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乌江构皮滩电站工程文件编制及档案管理实施细则贵州乌江构皮滩电站建设公司2004年5月乌江构皮滩电站工程文件编制及档案管理实施细则 1目的完整、准确、系统的工程档案是进行工程竣工验收的重要条件，也是工程建设、企业管理工作的重要依据和可靠凭证。因此，为加强构皮滩电站建设工程文件的归档整理工作，统一构皮滩电站工程文件编制和规范归档文件的整理，以及统一工程档案的验收标准，确保工程文件归档的完整、准确、系统，充分发挥工程档案在工程建设、管理、运行、维护中的作用，维护各参建单位的合法权益，实现标准化、规范化管理，顺利通过“水电工程达标投产”和“工程档案专项验收”，并为通过“工程整体竣工验收”创造条件，结合构皮滩电站工程建设档案资料管理工作的具体情况，特制定本细则。2主题内容与适用范围 本细则规定了构皮滩电站各参建单位在工程文件编制、整理、归档过程中主要职责、收集归档范围、质量要求、竣工文件的编制要求和工程文件的整理、归档以及工程档案的验收移交等要求。 本细则适用于构皮滩电站在勘测、设计、施工、监理等活动过程中所形成的工程文件的编制、归档整理以及工程档案的移交验收等。 3引用标准 3.1 国家建委（82）建发施字50号关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定 3.2 国档发（1988）4号基本建设项目档案资料管理暂行规定 3.3 国家计委、计建设（1990）1215号基本建设项目(工程)竣工验收办法 3.4 国档发（1992）8号基本建设项目(工程)档案验收办法 3.5 GB/T11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求 3.6 GB/T10609.3-1989技术用图复制图的折叠方法 3.7 GB/T11821-1989照片档案管理规范 3.8 GB/T11822-1989磁性载体档案管理与保护规范 3.9国务院2000年第279号令建设工程质量管理条例 3.10 水电站基本建设工程验收规程DL/T 5123-2000 3.11能源办(1991)231号电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表 3.12 SL176-1996水利水电工程施工质量评定规程（试行） 3.13 GB/T17678.1-1999CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求：第一部分：电子文件归档与档案管理 3.14国电水（2000）83号关于印发水电建设工程质量管理办法（试行）的通知 3.15 GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范3.16水电质监（2002）13号关于印发水电建设工程质量监督大纲（试行）3.17电源质（2002）10号水电工程达标投产动态考核办法（2001版）3.18档发（2002）5号企业档案管理规定3.19构皮滩电站工程建设档案管理暂行规定3.20贵州乌江水电开发有限责任公司企业标准<档案管理标准>3.21贵州乌江水电开发有限责任公司电力工程项目竣工档案分类整理实施细则4术 语 4.1建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本项目法人。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 4.2单位工程：是指具有独立的区域施工条件或独立运行功能的工程项目。 4.3分部工程：指构成单位工程各个部分，具有相对独立施工条件或作用划分的工程项目。 4.4分项工程：指分部工程中，施工大工序相同并具有一致的合同支付单价和统计单位的工程项目。 4.5单元工程：指按同期施工作业区、段、层、块划分，通过若干作业工序完成的工程项目，是构成分项工程的工程质量考核和合同支付审核的基本工程单位。 4.6建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 4.7工程前期文件：是指工程开工以前，在立项、审批、勘测、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 4.8工程竣工文件：是指工程竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和工程真实面貌的文件，主要由施工文件、竣工图文件和监理文件组成。 4.9施工文件：是指施工单位在施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。 4.10监理文件：是指监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 11竣工图：是指工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 4.12竣工验收文件：是指建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 4.13建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录；即：是指经过鉴定、整理、归档后的工程文件，也可简称工程档案。 