用友T6协同办公系统解决方案.doc

用友T6协同办公系统解决方案用 友 软 件2010年9月目录1 概述31.1 组织行为管理和协作的工作平台31.2 什么是协同管理软件32 用友T6协同办公系统解决方案62.1企业办公管理问题62.2 系统总体方案72.3 系统建设目标102.4 系统技术特性103 用友T6协同办公系统功能介绍153.1 功能特色153.2 电子办公桌183.3 协同工作183.4 公文管理203.5 文档管理223.6 公共信息243.7 综合办公253.8 电子邮件263.9 日程计划会议273.10 人事档案管理283.11 关联项目293.12 关联人员313.13 关联系统313.14 OA精灵323.15 系统管理344 用友T6协同办公系统效益分析354.1 提升企业执行力354.2 提升团队工作效率354.3 实现知识管理364.4 辅助文化建设364.5 有效节约费用364.5 整合IT系统信息资源371 概述1.1 组织行为管理和协作的工作平台协同泛指组织中多人共同完成同一事务的行为方式和过程，是组织行为的基本模式和状态，有了协同，组织才可以完成单人不可能完成的许多任务，协同是组织存在的基本理由。随着组织的发展和进步，组织越来越需要高效及时地沟通信息、传达命令、请求决策、共享和复用知识等等诸多协同行为，这些建立在报告、单据、文件纸上的协作随着互联网产生了新的协作方式和工具。T6协同管理软件就是适应这种要求的精品化的产品应用平台，它提供给组织一套部署于互联网下的，组织团队协作、信息沟通、知识共享，结果管控的工作平台，涵盖了我们工作中的各种制度流程的执行、业务的审批、公文的管理、个人工作的时间管理，团队的事件协作和共享等。我们期望通过T6协同管理软件实现随时、随地、任何方式对任何事找任何人的协作，这就是T6协同管理的含义。总之，凡是组织行为管理，个人、部门、单位等的计划、控制、执行、监督、公告等各种管理行为都是我们T6协同管理软件关注和发展的对象。综合来看，T6协同管理软件在强调“易用、适用、好用、安全”地进行组织级的管理和协同的同时，以人为中心，实现更加友好、人文的管理和组织规范协作，成为重视组织管理、愿意提升组织效率、有品位的管理者喜欢的组织级管理工具，是政府、企事业单位普及信息化的有效的平台和工具。1.2 什么是协同管理软件与今天的以 ERP、CRM等企业管理软件更多的是从面向业务、面向业务逻辑、面向结构化信息的管理思路出发来构建的软件不同，协同管理软件面向企业管理中的人进行构建，以组织中的“人”为中心进行管理信息和资源的组织，强调组织中的“人”通过互联网进行互动、沟通、协作、交流，通过表单走流程的方式解释制度的执行和监控；通过日常的各种协作完成组织知识的积累和存储，通过集中共享的方式方便组织信息的利用；以传导组织价值、理念和工作成果、命令等为主的信息发布、呈现支持组织文化和组织管理，提升团队凝聚力和执行力。我们平常处理的大量信息都是面向人的，如给领导报一份报告，提交一份申请等，是面向角色、面向行为规则的非结构化信息，这部分信息具有分散、跳跃、信息离散的特征。协同管理软件正是以这些信息为主要管理对象，结合组织中“人”作为中心要素，通过人与人、人与事、事与事的相互作用过程即协同过程，完成信息积淀为组织知识的过程。基于这些方面的探索和研究，用友形成了以互联网技术、通信技术、工作流技术、知识和文档管理技术、门户、无线应用，结合组织级管理技术形成了协同管理的技术支撑体系。我们注意到，通过多年来的发展，协同管理软件已经成为管理软件的一个独立的分支，形成与业务管理软件相辅相成的管理软件体系，成为组织中适用人群最多，适用范围最广，应用价值越来越显现的软件系统，为组织的发展创造出更大的价值。用友T6协同管理工作流技术互联网技术无线应用技术组织管理方法知识管理方法协同软件得到快速发展，这是在互联网支撑下管理软件的一次变革，这样的变革也切合企业管理软件从面向“业务”到面向“决策”，再到面向“人”的回归和发展，是组织管理技术在新的世界变平的情况下的必然选择。事实上，不同的国家、不同的地区由于法律、政策和文化的原因，很难有一成不变的业务工作模式，而组织不变的正是变化的组织模型、不断调整的工作流程、不断更新的信息系统等这些“变化”，而其中最灵动的“人”必须以非常重要的位置呈现出来，成为管理的主体和信息化的中心，这正是协同软件的优势所在。