会议的策划与准备.ppt

会议的策划与准备,教学提示:重点:会议项目策划;难点:会场布置,章节内容,会议策划基本概念与作用会议策划的基本要素会议相关文件证件准备会议设施与会场布置准备,第一节 会议策划基本概念与作用,一、会议策划的基本概念1、不同的策划定义2、会议策划,就是对会议产品进行预测分析,使之发挥应有的效能的理性行为。3、会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。,二、会议策划的作用,1、促使会议有序性2、促使会议创新3、让与会者产生舒适感和安全感4、促使会议产生超值服务5、促进会议商业化运作6、促使会议规范化,第二节 策划的基本原理,一、奇正原理 二、系统原理 三、博弈原理 四、裂变原理 五、整合原理 六、简易原理 七、定位原理 八、关联理论,一、奇正原理,孙子兵法第五篇势篇曰:战势不过奇正,奇正之变,不可胜穷也。奇正管理是策划的第一大原理,它是思维创新的核心表现。策划贵在用奇,奇在众所不意,也就是在众人所忽视或意料之外但是又在情理之中。我们策划对手时,也正是对手在策划我们的时候,奇于对方之外则胜;奇于对方之同则平;奇于对方之内则败。,二、系统原理,系统原理要求策划人能够高瞻远瞩、深谋远虑,能够从整体上把握、控制和驾驭全局。系统原理的是把策划当作一个完整的系统和过程,用控制论、信息论、系统论等方法中整体的、联系的、结构的、功能的、层次的、非线性的观点,对某一策划对象进行分析、综合、归纳、从而求得好的策划方法,最终达成整体效益。,三、博弈原理,管理学里关于决策的基本原则中,有一条叫做“满意原则”,意思是不求最优而求满意。这也是博弈所追求的原则。博弈原理的核心与著名的博弈论有关,顾名思义,就是研究冲突对抗等竞争条件下最优决策问题和不同决策之间的均衡问题。博弈制胜,真正的难点,往往还不是技巧的运用,而是心态上对得失平衡的把握,是对代价、对损失的看法,对对手的正确分析判断。世界永远是动态的平衡,先舍后得,方为成就大事业的大智慧。,四、裂变原理,裂变是现代物理学的概念,物理学家研究发现核能释放基本上就是无休无止的核子碰撞与激发。原子核能够发生裂变,其裂变原理有爱因斯坦的质能公式给出。如同原子核的裂变的道理一样,人的创意、智慧也能发生裂变。而且只有发生裂变,才能实现策划的一箭双雕、一箭多雕的意外效果。当策划的能力发展到一定阶段后,他所积累的聚集的各种主客观资源及创新思维习惯、实战经验就会发生核聚变,不断衍生出新的创意,新的概念,新的模式。,五、整合原理,整合原理与系统原理在分析问题方面有某些相近的思想,他要求策划人把策划对象所在系统可能涉及到的各元素、各层次、各结构、各功能等,按照创意目标的主线整合起来,扬长避短,避实击虚,以实现1+12的系统整体功能。整合有围绕功能、目标为主的整合,有以结构层次元素为基点的整合。具体整合的方式有很多种。,整合是一个优劣互补,智能匹配、功能放大的再造过程。整合出效益,整合出奇迹。有些看似不可能的事,一经整合就会产生意想不到的效果,甚至完全改变了世界。策划如能将市场各种要素巧妙地进行整合,就会变不可能为可能,变弱小为强大。,六、简易原理,简易原理即要求策划方案简便、易行。大道至简,越是深刻的往往越是简单的。一套策划方案是否简单明了,是否切实可行,最能反映策划者的策划水平。复杂而牵强的策划方案不但难以操作,而且会大大增加实现的成本。高水平的策划者,能够从成千上万的参变量、变化因素、限制因素中迅速抽象出具有创造性的简单可行的决策方案。高水平的策划案是至简至易的,所以,策划要尽量做到环节、工序少,人员、职责分工明确,文字表达通俗易懂,不反复劳工费时。大策划不一定都复杂。,七、定位原理,定位就是企业找到自己最能赢得竞争优势的位置。企业策划的设限定位就是通过对宏观环境、外部市场条件、竞争对手、企业产品、企业发展趋势进行综合性的分析,结合专家的意见,论证设计后,最终确定一条最能体现企业特色和核心能力的经营策略。设限定位就是企业“创造别人无可取代的产品”。定位(Positioning),是由著名的美国营销专家艾尔列斯(AlRies)与杰克特罗(Jack Trout)于70年代早期提出来的。