市国土资源局地籍管理信息系统建设之纸质档 案整理和电子化扫描项目实施方案.doc

楚雄市国土资源局地籍管理信息系统建设之纸质档案整理和电子化扫描项目实施方案楚雄市自90年代初开始土地登记以来，地籍档案一直处于原始落后的纸质存档、人工查询状态，严重制约工作的正常开展，实现地籍档案电子化是实际工作的需要和档案管理发展的必然趋势。地籍档案电子化是地籍管理信息系统建设的第一步，目的是按照档案管理标准，以现代化科学方法对纸质档案进行整理扫描归档立卷，进行纸质档案电子化，确保电子文档作为元数据挂接地籍数据库，实现档案数字化，提高查询效率，方便管理，尽可能减少纸质档案的日常查询，从而更好地保护地籍档案。一、工作量1、宗地：约1万宗2、共用宗地：约10万宗结算按实际工作量结算。二、项目任务按照地籍档案管理规定标准：以宗地为单位，按照“街区一街坊一 宗地”模式，完成地籍科保存所有土地登记档案的档案整理、归并、原宗地代码转换为统一代码、制作卷宗目录、条目录入、扫描、数据质检、数据整合、档案装订、装盒入柜。三、项目的组织与实施根据楚雄市国土资源局地籍管理信息系统建设纸质档案整理和电子化扫描项目的特点和要求，为保证该工程项目能够按期、顺利、高质量的完成，我公司成立了一些专门机构来管理、实施及监督项目的进度和质量。（一）项目管理项目管理层的主要任务包括：1、组织各专业技术队伍，明确技术责任与实施方案；2、编制工程技术规范，计划进度，质量标准；3、负责组织各专业技术人员优质按时完成工程任务；4、确定各技术专业验收测试标准和验收测试人员；5、组织系统测试环境和完成各项技术指标测试；6、编写项目自检自查报告和项目验收报告；7、组织并完成系统开通运行等各项工作。 （二）项目实施1、机构设置设项目总监一人，负责监督项目的实施情况；项目设项目经理一人，对项目全权负责；下设九个小组，分别为需求组、设计组、数据组、文档组、后期服务组，各小组按项目流程协同工作，确保项目正常实施。各小组的职责和任务分别为：（1）需求组：在项目实施前期完成项目的详细需求分析。（2）设计组：在需求分析的基础上制定项目概要和详细设计方案。（3）数据组：负责整理、转化、录入数据等工作。（4）文档组：负责项目实施过程中所有文档的整理、归类等工作。（5）后期服务组：项目验收结束后的后期维护工作。2、人员组织整个项目计划投入20人，其中项目总监1人、项目经理1人、技术员18人（包含后期维护2人）。整个项目作业人员分为9个作业组，2人一组同时作业。参与该项目的以上人员均参加过类似的项目，有相关工作经验，熟悉地籍档案的管理，能够胜任此项工作。相关人员配置情况详见附表一。3、设备投入整个项目计划投入高清扫描仪或高拍仪20台、笔记本电脑20台、单反数码相机3台，打印机10台，2TB移动硬盘3个。除此之外，还有装订机、纸张、铅笔、中性笔、橡皮、装订线、浆糊、订书机、不锈钢订书针、长尾夹、剪刀、交换机、网线、插线板等其他各类耗材和用品。除办公场所和水电设备外，本次项目开展过程中所需的各项耗材，我公司将根据项目的实际情况自行负责。主要配置详见附表二。4、项目工作地点：楚雄市国土资源局指定场所。5、项目用时及进度整个项目预计180个工作日内完成，详细进度计划如下表：项目名称计划用时（工作日）计划开展时间地籍档案整理606月15日-7月20日地籍档案扫描907月21日-10月20日地籍档案栅格数据整理归档3010月21日-11月20日 四、工作流程 （一）扫描过程管理为加强纸质档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。采取相关参与人员组织测绘及档案管理保密制度的学习并签订安全保密协议书的方式。 （二）整理登记纸质档案数字化的各个环节均进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。 （三）扫描流程纸质档案数字化的基本环节分为：档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、装订、数据挂接等。 （四）档案整理在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量及进度。根据楚雄市现有地籍档案初步统计约有110000宗登记档案，所有档案均以年份设立卷宗并按权属单位地进行归档，根据土地登记办法及城镇地籍调查建库标准及楚雄市宗地统一编码方案按宗地、按单位、按登记类型进行还原至地籍管理系统进行建库，并在今后的日常业务办理中对“土地权属来源、证明、申请书、身份证明材料”，“地上附着物权属证明”等土地登记材料进行整理和归档。 （五）目录数据准备规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。 （六）区分扫描件和非扫描件按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。 （七）拆除装订在装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。 （八）页面修整破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描。 （九）扫描范围登记制作并填写待扫描纸质档案交接登记表单，详细记录待扫描档案盒号，案卷文件的起始页号和页数。 （十）档案扫描 1、扫描方式（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用0号图纸扫描仪)进行扫描。