商务公文写作规范及技巧.ppt

商务公文写作规范及技巧,内控,深圳华强文化科技集团股份有限公司,FANTAWILD HOLDINGS INC.,人力资源部二一一年十月,课程目录,一、商务公文写作基础知识二、常用商务公文写作规范三、商务电函写作规范四、商务写作原则及技巧,一、商务公文写作的基础知识,一、商务公文写作的基础知识,1、公文的定义2、公文的特点3、公文的种类4、公文格式5、公文范文,1、公文定义,公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。集团发布的公文管理办法中的定义 集团公司实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻集团发展目标，开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商谈工作，报告情况，交流经验的重要工具。,一、商务公文写作的基础知识,2、公文特点,权威性：首先，由法定的作者制定和发布；其次，无论是事实、数字还是各种意见、结论，一旦进入正式公文，就不能任意更改、解释、否定；第三，公文是机关、团体、组织开展工作的依据；规范性：公文的撰写和处理，从起草到成文，到收发、传递、分办、立卷、归档、销毁等等，都有一套规范化的制度。另外，公文具有特定的体式、其文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都有统一的规定。工具性：公文是各机关、团体、组织在公务管理过程最经常、最大量使用的一种工具。公务管理的方法很多，而最科学最正规的方法是利用公文。,一、商务公文写作的基础知识,3、公文种类,从行文关系上划分有三种。行文是部门之间的发文。上行文：下级向它所属的上级领导部门的行文，即自下而上的行文，如：报告、请示；下行文：上级领导部门给它所属的下级部门的行文，即自上而下的行文。如：命令、决定、指示、批复等。平行文：同级部门或者互不隶属部门之间的行文。如函是最典型的平行文。,一、商务公文写作的基础知识,3、公文种类,从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的国家行政机关公文处理办法的规定，有以下13个文种；命令；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。,一、商务公文写作的基础知识,3、公文种类,按发文方式分为红头文件、企业制度、通知、通报、商务函件。红头文件：主要是指公司自制文件以红头形式发布的文件。企业制度：是对公司各个管理层、管理部门及各项专业管理的职能范围、责任权限、业务流程和协调方法所作的规定。通知：是对部门有关办理和有关部门需要知晓或者共同执行的事项。通报：是指表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况而下发的文件。商务函件：是指公司对其他公司发出的函件及其他文件，具体操作遵照公司的对外报送材料及函件的审批管理规定执行。,一、商务公文写作的基础知识,4、公文格式,发文单位发文字号标题主送单位正文落款印章发文时间主题词抄送单位附表,一、商务公文写作的基础知识,5、公文范本,一、商务公文写作的基础知识,二、常用商务公文写作规范,二、常用商务公文写作规范,一、公文的总体结构和结构用语二、各种文种的写法1、请示2、报告3、通知4、会议纪要5、述职报告6、工作总结,二、常用商务公文写作规范,1、公文的基本结构,（1）标题 采用（关于+事由+文种）例：关于宿舍停水的通知、关于xx中心举行团康活动的申请；（2）收文单位 根据文种的不同进行选择 例：尊敬的XX总、各单位；（3）开头 根据具体情况选择具体的开头，形式有：根据式、目的式、陈述式、导语式、介绍式；（4）正文 按条目式进行陈述 条目式注意序号的使用，按一、（一）、1、（1）进行；（5）结尾 谢语结尾、规范结尾、自然结尾,2、公文结构用语,一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因、伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、兹、奉等。二是结尾用语：为要（盼），特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语：如：经、已经、业已、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等等,一、商务公文写作的基础知识,请示的结构、内容和写法,标题（单位+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年优秀部门评比工作的请示主送单位：（只有一个主送单位、不能多头请示、不要越级请示）正文：请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否？请批示；当否，请批准为荷）单位成文时间,1、请示,二、常用商务公文写作规范,请示的结构、内容和写法,撰写请示应注意的问题（一）要遵守“一文一事”的原则，主旨鲜明集中；（二）要做到材料真实，不要为了让上级领导批准而虚构情况，也不要因为没能认真调查而片面地摆情况，提问题；（三）要理由充分，请示事项要明确，具体；（四）要语言平实，恳切，以期引起上级的重视，既不能出言生硬，也不要低声下气，客客套套。