文化旅游区监理资料整理归档.doc

无锡万达城文化旅游区A1-1地块项目工程监理实施细则（监理资料归档）内容提要： 工程概况和资料归档管理难点 监理资料管理职责 监理资料归档管理依据和工作流程 监理资料归档管理要点和内容以及保存规定 监理资料归档管理工作方法及措施 项目监理机构（章）： 专业监理工程师： 总监理工程师： 日 期： 江苏省建设厅监制工程监理资料归档管理方案一、工程概况和难点 1、工程概况：本工程位于无锡市滨湖区缘溪道以西，具区路以南，南湖北路以东，南湖中路以北。共4栋酒店式公寓，地上30F。建筑面积18多万平方米，本工程结构类型为框架一核心筒结构。2、工程资料归档和管理难点分析（1）从工程概况而知，工程为新建综合性开发地块，单项工程数量较多、单项工程类别不同、分部项目更多，因此工程资料按江苏省建设厅管理要求工作就很多。（2）工程进度紧，资料整理归档要求快、管理要求细致。（3）无锡市、建设单位、我公司都针对一些重点部位和内容加强了工程管理要求，因此资料数量和类别增多。（4）针对一些分部或分项建设单位和施工单位可能分包给专业施工队伍作业，因此监理资料和归档将增加一些程序，管理难度增加。二、监理资料管理职责工程建设监理资料是监理机构在工程监理过程中形成的文字、图表、声像等各种信息记录，它是体现监理活动的重要形式，是反映工程质量的重要依据，是处理质量、安全事故和合同争议及违约事件的有效证据，对于工程建设及建成后的运行管理具有长期或永久的查询、考证和指导作用。加强监理资料管理是监理机构进行信息管理和监理单位经营管理工作的重要内容；是监理单位、监理人员对业主、对社会、对历史负责的具体表现；也是监理单位展示服务水准、企业素质、进行自我保护、扩大市场声誉的需要，公司、各项目部、所有监理人员都应对此予以充分重视。本项目监理部现场资料管理和公司对监理资料的管理，侧重于项目现场资料管理。本工程监理部资料管理职责如下：1、项目总监对项目资料管理承担领导责任，并负责涉及资料管理的重要协调决策工作。2、竣工前，总监应组织项目部监理人员将监理资料按照归档要求整编成竣工资料，一式两套。一套向业主移交，一套交公司留存。3、监理部专职资料员负责项目监理资料日常管理工作，处理各个环节的具体事务，同时对各专业监理范围内资料形成的及时性、完整性进行督促。工程竣工后十五天内负责将项目资料完整无缺地移交公司管理部并办理移交手续;必要时公司管理部配合项目部进行竣工监理资料整编。4、各专业监理人员负责本岗位资料的编制、收集、整理及向专职资料员移交，重点是督促施工单位规范提交各类报验、报审资料并对其进行审核，及时填写、编制本专业应提供的资料。5、专业监理工程师对监理资料的正确性和质量负责。6、专职资料员对本项目资料的齐全完整和程序正确负责，发现问题应及时向总监报告并提出自己的建议。7、总监和专职资料员定期对监理资料进行检查；专职资料员对符合规定的归档要求的资料进行存档、整理、借阅及日常管理事务，保持与施工单位项目资料人员的联系，必要时对施工单位项目资料管理事务予以督促。8、监理人员竣工阶段协同业主对施工单位竣工资料进行审查，由总监组织现场监理人员督促施工单位顺利完成存档工作。三、监理资料归档管理依据和工作流程：1、归档和管理依据： （1）建设工程监理规范GB50319-2013 （2）建设工程文件归档整理规范GBT50328-2001 （3）江苏省建筑工程施工验收资料规定 （4）安徽省建设监理有限公司2012体系文件和规定 （5）无锡市行政主管部门有关规定（6）监理合同约定和建设单位有关要求 2、归档和管理流程： (1)总流程：分工登记分类归档收集分类编号立卷 （2）各阶段主要任务和流程形 成形 成形 成形 成形 成形成形成形成形成形成监理中标编制监理规划施工准备阶段开工审批施工阶段中标通知书监理合同监理规划施工组织设计(方案)报审表施工管理机构及人员资格报验申请表分包单位资格报审表施工测量成果报验申请表施工现场质量管理检查记录施工现场安全管理检查记录第一次工地会议纪要设计交底及图纸会审纪要工程开工报审表监理实施细则工程进度控制合同事项管理工程安全管理工程质量控制工程投资控制施工进度计划报审表工程暂停令工程复工报审表监理工程师通知单监理通知回复单工程材料/构配件/设备报审表测量放线报验表检测单位资格报验表施工设备报验表检验批、分项、分部工程质量报验表隐蔽工程报验表监理抽检记录监理工程师通知单监理通知回复单不合格项处置记录工程质量事故报告监理旁站记录见证记录工程计量单工程款支付申请表工程款支付证书工程变更费用报审表竣工结算文件监理工程师通知单监理通知回复单合同变更材料费用索赔申请表费用索赔审批表工程延期申请表工程延期审批表合同争议和违约处理材料/施工设备报验申请表中间交接验收记录现场安全考评表监理工程师通知单监理通知回复单组织竣工预验收参加竣工验收工程移交竣工备案形成工程竣工报告(施工单位)工程竣工报验单工程竣工预验收报告工程质量评估报告形成工程竣工验收记录监理工作竣工总结形成竣工移交证书形成竣工验收备案表形 