用友财务软件实用教程 第2章 总账管理PPT.ppt

用友财务软件实用教程,第2章 总账管理,教学目标：掌握：系统管理中设置操作员、建立账套、设置操作员权限和系统启用的方法；基础设置中各种基础档案的设置的作用和应用方法；总账管理中初始设置、日常业务处理和期末业务处理的内容、工作原理和应用方法。了解：系统安装的方法，修改账套、账套备份和恢复的方法，总账工具的作用和使用方法。总账管理中错误凭证的修改方法，各种账表资料的作用和查询方法。,第2章 总账管理,2.1 建立账套与权限管理,2.1.1 启动系统管理,提示：系统安装的方法可以查看教材中所附光盘中的“安装说明”。安装用友通管理软件后，如果要运行相应的功能模块，只能进入系统预置的演示账套（账套号为“999”），有权操作999账套的操作员有“demo”、“system”和“ufsoft”。,第2章 总账管理,例1 以系统管理员“admin”的身份启动系统管理。,第2章 总账管理,提示：系统管理员“admin”没有密码，即密码为空。在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员设置密码。在教学过程中，由于一台计算机供多个学员使用，为了方便则建议不为系统管理员设置密码。系统允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员的身份，二是以账套主管的身份。,第2章 总账管理,2.1.2 设置操作员,1 增加操作员,例2 增加如表2-1所示的操作员。,第2章 总账管理,第2章 总账管理,提示：系统预置了三个操作员，分别是demo、system和ufsoft，这三个操作员的初始口令与各自的名称一样，并且字母不分大小写。如demo的口令就是demo。,第2章 总账管理,提示：只有系统管理员（admin）才有权力设置操作员。操作员编号在系统中必须惟一。所设置的操作员一旦被使用，则不能删除。在实际工作中可以根据需要随时增加操作员。为保证系统安全，分清责任应设置操作员口令。,第2章 总账管理,2 修改操作员,例3：将“LFKJ”的姓名“刘芳”修改为“刘丽芳”。,第2章 总账管理,提示：只有系统管理员有权修改操作员信息。操作员的信息中，操作员编号不能修改，操作员的姓名、口令及所属部门可以修改。小知识：操作员的口令除了可以由系统管理员以修改操作员信息的方式修改外，还可以在操作员登录系统时由操作员本人修改。,第2章 总账管理,2.1.3 账套管理,1 建立账套,第2章 总账管理,例4：创建108账套，单位名称”光彩股份有限公司”（简称”光彩公司”），启用会计期”2008年1月”。该企业的记账本位币为“人民币（RMB）”，企业类型“工业”，执行“2008年新会计准则”，账套主管“朱湘”，按行业性质预置会计科目。该企业不要求进行外币核算，对经济业务处理时，需对客户进行分类。需设置的分类编码分别为，科目编码级次“4222”，客户分类编码级次“122”。创建账套后暂时不启用任何子系统,第2章 总账管理,提示：新建账套号不能与已存账套号重复。账套名称可以是核算单位的简称，它将随时显示在正在操作的财务管理软件的界面上。账套路径为存储账套数据的路径，可以修改。启用会计期为启用财务管理软件处理会计业务的日期。启用会计期不能在计算机系统日期之后。,第2章 总账管理,提示：行业性质的选择决定着系统采用何种会计制度下的会计科目进行会计核算。账套主管可以在此确定，也可以在操作员权限设置功能中修改。系统默认按所选行业性质预置会计科目。如果单击“按行业性质预置科目”复选框（即取消），则不按行业预置会计科目。,第2章 总账管理,提示：为了便于对经济业务数据进行分级核算、统计和管理，软件将对会计科目、企业的部门等进行编码设置。编码方案是指设置编码的级次方案，这里采用群码方案,这是一种分段组合编码,每一段有固定的位数。编码规则是指分类编码共分几段,每段有几位。一级至最底层的段数称为级次,每级(或每段)的编码位数称为级长。编码总级长为每级编码级长之和。,第2章 总账管理,提示：除科目编码级次的第1级外，其他均可以直接根据需要进行修改。由于系统按照账套所选行业会计制度预置了一级会计科目，因此第1级科目编码级次不能修改。在系统未使用前，如果分类编码方案设置有误，可以在“用友通”的“基础设置”中进行修改。此时可以直接进行系统启用的操作，否则，只能以账套主管的身份注册系统后进行相应系统启用的操作。