Microsoft Outlook用户手册.doc

目录 Microsoft Outlook 2010概述 . 1 Outlook 2010概览 . 2 在适当的时间更轻松地访问适当的工具。 . 2 节省查看、创建和管理电子邮件的时间。 . 2 交付精雕细琢的专业通讯材料。 . 3 与他人保持联系、连接电子邮件帐户并获取最新信息。 . 3 几乎可随时随地访问重要信息。 . 4 Outlook 2010深入了解 . 5 功能区 - 改进功能 . 5 Microsoft Office Backstage 视图 - 新增功能 . 6 对话视图 - 改进功能 . 8 快速步骤 - 新增功能 . 9 邮件提示 - 新增功能. 10 搜索工具 - 改进功能 . 11 Office 主题 - 改进功能 . 12 带实时预览的粘贴功能 - 新增功能 . 13 图片编辑工具 - 新增和改进功能 . 14 SmartArt 图形 - 改进功能 . 15 支持多个邮箱 - 改进功能. 16 日程安排视图 - 新增功能. 16 会议室查找工具 - 新增功能 . 18 日历预览 - 新增功能 . 19 联系人卡片 - 新增功能 . 19 人员搜索 - 改进功能 . 21 Outlook Social Connector - 新增功能 . 21 翻译工具 - 改进功能 . 23 语言工具 - 改进功能 . 24 语音邮件预览 - 新增功能. 25 Microsoft Outlook Web App - 改进功能 . 25 Microsoft Outlook Mobile 2010 - 改进功能 . 27 了解对话视图 .28 切换到对话视图 . 28 对话视图一般提示 . 28 设置您的对话视图首选项 . 29 什么是分割对话 . 31 将您的首选设置迁移到其他文件夹 . 33 结束语 .35 可在哪里找到它 .36 版本比较 .41 Outlook 2010 常见问题 .48 功能可用性/公布事项 .57 Outlook Mobile 2010 . 57 Outlook Web App . 57 本产品指南中提供的链接 . 57 1 Microsoft Outlook 2010概述 Microsoft? Outlook? 2010 为全球超过 5 亿的 Office 用户提供了高级商业和个人电子邮件管理工具。我们知道普通人每个月阅读大概 1800 封邮件并删除其中的 1500 封。尽管电子邮件对您来说很重要但是难道您不希望花费更少的时间来管理它吗通过 Outlook 2010 有效地管理您的一天。从重新设计的外观到高级的组织、搜索和计划功能您可以随时掌控每日通信和议程以完成工作。 对于我们许多人来说电子邮件是我们日常生活的重要组成部分。我们依赖于移动设备进行通信并过着一种“始终在线”的生活。它是我们与朋友、家人、业务和全世界保持联系的方式。无论您是在等待班机、在咖啡厅里读书还是离开正在与客户召开的会议您都希望电子邮件可以按您自己的日程安排供您访问而不是按您所在的位置。Outlook 2010 可以提供从任意位置访问您的电子邮件、日历和通讯簿的功能并且只需通过 Web 浏览器或 Smartphone 就能访问它们。1在外出时与单位和家里的其他人员进行联系以及连接各种 Web 服务和社交网络从而可以与对您最为重要的人保持联系。 欢迎使用 Outlook 2010 - 目前为止我们推出的最强大、最直观的版本。 1 Web 和 Smartphone 访问需要适当的设备和 Internet 连接。Web 功能使用 Outlook Web App后者需要 Microsoft Exchange Server 2010 和受支持的 Internet Explorer?、Firefox 或 Safari 浏览器。一些移动功能需要 Microsoft Outlook Mobile 2010而该产品未包含在 Office 2010 应用程序、套件或 Office Web Apps 中。Outlook Web App、Outlook Mobile 2010 和 Outlook 2010 的功能之间存在一些差异。 2 Outlook 2010概览 快速了解 Outlook 2010 如何为您提供在 PC、电话和浏览器之间实现最佳工作效率的体验。在随后几节中进一步了解新增和改进的功能。 将创意付诸实现 在适当的时间更轻松地访问适当的工具。 新增和改进的功能可帮助您进一步提高工作效率但前提条件是您能够在需要时找到这些功能。幸运的是通过 Outlook 2010 中增强的可自定义的功能区可以轻松地发现更多命令这样您就可以专注于最终产品而不是专注于如何找到所需命令。 