,具体的来说定位分为:品牌定位、产品定位、服务定位、形象定位、竞争市场定位、产品分销定位、广告定位、组织职能定位。,八、关联理论,策划的精髓在于关联。,策划人在解决问题和实现目的的一切凭借都可以被称之为资源,策划人可以操作的事物单元我们称之为要素,对要素和资源创意性的关联就是创意性的策划。一切策划的技巧和谋略就在于关联的技巧和谋略。任何孤立存在的事物是没有任何意义的。事物的意义在于事物之间的关联性,事物与事物之间存在着各种各样的关联方式,不同的关联方式代表了不同的价值。,第三节 会议策划的基本要素,一、会议产品要素会议主题与议题会议场地与会议室布置会议发言人 会议通知事务安排会议专业活动住宿安排餐饮活动学术访问安排社会活动安排会议附设展览会议的可进出性,二、会议策划要素,会议策划有诸多要素:会议目标、人选和会议的运做。要使会议成功,就必须使这三个要素彼此一致。,(1)目标:策划委员会要有一个具体的目标,对策划委员会的要求是否有书面落实?策划委员会的各个操作领域是否有具体的指派?策划委员会与承办者之见的关系是否明确?策划委员会应想谁负责?会议结束时委员会合时结束使命?(2)人选:策划委员会的成员是否要从主办组织内部选取?策划委员会成员是志愿者还是指派?是否存在选择策划委员会成员的现成过程?(3)运作:策划的预算,前期是否进行会场实地考察?成员多久聚会一次?是否负责设计评估?是否要建立一定的人际关系?工作过程是否要被纪律下来以备将来会议参考。以上等等因素共同决定了一个完整的会议的进行!可见会议的策划是何等的重要。,三、会议策划内容,1、会议立项策划2、会议项目品牌形成策划3、会议项目实施方案策划4、会议相关活动策划5、招商宣传策划,第四节:会议相关文件证件准备,一、拟发会议通知二、准备会议文件、证件三、制作会议简报四、制定会议规范,一、会议通知,会议通知就是把所要召开的会议的各种信息以广告、小册子、通讯报道、网页等形式公开告示潜在的会议参加者,以吸引其注意并争取其参加的一种会议宣传、促销方法。,(一)、第一轮通知(first announcement),主要告示大家关于举办会议的基本信息,让各地相关人士知道这个会议所举办的时间(when)地点(where)、内容(what),谁(who)何故(why)至少有如下内容:会议的目的与主题(what)会议的日期(when)会议的地点(where)会议的联络途径,如秘书处的通讯地址、电话、传真等,(二)、第二轮通知,主要内容:1.大会主席邀请函;2.组织机构3.学术题目;4.征文要求5.会议初步日程;6.初步旅游线路7.会议秘书处联系办法:姓名、通讯地址、邮编、电话、传真、网址、E-mail等8.重要日期9.论文摘要表(Abstract Form)10.反馈表(reply form)(第六章),(三)、第三轮通知,如果会议只有两轮,那么第二轮通知主要是关于会议的注册(报名)的,要对潜在的会议参加者发出邀请,它必须包括非常详细的信息、以供潜在会议参加者据此作出参加与否的决策,它还必须附有注册(报名)表和注册费标准。有第三轮通知,才是注册通知 注册通知书的主要内容:1.邀请信(invitation massage or welcome message)2.组织机构、会议主题和专业议题,3.特邀的大会报告人、发言人、会议主持人、嘉宾的身份和报告题目4.会议的详细议程(conference agenda)5.会议信息6.会议注册 注册表包括姓名、单位、头衔、详细地址、身份证(护照)号码、参会人数(代表、陪同)、住宿宾馆(标准房、单人房、商务房、房价)、,会议注册表,深圳中国生命科技高峰论坛2006年1月20日 主办单位:美国博乐集团(Burrill&Company)姓名:_职称:_工作单位:_地址:_城市:_邮政编码:_国家地区:_ 电子邮箱:_电话:_ 传真:_午餐特殊要求:_注册费:2006年1月10日以前:￥800 人民币 汇款号码 _ 或100美元 汇款号码 _ 2006年1月10日以后:￥1000 人民币 汇款号码 _ 或125美元汇款号码 _,付费方式:银行卡转账或银行汇款,请在款项最后加上小数(比如800.03元),汇款时请注明”中国生命科技高峰论坛”,并将汇款(转帐)凭条或号码传到(邮寄或电子邮件)注册地址,以方便我们区分你的款项1人民币账户开户行:中国银行上地支行账号.:户名:2 美元账户开户行:中国银行上地支行账号:户名:注册方式:请认真填写此表,然后以邮件或电子邮件的方式寄到以下地址:邮编:收件人:电话:电子邮箱:,7.