成其他事项管理监理工作联系单会议纪要来往函件监理日记监理月报四、监理资料归档管理要点和内容以及保存归定：1、监理资料归档日常管理要点：（1）监理资料管理的基本要求是同步形成，真实齐全，整理及时，分类有序。监理资料管理的总体要求：及时性、真实性、有效性、完整性、清晰性、闭合性。监理资料管理的工作任务为：资料体系结构的总体安排、各类资料的制作、收集、编目、整理、组卷、装订、归档、保管、移交、查阅。（2）总监理工程师应指定专人进行监理资料管理，总监理工程师为总负责人。（3）监理人员应及时收集相关资料，并及时对其进行整理归档。（4）利用计算机建立监理资料的管理台帐。（5）监理工程师应根据基本要求认真审核资料，不得接受经涂改的报验资料，并在审核整理后交资料管理人员存放。（6）在监理工作过程中，监理资料应按单位工程建立案卷盒(夹)，分专业存放保管，并编目，以便于跟踪检查。（7）监理资料的收发、借阅必须通过资料管理人员履行手续。 2、归档文件的质量要点（1）归档文件应为原件。（2）归档文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术标准，规范和规程，验收资料表格必须符合江苏省建筑工程施工验收资料规定，台账应符合安徽省建设监理有限公司06体系文件和规定。（3）归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。（4）归档文件应采用打印及耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。（5）归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。（6）归档文件纸张尺寸规格宜为A4幅面(297mm×210mm)。3、归档文件的监理资料的基本内容和保存规定 （1）监理资料的基本内容： A、合同文件施工招投标文件施工承包合同、分包合同、各类定货合同，分包单位资格报审表工程监理招投标文件监理委托合同中标通知书B、设计文件施工图纸工程地质勘察报告施工图审查报告及审查批准书测量基础资料C、工程项目监理规划及监理实施细则监理规划监理实施细则项目监理部编制的总控制计划D、工程变更文件图纸会审、设计交底纪要设计变更文件工程洽商文件E、施工组织设计(方案)报审F、进度控制资料工程开工报审表(含必要的附件)施工进度计划报审表工程暂停令工程复工报审表H、质量控制资料施工现场质量管理体系报验表(附上施工现场质量管理检查记录及相关资料施工管理机构及人员资格报验申请表工程材料/构配件/设备报审表测量放线报验表检测单位资格报验表施工设备报验表检验批、分项、分部工程质量报验表隐蔽工程报验表监理抽检记录不合格项处置记录工程质量事故报告监理旁站记录见证记录F、投资控制资料工程计量单工程款支付申请表工程款支付证书工程变更费用报审表竣工结算文件监理工程师通知及回复单I、安全管理资料施工现场安全管理检查记录及相关资料材料/施工设备报验申请表中间交接验收记录现场安全考评表J、 合同事项管理资料合同变更材料费用索赔申请表费用索赔审批表工程延期申请表工程延期审批表合同争议和违约处理K、工程验收资料工程竣工报验单工程竣工报告工程竣工预验收报告工程初验整改情况表工程质量评估报告工程竣工验收记录竣工移交证书M、其他事项管理资料监理工作联系单会议纪要来往函件监理日记监理月报N、监理工作总结(2)监理资料、归档文件保管期限 序号资料、归档文件保管期限备注1建设工程委托监理合同；监理中标通知书；总监（总监代表）委托书；监理部人员名单长期2工程暂停令(B1) / 复工报审表；监理工程师通知单(B2)/监理工程师通知回复单（A5）/ 监理复查记录；监理工程师联系单（B3）；监理工程师备忘录(B4)长期3监理月报（B5）长期4工地例会会议纪要（B6）长期 