协同管理软件是对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行管理的软件。它有三个显著的特征：第一是以“人”为中心，以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用；第二是以“组织行为”为管理根本，即对组织行为中的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理；第三是以管理组织中的“执行”信息为对象，以其中占信息总量80的“非结构化”信息为重点。协同软件依据不同角度有不同的分类方式，从它的表现形式来分可以分为：协同工具软件、协同平台软件，协同应用软件三种类型。 协同工具软件：是指可独立运行、功能相对单一、应用非常简便的辅助工具型软件。如：电子邮件系统软件、即时通信系统软件、视频会议系统软件等。 协同平台软件：是具有协同化的技术和应用架构，包括开发工具、应用中间件、开发环境等，可以让独立软件开发商或最终用户在此基础上进行协同应用开发的平台性软件。主流代表有：IBM Workplace、Microsoft .net的套件和基于J2EE的技术平台等三大技术流派。 协同应用软件：是指提供给团队组织用于实现协同化管理的最终应用软件。它面向应用，既要符合团队组织共同的协同应用特征，又要满足个性化的协同管理需求。用友就是专注于协同应用软件这一领域的产品和服务提供商。2 用友T6协同办公系统解决方案2.1企业办公管理问题u 全纸质办公模式存在问题：每年传真、打印和人力费用高昂，大量纸质文件既不好管理，也不便于查找；打印机、纸张浪费惊人；办事人员的日常工作中，大量时间消耗在文件的传递、校对、调整、打印中，人力资源浪费严重，而实际效率较低。u 纸质单据手工审批存在问题：规模较大的企业，各项审批流程比较复杂，加之地域分散，导致审批时间过长，且使很多制度的落实无法有效监控，尤其是一旦审批流程中的某个负责人出差，则一个审批可能会拖上很长时间，工作会受到很大影响。u 电话、传真、EMAIL实现远程联系存在问题：人员沟通效果无法保证，由于缺乏有效的沟通工具，只能通过电话、email等方式进行联系，沟通效果不好，结果无法有效保证，且成本高昂。u 大量的会议，无休止的讨论存在问题：由于公司部门众多，地域分散，会议的召集费时费力，大量人员的来回往返成本高昂，会议决议的落实跟踪不易掌控。基于此，为了提升公司管理，促进企业发展，企业需要利用信息技术，打破各种信息孤岛和资源孤岛，将各种经营主体紧密联结在一起，将多元化的业务过程和各职能过程集成为一个综合的信息管理系统，实现数据间通畅无阻的交换与运算，减少信息流转中间环节，形成企业办公、信息交流、业务管理的统一信息化，并给管理者提供一个通畅的了解企业、业务情况、发布管理决策的平台。2.2 系统总体方案现代企业中有许多流程工作的执行是创造企业利润的重心，找出并且确认哪些流程是企业获利的主要核心任务，再将这些核心流程最佳化，以取得在市场生存致胜的竞争力，是企业在未来市场中能否持续发展的重要课题。用友T6协同管理系统为企业提供办公解决方案，帮助企业在统一的企业信息平台上实现了对公文，销售，人员，项目，行政、采购等多方面的管理，它以消除企业内部的各类信息孤岛，实现企业各部门、各人员之间的信息共享和协同工作为目的，创建了一个集成的、统一的、协调运作的协同办公平台以提高企业管理水平和运营效率。协同办公可以辅助决策层即企业高层更好的把握企业发展方向、掌控全局、提高整体工作效率；使中间管理层更高效协同工作、资源共享、理清责任；帮助经营层的人员明确任务、督促执行到位。协同办公解决方案的特点包括：超越传统OA：不仅包含传统OA的所有内容，更在横向上进行了扩充，纵向上进行了深化，涉足企业经营管理的几乎所有的方面，应用完全集成，无需企业重复购置； 基于流程：建立一个动态的、规范的、平滑的和高效的流程体系，以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转，并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新；基于文档的：提供知识管理所需的完整的工具、存储库和共享借阅场所；帮助企业对相关的知识资源进行高效、有序的管理；让所有事件的信息得到存储；让企业信息得到沉淀和积累；让所有人都能快速而方便地把自己掌握的经验技能以恰当的方式共享；传播相关的资料给合作伙伴。