宾馆预定8.会伴活动9会前和会后的旅游(pre tour&post tour)10.付款方式11 取消参会时的退款政策12 一般信息13联系方式14 地图15 注册表16.宾馆预定表17.旅游预订表,二、准备会议文件、证件,(1)会议文件的种类 会议指导文书。包括上级会议文书、上级指示文书、本级开会起因文书等。会议主题文书。包括开幕讲话报告专家发言、选举结果、正式决议、闭幕讲话等。会议程序文书。包括议程文书、日程安排、程序讲话等。会议参考文书。包括各部门统计报表、财务报表等。会议传达文书。包括会议通知等。会议管理文书。包括开会须知、议事规则、证件要求、作息时间、生活管理等。,(2)会议文件的管理,检查文件的准确性时一定要认真核对每一项细节,尤其是时间、地点、活动内容、与会人员名单、车辆、会议名称、出席人数、主持人名字等,要确保每一项都与实际相符。会议的日程要尽快检查核对,印发给与会者,以便主办单位人员同与会者能尽快熟悉,互相沟通。制定会议生活管理的计划,必须了解将要召开的会议的基本情况和要求,如会议日期、会议规模、会议日程(或议程)、会议通知、主席日程及报告等,根据掌握的总体情况制定出详细的计划和实施方案,然后报请会议主管领导审批,计划一经批准就要立即着手实施。各项准备工作基本完成后,应对准备工作进行一次详细的检查,确认没有问题之后,把准备情况向会议主管领导报告,并将计划印制成图表分发大会使用。印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图,并将以上文件及附送的本市交通图等装订成册,注意不要缺页,要便于与会者携带和查阅。印制这些文件要根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好,以便分发。,三、制作会议简报,1、会议简报会议简报是以书面形式写出的关于会议的情况。简明扼要的报告,它是党政机关、人民团体、企事业单位广泛使用的一种比较特殊的文种。,2、简报制作,会议简报通常由报头、报身(正文)、报尾三部分构成。第一部分,报头。报头多有一套专门设计的固定版式,上面正中用醒目大字标明简报名称,报名下面标明编印机关、印发日期、编号。简报名称可由会议全称和文种(简报)组成,也有的只标“会议简报”字样。编号常用括号标在标题正下方靠近标题的地方。第二部分,报身。又称正文,报身是会议简报的主体。通常的写法有三种:综述法:即由编者采集各方面的言论、意见加以概括而成,相当于会议的综合报道,将会议的进程、出席情况、会议的发言和议程一一加以反映。重点报道法:重点反映会议的某个重要报告的内容,小组讨论情况或一个与几个人的发言等。摘要法:摘录代表发言的概要,供与会者参阅。第三部分,报尾。报尾写在简报最后一页的下方,注明主送单位或个人姓名、抄送单位、增发单位和印发份数。会议简报的编写,要求及时、简明,要抓住有指导意义、能引导会议健康发展的内容加以报送。涉及各级机密事项的内容不应报道。,四、制定会议规范,1、会议规范定义2、会议制度规范,明确组织职责3、会议服务规范4、会议数据、纪要规范,第五节会议设施与会场布置准备,一、会场二、会议场地的设备布置三、会议基本设施的布置,一、会议场地,(一)大会议室与小会议室(二)休息室(三)厅堂(四)登记台(五)办公室(六)展览场地(七)存储区,二、会议室的布置,(一)会议是布置的模式 剧场一层,会议室设备完备的大剧场-二层,杏坛剧场,北青盈之宝剧场,中空形,圆形,中空-正方形,中空长方形,.中空-椭圆形,董事会长方形会议室,U形于马蹄铁形,叠层U形,E教室形,教室型,讨论会(宴会)形,三、会议基本设施的布置,(1)讲台桌式、立架式或者其他配有音响系统的优质讲台。