时间管理_中层管理技能提升训练.ppt

MTP中层管理技能提升训练（基础班）,MTP中层管理技能提升训练,课程须知,【课程名称】MTP中层管理技能提升训练（基础班）【课程背景】MTP（英文全称Management Training Program，原义为管理训练计划）是美国企业管理研究机构与世界10余家著名跨国公司的企业管理人员合作，为有效提高企业管理水平而研究开发的一套训练课程。【培训课时】12课时（2天）【培训对象】副经理级以上管理人员,MTP中层管理技能提升训练（基础）第三章,主讲：谢 斌,时间管理,时间对每个人来说都是公平的，我们该如何更有效地管理时间，让工作变得更有价值，让生活变得更加幸福！,5,目录,一、引言二、时间管理的盲点三、时间管理的原则及运用四、结束语,一、引言,7,一、引言,什么是绝对平均、不用花费、被每个人无偿使用的稀缺资源？是时间！可是，在使用完全一样多的时间时，不同的人却有不同的结果：有效率的人，一天做了两天的事；低效率的人，一天的事情却做了好几天；还有的人，工作杂乱无章，毫无计划，整天东一榔头西一锤头,8,一、引言,在工作常遇到以下的问题：,电话又响了！这个来电话，那个来电话，急事的、请示的、投诉的、朋友聊天的都是不得不不接的电话。可是，手头上正在写的一个计划，一个上午了，还没写几个字 工作毫无计划，或者计划赶不上变化，或者做的计划从来没有兑现过。工作由着性子，想干什么就干什么，想到哪里就到哪里，想怎么干就怎么干。结果，事没少干，手头上的工作却越来越多，越干越乱，越干越没有章法了 办事拖拖拉拉。昨天的事拖到今天，今天拖到明天，明天拖后天，不检查工作进度，不规定完成期限，吹毛求疵。结果常常时间比预计的要长，导致重要的工作一拖再拖，别的部门也不得不停下来等进度。工作不抓重点，眉毛胡子一把抓。重要的工作不去做，不重要的工作却抓住不放，经常是捡了芝麻丢了西瓜,二、时间管理的盲点,10,二、时间管理的盲点,如果你还停留在被动时间操作上，如果你的时间每天安排的满满的、效率不高；如果你感觉时间真的不够用，请你对自己的工作时间做以下的分析：你的时间到底是属于谁的？你有什么样的时间使用模式？时间不够用你想办法解决了吗？你愿意这样一直持续下去吗？,11,二、时间管理的盲点,在对自己时间管理过程中，常会有以下几点的盲点：,（一）忙就好（二）“时间管理有多大用”（三）“身不由己（四）“江山易改，本性难移”,12,二、员工时间管理的盲点,（一）忙就好,许多员工，过于注重活动本身，过程本身，却不太注重时间效果，往往认为自己“尽职尽责”了，而不注重求得结果，往往认为自己正确地做事了，忙碌了，却忘记事情对于组织目标的意义。这种忙忙碌碌的员工一般不轻易改变他们自己的行为和习惯模式。但是有时从一开始计划或目标就错了，却因不能及时发现和改变而不能适应变化。这种人，只不过是有一定计划而已，离出色的时间管理还有很大的差距。,13,二、时间管理的盲点,在这种观念下进行工作的人，大多被时间所控制。他们认为自己把握不了时间的脚步，只能让时间牵着自己的鼻子走，他们不愿意接受新的管理观念、新的管理技巧；他们不相信有什么办法能够对时间实施控制；他们固守着自己的一套理念。,（二）“时间管理有多大用”,14,二、时间管理的盲点,像中层经理往往受制于外界环境，总会觉得自己没有时间，时间是掌握在上司、下级、同事、客户的手里，自己要为上司的命令去工作，要为下属的主意想办法，哪里有时间和精力去进行时间管理，能够让时间按照自己的意志去行事呢？这样下去的后果是中层经理永远没有属于自己的时间，永远被动地为他人服务，永远处于一个事务性的操作过程中。,（三）“身不由己”,15,二、时间管理的盲点,这些障碍都是长期行为习惯养成的，有的已经严重地影响了个人的成长和发展，影响了公司及部门的效率。其实有很多的失败和错误都是由于习惯和旧有的模式限制着我们，由于不愿意改变或认为本性难移，就一直放纵和任其发展，结果使你无法成为一个完全成功的人士、达到人生的终极。