嘉兰图OA系统总体框架.doc

嘉兰图OA系统总体框架1 嘉兰图OA系统功能要求采用先进的.net技术，通过实施嘉兰图自动化办公系统可以快速实现信息化管理目标。1.1 建立交流沟通的平台；通过建立信息发布和沟通的平台，加快信息流通。使文件、通知、命令、任务等可以几秒钟就传达到相关人员，员工的意见反馈也可以直接达到最高领导层。1.2 实现领导层决策分析支持通过系统严密的信息管理机制，彻底消除信息传递中的阻塞、延误、失真，保证正确、及时的反应。领导层可以清晰、准确的了解每个项目目前进展的状况，遇到的问题，解决的方法，及时对员工的处理进行监督。同时，管理层可以根据系统自动统计分析的一些报表，随时了解总体状况、项目对比、员工状态等信息，为管理层提供决策分析支持。1.3 实现工作流程的自动化；通过系统明确严密的办公流程，日常工作规范、有序，效率大大提高，执行力大大提高。使员工责任明确，权限分明，具体事务落实到人，查有所依，杜绝推脱、扯皮现象。建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理机制，让企业充满活力，促进企业持续发展。1.4 实现文档管理、知识管理；企业的技术资料、客户资源甚至于员工头脑中的思想、经验都是企业最宝贵的财富。通过使用本系统，辅助以公司相关的制度、规章（如定期在工作日历中填写计划、总结；有效维护部门公用文档中心；严格在“通讯录”中填写客户信息等）可以协助企业将员工头脑中的“隐性知识”转化为文件、数据等“显性知识”，并很好受收藏、管理起来。为今后进一步进行企业知识管理奠定了基础。1.5 实现优化的资源管理系统通过网络技术将企业的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。建立正规、科学、开放的企业的制度和文化，保持企业旺盛的生命力，保证企业健康持续发展。1.6 实现网络办公方式；信息高度共享，使您可以在世界上任何一个地方提供或获取信息，从而能够准确及时地为经营决策部门提供数据，最大限度地扩展了办公的时间和空间。2 系统总体架构3 功能介绍3.1 公文管理公文流转主要对公司内的收发文进行管理，使公司内文件和外来文件，都可以统一管理，及时下发到相关人员。公文流转部分具体包括以下这些内容：² 收文处理包括收文登录、拟办、转发、领导审核、批阅、承办、办结和归档、相关单位查询公文等环节；² 发文处理包括拟稿、审核、会签、校对、核稿、签发、发文登录和归档等发文处理环节。系统还加入了业务审批流程管理，对于需协同处理的公文，如请示、指示、申请等审批的流程进行管理。系统实现了公文的自动流转，所有公文（如收文、发文、签报等），从拟稿（登记）开始直至办理完毕后自动归档全过程的自动流转管理功能；一旦用户签出了某文档，该文档即被系统锁定，其他用户都无法修改，以确保文件版本的一致性。系统对流转过程进行监控，详细记录公文的当前状态、发文审核的过程和领导审签、签发意见；管理人员可以随时了解进行的状态，实现科学化实时管理，提高效率。在实现公文流转管理的基础上，系统提供强大的痕迹保留功能，可以与MS Office、WPS等办公软件无缝集成，实现了文件的实地修改、批注和版本化管理，实现严格的ISO9000管理。（不一定需要）3.2 信息中心信息化的发展，给企业带来了一场产业革命，企业对信息的要求更为迫切。企业不仅需要通过互联网进行产品或服务宣传，更需要将核心业务进行信息化处理。信息的采集、处理、发布已经成为企业的基本要求。信息发布系统，是要将企业需要经常变动的信息包括公告、通知等最新信息集中管理，并系统化、标准化发布到系统上的一种信息化应用程序。实现数据的动态、实时发布检索等功能。结合设计行业的特点，利用即时通讯方式，实现设计人员的随时的沟通和交流。系统提供以下几个方面的信息发布管理：² 企业信息公告板：用于在公司内部发布各种通知、通告、批评、表扬等共享信息，公告牌的功能与各个企事业部现有的公告栏功能相似。