,1、请示,二、常用商务公文写作规范,请示范文,1、请示,关于举办游客中心优秀项目评比的请示 尊敬的领导:为了激励员工的工作积极性，表扬工作优秀的项目小组。我中心拟于2011年X月X日至X月X日在员工活动中心举办“2011年游客中心优秀项目评比活动”。活动所产生的费用预算为XXXX元，请公司批准。妥否，请批示。XX华强文化科技有限公司游客中心XX年XX月XX日,二、常用商务公文写作规范,请示格式：(事务性请示)：,二、常用商务公文写作规范,关于中心工作的请示尊敬的公司领导：近一段时间来，我中心，为了，我中心拟。具体事项如下：一、。二、。三、。以上意见可否，请领导予以指示。华强文产中心年月日,报告的结构、内容和写法,标题（单位+事由+文种、事由+文种）如：XX公司上半年优秀部门评比工作的报告主送单位：（可以一个，也可以多个）正文：开头：（交代缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告。以上报告请审阅）单位成文时间,2、报告,二、常用商务公文写作规范,撰写报告应注意的问题,（一）严格使用文种，尤其应当注意不要和请示混用。报告事项不得夹带请示事项，否则会因报告不需批复而影响请示事项的处理和解决。（二）材料要真实。向上级单位汇报工作应该本着实事求是的态度，如实汇报。无论是成绩还是失误，都应该全面、真实地反映，不能只报喜不报忧，也不能夸大和虚构。上报的公文应该在调查研究、全面掌握本单位情况的基础上撰写。（三）主旨鲜明。报告的内容，一般涉及的面宽而且复杂，很容易写的篇幅较长而又重点不够突出，形成泛泛而谈。这就要求在撰写时，力求写的观点鲜明，条理清楚、简洁、深刻。,2、报告,二、常用商务公文写作规范,请示与报告的区别,二、常用商务公文写作规范,2、报告,XX公司关于举办业务培训班的报告XX总、XX总经办：为适应改革开放，公司曾办过几期业务培训班，效果很好。为提高本公司人员的业务素质，我们拟于今年10月至明年4月，再办一到二期业务培训班，培训时间为三个月左右；招生对象为35岁以下社会各界人士；考试及格者发给毕业证书、承认学历。以上意见如无不妥，请尽快答复、勿误。XX分公司（印章）2011年9月27日,案例分析：,二、常用商务公文写作规范,2、报告,通知的结构、内容和写法,标题（单位+事由+文种、事由+文种、文种）如：通知主送单位：（多个）正文：（一般写法）通知的缘由、根据+通知事项+执行要求结语：（特此报告）单位成文时间,写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,3、通知,二、常用商务公文写作规范,印发、批转、转发性通知批示性通知知照性通知事务性通知任免、聘任性通知,通知种类,二、常用商务公文写作规范,3、通知,通知范文,二、常用商务公文写作规范,3、通知,总经办通知全国各公园：为了对过去一年的经营工作进行总结以及对2011年的工作作出计划安排，现拟召开全国主题公园负责人会议。一、会议主要是解决三个问题（略）。二、为使会议达到预定的要求，请你们先就会议要解决的三个问题，作出一些研究和准备。三、参加人员：全国各主题公园负责人不得缺席，否则追究领导责任，给予纪律处分。四、会议时间：请出席会议的同志于12月20日之前到XX大厦报到，会期三天。深圳华强文化科技集团股份有限公司（印章）2011年12月5日,案例分析,二、常用商务公文写作规范,关于会议的通知各部门：为了，公园定于月日召开会。现将有关事宜通知如下：会议议题：。参加人员：。会议时间：月日(会期，报到。)会议地点：。有关事宜：(一)。(二)。(三)。联系人：，电话：，传真：。华强文产科技有限公司年月日,二、常用商务公文写作规范,通知格式：(会议性通知)：,会议纪要的结构、内容和写法,会议纪要的特点：1、会议纪要属于会议文件。它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可擅自增删会议内容。2、会议纪要和会议记录的区别。第一、性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二、功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在议定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,4、会议纪要,二、常用商务公文写作规范,会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。1、前言。首先概况交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议的主要成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文，这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果，写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。,二、常用商务公文写作规范,4、会议纪要,3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求，有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决议，决议的具体内容一一表述清楚。综合性纪要，主体内容则侧重于突出会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。