水杯、文具笔、纸张、镭射笔。通道的照明问题,线缆隐密性。讲台中间挂会议名称站立式讲台。有灯光的讲台。,(2).话筒,无线话筒;微型话筒;固定立式话筒,(3).写字板及水笔,配合投影仪,也要备有彩色水笔,(4).视听设备,(1)计算机投影仪(computer projection panel“LCD”):节约;动感;存储高低亮度的,租金的差别,利用计算机还是租用计算机投影仪?(2)胶片投影仪(overhead projector):(3)幻灯投影仪(standard projector for 35mm slides),KT-9000 数字展示台 采用专用芯片对所有的接入信号进行处理,使图像具有更高的清晰度,无噪声,无闪烁,色彩还原好等特点,更真实地把讲稿和其它文件、图表、实物、底片、透明片、幻灯片等转成视频和XGA信号,输送到电视或投影机等设备。,3M 2660便携式胶片投影仪,幻灯投影仪(standard projector for 35mm slides),(4)屏幕,尺寸:根据会议室而定,最低边沿高于1.5,房间高度6米,那么最大尺寸4.5m。宽度:会议室的长度1/6屏幕材料:白色与珠光白色粗面屏幕白色无光泽的粗面扩散型广角屏幕的增益为1左右(常常以“增益”来表示屏幕对光线的增强作用),这种屏幕的特点是当光照射时反射无方向性,视野角度在几种屏幕中最大,从各个不同角度看都能呈现一定的相同亮度,画质上也以自然为主,没有可挑剔之处。如果想在较暗的房中欣赏电影的话,那么最好选择这种屏幕。,珠光面屏幕是反射型屏幕,这种屏幕的视野角度大多数是设定在60度左右,增益比白色粗面屏幕稍高,画质上白色的扩张感强,而黑色则显得紧凑,动感的色调表现令人玩味。由于它上仍将射入的光线朝正反相的方向射出的反射型特性,所以此类屏幕较适合与吊在天花板上的投影机配合。反射过强的:玻璃珠球面屏幕(珠幕);银面屏幕,(5)录像机(6)VCD/DVD(7)音响设备:小于50平米的会议室不需要;备用,视听设备要注意的问题:,(1)视听效果,是否后座的人可以看到银幕。(2)会议室天花板高度。(3)是否有装饰灯架。(4)装饰的镜子是否会反光。(5)是否有窗帘遮住窗户光线。(6)电源控制位置。,5.镭射笔6.定时钟7.预演室(preview room)工作人员帮助会议代表预演8.免费电子邮件服务,应如何选择适当的会议场地?,1确定会议目的。2确定会议形态。3决定实质上的需求。4考虑与会者的期望。5选择何种会议地点与设备。6评估选择的正确性。,编辑本段现代意义的“策划”现代意义的“策划”可以理解为借助一定的信息素材，为达到特定的目的、目标而进行设计、策划，以为具体的可操作性行为提供创意、思路、方法与对策。策划就是一种策略、筹划、谋划或者计划、打算、它是为个人、企业、组织机构为了达到一定的目的，充分调查市场环境、以及相关联的环境的基础之上，遵循一定的方法或者规则对未来即将发生的事情，进行系统、周密、科学地预测并制定科学的可行性的策划方案，同时在发展中不断地调整以适应环境的变化，从而制定切合实际情况的科学的方案就叫做策划。综上所述策划有以下几个主要的特点：第一、策划的本质一种思维智慧的结晶。第二、策划具有目的性，不论什么策划方案，都是有一定的目的，不然策划就没意义了。第三、策划具有前瞻性、预测性，策划是人们在一定思考以及调查的基础之上进行的科学的预测、因此具有一定的前瞻性。第四、策划具有一定的不确定性、风险性。策划既然是一种预测或者筹划就一定具有不确定性或者风险。第五、策划具有一定的科学性。策划是人们在调查的基础之上、进行总结、科学的预测，策划不是一种突然的想法、或者突发奇想的方法、它是建立在科学的基础之上进行的预测、筹划。第六、策划具有科学的创意，策划是人们思维智慧的结晶，策划是一种思维的革新、具有创意的策划，才是真正的策划，策划的灵魂就是创意。第七、策划具有可操作性，这是策划方案的前提，如果一个策划连最基本的可操作性就没有，那么这个策划方案，再有创意、再好也是一个失败的策划方案。发展观念：从用户和市场需求入手，逐步认识、掌握及运用行业发展规律，推行“知本运营(人力资源)战略”、“资本运营战略”、“资讯运营战略”及“创新+速度”战略，高速成长，非线性发展。