4.14档案案卷：由互相联系的、价值大体相同的若干文件资料组合而成的一种档案保管单位。 4.15立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 4.16归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。 4.17移交：项目竣工验收后，建设单位根据合同、协议和规定向生产（使用）单位、项目主管部门及有关档案管理部门提交有关工程档案。 4.18项目代号：工程、课题的代字或代号。 4.19档案号(档号)：档案编号，包括项目代号（目录号）、分类号、案卷号。 4.20档案的完整：指归档的资料能真实记述和反映建设项目（工程）的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调试以及竣工验收的全过程。 4.21档案的准确：指归档的资料能真实记述和准确反映建设过程及竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备，文件符合档案管理要求。 4.22档案的系统：指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。 5工程文件编制、整理、归档的各方主要职责 5.1建设单位、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的收集、整理、归档和档案移交与工程的立项准备、建设和竣工验收同步进行，并将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围，分别按照各自的职责范围完成工程文件的编制整理工作，在规定时间内，向项目法人工程竣工档案资料室移交。 5.2建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位工程竣工档案资料室移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位工程竣工档案资料室移交。 5.3在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： 5.3.1在工程招（投）标和与勘测、设计、施工、监理、质量监督、调试等单位签订合同、协议时，应对工程文件的套数、质量、费用、移交时间等提出明确要求； 5.3.2成立包括各参建单位在内的工程竣工档案资料管理工作领导小组，负责对工程勘测、设计、监理、施工、质量监督、调试等单位进行工程文件编制、收集、整理和归档等工作的组织协调和指导。 5.3.3设置工程竣工档案资料机构（工程竣工档案资料室），配备一定数量具有工程专业知识和档案专业知识以及业务能力的忠于职守，遵纪守法，具有高度责任心的档案管理人员；其具体职责为： 1）根据工程竣工档案验收的有关标准和要求，制订针对本工程竣工档案资料编制、归档整理、归档范围、保管期限表，并组织、指导实施； 2）负责勘测、设计、施工、监理等有关单位在工程文件收集、编制、整理、立卷归档时进行具体地业务监督、指导、检查； 3）在工程竣工验收（含分部分项验收）前，工程竣工档案资料室应对工程档案进行预验收（在进行分部分项验收时，应重点检查工程质量检测资料、质量评定资料、施工技术管理资料是否齐全，是否已整编，是否满足归档要求；在进行单位工程验收时，对涉及该工程的质量检测资料、质量评定资料、施工技术管理资料以及竣工验收资料等是否齐全，是否已整编，是否满足归档要求进行检查；凡达到要求的，由工程竣工档案资料室出具认可文件）； 4）参加分部分项工程及单位工程、科研项目和设备的开箱验收工作，并负责对随机文件进行验收、签字以及整理、立卷工作，；5）负责验收和接收各参建单位形成的工程档案，并对各参建单位移交的工程档案进行检查，汇总后向生产运行部门移交；6）负责勘测设计单位提交的设计文件及设计图纸的验收、签字和分发以及整理、立卷工作。7）负责对各参建单位移交的工程档案进行整编、著录、建立通用数据库和平时的借阅管理等工作；8）根据国家验收标准在国家正式验收前做好库房的布置和案卷的科学摆放及保管与使用工作；9）协助做好工程档案国家专项验收前的自检和有关资料的准备工作等。10）负责国家正式验收前提供案卷质量合格的档案资料。5.3.4配备必要的工程档案保管设施和设备；5.3.5工程前期文件、工程管理文件、设备文件、工程竣工验收文件，由构皮滩电站建设公司各承办机构负责收集、积累、整理并向工程竣工档案资料室移交归档。5.3.6负责科研、勘测、设计、监理、移民档案的审核、鉴定，并由项目负责人签署意见； 5.3.7对未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；5.3.8在设立工程竣工结算会签制时，应将档案资料编制、收集、整理、立卷、归档移交是否完成作为一项考核指标参与会签，对以单位工程为基础的按进度计划完成工程文件整理、立卷、归档移交，并且归档移交的工程档案齐全、完整、准确，案卷质量符合规定要求和无遗留问题，则给予其结算，否则，不予结算。5.4各参建单位也应成立竣工档案资料收集、整理工作领导小组和设立竣工档案资料收集、整理机构；负责对本单位在进行工程文件编制、收集、整理和归档等工作中的协调、安排落实和按照有关要求进行收集、整理、移交本单位所承担工程项目的工程档案。