发布时可以启用不同级别的发布部门和发布审核功能。企业文化宣传：用于企业介绍，发展方针讲解等，使员工可以很好的理解企业文化，融入企业大家庭。网上培训资料：用于存放技术教材、学习资料，给员工一个自学提高的机会。规章制度：可以随时查阅公司、部门的有关规章制度。企业通讯录：方便企业内部的沟通和联络。² 企业论坛（BBS）用户在这里可以自由发表观点、论题，答复别人的观点，以充分交流经验和思想。为系统用户提供了网上讨论感兴趣话题的广阔天空，在这里既可以开始一个新话题，也可以对其它用户提出的话题谈自己的看法、意见。为企业办公系统内部提供了相互交流、相互学习的另外一条途径。3.3 个人办公个人办公部分为每个工作人员提供日常事务的处理支持，主要包括以下部分；² 日程安排：可以同时实现两天、一周、两周、整月的日历表用户对自己的日程安排一目了然，并可动态管理。² 待办事宜：.用于将待办的工作按不同分类进行集中显示，某件工作完成后从待办事宜中消失。待办的工作来自于以下几个方面：本人工作安排、他人交待工作、流程中任务分配等。同时，系统提供待办提醒，防止漏办，耽误工作。² 工作计划和日志：用户可以方便的将自己的工作进行规划，提供给其他工作人员查看和配合，同时，用户可以对自己的工作进行记录，快速形成工作日志。² 小信使：系统提高及时通讯工具，协助工作，实现实时沟通。（本公司已经运行的系统QQ）² 邮件系统：电子邮件系统是企业办公系统的基础，它不仅是系统各种流程衔接的纽带，同时也可以非常方便地促进工作人员之间信息的交流。（本公司已经运行的系统）² 个人文件夹：用户可以将自己的文件上传到系统中，方便随时进行察隅，或与其他用户进行交流。（个人文件架可以共享，但个人可以确定权限）3.4人力资源管理设计行业是人才密集性行业，同时又是知识和技术密集性行业，对知识与人才的尊重是留住人才的关键因素，因此人力资源管理逐渐被设计行业提到重要的地位。进行完善的人力资源管理，管理好设计企业最重要的资源，才能使设计企业发展壮大。² 员工信息维护系统首先详细管理员工的基本信息，包括1.人员基本信息、工作履历信息、家庭成员信息；2.学历学位情况、教育培训信息； 3.职务变动、专业信息、职称信息； 4.设计资质管理：设计资质信息维护，注册师职业资格、专业技术职称、专业技术等级、科研成果信息； 5.劳动合同； 6.奖惩情况； 7.学术团队、党派等信息的管理等等。通过这些基本信息的管理，可以全面反映员工的状况，方便公司内深入了解员工。此外，系统还加入了员工异动管理，自动记录每个员工部门调动和职位调动的所有历史信息。员工合同管理，正式劳动合同文本扫描挂接，同时系统会自动保存每个员工在不同阶段的劳动用工合同信息。以及，离退休管理和人力资源档案管理。² 动态人事管理员工信息维护，主要管理员工的历史静态信息，系统提供的动态人事管理部分，主要管理员工动态的信息，包括以下几个方面：考勤管理：包括上下班考勤管理、请假与休假管理、外出登记管理、查询分析统计等功能。差旅管理：包括从最初的出差申请到出差费用申请，到向员工发放出差费用，到出差费用报销、出差补贴的领取等全过程管理。招聘与人才储备管理：提供了从增员需求、招聘计划、招聘实施等企业人才招聘的全过程管理，并通过建立企业人才储备库实施人才储备。培训与发展管理：提供了从培训发展计划、培训申请、培训实施、培训结果、培训费用的全过程管理。² 组织结构管理组织结构图：组织结构管理模块协助企业建立本公司的动态组织结构树，用于人员信息管理和配置。经营决策者可以通过查看组织结构树，了解企业从宏观部门配置直到每个部门人员情况，从而通过对组织结构和构成人员的调整，实现机构的最合理配置和人力资源的最大限度合理利用。部门人员管理：部门主管、员工的添加、修改、管理岗位管理：设置员工的岗位职责岗位说明，创建企业岗位说明书的管理系统，对企业的所有岗位进行描述，记录每个岗位的岗位职责、工作关系、权限与职责、关键考核指标、岗位资格要求等。