637关于我院共享盘的管理办法.doc

关于我院共享盘的管理办法近年随着我院规模不断扩大、人员增加，原有网络共享盘空间已不能满足业务需求。在院领导及总工室的充分重视下，我院新增了技术先进的网络存储设备用于解决此问题。一、 总容量及使用方法：新存储共约4.5T GB容量，用于共享给所有员工，作为平时工作交流文件用。为与原来的Y盘区分，规定大家都映射为W盘，目录结构和权限规定如后第三条所述。使用方法：双击Y盘的setw.bat运行，输入同Y盘一样的账号、密码即可。二、 安全性保障：在新购存储同时，为保障重要数据的安全，另增备份设备，备份w盘上数据以及各种信息系统包括网站系统、综合信息系统、车辆管理系统、图书检索系统、打图机记账系统程序及其数据库（除w盘数据外其他备份需管理员手工进行）。除此外，员工还可自行恢复当天日期前1-7天内修改或误删的数据。修复方法：点到要恢复的文件或文件夹，点右键、属性，点“以前的版本”、选到要恢复到哪天，点还原即可。备份时间：w盘数据每天晚上12：00备份；各种信息系统程序的备份在最初备份后每次有更新就备份；数据库每周五下午5：00备份。三、w盘的管理： 3.1 目前w盘的总目录结构如下图示：（目录前加字母或数字是为了按序显示）: 3.2目录及其权限说明：1、 A1-B6目录下开相应专业或部门员工名目录，以用于存放交流文件，目录名是中文名字。各人对自己的目录有写入、修改、删除权限，对他人目录只有读权限。各专业目录下开学生目录，用于学生使用。各部门目录下开“公共”目录，存放各部门用于公共浏览的文件。分别由专业老总、部门主任具管理权限。具体权限人员如下：建筑公共：杨适伟；结构公共：舒宣武；给排水公共：王琪海；电气公共：耿望阳、俞洋； 空调公共：陈祖铭；概预算公共：赵少华；办公室公共：黄耿平、沈春燕；财务部公共：罗英奇审图中心：程志辉2、工程项目目录下用于所有跨室合作项目交流业务文件，按年份存放，原未按年份存放的项目此次会分到各年份目录。开通办法：由该项目管理秘书提供开设项目业务号、项目名称、项目设计年份、项目设计人员名单，交网络室开通项目名。通用的项目目录结构如下，具体可根据项目情况增减： 各专业目录里的目录结构大致如下： 3、质量管理目录存放ISO质量体系文件；质量管理人员有读写、修改权限，其他人只有读权限。4、业务建设下分专业和市政图框目录，如图示：各专业目录由相应专业老总负责管理。具体权限同第1条。5、网络管理和党务、报优资料分别用于存放网络和党员、报优工作相关的文档。相应管理人员有权限。6、内部通知目录下存放院内通知，文件名格式为：通知主要内容+日期，例如下图示：各个部门可以存放通知，主任或其指定员工有权限管理。3.3 W盘目录空间大小规定W盘空间不可能无限制扩容，也因只作为日常交流平台，故每人或每个文件夹容量都必须限制大小。规定如下：建筑、结构专业每人10G;给排水、电气、暖通空调专业每人4G;概预算、办公室、秘书、审图中心、勘察公司、财务部每人2G；经营部目录共8G; 上述目录下的公共目录每个1G 。质量管理共4G、业务建设、网络管理、内部通知目录各2G党务：1G;报优资料：50G工程项目目录下每开一个项目2G，如确实因工程大需要增加，则可向网络室申请。3.4 W盘开通及资料管理：1、新入职员工或新签合同员工在网络室登记报到后方可开通W盘，老员工未开通的或者在试用期的员工、学生可填写W盘C5网络管理目录下的“网络账户开通申请单”，由部门领导或学生导师签名后交网络室开通使用；2、员工离职或退休、学生毕业请到网络室销户并将W盘资料清理，没有办理的，网络室在其离开2年后将其在W盘的文件夹和文件全部删除；3、W盘只是用于内部员工之间平时交流文件，虽然我们有备份设备做了备份，但是为更加保证大家的资料安全，请个人或部门尽量做好自己或本部门资料的备份；4、为了保持W盘的高效性，对于W盘上不常用的文件，请大家自己定期存档后清除。否则，网络室会在每年12月底对除质量管理、业务建设等公用目录外所有超过2年未修改过的文件做清除，造成数据丢失由个人自己负责。上述说明和管理方法从2012年1月1日起实行。华南理工大学建筑设计研究院 网络室2011年12月30日