经营策略：通过用户评判、以提高用户为主导来树立企业品牌；通过对外拓展，标准化运营模式，大幅度扩展、巩固设计市场份额；通过开放式、多方位的合作形式，建立、丰富工作室的人力资源队伍。工作风气：宽厚、专业、创新、高效。营销策划的方法 营销策划是对营销活动的设计与计划，而营销活动是企业的市场开拓活动，它贯穿于企业经营管理过程。因此，凡是涉及市场开拓的企业经营活动都是营销策划的内容。1点子方法 什么是点子？从现代营销角度来说，点子是指有丰富市场经验的营销策划人员经过深思熟虑，为营销方案的具体实施所想出的主意与方法。2创意方法 创意是指在市场调研前提下，以市场策略为依据，经过独特的心智训练后，有意识地运用新的方法组合旧的要素的过程。3谋略方法 谋略是关于某项事物、事情的决策和领导实施方案。编辑本段非策划的含义非策划是相对于策划提出的一个策划思想.著名策划人兰何水生认为，策划人不能把自己禁锢在策划里头寻死觅活，策划人的高境界应该是超脱，超脱于策划理论技能之外，利用其他专业行业的知识解决策划内部的问题及与其他策划的较量，好比说，策划是正派武功，非策划是邪门歪道，策划人首先是敢于突破创新的人，沾一点、学一点甚至全用邪门歪道解决策划问题首先使得你看问题的视角和解决问题的方法更宽广，此外你的非策划必然让对手琢磨不透更易取胜。编辑本段概念及延伸概述有人问什么是策划。做某件事的逻辑顺序就是策划，也称作创意策划。简单的策划，也可以说是想法、创意、点子。比如某人要喝水，先要打井，要先勘测哪块地方打下去会有好喝的水出来，要找好将要约好来打井的朋友，要找铲子，大家某时间地点集合一起去挖井，把这些做事的过程逻辑写下来以后就是一个策划。策划是书面语言（或图表）就是在这些书面语言（图表）中阐述出一个实现某件事情的理论逻辑过程，有人说，有好的想法，在心里就好，何必要写下来，到时把这个想法，用原话即时说出来给必要的人听就是了。用原话与书面的对比效果：原话需要你们双方亲身某个场合，嘴巴交流，需要占用双方的时间，表达思想需要各种技巧，你的想法在这些条件下，能否被对方记住，你离开了，这些思想交流的过程就消失了，这些都是原话的弊端，如果你真的想让对方看到你的思想，你就必须要写下来，把这些思想放在了纸上，既可以方便你根据所得的资料即时改善想法，也不用你每个必要的人面前都占用时间去卖力的表达一遍，写在纸上也可以方便传播你的想法，别人可以在任何方便的时候，看到你的想法，这时你的想法就是策划了。策划的分类策划根据公司的职业需要有分成游戏策划，市场策划，营销策划，广告策划，产品策划，节目策划，电影策划，房地产策划等等。虽然策划的职业不同，需要了解或找寻的知识资料也不同，但是策划要做的事情的方式都是一样的，无论从事哪方面的专职策划只要能掌握的策划逻辑就好，都不需要深入去学习相关行业的专业技能，比如做网络游戏策划，我们只要知道程序可以这么做到就好，不用告诉程序员程序要怎么样去写，所以策划作为一个工作的门槛是很低的，你有思想有好的点子会写字或画图表达出来就可以成为策划。当然如果能全面的了解各方面的知识是最好了，特别是了解营销方面的知识会对策划的联想创意方面很有帮助。策划的启蒙策划最初就来自于我们小时候的随着年龄而不停止的梦想，后来形成了很多想法，某个想法灵机闪现脱颖而出，它冲动着一时占据了你的思维，最后你把这个灵机闪现的想法写下它的实现的逻辑过程就是策划，所以好的策划一开始来自你的好的想法，常常好的想法来自你现实生活中的一些东西而形成产生的灵机想象，抓住灵机想象，不断调查得到资料，来务实的分析清楚即将去做某件事情的每一个细节过程得失，可能造成的问题与结果，在策划中根据其中各种问题的来提出解决方案，并分析其可行性。比如上面，策划中要分析清楚，要喝水是否就一定要打井呢，有没其他更好的方法，分析种种原因状况以后，再下定要做打井这件事情的决心，有了决心开始做事；打在哪里好？是否需要其他什么证照办理，是否需要与某些涉及到的人或者事物协调好才能打井？确定无误了，找朋友帮忙或者请工人来打井 所以让人看明白为什么要这么去做这件事情，就是策划要做的事情。,谢 谢！,