易度管理系统用户使用手册.doc

精选优质文档-倾情为你奉上2009年9月版本V2.2版权所有广州润普网络科技有限公司修订人罗剑锋审核人潘俊勇目录1   概述本文档用于易度文档管理系统用户使用手册，旨在指导用户如何快速熟悉并学会使用易度文档管理系统。2   登录1） 打开Internet Explorer浏览器，在地址栏中输入文档管理系统地址2） 在登录框中输入用户名和密码，点击“登录”按钮3） 如果用户需要修改密码，点击“设置”按钮，进入个人设置界面，可修改个人资料及登录密码3   总体结构易度文档管理系统具有简洁清晰的外观总揽，界面简洁、一目了然。用户进入文档管理系统，首页左侧界面展示文件夹导航，右侧界面展示最新文档。左侧文件夹导航采取分区管理，包括个人区、公司文档区和网络共享区。其中个人区是个人在服务器上的可靠存储区，公司文档区是由公司统一控制的文档资料区，网络共享区就是个人区共享的文件和资料。右侧界面展示最新文档，包括我最近更新的文件、公司最近更新的文件和最新共享的文件4   文件夹文件夹是管理文件的基本单位，每个文件夹由专门的文件夹管理员负责管理。文件夹相互嵌套，形成树状的文件夹结构。4.1   文件夹视图易度文档管理系统提供熟悉的树型结构导航目录和多种文件夹查看视图，查看方式包括最近更新、摘要列表、内容列表和纵览列表。具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行视图查看操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行多视图查看操作。系统默认提供摘要清单的文件夹视图查看方式，此种查看方式符合用户的使用习惯，各个文件夹逐一摘要展示，方便查看用户选择“最近更新”的查看方式可查看文件夹以及子文件夹下全部最近更新的文档，帮助用户方便、快捷地查看最新的文档，及时获取最新信息用户选择“内容列表”的查看方式，可查看到关于文件夹的多项信息，包括创建人、大小、状态、修改时间等用户选择“内容列表”的查看方式，可查看到关于文件夹的多项信息，包括创建人、大小、状态、修改时间等用户选择“纵览列表”的查看方式，可详细查看到文件夹内具体文档信息，方便用户进行具体文档查找4.1   新建文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行新建操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行新建操作。1）在左边的文件夹导航中，选择需要新建文件夹的上层文件夹，点击右侧栏的“新建文件夹”按钮2）输入文件夹的基本信息，包括标题和描述，然后点击“新建文件夹”按纽进行添加3）成功进行新建4.2   修改文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行修改操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行修改操作。1）在左边的文件夹导航中，选择需要修改的文件夹，在中间模块，把鼠标放置在文件夹名称和文件夹描述上，就会显示出编辑的操作2）点击编辑链接，修改相关的信息后，点击“保存”按纽进行保存4.3   移动/复制文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行移动/复制操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1）在左边的文件夹导航中，选中需要移动/复制的文件夹，点击“移到”按钮2）在目录树上选择文件夹转移的新文件夹，点击“移动”按钮，将整个文件夹进行移动；点击“复制”按钮，将在移动的过程同时保留副本4.4   删除文件夹具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行删除操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行删除操作。