5.5根据已确定的工程控制进度计划，各参建单位应提出工程竣工档案资料编制、收集、整理、立卷、归档移交等进度目标计划；构皮滩电站工程竣工档案资料室应督促各参建单位采取切实措施实现目标要求，当由于种种原因致使实施进度发生较大偏差时，各参建单位应及时提出调整控制进度计划意见。56设计单位：提交工程各阶段的勘测设计文件，提交全部设计修改通知单、设计报告和设计总结及地质素描资料。57施工单位：负责编制、收集、整理、提交全部竣工图，施工、安装记录(含隐蔽工程及测量记录)，工程联系单、机组启动试运行阶段方案、措施，试运行记录、验收签证书、质量评定和移交试生产前的消缺记录、施工总结等，并向构皮滩电站工程竣工档案资料室移交。58监理单位：负责编制、收集、整理、提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项(工程质量、工期、投资等)的全部文件材料和监理工作总结等，并向构皮滩电站工程竣工档案资料室移交；负责督促检查施工单位的档案工作，对施工档案资料及时签署审核、鉴定意见。59质量监督单位(部门)：负责编制、收集、整理、提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件，并向构皮滩电站工程竣工档案资料室移交。510调试单位(包括由施工单位承担调试工作的)：负责编制、收集、整理、提交所承担项目的调试方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、质量等级评定、继电保护整定单、设计变更资料、调试工作总结等，并向构皮滩电站工程竣工档案资料室移交。511生产运行单位：负责收集、整理生产准备文件，企业技术标准(现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等)；提供机组整套启动及试生产期间的文件材料(试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论，试生产工作总结)；提供设备命名，主系统起动及倒送厂用电方案等，并向构皮滩电站工程竣工档案资料室移交。5.12 项目器材供应单位：负责收集、积累、整理、并按规定向构皮滩电站建设公司工程竣工档案资料室提交承建项目器材供应形成的全部文件。5.13 财务管理单位：负责收集、积累、整理、并按规定向构皮滩电站建设公司工程竣工档案资料室提交承建项目财务管理形成的全部文件。5.14承接移民工作的单位：负责移民档案资料的收集、整理、立卷，并按规定向构皮滩电站建设公司工程竣工档案资料室移交。6工程文件的收集归档范围6.1凡是反映与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有查考、保存价值的各种载体的文件（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），都应收集齐全，整理立卷后归档。6.2工程文件具体归档范围：详见附件：构皮滩电站工程文件材料归档范围及保管期限表。7归档文件的质量要求7.1归档的工程文件应为原件（原件：具有套红、盖章的文件，或具备真实签名的文件；质量验收、评定资料必须是原件；对字迹不清或破损的重要文件，应进行复制后与原件一起归档，复制件在前，原件在后）。7.2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘测、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。7.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合，绝不允许伪造或与实际不符。7.4工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料(包括拟写、修改、补充、注释或签名)，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等；若行业规定与此规定不符的，可作特殊情况对待，但必须在编制说明和备考表中说明。7.5工程文件应字迹清楚，图像（样）清晰，图表整洁，签字盖章手续完备（签名严禁代签或用印章代替签名）。7.6合同、协议书一律归正本（施工单位、监理单位向建设单位归档移交的可以是副本），并且附件必须齐全，特殊情况若不能达到上述要求，可使用复印件，但每份必须加盖公章。7.7录音、录像文件应保证载体的有效性。7.8电子文件应以光盘为长期储存介质。7.9工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。7.10工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。7.11所有竣工图均应加盖竣工图章。8竣工文件（竣工图）编制8.1各参建单位在所承担的工程项目完成后，应根据工程实际情况和行业规定以及合同规定的要求，对收集、积累的工程文件进行编制。8.2编制竣工文件(竣工图)，应遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。8.3 凡竣工文件未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐；8.4对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件上；8.5凡为易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等）并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。