昌金高速公路建设项目竣工文件编制方法.doc

昌 金 高 速 公 路 建 设 项 目竣工文件编制办法昌金高速公路建设项目办公室二零零四年三月目 录第一章 组织与职责2第二章 竣工文件编制整理阶段目标和时间安排 3第三章 竣工文件的编制要求一、 竣工文件编制要求4二、 竣工图编制要求5三、 竣工文件归档数量7第四章 竣工文件的整理要求.8一、竣工文件整理的要求及步骤.8二、竣工文件分类方法.8三、竣工文件组卷要求.8四、竣工文件卷内文件排列.9五、竣工文件案卷目.9六、竣工文件装订要求11附件一：竣工文件编制工作组织机构12附件二：竣工文件编制分类大纲13附件三：竣工文件编制内容14附件四：竣工文件封面、卷扉页、卷内目录、卷内备考表、档号章、竣立图章35昌金高速公路建设项目竣工文件竣工文件编制办法建设项目档案工作是项目建设基础工作的重要组成部分。为规范昌金高速公路建设项目竣工文件的编制和项目文件的整理工作，确保归档文件的完整、准确、系统，提高公路工程档案质量，在江西省档案局，江西省交通厅的指导下，依据国家档案局、国家计委颁布基本建设项目档案资料管理办法，江西省档案局、省计委、省重点办印发的江西省重点建设项目档案管理暂行办法，交通部颁布的公路工程竣工验收办法、公路工程竣工资料立卷归档管理办法和昌金高速公路建设项目办公室（以下简称项目办）下发的昌金高速公路建设项目竣工资料立卷归档管理办法（赣昌金办字200386号）的要求，特制定本办法。第一章 组织与职责项目竣工文件编制和项目文件整理、归档工作由项目办负责组织勘测设计、施工、监理等单位，按谁形成谁整理，谁建设谁管理的原则，根据本办法的要求，完成各自职责范围或合同规定的文件编制和整理工作。 为加强编制全过程管理，建立本项目竣工文件编制工作组织机构（见附件一），其职责为： 一、由项目办各部门组成领导小组，统筹、规划编制工作，组织各部门完成竣工文件归档、立卷管理工作。 二、以A、B段管理部和代表处各组成协调管理组，对竣工文件进行审查和编制质量的抽查工作，指导、协调所辖承包商竣工资料编制；并组织完成本处竣工资料归档工作。三、各驻地办对所辖承包商竣工文件编制、进度进行日常管理，驻地工程师应组成工作组，逐项审查承包商竣工文件，指导、配合做好竣工文件编制工作；并组织完成本驻地办竣工文件归档工作。四、各承包商应建立由项目经理负责，配备专、兼职档案员，落实本单位职能范围内的竣工文件编制、归档工作，并纳入日常管理工作中，要求工程档案工作能够与工程建设同步进行，确保竣工文件的完整、准确与系统。第二章 竣工文件编制阶段目标和时间安排一、竣工文件编制骨干培训阶段（2004年2月）项目办组织一次由各承包商、各驻地办、A、B段管理部和监理代表处的编制骨干人员参加的培训班，明确对本项目竣工文件的编制要求和工作程序。 二、竣工资料的收集、编制阶段（2003年7月2004年1月） 各单位应根据竣工资料的编制要求，按资料形成的先后顺序及时收集整理，工程进展到哪里，档案工作就应该跟踪管理到哪里。在工程交工验收前，重点完成交工验收文件编制。 三、竣工资料审查和编制质量检查阶段（2004年3月2004年6月） A、B段管理部和监理代表处，组织对所管辖承包商的交验资料进行审查和编制质量抽查，不合格的竣工文件应责令返工。 四、竣工资料的归档、组卷阶段（2004年7月2004年10月）本项目承包商竣工资料分路基、路面、交通安全设施、绿化、机电、房建工程按里程桩号由小到大的顺序，逐项进行归档，项目办组织人员进行组卷工作。五、竣工资料的验收阶段（2004年12月）由省交通厅、省档案局领导和专家组成验收组，对竣工档案进行验收。第三章 竣工文件的编制要求项目施工完成后，由施工单位负责编制竣工文件，监理单位负责审核。竣工文件编制内容依据交通部颁布公路工程竣工资料立卷归档管理办法的要求进行，竣工文件编制分类大纲见附件二，竣工文件编制内容见附件三。 一、竣工文件编制要求1、归档的竣工文件应完整、准确、系统。应根据附件三及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。2、对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。 3、归档的竣工文件必须书写工整，字迹、线条清楚，图样清晰， 格式统一，签字手续完备。4、文件材料图幅原则采用A4纸，页边距为：上边20mm，下边15 mm，装订边25 mm，翻页边15 mm。竣工图采用A3纸，图幅的短边不得加长，长边加长的长度应为210mm的整倍数，并折叠成A4纸装订，规格必须符合国家标准，用纸优良。 5、文件文字，标题采用小2号黑体，正文采用3号仿宋体，内文标题采用3号黑体。 