1）在左边的文件夹导航中，选择需要删除的文件夹，点击“删除”按钮2）在弹出的删除界面提示中点击“确定”按钮，完成文件夹的删除4.5   批量管理具有文件夹管理员权限的用户可对文件夹进行批量管理操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1）在左边的文件夹导航处选择需要批量管理的文件夹，点击“批量管理”按钮2）批量管理中可进行批量修改文档的状态、批量设置标签、批量删除标签、批量移动/复制、重命名、合并成PDF、删除操作5 文件5.1 上传文件具有文件管理员权限的用户可对文件进行上传操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行上传文件。1）在左边的文件夹导航处选择需要上传文件的目标文件夹，点击“上传文件”按钮2）在弹出的界面中，点击“浏览”选中需要上传的文件3）如果还有文件需要上传，可以点击再添加一个文件4）添加完成后，按“上传”按钮进行上传文件5.2 下载文件具有文件管理员权限的用户可对文件进行下载操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行下载文件。1）选择需要下载的文档，点击“下载到本地”按钮2）在弹出的文件下载界面中点击“保存”按钮，选择文件保存路径，按“保存”即可5.3  文件重命名和文件编号修改具有文件管理员权限的用户可对文件进行标题和编号修改，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1）选择需要修改的文件，把鼠标放置在文件名的上方，会出现蓝色“编辑”的链接，点击编辑链接打开文件信息编辑局部页面2）修改标题名和文件编号，按“保存”按纽进行保存5.4 移动/复制文件具有文件管理员权限的用户可对文件进行移动/复制操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1）选择需要移动/复制的文件，点击“移到”按钮2）在目录树上选择文件转移的新文件夹，点击“移动”按钮，将整个文件进行移动；点击“复制”按钮，将在移动的过程同时保留副本5.5   删除文件具有文件管理员权限的用户可对文件进行删除操作，非管理员权限的普通用户可在个人区我的文档文件夹内进行操作。1）在左边的文件夹导航中，选择需要删除的文件，点击“删除”按钮2）在弹出的删除界面提示中点击“确定”按钮，完成文件的删除5.6   文档保密为了保护文档的保密性，不希望其他人员进行查看，用户可设置文档为保密，保密文档一般人员将无权限查看。1）选择需要保密的文件，点击“保密”按钮2）选择“设为保密”，点击“确定”按钮，文档保密设置成功，一般人员将无权限查看3）如需解除保密状态，选择“保密”下的“解除保密”，点击确定按钮，使文档非保密5.7 批量上传普通用户可安装易度文档客户端，采用类似资源管理器的方式进行文档批量上传管理，支持文件夹/文档的拖放操作，实现批量上传 1）点击文件夹右侧的“web文件夹访问”，展开复制web文件夹地址2）通过资源管理器来进行批量文档上传3）点击“查看详细使用说明”链接，系统提供详细的使用帮助6   搜索6.1   中文全文检索易度文档管理系统提供中文全文搜索技术，可搜索PDF,XML,HTML,TXT等文档内部的文字。1）在右上角的搜索栏中输入搜索条件2）点击“搜索”按钮，即搜索出包括文件或评注内部涉及到搜索条件的内容6.2   高级搜索用户可根据标题、标签、创建人、创建时间、类型、格式等条件进行高级搜索1）点击搜索栏旁的高级选项按钮，进入高级搜索2）用户可根据标题、标签、创建人、创建时间、类型、格式等条件进行高级搜索在搜索栏的类型中选择文件类型，可对文件进行高级搜索 6.3  文件夹搜索传统的文档管理系统，都无法做到基于位置的搜索。易度文档管理系统包括一个路径索引，可限定在指定文件夹内进行搜索。1）进入需要查找的文件所在的文件夹，在页面右侧文件搜索输入框中输入关键字2）点击“搜索”按钮，列出搜索结果提示：你也可以点击“搜索”按纽后面的“高级搜索”链接切换至文件夹高级搜索界面，进行更精确的查询和搜索。6.4   搜索结果筛选易度文档管理系统支持搜索后可以在结果中继续筛选您所想要的内容。其他系统很少实现这样的功能，大多数系统在搜索后就是列表显示，或者提供排序。而易度文档管理系统可以做到在结果内继续筛选查询进行更精确的搜索。1）如用户需要搜索关于易度文档管理方面的文档，在搜索栏中输入关键字“易度文档管理”，搜索完毕后我们还可进一步筛选。