而有的人由于善于捕捉变化和掌握自己的命运，他们凡事都掌握主动，从来都是他们操纵着生活和控制着时间，他们是自己命运和时间的真正主人。,（四）“江山易改、本性难移”,三、时间管理的原则及运用,17,三、时间管理的原则及运用,时间在使用过程中，确实存在着一些不可抗拒的原则，如果我们了解并遵循这些原则，就会使时间很好地为我们所用；如果不知道、不遵循时间管理的原则就会盲目地将时间浪费。,时间管理具有以下五个原则：,80/20原则,目标ABC原则,第二限工作法,计划原则,习惯原则,18,三、时间管理的原则及运用,假如工作项目是以某价值序列排定的，则80%的价值来自于20%的项目，而剩下的20%的价值则来自于80%的项目。当然有可能会稍微多一些，有时也可能会少一些，但是如果你认真去实践这个原则，你会发现这个原则是正确的。,（一）80/20原则,所谓80/20原则是：,19,三、时间管理的原则及运用,80%的销售量来自于20%的客户；80%的电视时间用来收看20%的你最喜欢的电视节目；80%的电话是由20%的外人打进来的；80%的请假是20%的员工请的；80%的阅读时间用在20%的报刊和杂志上。,（一）80/20原则,我们经常会发现以下一些现象：,20,三、时间管理的原则及运用,案例：,你一天的工作有15件事项要完成，依据80/20的原则，其中只有3件事实需要你80%精力和时间完成的，这样你就可以取得80%的价值，也就是最大的价值。所以你要认真地挑选价值80%的3件事项，然后就去做。而其他的12件事可以慢慢去做或没有时间就不做，因为这八项工作所取得价值，远远低于你所挑选的3个项目的价值。,（一）80/20原则,21,三、时间管理的原则及运用,步骤一：将每天的工作全部列出,步骤二：对工作进行如下的分类：,如何运用呢？,（一）80/20原则,22,三、时间管理的原则及运用,步骤三：时间和精力的分配,（一）80/20原则,23,三、时间管理的原则及运用,例：依据80/20原则安排某经理一天的工作,1例会 2审阅文件、资料 3辅导下属 4与财务经理讨论费用预算问题 5会见客户 6准备工作总结 7向营销总监汇报工作,8、与人事经理谈奖金问题 9、准备招聘计划 10、处理应急事项 11、接听电话并处理 12、老总召见 13、聊天等沟通关系,（一）80/20原则,24,三、时间管理的原则及运用,步骤四：工作价值的分类,（一）80/20原则,25,三、时间管理的原则及运用,步骤五：时间和精力分配,（一）80/20原则,26,三、时间管理的原则及运用,下面是按照一般做法和按照80/20原则处理不同事物的结果：,接听所有电话会见所有客户阅读所有文件出席所有会议接受所有下属意见每天做完所有工作结果：忙碌,由秘书过滤接听电话只处理重要电话只会见占销售量80%的20%的客户只批阅80%信息量的20%的文件只听取20%下属80%的建议出席起80%作用的20%的会议结果：充裕,效果体现,（一）80/20原则,我们会认为所有的电话都是重要的，平等对待销售量不同的客户等等。按照80/20原则我们就会有目的地去分配时间爱你，进行分类，找寻最佳点。,一般做法,按照80/20原则,27,三、时间管理的原则及运用,（二）目标ABC原则,在最有价值的那些项目旁边，表上大写的A字，在稍低价值的项目旁边标上大写的B字，在价值最低的项目旁边标上C字。,目标ABC原则是：,简单地说，目标A、B、C原则就是首先要将工作目标分成三类：,A=必须做的,B=应该做的,C=不值得做,28,三、时间管理的原则及运用,如何使用呢？,例：一个销售部的经理的工作范围是十分广泛的，他要负责筹划一种产品或一类产品的市场销售计划，他要确立销售目标、做预算计划、策划广告和实地销售等。