基于互通的：建立企业信息网状管理体系，用户可以通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提取整张信息网；实现了应用的集成化，例如文档管理、邮件管理、协同工作等都是完全结合在一起的整体，跨部门、跨区域、任务的工作可以在统一规划、统一调度和高效共享及交流下完成。任何一个信息系统应用与建设是解决企业实际管理问题、实现企业信息化目标的手段与工具。针对上述项目背景分析与信息化目标，企业协同办公系统需要用协同工作管理机制来重建企业运作空间，用流程管理机制来规范行政管理流程和业务管理流程，用信息门户技术整合企业信息资源，用知识管理机制来进行知识资产的整理利用，打造企业“六台合一”的综合协同办公管理平台：图： “六台合一”的综合协同办公管理平台n 统一集成工作平台企业各级领导与人员都以协同办公系统作为工作的主要平台，平台除了集成本项目各种办公应用，还具备充分的扩展性，能够链接与集成目前与未来各种专业业务系统，使所有用户在统一的界面上使用不同的软件系统。并且，平台的集成框架具备个性化定制能力，可以按照不同部门、不同领导的需要，为不同类型的用户实现不同的界面风格与定制不同的软件功能使用权限。通过网络与通讯平台的支持，使出差或外地人员可以随时随地实现移动办公。n 统一信息发布平台协同办公平台也是一个内部信息发布系统，为信息发布交流提供一个有效的场所，实现企业内部各种信息（办公信息、文件、函件等）的统一管理和发布，以及个性化的服务。平台也支持发布互联网上的各种信息，包括行业信息、社会信息等。n 统一实时通信平台提供了点对点或点对多个点的信息通讯的功能，包括电子邮件、即时通信、短信收发、留言、意见征询、文件传阅等等，它为企业提供快捷、灵活、方便的信息传递机制，实现了用户文件共享、文字信息、语音信息、视频信息的传递及积累；系统中的工作流以及待办事宜等信息可以发送到相关人员的手机上，解决外出工作人员的后顾之忧。n 统一流程整合平台实现企业内各种业务工作与管理工作的电子化流转，范围基本覆盖了纸质办公时期的所有工作流程类别，各种工作流程均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，并采用尊重工作人员传统办公习惯的人性化设计，真正顺利实现无纸化办公。n 统一信息集成平台集成与汇总企业各部门、各下属公司目前与未来各种业务系统独立的、静态或者动态的业务数据，包括财务系统、HR系统等，并进行统一的统计分析，为企业领导决策服务。这些数据、信息还可以集成到工作流平台中，使用户能有效获取处理信息，提高整体反应速度与工作效率。n 统一知识管理平台系统利用长久积累的信息、文档、知识资源与专家技能，改进行动决策能力、快速响应能力、提高工作效率和企业整体素质。平台将传统的垂直化领导模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”模式，使普通员工与管理层之间的距离在物理空间上缩小的同时，心理距离也将会逐渐缩小，提高企业协作能力，将人从繁琐的事务、森严的等级、刻板的环境中解放出来，最大限度地释放人的主观能动性。2.3 系统建设目标方案总体设计思路采用集中部署、分布式应用架构，项目建设目标如下。1）、实现企业数据共享，基本解决信息孤岛问题。不同业务的基础数据做到一次录入，跨部门、跨业务系统重复使用；2）、提供可靠的、可追查的公文流转平台，有效的缩短公务处理的周期，加快公文流转过程，减少路耗、找人、等待等中间环节，保持公务处理渠道的畅通；3）、打破时空及地域限制，实现无纸化办公，远程办公、异地办公、移动办公；4）、通过信息网络平台，提高信息统计和分析的水平，为领导提供准确、实时的预测和决策的辅助支持；5）、提供完善的信息交流机制，方便集团企业、分子公司和员工之间日常办公及业务信息的交流和管理，实现业务办理互联互通，信息数据共享；6）、充分利用现有建设好的网络环境及已有的网络配置资源，充分地保护已有的信息化投资；2.4 系统技术特性T6协同办公系统采用B/S体系结构，基于J2EE规范开发，同步国际的SOA和WEB 2.0技术，跨平台、支持多种应用服务器。