图通告、公文、申请等新建用户 nn n n管理管理员管理 1 n 1 n 管理 发布审核 1企业 1 1 图2-8·普通权限用户实体及其属性性别姓名部门联系方式员工号用户职务级别岗位名称权限图2-9·管理员实体及其属性姓名员工号系统管理员图2-10·信息表实体及其属性表单类型表单号申请信息表发起人发起日期2-11(2)数据库逻辑结构设计用户(员工号，姓名，性别，部门，职务级别，岗位名称，联系方式，权限)；管理员(员工号，姓名)；申请信息表(表单号，发起人，发起日期，表单类型)(3)主要数据表设计表2-1·用户表 字段名称 类型 长度 字段说明GH 数字 50 员工号XM 文本 50 姓名XB 文本 50 性别BM 文本 50 部门ZHW 文本 50 职务级别GW 文本 50 岗位名称QX 文本 50 权限MM 数字 50 密码表2-2·管理员表字段名称 类型 长度 字段说明Admin 数字50管理员编号 Admm 数字50管理员密码表2-3·申请信息表 字段名称 类型长度字段说明BDH 数字 50表单号FQR 文本 50发起人RQ 数字 50 发起日期LX 文本 50 表单类型2.5 办公协同系统(OA)在公司的应用如第一章概述中所说，协同办公管理解决方案可以辅助决策层即企业高层更好的把握企业发展方向、掌控全局、提高整体工作效率；使中间管理层更高效协同工作、资源共享、理清责任；帮助经营层的人员明确任务、督促执行到位。图2-12 2.5.1 主要功能模块介绍(1)协同工作可以引用或自定义工作流程、发起协同事项并管理协同。包括：新建事项、待发事项、待办/已办事项、超期督办、流程管理。图2-13(2)表单应用可以查询表单、跟踪表单或统计表单，实现数据采集、统计的需求。由运营主管在这里制定表单模板，以便普通权限用户在协同工作中调用固定系统模板进行日常申报。图2-14(3) 公文管理可以满足单位发布公文、接收公文及档案管理的需求。包括收文管理、发文管理、公文查询、公文督办、流程管理。图2-15(4) 电子邮件初始化使用时需设置邮箱。图2-16设置成功后就可以使用新建邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱这五个项目并且可以查找邮件。图2-17(5)文档管理可以归档保存日常工作中用户认为比较重要的协同文件、查询单位文档等。包括：我的文档、单位文档、公文档案、项目文档、综合查询。图2-18(6)日程/计划/会议记录个人日程安排，查看他人日程安排；会议通知等。在这一功能模块中，日程事件是尤为重要的，因为衡量个人或部门工作绩效问题就是由此为主要参照依据的。这一功能模块包括：我的计划、计划管理、日程事件、会议管理。图2-19(7)公共信息这里是集团向整个公司内部发布的公共信息的园地。图2-20(8)综合办公这一模块主要由集团或个子公司的综合部使用。主要进行外出车辆申请、办公设备或办公用品的申请及领用、图书资料借阅等工作。由申请者发起申请，由综合部工作人员统一调配。图2-21(9) 其他在个人设置模块中，可以设置个人相关的信息，如密码设置、代理设置、信息转移设置和个人模板管理；在在校交流模块中，可以实现在线即时通讯；在常用工具中，可以运行综合查询、员工通讯录、外部联系人、万年历、计算器等功能。2.5.2 个别功能流程详介以*公司某合同的付款审批为例。·在新建事项中调用固定协同模板发布审批单图2-22审批流程自动生成为：图2-23界面自动跳转为系统表单：图2-24填写好表格中所有的必填项后，就可以点击“立即发送”，等待领导的批示。当审批流程进行到总经理审批完成后，该项付款可否执行，如何执行就已经有了结果。图2-24这时，将之前提交申请的表单及他人意见打印出来，请各节点部门负责人签字，就可以执行了。