5监理日记（B7）长期6工程量计量报审表（A4.1）；工程费用索赔报审表（A4.2）；工程款支付申请表（A4.3）；工程款支付证书（B8）长期7单位工程质量评估报告（B9）、主要分部工程质量评估报告（桩基工程、地基与基础工程、主体结构工程、钢结构工程、幕墙工程、节能工程）长期8监理工作总结（B10）；监理工程师业务手册长期业务手册要求至少2份原件9旁站监理方案；旁站监理记录（B11）长期10监理规划（B12）；监理实施细则（B13）；监理部总控制计划短期11质量（安全）事故处理文件；项目监理机构向有关主管部门质量（安全）报告单（B14）长期12工程监理资料移交单（B15）短期13建设工程规划许可证；建设用地规划许可证；建设工程施工许可证短期14工程开工报审表（A1）/ 开工报告长期15图纸会审、设计变更、洽商记录（TJ2.1.1）；设计交底记录（TJ2.1.2）长期16工程进度计划报审表(A2.1) / 施工进度计划；延长工期报审表（A2.2）长期17施工组织设计、方案报审表（A3.1）/ 施工组织设计、施工方案短期18施工安全专项方案报审表（A3.9）/ 施工安全专项方案短期19施工单位安全生产管理体系报审表（A3.2）；工程安全防护措施费用使用计划报审表（A4.4）；短期20监理安全巡视记录短期21施工测量报验单（A3.7）/ 工程定位测量、放线验收记录(TJ2.2)；轴线、标高测量记录；建筑物垂直度、标高、全高测量记录（TJ3.4）；建筑物沉降观测记录（TJ3.7）/ 监理复核记录短期22合同变更材料；合同争议、违约报告及处理意见长期23分部（子分部）工程质量验收记录长期24单位（分部）工程竣工报审表（A7）/ 竣工报告长期25单位工程竣工验收证明书；单位(子单位)工程质量竣工验收记录（TJ4.0.1）；单位（子单位）工程质量控制资料核查记录 （TJ4.0.2.1）；单位（子单位）工程质量资料检查记录（TJ4.0.2.2）；单位（子单位）工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录(TJ4.0.3)；单位（子单位）工程观感质量检查记录 （TJ4.0.4）长期26与参建各方来往工作函件；收（发）文登记表短期27重点工程、示范监理项目需要提供电子版资料长期28勘察设计文件长期29工程竣工证明书长期至少2份原件30见证取样清单短期五、监理资料归档管理工作方法及措施： 档案管理方法 1、建立立卷的原则和方法（1）立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。（2本建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。对各单位工程共性的文件，可建立综合卷。（3）案卷不宜过厚，一般不超过40mm。（4）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。2、做好卷内文件的排列（1）卷内文件应按监理文件的归档范围进行编制，并按工程监理文件封面、工程监理文件目录、工程监理文件说明、卷内文件内容的顺序排列。（2）文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。（3）既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3、做好案卷的编目（1）编制卷内文件页号应符合下列规定：A、卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。B、页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。C、案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）案卷封面的编制应符合下列规定：A、案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，案卷封面的式样应统一、符合分卷查询要求。B、档号应由分类号、项目号和案卷号组成。档号由按公司归定填写或交给公司保管部门填写。C、案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。D、编制日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。（3）卷内目录的编制应符合下列规定：A、卷内目录的式样应符合要求。B、序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。