如需要进一步在结果中搜索创建人为“潘俊勇”，只需在输入栏中添加创建人，即可进一步在所有内容中筛选创建人为“潘俊勇”的易度文档管理方面的文档2）筛选完毕后，我们还可进一步进行筛选。如筛选格式为PDF的创建人为潘俊勇的易度文档管理文档6.5   标签组分类易度文档管理系统提供创新、实用的标签组功能，用户可以为文件夹设置标签组，然后将文件夹中的文档打上相应的标签，当再次需要快速查找到已经打上标签的相关文章时，用户就可以通过逐级标签筛选，快速找到需要的文件。6.5.1   对文件夹设置标签组1）选择需要设置的文件夹，点击右侧标签组设置按钮，对标签组进行内容管理，包括添加、删除、编辑分组标签内容2）分组标签支持多维树状导航，可从多个角度对文件夹下文件标签设置分组和树状层次关系，可对标签进行第一级、第二级.逐层进行细分6.5.2   对文档添加、删除标签1）选择需要添加标签的文档，点击窗口右侧的添加标签按钮2）从标签分组中选择文档所属的标签属性，成功为文档添加标签3）如果需要删除文档的标签，只需点击标签组右侧的删除符号，即完成文档的标签删除。6.5.3   利用标签组搜索文档1）进入需要进行查找的文件所在的文件夹，根据文件的标签分类，在右侧标签组导航栏中点击文件相关的标签，可以多选2）选择相关标签后，系统会自动根据标签进行标签结果筛选提示：如果要撤消对该标签的选择，可以再点一下这个标签。6.6 文档收藏用户可以在自己的个人区，将常用的文档进行收藏，对自己的收藏进行分类管理。当需要查看使用这些有用的文档时，就可以直接通过收藏夹方便快捷地进行文件查找和定位。6.6.1   收藏一个文档用户可将常用的文档进行收藏，将文档添加到收藏夹中。1）选择需要收藏的文档，点击文档标题编号左侧的星型添加收藏夹按钮2）系统提示已成功将文章添加到个人收藏夹3）收藏夹支持自定义标签，可根据用户个人需要，对收藏的文档设置标签。用户只需在设置标签栏中输入自定义的标签点击“保存”按钮，就可成功为收藏的文档设置标签6.6.2   收藏夹的管理用户可对收藏夹进行管理，包括收藏的删除、收藏的搜索等。1）点击窗口右侧菜单栏的收藏夹2）进入收藏夹功能区3）在右侧的收藏搜索栏中输入搜索条件，点击“搜藏“按钮，成功搜索出相应的结果文档4）使用标签搜索，在标签组中选择相应的标签，系统就会自动筛选出相应收藏的文档5）在收藏夹内点击收藏的文档前的星型删除按钮，即可完成文档的收藏删除7   查看7.1 文档在线预览用户无需安装相应的桌面编辑软件，直接在浏览器上进行文档的预览，支持的格式包括 Office文件（.doc、.xls、.ppt），最新的office 2007在线预览，RTF格式、文本文件 (.txt、.html）、 PDF等在线预览 1）选择需要查看的文档，直接在网页上进行预览2）可以点击最上方“全屏预览”按纽，进入全屏预览的模式7.2 图纸在线预览对于AutoCAD图纸，系统可自动生成一个图片，方便用户快速在线预览查看7.3  图片自动缩略预览图片支持自动缩略预览，避免图片过大导致下载速度缓慢，影响查看的感受。7.4 音频视频在线播放 系统支持avi、wmv、flv、ogg、mp3、mov、mpeg等各种格式文件的在线播放，只需安装浏览器flash插件，便可支持对流媒体(音频、视频)文件的播放。7.5  自动生成PDF所有能在线预览的文件，系统均可自动生成pdf格式的文件，方便用户进行查看和打印。1）选择要生成PDF格式的文档，点击“下载为PDF”按钮2）界面出现文件下载提示，选择打开或保存按钮，完成PDF生成操作7.6 文档关联用户可通过文档关联功能，把相关的文件关联起来，集中储存和管理。 利用文件关联的功能，可快速找到关联文件。 1）选择需要进行文档关联的文件，点击右侧关联文件的“新建”按钮2）输入关联的文件的编号，点击“关联”，完成文件关联功能8   文档协作8.1   评注订阅易度文档管理系统支持评注订阅功能，用户可对相关文档发表评注，直接在系统通知消息中对关联文件进行评注。并且可进行文档的订阅，采取多种通知方式通知相关订阅人对文档进行多方协作。1）用户可对相关文档发表评注，表达观点2）查看人可订阅文档的评注信息，可通过系统消息通知、电子邮件等通知8.2   版本管理易度文档管理系统提供强大的版本管理功能。系统支持定版功能，一旦定版，后续的修改，自动保存为新版本。支持自动版本版次维护，上传新版本的时候，系统自动推荐一个版本版次。用户也可以手动进行调整。 