大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后的胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理。（2）扫描时应根据纸质档案的材质选择相应的扫描设备，保证档案不受损。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。（3）扫描时保证放纸端正、不压边、不漏扫、错扫、严格确保图像质量。 2、扫描色彩模式（1）扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值，以扫描后的图像清晰、完整，档案内容信息与档案原件一致为准。（2）页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案可采用黑白二值模式进行扫描。（3）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可以采用灰度模式扫描。（4）页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。对于年代久远、字迹模糊、纸张颜色和文本反差不大、斑迹较大等情况的档案采用灰度或24位彩色二种方式扫描。图纸、照片根据情况分别进行黑白、灰度或彩色扫描。有红色公章的材料采用24位彩色扫描。 （5）扫描分辨率1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。2）采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于150dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。3）需要进行OCR汉字识别的档案，扫描分辨率建议选择大于或等于200dpi。 （6）扫描登记填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。 （十一）图像处理 1、图像数据质量检查（1）对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。（2）由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。（3）文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。对案卷中漏编的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。（4）扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。（5）同页有两个以上文件，需分别扫描或图像分割处理，并进行合页处理。（6）填写相关表单，记录质检结果和处理意见。 2、纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。3、去污对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边、等应进行去污处理，还有去线孔等。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。 （十二）图像存储 1、存储格式一般采用PDF格式存储，以文件为单位生成PDF文件，一个文件对应一个PDF文件，一份案卷对应一个或多个PDF文件。一个项目、工程、案卷分别对应一个文件夹，一个项目文件包括一个或多个工程文件夹，一个工程文件夹包括一个或多个案卷文件夹，一个案卷文件夹包括一个或多个PDF文件。 2、扫描件的命名纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。或以文件在案卷中的顺序号命名。 （十三）装订扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌；装订后由甲方负责检查，不符合要求的退回重新装订，要求一次性完成装订。并认真做好档案页码、页数的登记。 （十四）数据挂接实现档案数字化转换过程中形成的目录数据库与扫描件的挂接。以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号或者文件顺序号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。整个项目的实施实行项目负责人制度，责任到人；严格实施自检、互检及抽检制度，确保成果的准确性；项目成果质量由作业单位负责，不能通过抽查验收时须查明原因进行修正或返工。派专职检查人员负责对项目实施的过程跟踪检查。及时与项目实施单位协调解决调查中存在的问题。针对各项检查，必须填写检查表，定性、定量的及时做出评价。 五、项目验收 楚雄市国土资源局对项目实施实行全过程监管，对存在的问题，我公司将立即进行整改，整改合格后，方才开展下一阶段工作，该项项目必须经楚雄市国土资源局组织验收通过后，方视为完成。 六、技术标准（一）按城镇地籍库建库标准执行；（二）本次挡案数字化著录要求遵照档案行业标准档案著录规则（DA/T181999）执行； （三）本次档案数字化项目各项技术指标与要求需按照中华人民共和国档案行业标准：纸质档案数字化技术规范DA/T31-2005执行； （四）扫描影像标准必须参照国际标准ISO9005-1文件管理-电子文件长期保存格式第一部分PDF的使用（PDF/A-1的要求执行； （五）纸质档案电子化标准和地籍档案整理规范； （六）云南省档案数字化工作安全保密管理办法。