华坤道威整合营销机构文件分类编码管理制度.doc

华坤道威整合营销机构文件分类编码管理制度适用范围：本制度适用于机构所有文件的编制、修订。规定目的：建立机构文件系统的分类、编码和管理制度，确保机构文件系统的科学性、规范化和标准化管理，便于保存、查询、整理机构经营管理等历史文件凭证。起草部门：企业管理中心规定内容：一、 管理职责1 行政负责人负责以机构名义对内、外行文的编制、发文以及存档。2 各职能部门确定一人专门负责以本部门名义对内、外行文编制、发文以及存档。3 行政负责人负有对公司文件管理进行指导、监督和检查的职责。二、文件的分类1 机构对外往来文件：以机构名义、专业公司名义与政府部门、相关业务单位及其他单位往来等。2 机构内部管理文件：以机构或职能部门名义发出的行政规章制度、人事规章制度、财务规章制度、业务管理制度以及各项工作表单。三、文件编制 1 行文格式1.1机构各类文件的编制需按规定的格式和编号方法进行，统一使用打印稿，行文应规范，不得有错别字。1.2机构所有文本必须制作印有机构LOGO和文件编码的页眉，其中所有管理制度文件都需制作分类管理页脚，页眉、页脚字体均为小五号宋体。分类管理页脚格式如下：名称待添加的隐藏文字内容1版本第 页 共 页编制更改审核批准生效期2 具体编制2.1各部门需以机构名义或专业公司名义对外发文，都必须到机构或专业公司行政负责人处登记发文编号，并加盖公章后，方可对外发文。机构或专业公司名义发文的编号规则为：机构名-年度-W-序号。例如：华坤道威整合营销机构08W001。2.2以机构名义或专业公司名义对内发文，都必须到机构或专业公司行政负责人处获取统一发文编号标注，并加盖公章后，方可对内发文。机构或专业公司名义发文的编号规则为：机构名-年度-序号。例如：华坤道威整合营销机构08001。 2.3机构内部文件编号采用五级编码，格式为公司代码部门代码文件类别代码文件编号文件版本，具体各级代码如下：2.3.1公司代码机构DW0广告公司DW2研究公司DW1销售公司DW32.3.2部门代码研究公司广告公司销售公司采访部01项目一部01事业部01研究部02项目二部02策训部02项目三部03拓展部03项目五部05综管部042.3.3文件类别代码管理制度管理表单行政制度101业务管理104行政表单201工作流转表单204人事管理102人事表单202财务制度103财务表单2032.3.4文件编号规则：按照时间先后顺序编号，字符长度为3，例：001，002，0032.3.5文件版本号：以字母编号，字符长度为1，首个版本编号为A。2.3.6文件编号举例：销售公司面试评估表DW304202003A 机构文件编码管理制度DW0101002A3部门联合发文，按以机构名义下发文件的编码规则执行。四、相关附件及表单1附件：无2表单：无