8.6工程文件编制完毕后，建设单位应督促有关单位（监理、施工等）对工程文件的编制情况进行审查，发现不准确、遗漏或短缺时，应根据附件构皮滩电站工程文件材料归档范围及保管期限表及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件和及时修改。8.7竣工图编制要求凡在工程竣工时必须编制竣工图，工程竣工图应由施工单位（包括总包和分包单位）编制。并且必须按工程实际情况编制竣工图(包括设计变更、现场商洽、材料代用、质量事故处理等均应在竣工图上反映)，真实反映工程竣工验收时的实际情况，原则上应使用CAD成图，并加盖竣工图章。做到准确、清楚、完整、统一，技术数据可靠，各项签字手续完备。8.7.1凡按施工图施工没有变动的，或只有一般性设计变更和材料代用且符合杠改或划改要求的变更，可在原图（须是新图）上修改，注明修改依据、设计变更通知单、监理通知单、商洽记录等文件编号，并加盖竣工图章和签字。 8.7.2凡有结构形式、工艺、平面布置、项目等重大变更或图面变更面积超过25%的，应重新绘制竣工图，重绘图仍按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工阶段”，并加盖竣工图章和签字。8.7.3同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。8.7.4竣工图编制完毕后，各编制单位应编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制依据、编制原则及各专业的编制情况等。8.7.5对每册有修改的竣工图，应编制分册说明：包括修改内容、原因及提出单位。8.7.6竣工图应准确、清楚、完整、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。8.8 竣工图的更改方法8.8.1 利用施工图更改，必须注明更改依据和更改日期，如设计变更通知单、洽商记录等文件编号；8.8.2 更改一般用杠（划）改；局部可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。8.8.3无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字加以说明。8.8.4 图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。8.8.5 有关施工技术要求或材料明细表等文字有更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法。8.8.6新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。8.8.7 更改应符合各专业的要求；8.8.8 更改应用蓝黑墨水或碳素墨水。8.9竣工图章的使用构皮滩电站工程竣工图8.9.1竣工图章的尺寸为80mm×60mm，内容有：“竣工图”字样、编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称、监理人。式样见下图： 编制单位1013竣 工 图编制人技术负责人10编制日期10监理单位名称10监理人25253076080单位：mm8.9.2所有竣工图均应由编制单位逐张加盖签署竣工图章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚，各项签字手续完备（不得由他人代签或以个人印章代替签字）。8.9.3竣工图章应使用不褪色红色印泥，盖在图标栏上方空白处。8.10竣工图的审核内容及要求8.10.1 竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助施工单位负责检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时进行修改和补齐。8.10.2 竣工图内容应与施工图设计、设计变更、商洽、材料变更、施工及质检记录相符合。8.10.3 竣工图按单位工程或装置（专业）编制，并有详细编制说明和目录。8.10.4 竣工图应使用新（干净）的施工图，并按要求加盖和签署竣工图章。9工程文件的整理与归档9.1 工程项目所形成的全部工程文件在归档前必须按档案管理的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。9.1.1构皮滩电站各机构形成或收到的有关工程建设项目的前期文件、工程管理文件、设备文件、竣工验收文件等，应根据文件的性质、内容，分别按年度、项目的单位工程或形成单位等整理。9.1.2 勘察、设计单位形成的基础材料和项目设计文件（施工图除外），应按项目或专业整理。9.1.3 施工技术文件应按单位工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定及监理文件按单位工程的分部、分项、单元工程整理。9.1.4 设备、技术、工艺、专利及商检索赔文件应由承办单位整理；安装、调试形成的非标准图、竣工图、设计变更、试运行及维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。