采用工作流、知识管理、互联网、无线应用等核心技术，同时采取国际领先的多层安全技术认证和安全管理机制，全面保障信息数据安全可靠。系统经过严格测试，单服务器满足2000人注册，600人同时在线的应用，系统对于更大规模的集团型大型企业和组织提供分布式集中解决方案。集成性与知识库遵循总体的开发规范和接口标准，考虑和现有部分应用系统的接口，以保证系统结构的完整性和信息的一致性。用友T6协同管理产品所有的模块和功能的信息分类符合信息定义的统一规范，实现了协同信息（包括流程、正文、附件、批阅信息而构成的复合结构）、计划（固定周期计划、非周期计划、项目计划）、会议（发起、纪要、人员）、公文（发起、接收、流转）、文件（各种上传文档）全部归入文档资料，自动积淀和规范企业知识体系，形成一套集成在一起的统一的文档资料，方便对文档资料的调阅。经济性和冗余性产品设计高瞻远瞩，有自主知识产权的流程驱动内核、表单定义体系、文档结构规范，同时紧贴用户需求，利用已有的、抽象出来的组件和内容管理系统，集成化地部署用户的应用。当需要新的业务应用或者增值服务时，可将费用降低到最低。基于经济性的考良，系统产品安装的数据库为MYSQL（被大量网站采用，性能可靠、稳定）、中间应用层采用TOMCAT和自主开发的组件。系统采用经过验证并经用友严格测试的基础低成本中间件，保证了系统的部署经济性和总拥有成本。安全性、稳定性产品提供有效的安全保障机制。用户验证和用户授权保证数据访问层、组件层和页面层的安全。通过完善的日志系统，记录整个系统的运行状况。采用开放的跨平台技术，用户可以根据自身要求和当前状况选择硬件平台和操作系统平台，维护和排错迅速，运行稳定可靠，模块化设计保证重要数据的完整性、一致性和可恢复性。系统健壮性办公数据和业务信息系统的数据，支持先进的存储管理系统，支持数据的在线备份，提供备份和恢复策略，确保办公正常运转。同时，系统经过严格的产品测试和验证，完成了包括功能测试、性能测试、逻辑测试、用户测试和压力测试在内多角度的验证。高性能整个产品在结构设计、组件代码设计和安装配置上，充分考虑系统的性能。主要包括：多线程技术、数据的优化访问技术、重定向技术、内存管理技术、缓存技术、系统级参数调制。通过这些技术，使用友协同管理系统能够满足应用服务能力的线性扩展和流量均衡，以保证在大事务量、大数据量的环境下的需求。通过操作系统系统级和应用级对群集技术的支持，提高服务器的高可用性，以保证在个体服务器或服务出现故障时，办公应用和服务不受影响。高可维护性产品提供完善的图形界面，完成安装、部署、配置、监控的任务，支持基于浏览器的软件分发，方便系统的功能补充和添加补丁，从而保证高度的可维护性。另外还专门设计了性能测试与维护工具，便于对疑难问题进行诊断，在适当时候可以提供给技术支持人员作维护工具。系统所有的部署和维护升级全部基于非IT的行政办公人员设计，对系统的维护和支持要求很低，同时通过强大的维护支持体系保障对用户的应用支持。可扩展性产品能提供一组用于响应来源于WEB系统请求和访问业务的应用接口，这些接口包括：插件接口标准、数据库访问接口、基于XML的数据交换标准、专属的内容管理系统接口、商业逻辑访问接口流程应用接口。产品自身可以运行在伸缩性不同的操作系统上，产品本身逻辑上为同一整体，部署时则可以采用分布式结构，因而具有良好的可扩展性，适应庞大的企业机构的分布式的应用。系统适应性产品具备高度的适应性，适应企业应用的现状，在细节上，加入了许多贴近用户使用习惯的设计。考虑到我国现有的计算机应用水平，系统的易用性也被放在了重要位置。产品提供简单直观的配置功能，以适应企业内部数据结构的变化。跨平台支持基于HTTP协议和B/S结构，稳定运行于所有的支持JAVA的平台，支持与其它网络操作平台无缝链接，在服务器端（SERVER）目前已知的平台有：MICROSOFT WINDOWS系列：WINDOWS 2000全系列、WINDOWS XP全系列、WINDOWS 2003全系列。LINUX：TURBO LINUX、红旗LINUX（内核版本要求为V2.40，坚持JDK 1.4、对最新硬件网卡等全面支持）。