附表一 公司人员及拟派往本项目的人员情况公司全称（加盖公章）：楚雄立天科技有限公司1. 公 司 人 员 数 量 人员类管理人员技术人员其他总 数 83240拟为本项目提供的人员总数21832. 拟派往本招标项目的管理人员 经历 数量人员类别相关工作经验项目总监1人 王兆兴楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化项目经理1人 张文明楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化技术人员18人鲁秀萍楚雄州国土资源局地籍档案数字化段新琴楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化周 静楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化胡祖艳楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化童建秀 楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化杨 梅楚雄州国土资源局地籍档案数字化郭富珍楚雄州国土资源局地籍档案数字化谢家平楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化符 茜楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化崔红飞楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化许 娟楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化赵冬晓楚雄州国土资源局地籍档案数字化蔡 菊楚雄州国土资源局地籍档案数字化 李春花楚雄州国土资源局地籍档案数字化赵 羽楚雄州国土资源局地籍档案数字化李绍洪楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化崔买仙华坪县地籍档案数字化段芹英华坪县地籍档案数字化财务组长 周传英楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化后勤组长 田彩云楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化驾驶组长 苏开雄楚雄州国土资源局地籍档案数字化、华坪县地籍档案数字化附表二 拟用于本招标项目的主要设备公司全称（加盖公章）：楚雄立天科技有限公司（设备及软件）名称：笔记本电脑 20台来源4注明设备及建库软件来源：自有购买租赁专门生产所有者5所有者名称：楚雄立天科技有限公司6所有者地址：楚雄开发区太阳历大道94号轻纺城9幢三单元322室电话：08783399880联系人及职务：张莅民 总经理传真：08783391752电话：08783399880协议特为本项目所签的购买租赁/制造协议详述涉密测绘成果管理人员岗位培训证书服务承诺书致：楚雄市国土资源局非常荣幸参加贵局组织的楚雄市国土资源局地籍管理信息系统建设之纸质档案整理和电子化扫描项目的竞争性谈判，我公司就服务态度、服务时限做出如下承诺：服务态度我公司本着想甲方之所想，急甲方之所急。在项目实施、验收、运行等工程建设的各个环节，与甲方密切配合，随时随地提供全过程、全方位的服务，保证各项工作的顺利进行。 具体措施如下： 为确保成果达到规范、规程的要求，公司设立项目总监、项目经理各一人，分工明确，责任到人。从接受任务，资料审查，安排生产的每一个环节抓起，统一调配、相互协调、科学管理，严把产品质量关。对参加该项工作的全体作业人员进行质量意识教育和业务技术培训，确保该项工作的顺利开展，且参加该项工作的全部人员必须是有类似项目经验的人员。认真做好纸质档案整理和电子化扫描工作检查，发现问题及时处理问题，项目总监、项目经理要经常深入生产第一线及时了解和掌握生产进度和质量状况，对存在的质量问题提出改进措施，确保产品质量。纸质档案整理和电子化扫描成果经公司最终检查后，确认成果资料齐全、无误，方可申请甲方验收。对因成果质量或包括预见因素产生的后续服务的，我公司不再收取任何费用，并负责资料修改完善工作。服务时限我单位承诺从合同签订到通过验收6个自然月完成该项工作，决不延误工期。具体措施如下：根据委托方工期要求，在进场前对项目进行整体分析，制定详细的工作计划，以保证按时完成甲方项目。项目负责人为该项目具体实施工作人员，对项目质量、工期要做到心中有底。工作中严格执行规程、规范及委托方有关技术要求，制定项目时间安排工作表，作业组成员按分工不同配合项目经理工作，及时将工作进度和工作情况反馈给公司和委托方，以便公司及时调整人员，保证甲方工期要求。特此承诺楚雄立天科技有限公司 2014年5月12日近三年市场行为规范承诺书致：楚雄市国土资源局我公司郑重承诺：一、我公司没有受到过停产停业处罚，没有受到财务被接管、冻结、破产。二、我公司没有受到停止或限制投标资格、暂扣或吊销资质处罚。三、我公司不存在违纪违规、不良行为记录、不在省、州黑名单内。四、我公司承诺不存在骗取中标或严重违规、违约或重大工程质量问题。五、我公司承诺没有发生诉讼及仲裁情况。 特此承诺 楚雄立天科技有限公司 2014年5月12日