《会议策划与组织》课程教学课件 16-会场布置·视听设备(37P).ppt

会场布置,会议服务,会议室类型,大型会议 礼堂式（剧院型）教室式 中小型会议-单独会议室（如公司内部会议，公司间的谈判等）圆桌型 马蹄形或“U”形 方形中空式,会议室类型-大型会议,礼堂式（剧院型）,能在一个固定的会场摆下最多的位置。适合以交流或是互动为主的会议，主持者带来的强大压力以及座位的摆放，都将会成为交流和互动的阻碍。尽量选择能够提供符合人体工程学座椅的会场。避免座椅靠得太紧。可以将座位的摆放做适当调整，让座椅与墙面成V字型，以提供给与会者更好的视线。,会议室类型-大型会议,教室式,可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。需要在每一位与会者的座位前增加一个小台板，以方便书写和小组交流，这种类型的会场布置只适用于普通规模的会议。如果与会人数很多，又需要将会场布置成教室型，那就只有将会议分到两处或是多处进行了。将教室型会场的座椅摆放成V字型，将会使会场更具包容感以及参与性。有了座位前的小台板，前后排之间很容易就可以组成小组进行讨论。,拿全体大会来说，剧院或教室形式的座位布局非常理想。,记住一条，两排椅子之间至少相隔两英尺。如果少于两英尺就会显得太拥挤，令人无法接受。,会议室类型中小型会议,圆桌型,如果会议内容以小组讨论为主，那么圆桌型会场将是最佳选择。每个圆桌的最佳人数是5-7人。如果会议在小组讨论的同时，还要兼顾聆听会议主持者的演讲，那么与会者就只能在面朝主持者的那一半落座。圆桌型的桌子布置也多用于有关酒会等与饮食结合在一起的会议。在中间可以放上鲜花或其他展示物。,会议室类型中小型会议,马蹄形或“U”形,可以适应所有目的的会议。便于快速分发印刷材料。在有棱角的U型中，可以放置几张椭圆形的桌子。当与会者超过16人时，U字就会变得很像个保龄球场或者一座桥。在这种情况下，不如请部分与会者坐到U字中间，这样可以拉紧所有与会者之间的距离。（但不方便进出）,会议室类型中小型会议,方形中空式,桌子如果是圆的或正方形的最好，这样可以弱化会议主持者的重要性，同时彰显与会者的重要性。与会者之间是等距离的，同时每个人都能很方便地看到别人。,也可以通过整合几张桌子，来形成一个新的会议桌布局：叠加排列其他布局还有圈式布局、小组布局、叠加排列、隔离式分组、两人搭档式布局、人字布局、传统教室布局、视听室布局等。,日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，体现民主与团结的气氛。座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之感。中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。,会议室布置优缺点分析：,对单独的会议室来说，房间布置的选择性更强。圆桌型座位布局非常适合小型董事会和信息交流会。T形布局是演讲者站在T字的顶部，即焦点上。U型或V形布局也是一个马蹄形的座位布局，桌椅摆放成V形，椅子仍然处于最外围，形成一个焦点所在。中空圆形或方形式布局有利于与会者互动，非常适合研讨会和讨论会。若与会者较多，还可以考虑安置第二排阶梯桌椅，形成双层布局，这比较适合人数较多的董事会会议或团体会议。如果有角色扮演，中空圆形或方形式布局就不是一个好的选择，因为角色扮演者们不能进入中间空地，只能从桌子下爬入，或干脆打破布局。,会议室布置优缺点分析：,会议室布局-主席台,一般位于大型会场最前部的中央处。