9.1.5 照片、录音带、录像带分别按照GB/T11821-1989照片档案管理规范和GB/T11822-1989磁性载体档案管理与保护规范的要求进行整编。9.1.6声像材料整理时应附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录。9.2工程文件的组卷要求9.2.1组卷要遵循工程文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用。9.2.2直接针对具体项目的管理性工程文件放入所针对的项目里组卷。9.2.3通用图、标准图应单独组卷；采用了这些通用图、标准图的项目，其工程文件组卷时可在卷内备考表中说明并标注通用图、标准图的图号。9.2.4原则上工程文件应按扩大单位工程、单位工程分大类、按分部分项、单元工程顺序进行。9.2.5组卷可采用如下方法：1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、勘测设计文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件6部分；2）工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷；3）勘测设计文件可按阶段、专业组卷；4）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；5）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；6）设计变更文件、工程联系单按单位工程、分部分项工程组卷；7）竣工图可按单位工程、专业等组卷；8）竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。9）工程建筑物照片按：导流工程、混凝土拱坝、引水工程、发电厂房工程、升变压工程、机组设备安装、交通工程、管理设施、其它工程、施工临时工程组卷；其他如：工程签字仪式和发电庆典、各有关重要会议（经验交流会、技术鉴定会等）、上级领导参观检查指导、技术咨询、交流活动等根据实际情况可分别组卷或将上述内容全部组在一起。9.2.6 立卷过程中宜遵循下列要求：1）案卷不宜过厚，一般不超过30mm。2）同一问题一卷装不下，可按单位工程、分部分项工程组成多卷。3）案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。4）字迹不清的重要文件，应进行复制（打印或手抄），并与原件一起立卷，复制件在前，原件在后。5）外文资料档案应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式，外文资料有中译文的，应一并立卷。6）外购设备中的随机文件单独组卷。9.3卷内文件及案卷的排列9.3.1管理性文件按问题、时间、或重要程度排列，同一问题（事件）的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。9.3.2同一事项的来往文电应放在一起，依时间顺序排列。9.3.3设计文件按凭证性材料、基础性材料、预可行性研究、可行性研究、招投标设计、施工图设计、设计修改等内容排列。9.3.4施工文件按管理、依据、建筑、安装、材质与产品检验、施工试验、检查验收，质量评定等排列。9.3.5设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。9.3.6图纸按专业排列、同专业图纸按图号顺序排列。9.3.7设计变更、现场洽商、材料变更通知单编在一起，并按分部分项工程、专业、年度排列。9.3.8既有文字材料又有图纸的案卷，一般文字在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。9.4工程档案的分类工程档案采用原能源部颁发的电力工业档案分类规则水电厂企业档案分类表（69大类）进行分类。9.5案卷的编目9.5.1编制卷内文件页号应符合下列要求：1）依据卷内文件的排列顺序，卷内文件均按有书写内容的页面（包括原有的文字封面、图样目录）编写页号；每卷单独编写页号，页号从“1”开始；同一卷内的文件应编写连续页号。2）页号编写位置：单面书写的文件在右下角编写页号；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角；折叠后的图纸页号一律编写在图签右下角。3）同一问题一卷装不下，可分为两个以上的案卷，每卷页号及卷内目录均重新编写顺序号。4）成套图样或印刷成册的工程文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他工程文件组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。5）案卷封面、卷内目录、卷内备考表均不编页号。9.5.2卷内目录的编制应符合下列要求：1）卷内目录：是案卷内登记文件及其排列次序的目录（式样见附图1），并排列在案卷文件首页之前；尺寸为：297mm×210mm（即A4纸），用70克以上书写纸制作。2）序号：以一份文件（或一个部件）为单位，文件的附件不编序号，用阿拉伯数字从1依次标注。3）责任者：填写文件的直接形成单位和个人，并且必须使用全称或通用简称。