安全设计现代信息管理中系统和数据是否安全一直是信息化建立的最大问题，不安全的因素可能来源于各种各样：可能是有意的，也可能是无意的；可能是来源于企业外部的， 也可能是内部人员造成的；可能是人为的，也可能是自然力造成的。 总结起来，大致有下面几种主要威胁：l          非人为、自然力造成的数据丢失、设备失效、线路阻断l          人为但属于操作人员无意的失误造成的数据丢失l          来自外部和内部人员的恶意攻击和入侵前面两种的预防基本相同，可以加强企业内部的管理，可以规范操作来减少这种不必要的损失。 最后一种是当前Internet网络所面临的最大威胁，是电子商务、政府、企业、个人上网等顺利发展的最大障碍，也是企业网络安全策略最需要解决的问题。基于internet技术并布局与可以通过internet访问的系统，安全性的要求很高，用友T6协同办公软件充分考虑了这些安全的要求，支持多级多种安全管理。通过数据库安全性、系统数据安全性、应用服务器安全性、传输安全性、身份确认逐渐保证，同时提供身份认证插件保证客户安全。l          IP控制：通过配置，可以达到限制IP，控制到某个IP。某个时间段登录协同管理系统l          验证码：在用户名和密码支持外，系统随机产生验证码，一同验证登录用户l          加密锁：用友产品提供用户端加密锁，只有带有加密锁的用户才可以访问协同管理系统，适用用于内外网分开控制l          支持CA中心，实现证书发放，收回l          建立安全电子公文：用友可以集成第三方提供安全公文，采用经过国家主管部门鉴定和认可的密码算法和密码模块，如PCI数据密码卡、USB数据密码机、PCMCIA安全PC卡等，综合运用对称和非对称密码体制，结合数字证书、数字信封、电子盖章、身份认证、授权访问等安全技术，对电子公文和电子印章的存储、传输和使用进行全程加解密和签名验证。真正满足了通过网络传输公文时所要求的准确、及时、安全、保密等条件，可以广泛应用于党政机关和企事业单位的公文交换、传输领域。3 用友T6协同办公系统功能介绍3.1 功能特色一、协同工作，把控全局T6协同以“人为中心、事件驱动、流程导航、内外互通、应用整合、集中共享”的协同工作模式，解决了企事业单位日常工作中80%的事务、事件的处理，通过刚性与柔性、共性与个性相结合的方式，满足不同工作管理需求。协同事件发起、处理、归档一气呵成，满足不同工作管理需求，可显著提高工作效率和执行力。二、公文管理，易用完善全面遵循国家公文管理规范，兼顾个性化设置。支持国家13种标准公文种类，功能强大，体系完善，具备完善的成文、审批封发、传阅办理督办、公文交换过程管理功能，支持痕迹保留、手写签名、电子盖章功能，完全以用户实际应用场景和应用方式为导向，界面操作符合公文业务人员办公习惯，学习量小。 三、知识管理，集中共享以灵活的文档管理机制把单位、部门、项目及个人等文档、信息一体化集成管理，并通过多级档案管理员设置和自由定义分类严密灵活的权限体系来实现多层次、多角度、多范围、多对象的文档全面共享管理，实现高效的知识传递、转移，是您团队能力提升的新手段。四、信息互通，内外互动首创邮件与协同的互通，实现组织内部系统和外部信息双向互通、互动，弥补了邮件系统流程单一、点对点、非集中共享的工作缺陷，大大丰富了信息的传递手段和处理方式。可将协同转发邮件、转存文档、转发公告，真正实现了信息传递内外互通，张弛有度，让您的信息“活”起来。五、信息关联，集中呈现通过T6协同提供的关联项目、关联人员的功能，实现了对信息组织高度集成和优化，把您工作中高度关注的“人”或“事件”的信息有效关联起来，集中呈现和管理，关联是信息组织高效的创新应用模式，极大的提升了信息整合加工的有效性，会是您的好帮手。 六、实时通信，移动协同通过集成的实时通讯平台（GKE），把对您需要的提示信息推送到您的“桌面”，并可通过信息转移的方式发送到手机、PDA等外设，实现了移动协同管理。同时也可通过在线QQ及时便捷的在线交流，信息传递，随时直达，大大提高您信息处理的及时性。 七、整合应用，消除孤岛提供可选择的扩展功能应用插件，无缝安装后集成在标准产品中，系统提供痕迹保留、公章签名、综合办公、腾讯RTX等应用插件，满足个性需求。通过简单的参数配置，门户应用能将如用友ERP、NC、eHR系统、您的网站以及其他任何基于B/S构架的系统连接在一起，从而有效整合信息孤岛，共享信息。 