想要更轻松地配置新的和现有的帐户希望用更快捷、更直接的途径打印内容或者您或许需要一种更简单的方式来清理您的邮箱新的 Microsoft Office Backstage? 视图可以帮助您实现所有这些愿望甚至更多。现在您可以更轻松地管理您的帐户打印内容并自定义您的 Outlook 2010 体验所有这些操作都从一个方便的位置进行。 节省查看、创建和管理电子邮件的时间。 回想一下您五年前通常每周会收到多少封电子邮件而现在每周又会收到多少封电子邮件。我们已重新设计了 Outlook 2010 以反映您生活方式上的这些变化并帮助您及时处理每天收到的海量信息。 轻松管理大量电子邮件。只需几次单击操作即可压缩、分类甚至忽略整个对话。利用新的对话管理工具和改进的对话视图可在瞬间将数十封电子邮件转变成几个相关的项目并帮助您控制电子邮件以便获得更多的时间来专心处理其他事情。 将正确的信息发送给正确的人并快速地对电子邮件做出响应。2“邮件提示”会即时通知您潜在的分发问题而“快速步骤”可以将您最常执行的多步骤任务简化为一个单击操作。 2 Microsoft Exchange Server 2010 是邮件提示功能所必需的并且必须由 Exchange 管理员启用。 3 交付精雕细琢的专业通讯材料。 近年来电子邮件已经从一两个文本段落发展为家庭或业务新闻稿、个性化信纸、议程等等。无论您的电子邮件是与个人还是与业务相关Outlook 2010 都带来了您期望从 Microsoft Office 获得的创新工具可帮助您将创意付诸实现。 使用格式美观的电子邮件快速将信息转变为行动。使用新增的 Office 主题来表达您的格式样式。在通过粘贴重用内容时带实时预览的粘贴功能使您能够一步到位地获得适当的格式。 通过直观地传达您的信息来吸引读者的注意力。您不必是专家即可交付精雕细琢的专业电子邮件。使用新增和改进的图片编辑工具、SmartArt? 图形以及将屏幕截图直接插入邮件的能力您可以在不使用其他照片编辑程序的情况下并入外观精美的图形。 更有效地协作 与他人保持联系、连接电子邮件帐户并获取最新信息。 无论您是在管理一个团队还是要组织一次家庭活动与您办公室或家庭内外的人员保持联系都非常重要。Outlook 2010 将各种电子邮件和通信网络汇集在一起使得与您关心的人保持联系变成一件快速、简单而且有趣的事情。 合并多个电子邮件帐户、日历和通讯簿并通过单一的集中视图轻松管理它们。 使用新的日程安排视图轻松管理您的日程安排并对计划工具进行分组。 查看他人是否有空并使用各种通信方式即时联系他们所有信息都位于一张新增的易于访问的联系人卡片上。 获取他人的其他信息例如共同的朋友以及其他的社会信息并通过 Outlook Social Connector 与您的社交圈和商业圈保持更好地联系。 4 从任意位置访问您的工作 几乎可随时随地访问重要信息。 在任何地点检查您的电子邮件并在需要时快速找到那些重要的地址和电话号码。在四处奔波时现在您可以通过 Outlook 体验与工作上的联系人和私人联系人保持联系并始终满足您的需要。 合并您的通信并在收件箱中接收语音邮件预览。3 Microsoft Outlook Web App随时了解最新信息并保持联系。通过 Web 浏览器查看存储在 Microsoft Exchange Server 2010 上的 Outlook 电子邮件、联系人和日历事件。4 Microsoft Outlook Mobile 2010将 Outlook 2010 与专门用于 Windows? 手机的增强型 Outlook 移动版本同步。5无需桌面。 3 需要 Microsoft Exchange 2010 和 Microsoft Exchange 统一消息。 4 Outlook Web App以前称为 Outlook Web Access可供 Microsoft Exchange 客户使用。 5 需要适当的设备和 Internet 连接。Outlook Mobile 2010 不包含在 Office 2010 应用程序、套件或 Office Web Apps 中。Outlook Mobile 2010 预装在 Windows 手机上并且是默认电子邮件客户端。在公开发布 Microsoft Office 2010 时Outlook Mobile 2010 将在 Windows 手机Windows Mobile? 6.5 或以上版本中发布。Outlook Mobile 2010 和 Office 2010 应用程序的功能之间存在一些差异。 