3.5 合同管理合同管理模块对设计企业各种形式来源的合同进行审批、登记、查询等各项管理，主要包括以下内容：由市场经营部门相关人员启动合同评审流程， 严格按照ISO9001系列标准的要求,项目开始前系统自动产生合同号；系统自动记录/跟踪/催办送审过程。可实现多人和多次审批流程；记录和维护合同评审的过程和结果：比如合同评审的时间、地点、结果等信息；提供合同范本模块，使大家可以随时找到标志的合同样式，规范合同内容和标准，避免失误；3.6 合同收费管理合同收费管理模块，以项目为核心对项目收费和付费情况进行管理，主要包括以下内容：² 合同台帐：记录所有的合同数据，便于相关业务人员和公司高层进行查看、收集、整理、分析和统计。² 支出管理：对差旅费用、出版费用、协作费用、设备材料费用等的管理，集中的费用工作表反映整个设计工程的费用演变过程，可按费用科目层次来分组统计。²²² 待添加的隐藏文字内容3收费管理：市场经营管理人员按项目合同进行计划和实际收费的录入，修改，删除等维护工作。（计划收款、预计收款、确保收款、实际收款等）² 合同付费管理：对于外委合同，市场经营管理人员按项目合同进行计划和实际付费的录入，修改，删除等维护工作。² 合同收费查询：为了方便查询合同收费的相关信息，系统提供高效的查询支持。查询人员可按项目进行合同额、付款额、余额查询；按月、季、年进行查询；按部门进行查询.按客户名进行查询；综合条件查询等多种快速灵活的查询方式3.7 客户管理客户是企业最重要的资源，企业对客户行为的反应能力直接决定着企业的竞争力。利用客户管理模块，用户可以更快地适应市场的变化，实现多渠道销售与服务的集成，实现各类业务角色（总经理、事业部负责人、项目经理）对日常业务的监控、指导和执行。系统通过建立底层结构来联系横贯整个系统、应用、数据源等，完成在设计企业组织内外的设计、财务、OA办公自动化、和电子邮件系统之间无缝地共享和交换数据的需要。为设计企业在业务管理上实现了两个方面的重要应用：² 经营网络平台1) 为公司高层提供经营决策的第一手资料。2) 避免因个别人员岗位调动而失去客户信息。3) 避免并改善各部门之间当前相对交叉、混乱的经营管理现状。4) 将经营信息及时的反馈到各主管部门。5) 根据经营平台反馈的投诉来提高设计企业的设计水平。6) 对下属各事业部、各目标行业的客户进行统一的管理，并统一的建立客户的关怀体系。7) 通过对所有客户的统一关怀体系的建设，充分的利用客户资源，实现下属各事业部、子公司的交叉销售和重复购买。8) 总经理、总工能获得实时的客户状况报表，如，按行业、按区域、按设计阶段的统计报表。9) 总经理、总工能实时的查询任何客户的状况，如，按设计阶段、按合同额、按设计规格、按设计要求、按结构形式、按产品类型、按时间、按主管部门等来查询。10) 经营网络平台能给经营人员提供业务支持，如，客户生日提醒、客户的定期关怀；11) 经营网络平台能将客户的投诉情况及时的反映到相关管理层（总裁、总经理）。12) 总经理、总工能获得足够的决策支持信息，如，企业客户的关联企业关系、客户决策人信息。² 公共关系平台1） 建立对政府管理部门相关领导的事件提醒，如：上海市副市长的生日提醒、定期关怀、日程提醒。2） 管理层（总经理、总工）能方便、迅速的检索到政府相关部门的人事结构。3） 定期的组织与政府单位相关部门的集体联谊活动，保持和加强公共关系的深度。4） 针对复杂的政府领导部门关系，建立统一的关怀体系。客户管理模块的具体功能包括以下内容：1） 客户基本信息：与此客户相关的基本活动和活动历史;联系人;客户的业务历史等客户动态档案管理.2） 客户跟踪管理：跟踪同客户的联系,如时间、类型、简单的描述、任务等3） 联系人管理: 联系人姓名、电话、地址等概况的记录、存储和检索4） 潜在客户管理: 挖掘客户接触信息,维持潜在客户关系,及时获得项目信息5） 统计查询: 实现对客户资源的管理。系统按客户行业和客户地区别对客户进行清晰的分类，并列示与该客户相关的委托项目和文件