山东大区会议--电子报账.ppt
山东大区会议电子报账,2011-8-31 赵金,Page 2 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,账单总共分哪几类？,市场销售费用报销,费用报销类型,日常费用报销,差旅费用报销,临时备用金,永久备用金,Page 3 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,账单的流转,代表完成电子账单的制作。代表将账单每月分两次提交地区经理。地区经理进行核查，网上审批。经地区经理将审批无误的账单，每月分两次递交助理。账单的递交日：每月的15日，30日账单需寄达助理处。关于账单期限的限制：从账单中出现的最早日期起（活动日期或发票日期）到寄到助理手中的日期不得超过20天，到财务的手中不得超过30天。助理收到账单后进行核查，网上审批，并会于4个工作日内将审批通过的账单寄到北京扫描中心。北京扫描中心收到账单后，会于最迟三个工作日内将账单投至财务手中。财务收到账单后审核无误，五个工作日内对账单进行付款。,Page 4 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,账单流程中的关注点：,如果账单无误，电子账单的流转及到账速度是非常快的。以上的流程中任何一个环节对账单核查出错误，都有可能因为各层级在电子系统中的问询、回复、返回、改正、拒绝、拷贝、再提交、最终再确认等操作造成对账单的延误。电子账单与传统账单的最大不同：所有凭据在系统中都会有扫描记录，各层次都无法对扫描记录进行更改。造成的结果：可以修改的问题账单大大减少，相应的退单增多。令费用快速到账的方法：制作账单时细致认真、条理清晰、合乎逻辑。账单制作完成后：从头至尾完整检查后再提交。制作时每份账单多花十分钟，费用到账时间却有可能少延误一至两个月。,Page 5 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,电子报账相关信息,外网登陆地址（一般用于代表）：https:/内网登陆地址（一般用于地区经理）：http:/b 如电子报账系统出现障碍：请拔打热线：021-61466262 进行解决（找助理没用哈）给我们看账单的财务人员的联系方式（仅限于地区及大区成本中心）：周亚娜 010-59218675,Page 6 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,从零开始做账单,Page 7 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,电子报账的优势,7,统一的电子报销系统,审批流程加快，账单流转的更快,报销流程透明度提升，报账人可随时查看单据状态，还可提供邮件或手机方式通知员工相应的单据信息。,系统自动生成报表，可随时下载各种状态（已入账，待审批，问询等等）的账单报表，提升报销管理能力,报账时多量清晰的相关提示（自动生成专家税金，可随时方便查看用餐、食品、办公用品等相关标准），降低错误率,Page 8 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,电子报账与传统账单的不同之处,面单改变：传统面单不再需要，改为打印版的电子面单装订方式：胶水被禁止使用，改为订书机装订，装订位置和顺序不变。纸张：必须使用全新白纸进行账单的装订与打印，用过的纸不可再用。说明方式的改变，具体见以下：其它事项和以往一样，没有不同。,Page 9 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,面单装订位置,Page 10 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,发票的装订,和整份账单订一起时，需订在这,Page 11 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,说明方式的改变,所有说明都可以在电子页面上发票条目下的说明处填写体现，包括：1）交际费：目的、参加人姓名、职位2）员工用餐：目的，参加人姓名3）无水单+水单具体消费内容说明（酒店的定额发票、住宿、会议费 等发票需要水单）4）无刷卡单说明5）定额发票不连号说明6）非协议酒店说明7）交通费的起止地点/人数8）办公用品的名细/单价/金额9）任何其它的说明。注：如果在电子页面的发票条目旁边的说明无法体现的，在提交时也可以在跳出的备注里填写需要说明的事情。这样直线经理在批准时可以直接在电子页面里统一次性全批了。无需再另外批示。如未在电子系统中做说明，则需纸质说明，纸质说明需另起一张白纸书写。且需报账人和直线经理双签。,Page 12 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,电子报账需要注意的事情：,新建账单后，带红色*号的部分为必填。账单制作时要选对业务单位、销售大区。账单提交前务必选对成本中心。账单提交前请根据成本中心选对助理、一级审批人。电子系统中的填写要和实际的纸质文件一致。