八、技术先进，安全可靠采用B/S体系结构，基于J2EE规范开发，同步国际的SOA和WEB 2.0技术，跨平台、跨数据库、支持多种应用服务器。采用工作流、知识管理、互联网、无线应用等核心技术，同时采取国际领先的多层安全技术认证和安全管理机制，全面保障信息数据安全可靠。 九、快捷部署，易于维护通过强大灵活的系统管理功能可实现组织机构、流程、岗位、职务、人员及权限配置，快速完成客户化设置和动态配置，通过表单模板和流程规则的定义，充分满足用户个性化需求，可融入您的管理思想和管理规范，构建真正属于您的协同工作系统。系统管理维护工具全面，具备远程升级、服务和维护功能，轻松方便，大大降低维护成本。T6协同办公系统功能一级功能功能描述协同工作新建事项、待发事项、已发事项、待办/已办、超期督办、流程管理、条件分支流程、振荡回复、关联协同、流程节点时间管理公文管理收文管理、发文管理、签报管理、流程管理、公文查询、公文督办电子邮件新建邮件、收件箱、发件箱、草稿箱、垃圾箱、查找邮件文档管理我的文档、单位文档、项目文档、综合查询日程计划会议计划管理、日程管理、会议管理、我的计划、计划管理、日程事件、会议管理、资源查看公共信息公告、调查、讨论区、新闻、发布&查看（公告、调查、讨论、新闻）、公共信息管理人事档案管理档案管理、业务管理、统计查询、自定义信息、日志管理、HR操作员管理双首页单位首页：新闻频道，公告调查，单位知识文档， 最新讨论、领导日程个人首页：常用文档、我的日程、关联人员、关联系统、关联项目、我的文档、我的模板、待办事项、跟踪事项、日程事件、待办公文、单位首页配置、个人首页配置辅助工具常用工具：员工通讯录、外部联系人、计算器、万年历、常用连接个人设置：修改密码、个人信息设置、个人模板管理、关联系统设置、关联人员设置、关联项目设置、代理设置、信息转移设置、邮箱设置、关联人员、个人主页设置、个人风格设置OA精灵：切换首页，发送协同、发送公文、切换到我的文档、切换到单位文档、登录设置、Office打通（Office2003和Office2007适用）、文件批量上传系统设置基础设置：组织机构、职务级别、岗位名称、人员及权限设置、自定义组设置、批量导入、首页及风格设置、工作管理权限设置、时间节点设置应用设置：系统模板设置、节点权限定义、格式设置、公共信息设置、公共资源、邮件设置、常用词设置、项目分类设置、公文基础设置管理维护：系统配置开关、消息清理、流程清理、关联系统设置、印章管理、分区管理、日志统计、自定义权限设置泛组织应用： 职务级次访问限限制、 外部人员访问&授权控制、系统组授权访问、自建流程分类岗位选择公文应用：公文文号设置、套红模板、稿纸模板、公文基础设置、公文流程模板3.2 电子办公桌通过双首页满足企业日常办公的基本需求。个人首页以“人”为中心，通过事找人、人找事来满足工作人员日常办公中最核心的工作处理。单位首页以信息推送的方式将企业内部的各类信息主动推送到所有相关人员的办公桌面。主要特点：ü 支持个人和单位双首页，分别展现出个人办公桌面和组织信息平台ü 支持栏目布局可定制，信息内容可定制ü 提供按人、项目、业务、快速入口等多种信息分类方式，让协同系统的信息有机关联、有序呈现ü 提供全面功能入口和多种快捷操作方式3.3 协同工作n 功能概述中小型企业以及企业部门及应用的规模虽然并不大，但依然包含了许多既定的业务处理流程，也包含着大量因事而定的人与人之间的信息沟通与合作。这种为了达成某个目标，在多个参与者之间，按照某种设定规则，自动传递文档、信息，且整个传递过程具有可监测、可控制、可交互、可异地执行的群组工作方式即为互联网环境下的协同工作。它是现代企业规范化、透明化和高效化管理的一个重要组成部分。n 应用特征协同工作：是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理。从而规范管理流程，形成组织知识。同时，协同工作管理也是人与他人之间进行沟通协作的基本工具，可以实现一人对单人、多人并发、多人串发按流程进行的多种沟通和信息传递。流程管理：普通用户对个人工作流程进行管理，统计并查看指定时间段内的工作。管理者可以查看、统计管理范围内用户的工作流程。