,第2章 总账管理,2 修改账套,例5 以108账套主管“CWZG 朱湘”（密码：123456）的身份登录注册系统管理，选择其所主管的108账套，将108账套设置为“有外币核算”。,第2章 总账管理,提示：只有账套主管才有权限修改账套信息，如果当前操作员是系统管理员“Admin”，则应先注销操作员，再以账套主管的身份注册系统管理。在修改账套时应提示哪些信息是可以修改的而哪些信息是不能修改的。其中，账套号和行业性质不能修改。因此，如果在建立账套时未选择正确的行业性质则只能重建账套了。,第2章 总账管理,3 备份账套,例6 将108账套数据备份到D盘中的“108账套备份”文件夹中。,第2章 总账管理,提示：只有系统管理员才有权限备份账套。在删除账套时，必须关闭所有系统模块。建议在每次备份时都新建一个文件夹，并注明该备份文件的内容。在企业中应该在每个月末的结账前进行账套备份。学生在学习的过程中可以将阶段性的操作结果进行备份，以便防止机器出现故障时或更换机器进行操作时及时地引入备份数据继续进行操作。,第2章 总账管理,4 恢复账套,例7 将已备份到D盘的“108账套备份”文件夹中的“108账套备份”数据恢复到硬盘中。,第2章 总账管理,提示：备份的账套数据不能直接运行，只有在系统管理中进行恢复（引入）才能运行。恢复备份数据会将硬盘中现有的数据覆盖，因此如果没有发现数据损坏，不要轻易进行数据恢复。,第2章 总账管理,2.1.4 系统启用,例8：2008年1月10日，由108账套的账套主管朱湘（即CWZG，密码为123456）注册进入系统管理，启用“总账”系统，启用日期为2008年1月1日。,第2章 总账管理,2.1.5 设置操作员权限,1 增加操作员权限,9 增加操作员“LFKJ 刘丽芳”拥有108账套“公用目录设置”、“固定资产”、“总账”和“工资管理”的操作权限；“CHKJ 陈惠”拥有108账套“总账”的操作权限。,第2章 总账管理,提示：在“增加权限”对话框中，双击右侧明细权限选择区中的明细权限，可以根据自己的需要添加或删除已选中的明细权限。,第2章 总账管理,2 修改操作员权限,提示：在实际工作中一个账套可以定义多个账套主管，一个操作员也可以担任多个账套的账套主管。在设置操作员权限时，只需对非账套主管的操作员设置相应的操作权限，而系统默认账套主管自动拥有该账套的全部权限。系统管理员或账套主管可以对非账套主管的操作员已拥有的权限进行删除,第2章 总账管理,例10 取消操作员“LFKJ 刘丽芳”在108账套中“GL010303 上年结转”的权限。,第2章 总账管理,提示：系统约定，操作员权限一旦被引用，便不能被修改或删除。如果要删除某一操作员的某一账套的多个操作权限，可以在选中第一个要删除的权限后，按住Shift键，同时移动鼠标，便可选定一批权限，然后单击【删除】按钮，执行批量删除的功能。,第2章 总账管理,2.2 初始设置,2.2.1 启动并注册系统,例11 以操作员CWZG（密码为“123456”）的身份在2008年1月10日登录注册108账套。,第2章 总账管理,提示：可以在此直接选择相应的图标设置基础档案信息。在启动总账系统前应先在系统管理中设置相应的账套。在启动总账系统前应先在系统管理中启用了总账系统。,第2章 总账管理,2.2.2 定义总账系统启用参数,例12：108账套首次启用总账系统，设置总账系统的参数为不“允许修改作废他人填制的凭证”。,第2章 总账管理,提示：在“总账”系统的“选项”中可以进行相应的总账系统的运行参数的设置。总账系统的运行参数直接影响日常业务处理的规则，所以在设置时应充分考虑日常业务的特点和管理要求，正确设置每一项参数。,第2章 总账管理,提示：如果选择“凭证审核控制到操作员”后，还应通过设置“明细权限”功能设置相应的明细审核权限。选择“出纳凭证必须经由出纳签字”后，还应通过“指定科目”功能设置相应的出纳签字科目。提示：选中“明细账查询权限控制到科目”后，还应通过设置“明细权限”功能设置相应的明细科目查询权限。,第2章 总账管理,提示：总账系统的启用日期不能超过计算机的系统日期。录入汇率后不能修改总账启用日期。已录入期初余额，不能修改总账启用日期。新年度进入系统，不能修改总账的启用日期。,第2章 总账管理,2.2.3 设置基础档案,1.部门档案,例13 2008年1月10日，由108账套的账套主管“CWZG 朱湘”，密码为“123456”，在用友通系统中设置部门档案。