C、责任者：填写文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。D、 文件编号：填写工程文件原有的文号或图号。E、 文件题名：填写文件标题的全称。F、 日期：填写文件形成的日期。G、 页次：填写文件在卷内所排的起始和起止页号。（4）卷内备考表的编制应符合下列规定：A、卷内备考表的式样应符合要求。B、卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数(照片张数)，以及立卷单位对案卷情况的说明。C、卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。D、案卷装订案卷装具一般采用卷盒、卷夹两种形式。当采用卷盒时，卷内文件的文字材料必须装订成册；图纸材料可装订成册，也可散装存放；既有文字材料，又有图纸的案卷应装订成册。当采用卷夹时，须将案卷封面、卷内目录、卷内文件、卷内备考表与封底一起装订成册。装订时要剔除金属物，装订线一侧根据案卷薄厚加垫草板纸。4、建立资料归档管理结构制度A、监理资料种类繁多，信息量大，其内容体系从表现形式、建设阶段、资料来源、监理工作等不同角度，可以有不同的划分。现场监理期间项目监理资料内容应符合相应工程门类监理规范、建设监理惯例，并适应当地建设主管部门对监理工作检查、管理的要求。如：拆模申请和拆模试块报告可多复印一份，一份按楼号逐层登记，另一份放置拆模工序报验前后，以便查阅和检查。在施工过程中，属于施工单位报审范围的资料，先由监理工程师、总监审查、签认后交与施工方复印，待报验资料复印后统一交给监理部盖章，并留存一份监理部存档；监理部资料员针对存档资料必须及时分类、登记、归档。在施工过程中，属于施工单位联系的文函（如：施工单位联系、报告等），监理人员签收后必须及时复印一份交给专理、总监，重要文函原件上必须注明复印人和日期、接受人和日期；监理内部转交工作完成后，监理部资料员必须及时按类归档；在施工过程中，属于多方协商的资料（如：签证、技术核定单等），监理人员签收后及时交给专监、总监，待专监、总监审查签字后及时交还施工方或报送业主，返还或报送前需复印一份留底，返还或报送时应书面完成签字手续。协商资料完成，监理员按接受文函资料形式完成内部交接和归档工作。B、本工程开工前应根据工程项目规模特点和相关方面的要求，对本项目监理资料内容划分结构、形成制度，并取得施工单位的配合和支持，以便随工程进展分类入盒归档。每个盒内资料应建立目录，以便快速查找。此项工作由总监负责，项目资料员实施。C、质量和安全管理类资料必须要求条理清楚、内容齐全；检查时间和整改时间必须在监理日记中反映出。D、归档的每份资料应有独立的编码，可按江苏省建设工程施工阶段监理现场用表的编码按用表说明中要求进行，各类表式的编号由7位阿拉伯数字组成，其中前四位为签发日的年份和月分，后三位为流水号；如«监理工程师通知单»编号可为B220802047。因考虑到工程监理资料归档管理难度和实际工作的不便，监理资料编号也可按顺序编号，如：«监理工程师通知单»编号可为B221。此类工作必须严格按监理资料管理的基本要求（同步形成，真实齐全，整理及时，分类有序）执行。E、竣工验收后移交业主的监理资料和交公司存档的监理资料应包括的内容，按照建设工程文件归档整理规范和无锡市档案部门、业主的要求确定。交公司归档的资料要求按安徽省建设监理有限公司06体系文件和规定执行。5、做好监理资料的及时性管理A、资料编制、形成及时。应由施工单位申报的各类资料由专业监理严格按照规范和施工合同要求的时间督促其及时报送。应由监理审核签署意见的资料以及监理直接编写的资料均应严格按规范和监理合同要求的时间及时完成。B、资料收集、整理及时。监理资料员对来自专业监理和其它方面的资料逐日或定期汇集，按本项目资料体系统一编写、整理、归卷。分部、单位工程验收应提前15天进行资料准备，验收后7天内形成完整的监理资料。竣工验收应至少提前1个月着手进行资料准备，验收后15天内形成合格的竣工监理资料。建设单位日报或周报必须准时或提前1天完成；在监理工作结束时，监理部仅向建设单位提交监理工作总结。资料及时整理完成前提条件是必须收集完成，工程资料中施工单位报验资料占70%以上，对此必须严格要求和管理，可采取口头告诫、联系单和通知单形式告知，必要时采取处罚措施或暂停批工程款等措施；由于本工程单项工程繁多，工序报验有是工程验收的重要环节，故工序报验应更加严格控制，若梁板钢筋验收前工程资料监理未收到，将采取拒绝验收等措施督促，确保及时收集、整理，真实完整。