6、每页文件材料必须用阿拉伯数字编号：单面书印的文件材料标注在右下角；双面书印的文件材料正面标注在右下角，背面标注在左下角；标注页号应与卷内目录的页号相对应。 7、录音、录像、图片文件须长期储存的，应以光盘介质为主；施工图片必须提交电子文档打印件和光盘。8、永久、长期保存的文件书写材料必须采用碳素墨水，禁止使用易褪色的书写材料（如圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水、复写纸等）。凡由易褪色书写材料制成的资料（如复写纸、热敏纸）应复印并加盖本单位公章保存。 二、竣工图编制要求 1、竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。 2、竣工图按里程、专业、图号排列，竣工图应根据不同情况编制： （1）按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章；（2）一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上（必须是新图）更改，加盖并签署竣工图章；（3）涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，或在新图图标内注明“竣工截断”加盖并签署竣工图章；（4）重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。（5）竣工图必须经监理工程师审核会签确认，并在扉页上加盖承包商单位公章。（6）编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。3、竣工图的更改方法（1）文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈更改部位，在原图空白处重新绘制。（2）利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。（3）无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方左边用文字说明。（4）图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其它线条。（5）有关施工技术要求或材料明细表有文字更改的，应在修改变更处进行杠改，当更改内容较多时，可采用注记说明。（6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。4、竣工图章的使用（1）竣工图章内容、尺寸如图所示（见附件）。（2）所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章的内容填写应齐全、清楚，不得代签。（3）竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。三、竣工文件归档数量根据昌金高速公路建设实际情况，竣工文件归档数量为：第一部分：可行性研究 二套第二部分：设计基础材料 二套第三部分：设计文件 二套第四部分：工程管理文件 二套第五部分：施工文件 二套第六部分：监理文件 二套第七部分：竣工文件 三套第八部分：其它文件 二套第四章 竣工文件的整理一、竣工文件整理的基本要求及步骤 1、各单位竣工文件编制完成并经审查后，进行归档整理工作。竣工文件整理要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，便于档案的保管和利用。2、档案的整理步骤为：分类-组卷-卷内文件排列-案卷编目-案卷装订-案卷装盒-案卷排列-编制检索工具二、竣工文件分类方法见附件二三、 竣工文件组卷要求1、档案卷应包括：（1）卷盒（2）案卷封面（3）卷脊（4）卷内文件目录（5）卷内文件（6）备考表。上述案卷封面、卷脊、卷内文件目录、备考表的要求和式样见附件三。 2、本项目为统一式样，卷盒采取集中采购；案卷封面、卷脊、卷内文件目录和备考表由各单位编制，组卷时上交电子文，在组卷地点统一打印方法。所发生的费用统一结算。3、项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按里程、专业组卷或按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。四、 竣工文件卷内文件排列卷内文件一般文字在前，图样在后。文字材料译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后。 管理性文件材料按问题、时间或重要程度排列。施工文件按管理、依据、建筑、安装、监测实验记录、评定、验收排列。竣工图纸按里程、专业、图的类别序号排列。