主席台的上方或背后悬挂写有会议名称的横幅，一般使用红底白字。会议桌和座椅一般放置在台上正中偏外一些的位置，一般需要铺上台布，上置鲜花、话筒、座签、茶杯等各种台上通常必备物品。如果有发言席，可以设在主席台座席左侧位置并安置话筒。如果需要投影展示，应当在发言席后放置投影仪，但注意不要让发言席挡住投影幕布。,会议室布局-主席台,排列主席台上的座次，我国目前的惯例是：前排高于后排，中央高于两侧，左座高于右座。凡属重要会议，在主席台上每位就座者身前的桌子上，应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列座次的几种规则：1、凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。2、按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。4、按照姓氏笔画为序排列座次。,会议室布局,控制室：控制室负责调控会议室的温度，灯光，音响，湿度等设备的运行。它可置于主席台的一侧，并且尽量隐蔽，以免使会场不美观或使与会者分心。而控制室需有玻璃与会场相隔，里面人员的视线可以观察到整个会场以便随时作出反应。接待处：大型会议的会场门口处应有接待处或签到处，签到台上切配置鲜花。一般会议会要求与会者留下名片，须放置好“请赐名片”盒。媒体安排：座位应有明显的区分，如媒体席，VIP贵宾席等。因为媒体工作的需要，我们可以给媒体座位间留有较大活动空间，以方便他们摆放摄影机，麦克风，三脚架等工作设备。主席台也应该有足够的空间，设备给媒体采访时摆放麦克风。,会议室布局,中场休息：如果较长时间的会议，如连续开半天的，我们应该在会议间歇期准备茶点，让与会者精力得以恢复。我们可以在间歇期吩咐工作人员把摆放食品用的桌子搬到会场后部的空地上，让与会人员自由拿取食品。如果与会人员众多，会场空间不够，我们可以再会场旁边开辟一房间作为休息室，并提前准备茶点。与会者可以在休息室小憩，进食，交流等。如果会场空间有限而时间又不充裕，可以选择让与会者坐在原位，由工作人员逐一派发餐饮食品。但是此方法会大大降低会议档次。,会议室布局,卫生间：大型会议室可以在会议室的尾部设置卫生间，以免因人多进出会议室引起混乱。中小型会议室则应把卫生间设置于会议室外但离会议室不远处并且要有清晰提示。这样既方便与会人员解决三急，又不会因小型会议室中座位与卫生间距离太近而造成尴尬。一般情况下，至少每50人要设置一个卫生间。安全出口：安全出口要有清晰明确的标志，并要时刻保持畅通。,背景墙应采取单一均匀的浅颜色(但不宜用白色)，通常多采用兰色或灰色，而会议室其它墙壁、桌布、地毯、天花板等应与背景墙相匹配，背景墙不宜使用画幅。而房间的其它三面墙壁、地板、天花板均忌用黑或鲜艳色彩的饱和色，通常采用浅蓝色、浅绿色、浅灰色等等。各墙面不宜采用复杂的装饰图案。,会议室布局要点和技巧,会议桌的颜色和亮度也很重要，为了减少脸部的阴影，建议采用浅色桌，或在桌上铺上浅色桌布，使光线能通过桌子反射到人的脸上。椅子不宜采用沙发式，也不宜采用高靠背，避免挡住后面的与会者。另外，在表克风与桌子之间最好加一层软性材料，如像胶底等，以免造成敲击桌子时造成太大的响动。,会议室布局要点和技巧,为了保证声绝缘，地板上应铺地毯，天花板应装消音板，四周墙壁应装隔音毯，窗子应安装双层玻璃，桌子辅上桌布。窗户要有窗帘、百叶窗或遮光物，确保消除所有外界干扰。