支持版本差异比较，所有可以在线预览的文档，均可支持在线版本差异比较。 8.2.1 更新文件版本1）选择找到需要进行版本更新的文档，点击窗口右侧的“上传新版本”功能按钮2）在弹出的上传界面中点击“浏览”按钮选择新文件，在版本说明栏中可输入文字描述，版本号可进行编辑3）用户可选中“将此文件定版，不希望别人修改这个文件”4）点击“同时通知其他人”，可进行人员的添加，并选择通过系统通知、发送邮件通知和短信通知的方式告知其他人5）输入完上述相关信息后，点击“保存新版本”按钮，完成文档新版本的上传8.2.2 获取历史版本1）找到需要获取历史版本的文档，在右侧栏文件版本中找到需要下载的历史版本文件2）点击版本链接地址，系统将弹出文件下载界面，用户可进行历史版本的文件下载8.2.3 删除历史版本1）找到需要删除历史版本的文档，在右侧栏文件版本中找到需要删除的历史版本文件2）点击版本信息文件名后面的删除图标，完成历史版本文档的删除 8.2.4 文件版本比较1）找到需要比较版本的文档，在右侧栏文件版本中选中2个需要做版本比较的历史版本文件2）点击下方的版本比较按纽，版本比较的结果会在中间模块上显示3）用户可以点取消版本比较按纽，结束版本比较，回到文件详细页面8.3   在线编写易度文档管理系统支持在线编写文档功能，无需用户上传、下载，直接可在线进行编写。1）在左侧文件夹导航栏中选择相应的文件夹，点击右侧的“编写文档”按钮2）填写必要的文件信息，包括文件名、描述和格式和正文内容，格式包括.html富文本、.txt纯文本、.rst结构化文本格式，点击“保存”按钮进行保存8.4   在线修改易度文档管理系统支持在线修改功能，用户通过安装一个“外部编辑器”插件后，可直接激活word等桌面编辑器进行编辑，并会自动在后台将文件上传到服务器。此功能大大简化通常的文件上传的复杂操作，实现了和桌面编辑器的无缝集成。 8.4.1   外部编辑1）选择需要修改内容的文件，点击界面上方的外部编辑功能按钮，进入在线编辑界面。提示：初次使用需按照提示安装润普外部编辑器。2）系统将出现如下提示界面帮助信息3）选择外部编辑，就可以直接激活word、txt等桌面编辑器进行编辑，并可自动保存文件到服务器。8.4.2   自动锁管理无论是在线编写，还是外部编写，系统能够自动管理文档的修改锁，避免多人同时修改同一文件发生冲突。当用户打开外部编辑进入在线编辑界面时，系统自动会分配给该用户一个文档锁，其他用户如果想同时对该文档进行修改，系统就会自动检测并提醒该文件已被锁定，正在编辑中，为防止修改冲突，应该等待他人修改完成后再进行编辑操作。如果用户确定该文件处于异常锁定状态，点击“强制解锁”，可以进行编辑操作。如下图所示：8.5   消息通知用户在上传或修改文档的同时，可采取消息通知的方式，告知相关人员关于文档的变更信息。1）在上传文件的时候，用户可以选择添加相关人员（部门/群组），在通知选项中勾选“系统消息通知”或“电子邮件通知”2）消息采取在线推送的方式，在系统右下角将会实时弹出3）提供“我的消息”模块，系统的消息通知、评注通知等，都会通知到个人的“我的消息”中 8.6  邮件外发用户可通过采取邮件外发的手段，将自己的文档传递给适合的人查看，进行文档协作。1） 选择需要进行邮件外发的文档，点击右侧的“邮件外发”按钮2） 输入接收方邮件地址和描述，点击发送，即成功完成邮件外发8.7  文档共享用户可将个人区的文档与公司其他同事进行共享，共享的文档统一放在网络共享区进行查看。1）选择需要共享的个人区文件夹，点击菜单栏的“共享”按钮2）选择设为共享，完成知识共享的操作3） 设置共享后用户在网络共享区将会看到刚用户共享的文件夹。共享文件夹的图标属性是一只手，代表着奉献自己的知识和大家一起共享9   权限管理易度文档管理系统提供精细、易用的权限控制，可进行授权委托管理、权限继承、成组授权、负授权和6级查看人机制，分别控制文档的查看、下载、打印的权限，保证文档的安全性。9.1   授权委托管理可单独针对各个文件夹，指定文件夹管理员。文件夹管理员在该文件夹下拥有全部管理权限，可实现真正的权限委托管理。