通过流程节点时间管理，实现两层应用：1、通过系统使用授权，允许发起者对流程处理节点进行时间要求；2、发起者对流程可进行超期管理、对未处理节点进行换人操作，保证流程执行；管理者可以查看自己管理范围内人员的流程处理情况，也可评估自己的工作状态。 n 协同工作特色ü 支持流程模板和自定义发起流程ü 支持关联协同，实现从知识文档、已发和已办/待办协同中提取关联信息作为本次发出协同的超链信息，使多个协同有效整合成为相关联的完整的信息组合ü 支持流程节点处理时间设置及信息提醒ü 支持流程分支，可以按组织角色和业务表单元素定义流程分支ü 支持协同工作预归档，将协同工作信息公布给第三方ü 支持流程执行过程中信息的振荡回复，在流程信息规范的前提下充分分享意见ü 全面支持Office、WPS作为协同工作的正文和附件ü 支持转发协同、转发邮件、转发公告3.4 公文管理n 功能概述公文是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成和使用的具有法定效应和规范体系的公务文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。如何利用计算机来实现公文管理的自动化以及如何更好对一套对收文、登记、印刷、交换、催办、传阅、拟稿、审核、发文、统计、归档等公文处理环节进行全面管理是企业对公文管理的要求。公文既包括党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文，也包括专用公文（红头文件），还有信息类、简报类、礼仪类、讲话类等非规范性公文，其特定体式，正式、严肃、规范；具有针对性、政策性、指导性等特征。公文构成：由文单、正文和附件构成。公文流转：由发文、收文和交换三部分构成。（签报不需要进行公文交换）n 应用特征：T6协同提供公文管理功能。公文管理系统提供完备的电子公文管理功能，包括：公文应用设置、发文管理、收文管理、签报管理、公文交换、公文督办、公文查询、公文统计、公文档案。T6协同公文管理遵循规范的收发文、交换和文档管理一体化等制度，并针对电子公文特点，提供相应的电子用印、加密控制、流程控制、权限控制和备份等应用，使得发文、收文、交换和公文档案库管理环环相扣；系统控制、安全防范和电子印章紧密相连。在整个公文流转过程中，都提供公文督办的功能。如图：T6协同公文应用体系图：T6协同公文应用体系T6协同公文管理还提供签报管理功能，实现公文流转，无需进行公文交换。可以根据实际工作需要，使用签报功能进行请假、报销、工作报告等工作处理。T6协同公文管理通过抽象出可以客户定制的公文单（收文单、发文单、送文单等）、word或WPS公文正文、各种附件结构，结合可以定制的流程和模版，配合组织模型中的部门、岗位、职务和公文收发员（秘书）等角色，实现了非编程的快速的可视化公文流转定义，可以支持组织机构的调整和发展，适应组织公文流程的变化，解决长期公文使用的问题。3.5 文档管理“信息孤岛”和信息共享一直是矛盾，不同的信息以不同的结构（如EMAIL、备忘录、通讯、演示文档、扫描文档）存储着，动态信息和静态信息，外部信息，内部信息，以及跨部门地区的各种信息都存在于单位中，而这些信息系统缺乏相互连接的信息渠道，数据被封存在各自的信息设备中，最常见于各自的笔记本电脑和台式机上，各自的信息缺乏应有的关联，从而给单位获取有用信息带来很大障碍，信息的积淀也变成一句形式大于实质的口号。利用协同工作可以解决内部沟通与协同的问题，所有信息流通的各个过程可以通过预归档和归档存储到文档管理系统中，文档中记录了全部的过程细节信息，达到动态信息到静态信息的存储，同时文档管理提供的转发协同和邮件的功能，将存储的信息通过转发方式再次以协同和邮件的形式发送，有效利用了文档信息，使静态信息向动态信息的互通。文档管理可以通过借阅和共享形式将存储的信息共享给大家， 达到最大的资源共享。文档管理是提供存放文件，包括计划、会议、文档、公告的应用，同时协同全部归档到文档管理。 文档管理不仅仅是单一的文件存储功能，而是将事件的过程进行存储，是复合的文档结构，支持对于组织行为如协同工作的全息信息存储。T6协同文档管理系统支持个人、单位、公文档案、项目文档四种文档的组织形式。文件归档管理是对个人、单位、公文、项目文档进行集中式信息管理，并可以授权下级部门的文档管理员，实现不同部门或下级单位的多文档员的管理。