不得称“本厂”、“本局”、“本公司”（ 如：原始记录即为记录的原形成单位，竣工图即为竣工图的编制单位，厂家资料即为原生产厂家），以个人名义制发的文件，填写作者姓名。有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。4）文件编号：填写工程文件原有的发文字号或图纸编号。5）文件题名：填写文件标题（图纸）的全称，或拟写文件题名。6）日期：填写文件形成的日期，且必须写全（即年、月、日须写全），“1999年”不得简写为“99年”，月、日均用二位数表示，年、月、日之间用“”间隔，如：“1999年5月11日”写成“1999-05-11”（原始记录以每册记录中的最早和最晚时间为该册的形成日期；竣工图以每张竣工图章中的编制单位技术负责人签发日期为该张图纸的形成日期；厂家资料、专题报告以每册（份）资料的报告（说明）封面的原日期为该册（份）的形成日期；设计修改通知单以每份通知单上的送出时间为该份通知单的形成日期；验收签证和质量评定以监理签字的落款时间为该份文件的形成时间）。7）页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。8）备注，填写其他需要说明的事项。9）每卷文件资料必须填写卷内目录，并一律使用Excel制作，用计算机打印。9.5.3卷内备考表的编制应符合下列要求：1）卷内备考表：是说明案卷内文件状况的表格（式样见附图2），并排列在卷内文件尾页之后，尺寸为：297mm×210mm（即A4纸），用70克以上书写纸制作；字体使用仿宋，字号：表格名称用小三号字加粗，表格的正式内容用小四号字。2）每卷（册）文件必须填写卷内备考表。3）卷内备考表主要标明案卷内文件的总页数，各类文件页数（照片张数）以及立卷单位对案卷情况的说明（主要说明卷内文件复印件情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要说明的事项可不必填写说明）。4）互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。5）立卷人：应由责任立卷者签名。6）检查人：应由案卷质量审核者签名，即由项目监理工程师签字。7）立卷日期：应填写完成立卷的日期。8）检查日期：应填写审核的日期。9.5.4案卷封面的编制应符合下列要求：1）案卷封面：采用案卷外封面的形式（即采用卷盒，其外表尺寸为：310mm×220mm，厚度分别为10 mm、20 mm、30 mm、40 mm、50 mm用牛皮纸板双裱压制）是印刷在卷盒、卷夹的正表面和也可采用案卷内封面形式。2）案卷题名：由立卷人拟写的能够反映卷内文件主要内容的概括性标题，要求简明、准确揭示卷内文件的内容；其案卷题名应包括：工程项目名称、单位工程、分部工程、专业、系统、组件、部件、阶段的名称和卷内文件的内容。3）立卷单位：应填写负责工程文件组卷的部门或项目负责部门。4）起止日期：应填写案卷内全部工程文件形成的起止日期（如：原始记录、竣工图、厂家资料、设计修改通知单、专题报告以每卷卷内目录中所反映的最早和最晚时间为该卷的起止日期）。5）保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。各类文件的保管期限按附件构皮滩电站工程文件材料归档范围及保管期限表划定。6）密级：分为绝密、机密、秘密三种。依据保密规定填写卷内文件的最高密级。7）档号：由该卷档案的目录号、分类号和案卷流水号组成（档号的具体编制方法按乌江水电开发有限责任公司规定进行），分类号可由立卷单位技术人员与档案人员共同拟定，但散装案卷要有文件编号，文件编号由本卷的档案号直接加上卷内文件顺序号组成，两号之间空一格。档号由工程竣工档案资料室填写。8）案卷脊背：填写档号和案卷题名；9）案卷封面及脊背各参建单位先用铅笔填写，移交工程竣工档案资料室后，再由档案人员统一正式填写。9.6案卷装订要求9.6.1案卷为图纸的不装订，不同幅面的工程图纸应按GB/0609.3-1989技术用图复制折叠方法，统一折叠成210mm×297mm（A4）图幅，内折式，标题栏露在右下角，并按卷内目录编排次序排列。9.6.2案卷为文字的必须装订，装订时必须去掉金属物，装订一律采用线绳三孔左侧装订法；并逐页检查文件，凡未留装订线的应加边，残破文件需进行修补，大张文件须折叠，幅面过小不便装订的文件应另用大纸粘贴，使卷内文件大小整齐，但绝不允许为追求表面美观、大小一致而自行放大、缩小复印。9.6.3卷内目录、卷内备考表均不装订。9.6.4装订好的案卷要牢固、右边和下边必须整齐，并不得有倒页、错页或漏页和压字。9.7归档要求9.7.1构皮滩电站各部门、各施工单位、监理单位应在承担的建设项目完成后将经过整理、编目后所形成的工程文件，按合同协议规定的要求向构皮滩电站工程竣工档案资料室归档。9.7.2归档文件必须完整、准确、系统，能够反映工程建设活动的全过程，文件材料归档范围详见附件构皮滩电站工程文件材料归档范围及保管期限表，文件材料的质量符合第7章的要求。9.7.3归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。9.7.4凡非印刷成册的工程文件，都应加装专用的内封面（式样见附图3），并在内封面的正下方加盖立卷单位的公章。9.7.5勘察、设计、施工、监理等单位向构皮滩电站工程竣工档案资料室移交档案时，应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。