使用带有弹簧夹的门闩；如果门本身就有强力弹簧夹，并在开合的时候会因为弹力过大而发出“BANG”的一声，那么就需要在门与门框的夹角处贴上橡胶、海绵、布料等可以起到缓冲作用的物件；另外，在门上用适当的方式提醒进出者轻拉轻合，也是避免惊扰会场的好办法。,会议室布局要点和技巧,会议室布局要点和技巧,会场控制台上应安装灯光控制器，以便根据会场需要对光照作相应的控制。除了需要投影等必需暗光照的要求外，会场就一定要保证足够的光照。会场的温度保持在2025c较为理想，相对湿度以3060%之间为宜。噪声控制主要是隔音与吸音效果控制。保证室内噪音小于40分贝。麦克风与音箱应保持合适距离及方向，降低会议室的回声以形成良好的开会环境。,为保证会议室供电系统的安全可靠，应采用三套供电系统。第一套供电系统作为会议室照明供电；第二套供电系统用于空调等设备的供电；第三套供电系统作为整个终端系统的供电，并采用UPS不中断电源系统。,会议室布局要点和技巧,会议室设备-桌椅,桌：标准高度为30英寸、标准深度18（坐单边）或30英寸（双边和主席台）圆桌：60英寸的桌子可坐8人，66英寸的桌子可坐8-10人，72英寸的桌子可坐10-12人。椅：多用18英寸*18英寸*17英寸（一英寸约=2.5厘米）,会议室设备-音响-麦克风,微型麦克风。这种麦克风需要围绕在脖子上或夹在上衣的翻领上。手持麦克风。是一种传统的扩音器，说话时麦克风必须距离嘴巴很近。,会议室设备-音响-麦克风,固定于桌面的麦克风。演讲人演讲时不能离开讲桌，限制了演讲人的行动。,会议室设备-音响-麦克风,桌面麦克风。常用于小组讨论。落地式麦克风。这种麦克风放置在可伸缩的金属架上，引线较长，使的演讲人可以走动。,会议室设备-音响,混频器只适用于2 到4 个麦克风。如果有超过5 个麦克风，最好有技术人员在场。扩音器或扬声器（音箱等）,会议室设备-投影仪,幻灯投影仪电影放映机录像投影仪LCD投影仪（液晶投影仪）35毫米投影仪悬挂式投影仪背射式投影仪,会议室设备-投影屏幕,1.5米原则 是从地面到银幕底层的距离为15米，一般来说人坐下来的高度约14米。2：8原则 最佳的视觉范围是不近于2倍银幕的高度也不远于8倍银幕的高度。,与会人数与屏幕大小以及房间长度的关系,会议室设备-灯光,聚光灯：用于突出照明讲台、标志或特殊区域。柔光灯：与聚光灯比较类似，但有边缘柔滑效果。探照灯：类似泛光灯，也是为特殊区域提供照明。智能灯：是最先进的，它由电脑控制，为所有区域提供灯光。日光灯,会议室设备-灯光,由于会议时间的不确定性和摄像系统对光线的特殊要求，应尽可能避免自然光而使用人工光源。门窗需用深色窗帘遮挡。灯光的布置必须合理，光源的人视觉应无不良影响(无刺眼感觉)，同时光线分布在人脸上应该均匀。实践经验，三基色灯效果最好。色温应在3200K左右。建议三基色灯灯间距为0.8至1.2米，功率为30至40W。建议摄像区、文件图表区、监视器显示区，灯光分组控制，各区灯光最好分为2至3组，可单独控制。,会议室设备-同声传译,传声器设备(系统)译音员设备语言分配系统有关控制设备,红外线设备,电视会议,请务必将摄像机和麦克风放置在电视会议室的合适位置。,摄像机范围,顶视图（镜头推至最长焦距时的水平拍摄范围）,侧视图（镜头推至最大焦距时的垂直拍摄范围）,布局注意事项：1 请勿使大型的活动物体（尤其是人）位于会议参加者的背后；否则，本地的传送质量将降低。2 请勿使会议参加者坐在有细条图案的墙壁前面。3 请选择无回声的场所。4 请勿将系统靠近噪声源，如空调或复印机。5 请勿将系统放置在有用作室内广播系统扬声器的房间内。,照明注意事项,请勿将摄像机面向窗口，因为背景光可能会降低对比度。请用厚窗帘盖实窗户。,