第三章 系统的运行环境及附件3.1 运行环境11(1)服务器的软硬件配置·硬件配置(200个用户以上)：表3-4推荐配置数据库服务器端应用服务器硬件CPUP4 至强2G以上P4至强内存2G1G硬盘72G SCSIIDE/SCSI网卡1000M100-1000M·操作系统：Win2000、Win2003、WinXP、Linux，支持IE6.0和IE7.0（IE7.0需要在登录页“辅助安装”中下载安装IE7控件），目前不支持Vista操作系统做为A6服务器。 ·数据库为Mysql，所用服务为Tomcat。建议采用专用、独立服务器。(2)客户端的软硬件配置表3-5推荐配置服务器端客户端硬件CPUP4 1.6GPII赛扬400内存1G256M硬盘80G，同时取决在线人员多少无要求网卡10M/100M/1000M10M-100M软件操作系统中文，Windows 2000/2003/XP，LINUX无要求浏览器IE 6.0以上同左应用服务器支持J2EE标准的服务器Tomcat、Weblogic无要求数据库MySQL4.0.24版本无要求网络设备网络交换机3.2 系统辅助程序3.2.1 A6精灵·托盘管理：将操作最小化，在图标的托盘处可以进行发送协同、公文操作，进入到我的文档和单位文档中；设置手工登录、自动登录、开机登录三种登录协同方式。·Office打通：在word和Excel文件中嵌入A6精灵，在编辑文件后可以直接通过A6精灵发送到协同、公文，上传到文档管理中。3.2.2 标准插件·Office插件·用友U8插件(财务专用)·短信插件·身份认证插件第四章 协同办公系统在*公司中的实际运用4.1协同办公系统在*公司实际运用中的优势一、协作管理环节该环节以“人”为本，以工作流为载体，以工作事件为线索完成公司内部不同协作事务的管理，做到事事有据，人人有责，显著地提高组织工作效率和执行力，具有高度的灵活性和严密性；方便全程管控，实时反馈，强化结果，减少过程信息衰退，提升整体绩效。图4-25二、审批管理环节审批是公司中出现频率最高的管控行为。审批管理中心通过系统中可自定义的电子表单（格式、模板）与图形化工作流（角色、流程、权限）的组合，提高公司管理的规范性和可控性；可以通过远程电子审批方式， 提升组织的决策反应能力。图4-264.2协同办公系统在*公司实际运用中的劣势.劣势一、由于*集团引进的用友协同办公系统是针对整个集团的使用情况来制定的，即偏向于能源化工类企业所用，所以具体到*公司，这套协同办公系统有很多地方不适合；劣势二、整个系统的最大承载量是200人同时在线。当系统达到200人在线时，其他人就不能够登陆OA系统进行办公，这大大影响了办公效率，一些员工上交了申请需要在线等候，以便审批结果下来后马上执行或采取相关行动，这样的情况多了，就会发生其他需要登陆OA的员工不能够及时使用的情况。劣势三、目前公司使用的办公协同软件还会与其他财务软件结合使用，如浪潮。在与其他办公系统相结合时，电脑的操作系统会由于不兼容的问题出现系统紊乱的现象。4.3 优化模型的搭建与分析在我们发现协同办公系统在实际运用中的优势与劣势后，要改进协同办公系统，就要从运行模型上进行优化设计，从而达到改进效果。经过优化后的协同办公系统应分为五个层次：技术实施、目标实施、应用咨询、应用服务、应用规划。应用规划：战略规划 实现协同办公成本及费用最优，最佳应用于实践应用服务：绩效体系 各种协同服务指标、决策支持、公司管理应用咨询：业务流程链 优化管理、业务集成、提高管理效率、节省成本以及信息共享目标实施：协同办公建设 推动企业协同办公建设、降低管理成本、实现业务提升技术实施：管理集成 构建协同办公一体化模型，实现管理手段、管理工具的现代化集成图4-27在协同办公系统的平台设计模型中，主要是解决协同软件平台模块的搭建，这个平台的简历是在原有企业规划的前提下建立的，原有企业规划是战略上的，应该具有前瞻性和长期性，在现有业务流程链、绩效体系、管理信息集成的基础上形成适合本企业的协同平台框架。