9.7.6凡勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家和本单位有关规定的要求单独立卷归档。9.8归档审查9.8.1编写编制说明：各单位在单位工程文件收集、编制和整理组卷完后，应写出编制说明，内容应包括文件的形成、积累、整理情况和整理数量、分类组卷原则、方法及整理中需说明的问题等。9.8.2填写构皮滩电站工程竣工档案移交目录（移交目录与封面式样见附图6、7），一律使用Excel制作，用计算机打印。1）移交目录中“档案号”由档案部门填写，其余栏目均由移交单位填写。2）移交目录须一式五份，交构皮滩电站工程竣工档案资料室三份，施工、监理单位各存一份。9.8.3各参建单位在工程文件收集、编制、整理、立卷后，必须按单位工程填写构皮滩电站工程归档审定表和构皮滩电站工程归档签证表（式样见附图4、5），即先由工程竣工资料的编制单位对文件的完整、准确、系统情况和案卷质量是否符合归档要求进行自检，提出自检意见签字盖章后：1）施工单位形成的工程档案交监理单位审核、鉴定（监理单位审查的主要内容：资料的完整、准确、系统性、真实性，竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章，案卷质量是否符合归档要求，是否有遗留问题等），并由项目负责人签署意见后，连同审查记录全部送构皮滩电站工程竣工档案资料室验收。2）勘测、设计、科研、监理单位形成的工程档案，由建设单位的相关部门审核、鉴定，并由项目负责人签署意见后，连同审查记录全部送构皮滩电站工程竣工档案资料室验收。3）建设单位形成的工程档案，由建设单位的相关部门负责人审核、鉴定，并签署意见后，连同审查记录全部送构皮滩电站工程竣工档案资料室验收。9.8.4各单位在工程竣工档案通过审查整体合格后，应及时写出本单位的工程竣工档案自检报告，自检报告应包括：1）承担项目的概括（分部分项工程的内容）；2）承担项目的档案管理体制；3）承担项目的文件资料的形成、积累、整理与归档工作情况；4）竣工图编制情况及质量；5）存在的问题及解决的措施；6）对档案的完整性、准确性、系统性进行评价及在施工、试生产中的作用；7）附表：应包括分部分项工程名称、移交单中各类统计数据的总数。9.8.5一个单位的编制说明、移交目录和归档审定表及归档签证表的纸张规格要统一，如：移交目录纸张为A3，编制说明和归档审定表及归档签证表的纸张为A4。9.9归档的份数9.9.1竣工图和各种正式成果归3份；9.9.2各种原始记录归1份。9.9.3竣工图、各种正式报告（总结）和各参建单位的发文，应将其电子文件(即CAD图、word或Excel文件)与纸质图纸、文件、报告等一起归档1份。10 归档移交时间勘测、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在其承担的工程项目（单位工程）完成并通过竣工验收后的13个月内，将工程项目的全部工程档案向构皮滩电站工程竣工档案资料室移交归档；有尾工的应在尾工完成后及时归档。11 归档移交手续11.1施工、监理单位按单位工程整理完毕的工程档案通过归档审查后，便可向构皮滩电站工程竣工档案资料室移交；移交时必须填写好构皮滩电站工程竣工档案移交目录并连同编制说明、构皮滩电站工程文件归档审定表、构皮滩电站工程文件归档签证表）一起全部送构皮滩电站工程竣工档案资料室验收；档案接收人员验收时，不仅要对移交的工程档案数量进行认真清点、核实，做到帐物相符；而且对工程档案的内在质量进行抽查（移交数量在100卷以内的抽查40%，数量在100卷以上的抽查30%），并造册登记，以作为工程全部竣工档案汇总的依据，同时，交接双方应履行签字手续；在双方签字、加盖公章后才能进行正式交接，对不符合要求的须退回整改。11.2档案接收人员应重点验收以下内容：11.2.1工程档案齐全、系统、完整；11.2.2工程档案内容真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；11.2.3工程档案已整理立卷，立卷符合本细则的规定；11.2.4竣工图绘制方法、图式及规格等符合专业技术要求，图面整洁，盖有竣工图章；11.2.5文件的形成、来源符合实际，要求单位或个人签章的文件，其签章手续完备；11.2.6文件材质、幅面、书写、绘图、用墨等符合要求。11.3 竣工图的编制说明和CAD绘制的竣工图，以及用Excel制作的卷内目录、移交目录须随相应的归档资料一起移交。12 工程档案的整理与移交12.1 构皮滩电站工程竣工档案资料室负责对全部移交归档的工程档案进行汇总整理，并依据能源办(1991)231号电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表水电厂（69大类），对全部工程档案进行进一步分类（具体分类详见构皮滩电站工程竣工档案分类实施细则及说明）、编目（如：编号、编制案卷封面和脊背，以及编制案卷目录、分类目录等）和建立通用数据库等。12.2 构皮滩电站工程竣工档案资料室根据构皮滩电站工程竣工档案移交目录，编出构皮滩电站工程竣工档案移交总目录；12.3工程档案专项验收合格后，按合同及规定的要求，在正式通过竣工验收后三个月内，由构皮滩电站工程竣工档案资料室向电厂档案管理机构办理移交（临时工程的档案资料不向电厂移交，并且待工程按要求通过财务检查、审计后可作销毁处理），凡提前使用的单项工程或分期（机组）建设的项目应在该单项工程或该期工程建设正式通过竣工验收后一个月内办理移交，移交时要明确移交的内容、