1）选择需要进行授权委托管理的文件夹，点击“权限”按钮2）进入权限设置界面，选择需要授权委托管理的角色，点击本层授权的添加按钮，选择角色需要授权委托的人员3）成功进行授权委托管理，被授权的人员将拥有相应的角色权限9.2  权限继承易度文档管理系统提供权限继承机制，保证用户在拥有父文件夹管理权限的同时，也将拥有所有子文件夹的管理权限1）选择需要进行权限继承的文件夹，点击“权限”按钮2）进入权限设置界面，针对相应的角色，点击本层授权的添加按钮，进行人员的添加3）权限设置成功，授予的用户将拥有公司文档区这个父文件夹中所有子文件夹的管理权限9.3   成组授权易度文档管理系统支持成组授权，可针对某个部门、某个岗位进行授权。这样新人到岗，只需指定所在岗位，便可自动得到相应的文档访问权限。成组授权操作简单，只需在权限操作中按群组进行权限设置。1）选择需要进行成组授权的文件夹，点击“权限”按钮2）进入权限设置界面，针对相应的角色，点击本层授权的添加按钮，进行成组添加3）成组授权成功，市场部的全体用户都将拥有这个文件夹的管理员权限9.4   负授权易度文档管理系统支持“负授权”，也就是可以禁止某个人的权限。这个技术结合群组授权，可实现如下的逻辑：行政部除了张三都能够查看某个文件。“负授权”技术，使授权更灵活，更实用，充分保障知识文档在共享、使用过程中的安全性。1）选择需要进行负授权的文件夹，点击“权限”按钮2）进入权限设置界面，针对相应的角色，点击本层禁止的添加按钮，选择人员添加3）负授权成功，添加的用户被禁止拥有这个文件夹的管理员权限9.5   6级查看人6级别保密控制，可以控制文档预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限，这样就可以解决文档共享过程带来的知识安全性问题，通过进行权限控制，授予或限制团队成员对文件夹的功能操作。1）进入权限设置界面，角色中包含1级查看人、2级查看人、3级查看人、4级查看人、5级查看人、超级查看人2）不同级别查看人拥有不同的权限。如下表所示1级查看人只能查看标题和描述2级查看人1级查看人基础上，可以预览、评注和订阅3级查看人2级查看人基础上，可以打印、下载pdf4级查看人3级查看人基础上，可以下载原始文件、复制，下载历史版本5级查看人4级查看人基础上，可以邮件外发超级查看人5级查看人基础上，可查看保密内容3）点击本层授权的添加按钮，进行人员或群组的权限设置10  文档发布文档发布功能保证文档由修改状态到正式发布的过程正确性，提供简单的、需要人工干预的半自动文档审核流程。易度文档仅对终审进行控制，终审决定是否发布。中间可安排众多的审核过程，均采用订阅评注进行。文档一旦发布，就禁止再次修改。对于需要支持多审、串行、并行审核，可结合易度流程来实现流程的定制。10.1 受控文件夹用户通过设置受控文件夹，可保证一般查看人无权查看到未发布的内容，保证文档发布的过程正确性。 1）选择进行受控的文件夹，点击菜单栏的“受控”按钮2）选择“设为受控”，点击“确定”按钮，一般查看人将无法查未发布的内容。3）受控文件夹图标显示如下：10.2 文档状态易度文档管理系统支持文档审核的一般流程：提交审核>审核通过>正式发布，中间可安排众多的审核过程，采用消息通知流程变更。一旦发布，禁止对文档的修改，实现文档保护。 1）选择需要提交审核的文档，点击功能栏的“状态按钮”，选择进行“提交待审”或“发布”2）对于发布的文档，可以调整文档的有效期限，包括生效时间和失效时间，还可支持文档自动编号和调整文档编号 11 操作历史记录易度文档管理系统中每一个文档的所有操作都会记录进操作历史，包括文件操作历史记录、文件夹操作历史记录、系统操作历史记录，方便对文档操作进行监视和查询，一旦出现安全事故，可进行追查，追究事故责任人。11.1 文件操作历史记录所有对文件的操作(创建、编辑、版本、流程、打印等)都会保存在文件操作历史记录里 1）进入需要进行查询操作历史记录的文件2）点击右侧的文件操作历史，即可查看相应的文件操作记录3）点击“查看详细”按钮，可查看详细的操作信息11.2 文件夹操作历史记录所有对文件夹的操作(创建、编辑、版本、流程、打印等)都会保存在文件夹操作历史记录里1）进入需要进行查询操作历史记录的文件夹2）点击右侧的文件夹操作历史，即可查看相应的文件夹操作记录4） 点击查看详细按钮，也可查看详细的操作信息11.3 系统操作历史记录所有的系统操作历史都会记录保存，可用于系统管理员检查系统，避免出现问题。系统管理人可以查看系统人员的所有操作历史，一般人员仅可以查看自己的操作历史。1）点击菜单栏的操作历史按钮2）可查看系统的操作历史记录2009年9月专心-专注-专业