五、竣工文件案卷编目（一）卷内目录的编制1、卷内文件页号的编写 无论单面或双面只要有书写文字，均作为一页编写页号，每卷页号均从1开始，单面书写的科技文件材料在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。2、成套的图样材料或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，不必重新编页号，原已有图样目录和文件目录时，应尽量利用原有目录，可不再重新编制。与其它科技文件材料组成一卷的，应排列在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注里说明总页数。3、卷内目录的编制。主要项目有序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等。（1）序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个号；（2）文件编号：应填写文件文号或图样的图号，或设备、项目代号；（3）责任者：应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者；（4）文件题名：应填写文件标题全称；（5）日期：应填写文件形成日期；（6）页号：应填写每份文件首尾页上标注的页号；（7）备注：需要说明的问题。 （二）案卷封面和脊背的编制1、填制案卷封面。案卷封面的项目有：（1）案卷题名：应简练、准确揭示卷内文件的内容。主要应包括项目的名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；（2）立卷单位，应填写负责文件组卷的部门或项目负责部门；（3）起止日期：应填写卷内科技文件形成的起止日期；（4）保管期限：应填写组卷时划定的档案保管期限；（5）密级：应根据保密规定填写卷内文件的最高密级；（6）档号：应填写档案的项目代号、分类号和案卷流水号。本项目竣工文件档号编制说明如下：GL 5·1·CJ·7·XX·Y Z档号编制说明：GL 公路 5 公路工程 1 道路 CJ 昌金项目代号 (科技档案一级类目)7 类别号 相当于附件三中第七部分号（科技档案二级类目） xx 部门代号 （科技档案三级类目）项目办 CJA段管理部 CJA A段代表处 JAB段管理部 CJBB段代表处 JB监理驻地 J1CJ·J9各承包商 各承包商标段代号Y 分类号 相当于附件三中第几册号（科技档案四级类目） Z 案卷流水号 四级类目下案卷号从1开始为一个流水号2、案卷脊背：应填写保管期限、档号和案卷题名。（三）卷内备考表的编制1、卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数，不同载体文件的数量，说明组卷情况，如立卷人、检查人、立卷时间等。2、互见号：应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后注明档案载体形式，并用括号括起。六、竣工文件装订要求 1、技术竣工文件，以每卷文件厚度控制在20mm左右为宜，并将该卷编制内容编写目录。装订前去掉文件中的金属物，不得使用浆糊和普通胶水，采用三孔一线方法装订，外加包150g以上牛皮纸，封面样表见附件三。 2、装订时靠装订边和下边取齐。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。 3、管理性文件以每份文件为单位，不加封面，文件阅办单放在文件之上一道装订（采用缝纫机或三孔一线方法装订）。4、不装订的文件，每份要在文件首页右上角加盖档号章。江西省交通厅昌金高速公路建设项目办公室二OO四年三月附件一：竣工文件编制工作组织机构附件四：竣工文件封面、卷扉页、卷内目录、卷内备考表、档号章、竣立图章1、案卷封面档 号：GL 5·1·CJ·5·B6-3·21档案馆号： 上海至瑞丽国道主干线（昌傅至金鱼石段）高速公路建设项目B6-3标段（桩号：K520+250K522+875.278）土石方检测记录立 卷 单 位：中铁十一局集团第四工程有限公司起 止 时 间： 保 管 期 限： 长 期 密 级： 附件：卷扉页上海至瑞丽国道主干线（昌傅至金鱼石段）高速公路工程建设项目竣工文件A7合同段桩号：K430+000K439+357.97第五部分 施工文件第十册第二十卷项目经理：（签名）驻地监理：（签名）业主代表：（签名）开工日期： 年 月 日竣工日期： 年 月 日附件：档号章、竣工图章柱号8件号页数815151515编制单位713昌傅至金鱼石高速公路竣工图编制人技术负责人10编制日期10监理单位名称10监理人2525103080说明：单位以mm计