,二、常用商务公文写作规范,4、会议纪要,撰写会议纪要应当注意的两个问题：一是概括要全面，要如实反映会议精神，不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。二是要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突出，条理清晰、文字简练。,二、常用商务公文写作规范,4、会议纪要,二、常用商务公文写作规范,会议纪要案例,述职报告的结构、内容和写法,标题（文种、事由+文种）如：述职报告 或 在上的述职报告主送单位：（可以一个，也可以多个）正文：1、基本情况：（工作过程、内容概括（成绩、经验为主）、主题认识、）2、成绩经验 3、问题教训 4、今后计划结语（“以上述职报告妥否，请予审议。谢谢大家！”）述职人或单位成文时间,5、述职报告,二、常用商务公文写作规范,二、常用商务公文写作规范,(1)实事求是。述职报告要讲真话、讲实话。无论称职与否都要与事实相符。要正确处理个人与集体、主观与客观的关系，要分清功过是非。承担责任要恰如其分，既不争功，也不必揽过。(2)内容要周详，述职报告要重点突出。在全面汇报任职期间所做各项工作的基础上，要突出任职期间的重大成绩和创造性业绩，以表明自己的胜任和事业心。述职报告必须围绕“职责”二字做文章。它的写作目的，不是评功摆好，而是为了说明是否称职。(3)情理相宜。述职报告在叙事说理过程中，要有适度的感情色彩。(4)态度要诚恳。述职，是向领导和监督部门汇报工作。写作述职报告之前，应对自己进行认真的全面的反思，对自己工作中存在的问题尤其要如实阐述，以坦诚的胸怀，赢得听众的谅解和支持。,写述职报告，要注意下面几点：,二、常用商务公文写作规范,6、工作总结,工作总结的结构、内容和写法,标题（发文单位名称+时间+文种 时间+文种）如：xxxx部2011年工作总结 或 2011年工作总结主送单位：（无）正文：1、开头：（简明扼要地概述基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩）2、主体：（工作回顾、经验教训）3、收尾：（提出今后的方向、任务和措施，表明决心、展望前景。）总结人或单位成文时间,二、常用商务公文写作规范,工作总结的写作特点：,1、工作总结前要充分占有材料；2、一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假；3、条理要清楚。总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的；4、要剪裁得体，详略适宜；5、工作总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改；6、工作总结最好是要根据领导的意思来展开，把日常工作叙述一下，好的工作方法分享一下，不好的工作方法写出改进措施。,述职报告与工作总结的区别,二、常用商务公文写作规范,三、商务电函写作规范,商务电子邮件的结构、内容和写法,电子邮件，又称电子函件或电子信函。标准的电子邮件由以下几个主要要素组成的：收件人栏，抄送栏，主题栏，正文栏，附件栏,三、商务电函写作规范,商务电子邮件格式与写作要求,商务电子邮件案例,三、商务电函写作规范,商务电子邮件的礼仪规范,1、主题要明确。一个电子邮件或传真，大都只有一个主题，并且往往需要在前注明。若是将其归纳得当，收件人见到它便对整个电子邮件一目了然了。2、语言要流畅。书写内容要便于阅读，就要以语言流畅为要。语气语调：真诚、直接、礼貌、简洁、精确，尽量别写生僻字、异体字，引用数据、资料时，则最好标明出处，以便收件人核对。3、内容要简洁。现代的商务人士极其宝贵，所以内容应当简明扼要，愈短愈好。若涉及内容较多，需要增加附件，应将重点内容归纳总结，在正文中引用，方便收件人阅读。,三、商务电函写作规范,商务电子邮件的礼仪规范,4、仔细填写收件人地址。收件人需与正文内容密切相关。若是邮件，多为内部工作汇报，需发送至直接主管或相关人员，公司内部慎用群发功能，（如：收件人：华强人力全体）。5、邮件必须使用公司统一模板。6、认真检查校对。邮件写完之后，最基本是要确保拼写和语法正确。检查所提供的事实、数据等是否有错。7、回复应迅速及时，避免耽误工作。,三、商务电函写作规范,四、商务写作原则和技巧,商务写作技巧,1、具体。内容具体明确，特别是要求对方答复或者对以后的交往产生影响的函电。2、体谅。为对方着想，站在对方的立场，尤其是在起草商务的函电时，始终要以对方的观点来看问题，多多使用对方交易理解的用语，沟通才会卓有成效。3、礼貌。文字表达的预期上应表现职业修养，客气而得体。最重要的礼貌是及时回复对方，坦诚以待。文章结束前，对收件人表达关心或感谢之情。4、正确。表达的用词用语及标点符号都应准确无误。因商务公文的内容大多涉及商业交往中双方的权利、义务以及利害关系，如果出错会造成不必要的麻烦。,四、商务写作原则和技巧,商务写作技巧,5、清晰。所有的词句都应能够非常清晰明确地表达真实的意图，避免双重意义的表示或者模棱两可。用最简单普通的语句来直截了当的告诉对方。6、完整。应完整表达所要表达的内容和意思。遵循5W原则。（何人、何时、何地、何事、何种原因等）7、简洁。在无损礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。,四、商务写作原则和技巧,谢谢各位,