,根据目标ABC原则将销售经理的工作分为：,A=准备资料向营销总监汇报撰写招聘计划讨论和计划费用预算,B=核定文件和资料处理紧急事项少量的辅导下属,C=不必要的部门会议会见不重要的客户与人事部的奖金问题讨论,（二）目标ABC原则,29,三、时间管理的原则及运用,注意事项,1、A、B、C的优先序列一般是通过比较确定的，A项与B、C项对照以后，他们的重要性就会逐步显露出来。2、计划A、B、C的优先顺序是可以改变的，今天看来重要的事项明天可能就变得不那么重要，反过来也是一样，今天不那么重要的事项明天就很可能变成重要的事项了。3、在实际中可能出现这种情况：在计划中属于C项，用两个小时的时间去完成它就可以取得上司和同事的满意，但为了把这项工作做得更好、更出色，为了加深上司和同事对你的认识和理解，你可能花费4个小时的时间去完成它，使这项工作就上升到了B项。4、设定一项工作的A、B、项，究竟是项，还是、C项，要根据在这件事项中所花费的时间的多少对你的工作、职位等带来影响的大小来具体确定。,（二）目标ABC原则,30,三、时间管理的原则及运用,（三）第二象限工作法,在实际工作中，许多工作都可以从两个方面分析：,有些工作是需要特别紧急处理的，因此优先顺序的原则就是紧急在前；有些事不太紧急或不紧急的，可以往后缓一缓推一推，因此根据优先顺序原则就是不紧急在后。,例：某销售经理某天工作紧急程度划分,第一个方面：紧急程度,31,三、时间管理的原则及运用,工作也可以按照重要程度来划分，对于重要的工作要花费较多的时间和精力去做，对于不太重要或不重要的工作不必去做或只花费很少时间去做。显然，优先顺序原则就是重要在前，不重要在后。,例：某销售经理某天工作重要程度划分,（三）第二象限工作法,第二方面：重要程度,32,三、时间管理的原则及运用,所有的工作都既有紧急程度的不同，同时也有重要程度的不同。根据这两个维度，我们可以将工作分解到四个象限里。,紧急,不紧急,重要,不重要,（三）第二象限工作法,33,三、时间管理的原则及运用,如何运用呢？,第象限：既紧急又重要的事项,某某经理要处理客户的投诉。当遇到既紧急又重要的事项，就需要他根据自己的工作经验和指示技能来处理顾客的投诉，不使事情扩大化，又要使顾客对你的解释或处理结果能够接受和满意。,（三）第二象限工作法,说紧急是指必须马上就要做的事项；说重要是指对公司、部门或者个人有重大影响的事项。,例：,34,三、时间管理的原则及运用,一般情况下，重要的事项都是可以在一定的时间内完成的，一般有较充足的时间安排，能处理得很好。但是在事务处理过程中，由于每天忙于琐碎的事务，经常把重要的事项搁置起来或认为反正还有的是时间，结果是做了次要的事将重要的事项一直推到最后一刻，不仅时间上非常仓促，工作质量和效果也不能得到满意。,（三）第二象限工作法,第象限：重要但不紧急的事项,35,三、时间管理的原则及运用,第象限：紧急但不重要的事项,销售经理要为下属解决客户投诉问题，上司找了解工作等是紧急的事项。下属不停地请示工作让你做决定，不断地“救火”、危机处理使将自己绑在了每日的紧急事项上，电话、会议、来访等基本上也属于这一象限。,既不重要也不紧急，那就可以不用去做。,（三）第二象限工作法,例：,第象限：不重要和不紧急的事项,36,三、时间管理的原则及运用,注意事项：,1、合理地将自己的工作按紧急和重要程度划分到不同象限中。2、先做或者将大部分时间和精力用于做属于第二象限的工作。3、许多第一象限的工作，实际上也是由于没有按照第二象限工作法去做而产生的，并注意纠正。4、不要被第三象限中一些工作的假象所迷惑。5、根据第二象限的工作制定计划。6、80%的时间做第二象限的工作；20%的时间做其它象限的工作。,（三）第二象限工作法,37,三、时间管理的原则及运用,（四）计划原则,所谓计划：,就是事先对时间进行全面规划，以提高时间的利用效能，充当时间的主人。计划地目的就是帮助自己获得清楚地想法，以便获得清晰地行动。