以上任一一条出现错误将导致退单,Page 13 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,第一,希望大家账单中的同类别发票按照时间顺序排列装订。第二,如果有定额发票,请在发票上备注活动日期。第三,对于会议报销,电子填写中茶歇/食品一栏在其他,并按发票时间填写。第四,手机费报销以实际报销月份为准,不要误写成发票打印时间。(ERS对手机费报销有月份的控制,不允许重复报销,如果填写错误会造成个人的经济损失)第五,希望大家能够在偏好设置中设置短信息或者邮件提示,这样方便大家了解个人报销的每一步进展!,电子报账需要注意的事情（来自财务）：,Page 14 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,进入电子界面后,进入后首先映入眼帘的：当前任务提醒（待审批的，被返回的，被拒绝的，被问询的等等）。屏幕左侧：新建：可进行各类账单的新建。收件箱：已经提交的账单有任何反馈将在此出现。申请单查询：所有本人参与与提交的账单在此处都可以查到。报表：把所有账单按照状态导出excel表格。系统的基本设置：屏幕右上角点击：首页系统首页左侧栏 个人设置/偏好设置：（1）设置语言：中文或英文（2）手机号码（3）提醒方式设置完后，点击右上角：首页电子报销，返回电子报销系统。以上就是电子报销系统的全部内容与功能了。,Page 15 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,开始做账单,一般情况共分三大类：市场销售费用日常费用差旅费用,Page 16 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,市场销售费用,市场销售费用包括：学术会议费用 学术支持费用,Page 17 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,市场销售费用,学术会议费用所需文件（推荐顺序）:电子面单学术会议事先批准及报销表含有日程安排的邀请函或会议通知学术会议签到表发票主要原则表专家服务协议专家服务报酬收据原件不再需要：税表请按照上述顺序排列，“专家服务协议”与“专家服务报酬收据”一一对应,Page 18 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,市场销售费用,学术支持所需文件（推荐顺序）：电子面单学术支持申请及报销表会议邀请函、日程发票审批专业活动和旅行的主要原则,Page 19 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,日常费用,日常费用包括：交际费（餐饮、礼品招待）目的、邀请人姓名、职位填在说明处，不再需要交际招待表内部会议（公司、大区、地区所开的内部会议）日常费用（非交际费的员工用餐、电话、邮寄、办公用品等）人事（面试交通、住宿、入职体检等）其它费用（培训等）,Page 20 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,日常费用,所需文件：交际费1）电子面单2）发票内部会议（公司、大区、地区所开的内部会议）1）电子面单2）会议通知、日程3）参会人员名单4）发票注：员工内部用餐，网上报账时需在说明处注明：用餐目的（讨论工作等），用餐人姓名,Page 21 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,日常费用,所需文件：日常费用（非交际费的员工用餐、邮寄、办公用品等）1）电子面单2）发票（发票旁需注明此项费用的明细）注：员工内部用餐，网上报账时需在说明处注明：用餐目的（讨论工作等），用餐人姓名人事（面试交通-科目号6821100、住宿、入职体检-科目号6573100等）：1）电子面单2）发票其它费用（培训等）：1）电子面单2）相关邮件或通知打印版3）发票,Page 22 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,差旅费用,差旅费用：员工出差过程中产生的所有费用（交通、住宿、用餐、交际费等）所需文件：1）电子面单2）发票,Page 23 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,退单的情况（一）,Page 24 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,退单的情况（二）,Page 25 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,属于问题账单（一）,Page 26 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,属于问题账单（二）,Page 27 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,来自财务的新版定额地税发票票样,与旧版的区别：（XX市）写在括号里了，以前不是在括号里，财务十分关注，旧版的发票将导致退单,Page 28 Bayer Holding 4:3 Template 2003 DRAFT June 14,2011,8,欢迎大家提问！,