建设好的协同管理平台再按照协同办公应用的优化层次开展工作，两者结合就能达到协同的最佳效果，即协同办公的优化模型创建。12协同应用咨询(业务流程链)目标实施：协同办公平台建设协同应用服务(绩效体系)企业规划: 战略规划协同技术服务(管理信息集成)图4-284.4改进建议一、用户登陆后，依据用户信息进行用户类型分流，设置用户权限，不同中公司类型对应不同种协同办公系统，进行资源的有效利用。二、实现离线托管功能，减少系统承载力的负担。三、增强与其他系统管理软件的兼容性。结合公司实际，同软件提供商紧密合作，及时提出有益建议，提高协同办公系统与其他系统软件的兼容性。4.5提高办公自动化的应用能效企业已经实现人手一台电脑的良好工作条件，相关办公软件随着经济业务的发展，也在不断地更新和完善。但是，其中部分拥有办公自动化条件的企业没有充分发挥办公硬件及应用软件的功效，还有待进一步提高办公自动化水平。在倡导员工自动化办公的同时，还应注重相关运用能力的培训和管理。1 提高认识，激发员工实现自动化办公热情首先要让大家明白办公自动化系统是实现企业办公现代化、信息资源化、传输网络化和决策科学化的信息系统,可以为大家的工作带来便利。同时，让员工了解掌握办公自动化系统实现的基本功能，即事务处理、信息管理和辅助决策三种功能，体会办公自动化的积极作用。其次发挥领导效应，形成办公自动化强势推行态势。领导带头使用办公自动化系统操作流程，带头运用办公自动化系统办公，带头执行电子公文运行的管理规范，积极鼓励、严格要求本单位员工使用办公自动化系统，积极做办公自动化系统的倡导者、学习者、使用者和推广者，将会使办公自动化的应用效能得到极大提高。2强化制度管理，规范自动化办公行为办公自动化往往需要多个部门、多个岗位协同完成工作流程，为保证办公软件系统的有效运行，建立落实相关的管理制度是一个重要环节。首先要建立软件系统运行的相关规定和制度。进一步明确办公自动化系统的管理维护和应用的责任分工，同时对各类信息的发布模块进行明确界定，对工作处理中的每一个环节明确具体标准。同时，改变业务工作中电子和纸质双重考核的现有模式，将工作人员自动化办公的及时性和准确性纳入目标绩效考核中，建立利用办公自动化系统和实地考核相结合的内部监督管理制度。使办公自动化系统逐步成为相关工作人员高效、安全的协同工作平台和得心应手的有力办公手段。通过办公自动化系统建设过程，梳理、优化、改善相关业务流程，简化办事程序，提高办事效率。3全员培训，提高办公自动化应用效果抓好全员培训，首先要做好四类人的培训工作，即部门领导、办公室主任、系统管理员和文档管理员。确保各部门最终实现全员培训。形成一种工作习惯，让人人熟悉办公自动化。结束语办公自动化系统的建设和应用对提高企业管理工作的效率和质量，促进企业由“管理信息”向“信息管理”转变，具有十分重要的作用。我们必须充分认识推广使用办公自动化系统的重要性，抓住公司实施“信息化登高计划”的机遇，密切与有关部门的沟通、研讨，不断完善系统功能，不断提高系统的应用层次，使办公自动化系统在业务流程管理、标准化管理、绩效管理、知识管理以及决策管理等企业管理工作中发挥更大的作用。参考文献1 顾永才著 企业信息化运营第1版.北京：同心出版社.2000.3.1-612 勒中坚著.计算机办公自动化.第1版.北京：中国商业出版社. 2001.2.1-8 3 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