另外，预设“我的共享目录”和“我的借阅文档”，对个人的资料分别存放对其他人进行开放的目录和文档。按权限对文档夹进行设置，分别为读权限（查看）、写权限（归档）、浏览权（可以看到文件列表但不能打开）、打印权限、下载权限（无此权限则文档只能查看不能下载）、管理权（读/写/增/删/更名/移动/授权等全部权限）。另外，协同信息也可以预归档至文档系统；文档系统提供全面综合查询，并提供公文的组合查询。文档管理系统采用了类WINDOWS资源管理器的文档夹结构进行管理，同时文档信息来源于协同工作、公文流转，也可以是直接上传的WINDOWS文件如WORD、EXCEL、PowerPoint和各种专业的文档格式。T6协同管理系统实现了一体化的文档管理，并且可以按组织结构进行分级，各单位独自留自己的文档，也可借阅、共享给其他单位，满足部门、项目和其它专项信息归集和应用的需要。同时，系统文档可以转发协同、邮件，实现了一体化的文档管理。3.6 公共信息n 功能概述公共信息模块是单位内公共信息的发布平台，也是企业员工交流沟通的平台。如企业发布公告、调查，员工回复调查，员工发起讨论题目、参与讨论或者发布新闻等。n 应用特征Ø 新闻：用于发布新闻、查看新闻，以及按条件查找已发的新闻。是组织内部传递文化、价值观与大事的重要方式，能让员工及时感知企业的发展状况。Ø 调查：用于制作调查表、填写调查表、查看调查结果，以及按条件查找已发的调查。这是企业向员工征集意见的重要渠道，能够增加员工的主人翁责任感。Ø 公告：用于发布公告、查看公告、查看阅读情况，以及按条件查找已发的公告。使员工能及时了解企业的最新政策与各项通知Ø 讨论：用于发布讨论贴、查看讨论贴、回复和引用回复讨论贴，以及按条件查找已发的讨论贴。营造一个相互帮助、相互激励、共同进步的工作氛围。3.7 综合办公系统可实现单位的办公设备、用品、图书、资料和车辆等的记录和使用管理，并可以支持多个人员的分权的管理。l 车辆管理：对单位的车辆信息进行登记，对派车，出车，归车进行登记；使用人员对车辆提出申请，并对车辆申请进行审核。车辆管理功能模块：车辆档案管理、车辆申请、车辆审核和出车/归车登记。l 办公设备管理：是对单位的办公设备信息进行登记，对设备进行登记；使用人员对设备提出申请，并对申请进行审核。办公设备管理功能模块：办公设备档案管理、申请、审核和归还。l 办公用品管理：对单位的办公用品信息进行登记，对办公用品进行登记，出入库；使用人员对办公用品提出申请。办公用品管理功能模块：办公用品管理、申请、出入库。l 图书资料管理：对所有图书和静态资料的资料信息进行登记，实现图书资料的借阅进行登记；图书资料管理功能模块：图书资料管理、图书资料借阅、图书资料归还。3.8 电子邮件n 功能概述电子邮件已成为人们信息沟通的重要工具， 将人们在新浪、雅虎、163 等的邮箱集成到内部办公系统中，直接在内部办公系统中接收与发送邮件，参于内部信息流转，如将来自邮件的外部信息转化成协同发送给系统内部人员；将协同转换成邮件发送给系统外部人员，可以有效地加强内外联系，提高办事效率，实现更大范围的协同与沟通。应用特征Ø 提供提供基于Web的Email发送、阅读和存储功能。Ø 邮件域设置：提供含多域名选择的注册及登录页面验证邮箱用户合法身份；允许保留邮件在邮件服务器上。Ø 个性化：可选择的每页显示邮件列表项目数、签名。Ø 缺省提供收件目录、草稿目录、垃圾目录和已发送邮件目录；允许在各目录间移动邮件。Ø 支持邮件转发协同，协同转发邮件，实现组织内外的双向打通3.9 日程计划会议n 功能概述计划、组织、协调、控制是日常组织工作管理的主要工作，基于经典组织管理理论的这一思想，结合现代的时间管理理念和信息管理技术，T6协同实现了较为完善的日程、会议、计划管理系统，合称为日程会议计划。计划/会议/日程用于制定工作计划、召开工作会议、安排工作日程。计划管理的目的在于和领导与同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务。而会议的发起、回执、召开，会议结束后的纪要书写与信息归档是会议管理的重要组成部分。日程事件不仅对个人时间做有效管理，也是为了和其它同事达成协调的需要。n 应用特征Ø 日程事件：支持个人日