5 Outlook 2010深入了解 了解 Outlook 2010 可以帮助您完成工作的新方式无论您是按自己的想法独自工作、与别人合作还是在旅途中。 将创意付诸实现 在适当的时间更轻松地访问适当的工具。 功能区 - 改进功能 功能区取代了 Outlook 主窗口顶部的菜单和工具栏从而为您提供更加个性化的工作体验。它旨在帮助您更轻松地查找和使用 Outlook 提供的各种功能从而使您能够在更短的时间内完成更多工作。 图 1 - 现在功能区在整个 Outlook 2010 中均可用。 在需要的时间、需要的位置找到需要的命令。通过 Outlook 和 Office 2010 应用程序中提供的已改进的功能区可以轻松地发现更多的命令这样您就可以专注于最终产品而不是专注于如何找到所需命令。 在功能区上自定义或创建您自己的选项卡以便根据自己的工作风格对 Outlook 2010 体验进行个性化设置。 您在功能区上看到的标准选项卡的组织方式可显示与给定任务相关的命令以便您可以更轻松地找到所需命令。 功能区还提供上下文选项卡以便在您需要时准确提供所需工具如图 2 所示。 6 图 2 - 在不离开收件箱的情况下更新您的“日历”和“任务”项目。例如单击“待办事项栏” 中的“日历”或“任务”项目可以在功能区中显示上下文选项卡以便为您提供用于处理该项 目的工具。 快速提示在检查屏幕顶部的功能区时别忘了向下看。Outlook 窗口底部的状态栏现在是可自定义的。只需单击右键选择您想要查看的项目例如您收件箱中的项目数、未读项目数、邮箱配额等。状态栏的右侧甚至有一个新的缩放滑块使您可以快速地增加或减小阅读窗格中所显示信息的大小。 Microsoft Office Backstage 视图 - 新增功能 在功能区的左边缘可看到“文件”选项卡。只需单击该选项卡即可获取所有信息从而使您可以比以往更轻松地管理帐户和自定义您的 Outlook 体验。 新的 Backstage 视图取代了以前版本中传统的“文件”菜单为您的所有帐户管理任务提供一个单一位置。例如 首次打开 Backstage 视图时您位于“信息”选项卡上如图 3 所示。您可以从该位置管理您的帐户设置例如添加新的电子邮件帐户、配置您外出时的自动答复、修改存档选项以及组织规则和通知。 7 图 3 - 在 Backstage 视图中的一个便捷位置管理您的 Outlook 帐户。 从 Backstage 视图中的“打开”选项卡您可以导入和导出文件、打开 Outlook 数据文件并将 Outlook 项目保存为其他格式。 “打印”选项卡提供了新的打印体验所需打印选项的右侧有一个整页的“打印预览”。 获得应用程序帮助和指向其他联机自助资源如培训教程的链接。还可在“帮助”选项卡上找到有关所运行版本的信息、激活和许可信息。 “选项”选项卡提供了大量用于设置您的首选项的选项包括自定义功能区和快速访问工具栏的功能。 功能区可帮助您创建内容。Backstage 视图可帮助您管理内容。 快速提示如果您的邮箱具有大小限制则新的配额计量器可以直观地显示邮箱中的剩余空间量如图 3 所示。 8 节省查看、创建和管理电子邮件的时间。 对话视图 - 改进功能 Outlook 2010 中改进的对话视图可帮助您直接获得相关事实。它将多封电子邮件压缩在一个称为对话线索的讨论中并将它们显示为单行项目 - 即使对话中的一些邮件位于其他文件夹中也是如此。这不仅有助于减少信息过载而且还有助于改进相关电子邮件的跟踪和管理。同时新的对话管理工具还有助于节省宝贵的收件箱空间。 图 4 - 使用对话视图并时刻掌控电子邮件对话。 只查看相关信息。单击对话时Outlook 将向您显示该对话中的最新邮件。展开可以查看更早的冗余邮件或者查看各个参与者。 一眼就能确定对话中是否存在多封邮件。包含多封邮件的对话的?始急昊嵯允径喔鲂欧狻? 存储更少的电子邮件。使用“清理”可快速删除对话中的所有冗余电子邮件并保留唯一邮件。 退出不相关的对话。使用“忽略”将整个对话和将来的邮件发送到您的“已删除邮件”文件夹。 如果您是 Exchange 用户在您“忽略”对话时即使您在 Outlook Web App 或 Smartphone 中访问您的电子邮件未来的邮件也将会发送到您的“已删除邮件”。 只通过单击几下快速对整个对话采取操作。选择对话主题并将线索中的所有邮件分配到某个类别、将它们标记为已读、将它们移动或复制到其他文件夹等等。 9 开始利用对话视图的强大功能在“视图”选项卡上的“对话”组中选择“显示为对话”如图 5 所示。 图 5 - 打开“对话视图”时 还需检查“对话设置”下的 选项。 快速提示可以轻松地自定义您的“对话视图”首选项。在“视图”选项卡的“对话”.