C、资料移交及时。项目监理资料必须于工程竣工验收通过后十五天内向公司移交，并及时向业主移交。应坚决克服监理过程中资料零乱、未归档和归档类混放、竣工后资料无人过问或长时间留人在监理部处理资料的现象。D、监理部在对书面资料整理的同时，对监理过程中形成的电子文档进行整理，在移交书面资料的同时，将整理后的电子文档一同移交。现场检查、验收时拍照必须及时存放电脑并标注内容。6、做好监理资料真实性及有效性管理 A、监理部应通过加强宣传、审核、监督，杜绝编造虚假施工数据报验的行为。B、监理人员应保证自身抽检、测量试验数据和各类监理记录内容的真实性。C、进场材料质保书应力求为原件，若因供货中间环节只有复印件必须注明原件存放单位并加盖存放单位印章。质保书提供的批号、数量必须与实际材料相符。D、进场设备应在核定的检验有效期内。E、材料检验及工程试验应100%见证，相关资料中见证取样印章齐全。复试必须及时跟踪并确保真实性，返工处理必须留有录像视频资料。F、专业监理应对施工质保人员、特殊工种作业人员上岗资格证件认真审查，保证人证相符，证书在有效期内。H、专业监理应对施工人员三级教育和交底进行统一审查，杜绝无安全教育、交底上岗工作情况。7、做好监理资料完整性、清晰性管理 A、项目监理资料应保证体系完整，卷目符合本项目资料结构的要求。B、各类资料均应保证内容完整，涉及的时间、地点、人员、过程要素清晰，具有可追溯性。各种监理用表应逐栏填写，不留空白。进度、材料、设备等报验单要求的附件应齐全。C、资料编目应清晰，前后一致。项目资料员应编制立卷总目录、各卷分目录,并建立相关的资料统计台帐。D、收发文、资料流转均应认真登记签收，资料移交应填写移交清单并签字，防止资料在传送、移交过程中缺失。8、做好监理资料规范化管理 A、表式规范。除业主另有规定外，统一使用省建设厅江苏省建设工程施工阶段监理现场用表，台账按无锡市有关要求和按公司归定使用。B、用语规范。专业术语和签署监理意见的规范用词用语参照公司统一要求及相关监理规范执行。C、签字规范。资料中施工监理人员签名应与其岗位职责及任职条件相符，应签名处不漏空，不由他人用印章代替。监理旁站记录应有施工有关人员签字。9、做好监理资料闭合性管理 A、时间闭合。对旁站记录、监理日记等所反映的具有持续进行特征的过程、事件，其时间记载应有连续性，有始有终。B、过程闭合。施工组织设计、施工方案、施工进度计划监理审查要求修改补充的，工序报验不能通过要求修改的，必须有修改后重新报审、监理重新审核批复的资料。未闭合的监理资料暂不归档，专业保管及时督促完善。材料、设备不合要求指令退场的必须有退场报告。对施工缺陷发出整改指令必须取得施工回复并签署监理重新检查、批复意见。旁站记录、监理日记反映施工存在问题必须记载处理意见及其执行结果。C、同一事件的相关资料闭合。如反映过程闭合的资料、同一工序的施工自检和监理抽检资料应合并存放。10、做好监理资料保存和运用 A、已归档的资料由专（兼）职资料员入柜有序排列保管，临时由专业监理保存的资料应随时装入档案盒，不得在桌面、柜顶等处零乱放置。B、资料应妥善保管，保持整洁，防止破损、沾染污渍、油墨化水、胡乱折叠涂改等。C、监理部应适时对资料中反映的数据、信息进行必要的统计分析，使监理资料不仅起到记录作用，而且能发挥工程指导作用。D、监理资料不得让无关人员随意翻阅，与本工程建设无关的人员需要查阅资料应经总监同意。E、监理部档案资料管理人员对项目部移交的资料应逐一登记，按照竣工监理资料的要求及时归档。F、监理部资料妥善保管，落实防盗、防火、防霉、防蛀措施，做到便于检索。G、监理部资料人员应就资料管理问题及时与总监通气，总监必要时应了解、检查资料情况，协助处理有关问题。工程后期监理部人员要加强沟通，避免竣工后资料整理的被动局面。H、归案资料中超过保存期限的资料，由总监批准，统一销毁或处理。监理资料归档管理措施1、根据项目总监要求每月按照本办法的要求，对本工程监理资料管理工作进行自查措施。2、由项目总监组织对现场资料管理进行定期/不定期互查措施。3、项目总监负责对资料管理的优劣做绩效考核措施。对资料管理较好人员给予专项奖励，资料管理状况不良者不能评先，对资料管理混乱的给予经济处罚并限期整改。4、由项目总监组织对现场资料归档管理进行互学、互帮措施。 安徽省建设监理有限公司无锡万达城文化旅游区A1-1地块项目监理部 2014年5月8日