,简单的说，计划原则就是：,必须事先对工作作出计划,必须按照计划去执行、去实施,必须留出处理不可预计事务的时间,38,三、时间管理的原则及运用,计划依据时间可分为：日计划、周计划、月计划 不管是日计划、周计划还是月计划，都要落实在纸上；不要一次做的计划太多，也不要想的太多，要充分考虑到一些无法预知的情况；要考虑所花费的时间，计划地目标不要太笼统。,如果不去执行计划，什么样的时间管理的原则和方法都是没有用的。,（四）计划原则,必须制定计划,必须执行计划,1,2,39,三、时间管理的原则及运用,下面具体对日计划进行说明：,（四）计划原则,日计划有5个步骤：,列出工作任务,估计工作需要时间,预留机动时间给意外的工作,决定优先顺序,事后的检查,40,三、时间管理的原则及运用,周计划、月计划所列出的工作任务 前一日未完成的工作任务 新考虑到的工作任务 其他的工作任务,（四）计划原则,日计划第一步：列出工作任务,在每日日计划表格相应栏目中填上第二天或当天想要完成的工作任务，那么这些工作任务里面包括：,41,三、时间管理的原则及运用,在每个工作任务后面，记下估计需要完成的时间，通过计算得出总时间：,（四）计划原则,日计划第二步：估计所需要的工作时间,42,三、时间管理的原则及运用,如果一天的工作时间按照8小时来算，意味着在计划当中所控制的时间不得超过5个小时，也就是日计划是对5个小时进行的计划，那么另外3个小时可以作为机动时间处理突发性事件。,（四）计划原则,日计划第三步：保留弹性工作时间,保留机动时间，不能将工作排得满满的，安排工作任务的时间不得超过60%的总时间，要用40%的机动时间去处理突发事情。,例：,43,三、时间管理的原则及运用,如果排出的第二天工作任务很多，预算也超过了预定的5个小时，那么就要通过优先顺序的方法来把工作需要的时间压缩在、限定在5个小时以内，并且在这5个小时内对工作排出优先顺序，首先要有时间保证属于当天最为重要的时间。,（四）计划原则,日计划第四步：决定优先顺序,44,三、时间管理的原则及运用,每做一件事情后就在该工作事项后面打记号，表明这件事已做，并且做完了。如果不能再每天之内完成当日最重要的工作，那么就会导致工作会被多次拖延，在以后的工作当中就变成了又紧急又重要的工作了。,（四）计划原则,日计划第五步：事后检查,45,三、时间管理的原则及运用,（五）养成习惯,要知道什么是好的时间管理的习惯 好的习惯是可以养成并且是必须要形成的 对时间的管理是一种可以改变的习惯，不良的习惯是无意中形成的，良好的习惯可以在有意识中形成,人们不会认为习惯也会成为一种原则，但在时间的原则中它确实也是一种存在形式，即：,46,三、时间管理的原则及运用,工作效率低，办事拖拉 时间观念差，工作时磨磨蹭蹭 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不，喜欢推迟和延误 上班时间不紧凑，晚上加班干 什么事情都愿意管，认为自己很忙才好 愿意下属多请示、多汇报才有权威 没有目标、买有计划、人云亦云,（五）养成习惯,不良习惯：,47,三、时间管理的原则及运用,如果你有上述这样一些坏习惯，你就要消除这些自设的障碍，修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念，痛下决心加以改正，彻底根治浪费时间和精力的个人习惯。应该按照前面所讲到的原则去做，逐渐养成这样的一些工作习惯和对时间管理的习惯。,（五）养成习惯,48,三、时间管理的原则及运用,每天花30分钟作计划 有书面的待办单、日计划、周计划和月计划 每周都将自己的工作排出优先顺序 在高效能的时间里完成重要的工作 有明确的生活和工作目标 会有效利用零星时间 文件柜或办公桌整洁、条例清楚 在固定的时间里处理往来的函件 尽量将无用的文件处理掉,（五）养成习惯,一些好习惯：,49,四、结束语,对时间有良好的管理、规划，才能使工作更好的展开，从而提高工作效率，达成工作目标，最终形成个人与企业的共同成长！,谢谢！,