部门档案资料如表2-1所示：,第2章 总账管理,表2-2 部门档案,第2章 总账管理,提示：部门编码必须符合编码原则。由于在设置部门档案时还未设置职员档案，因此部门档案中的负责人应在设置职员档案后，再回到设置部门档案中，使用修改功能补充设置。部门档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。,第2章 总账管理,2.职员档案,例14 增加如表2-3所示的职员档案。,第2章 总账管理,表2-3 职员档案,第2章 总账管理,提示：职员档案中的“所属部门”可以直接录入，但最好在双击“所属部门”栏后再单击参照按钮在已录入的部门档案中选择相应的部门。录入全部职员档案后，必须单击【增加】按钮（或按Enter键），增加新的空白行。否则，最后一个职员档案将无法保存。职员档案资料一旦被使用将不能被修改或删除。,第2章 总账管理,3.客户分类,例15 108账套的客户分类方案是：类别编码：1；类别名称：东北大区。类别编码：2；类别名称：东南大区。类别编码：3；类别名称：其他地区。,第2章 总账管理,提示：客户分类编码必须唯一。客户分类的编码必须符合编码原则。供应商分类的设置方法与客户分类的设置方法相同,第2章 总账管理,4.客户档案,例17 增加如表2-5所示的供应商档案。,第2章 总账管理,表2-5 供应商档案,第2章 总账管理,提示：供应商档案必须在最末级供应商分类下增加。于设置供应商档案的详细内容请参照设置客户档案的操作步骤。,第2章 总账管理,5.设置凭证类别,例18 设置分类方式为“收款凭证”、“付款凭证”和“转账凭证”。,第2章 总账管理,提示：限制科目数量不限，科目间用英语状态下的逗号分隔。填制凭证时，如果不符合这些限制条件，系统拒绝保存。可以通过凭证类别列表右侧的上下箭头按钮调整凭证列表中凭证的排列顺序,第2章 总账管理,6.设置结算方式,例19 设置结算方式编码为“1”，结算方式名称为“现金结算”和结算方式编码为“2”，结算方式名称为“转账支票”的结算方式。,第2章 总账管理,提示：结算方式的编码必须符合编码原则。结算方式的录入内容必须唯一。票据管理的标志可以根据实际情况选择是否需要。在不启动购销存系统的情况下，设置结算方式的主要目的是在使用有“银行账”辅助核算的会计科目时填写相应的结算方式，以便在进行银行对账时将结算方式作为对账的一个参数。,第2章 总账管理,2.2.4 设置会计科目,提示：会计科目的设置必须满足会计报表编制的要求。会计科目的设置必须保持科目间的协调性和体系的完整性。,第2章 总账管理,1.增加会计科目,例20 增加如下会计科目：,第2章 总账管理,第2章 总账管理,提示：增加明细科目时，系统默认其类型与上级科目保持一致。已经使用过的末级会计科目不能再增加下级科目。,第2章 总账管理,2.修改会计科目,例21 将“1002 银行存款”科目修改为有“日记账”、“银行账”核算要求，“1001 库存现金”科目修改为有“日记账”核算要求的会计科目。,第2章 总账管理,提示：非末级会计科目不能再修改科目编码已经使用过的末级会计科目不能再修改科目编码。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再修改。被封存的科目在制单时不可以使用。只有末级科目才能设置汇总打印，且只能汇总到该科目本身或其上级科目。只有处于修改状态才能设置汇总打印和封存。,第2章 总账管理,3.删除会计科目,例22 将“2621独立账户负债”科目删除。,第2章 总账管理,提示：删除科目后不能被自动恢复，但可通过增加功能来完成。非末级科目不能删除。已有数据的会计科目，应先将该科目及其下级科目余额清零后再删除。被指定的会计科目不能删除。如想删除，必须先取消指定。,第2章 总账管理,4.指定会计科目,例23 指定“1001库存现金”为现金总账科目、“1002银行存款”为银行总账科目及“1001库存现金”、“1002银行存款”和“1012 货币资金”为现金流量科目。,第2章 总账管理,提示：若想取消已指定的会计科目，可单击“”按钮。若想完成出纳签字的操作还应在总账系统的选项中设置“出纳凭证必须经由出纳签字”。只有指定现金总账科目和银行总账科目才能进行出纳签字，才能查询库存现金日记账和银行存款日记账。在指定现金流量科目后，在填制凭证时若使用现在流量科目，则系统要求填写该“库存现金流量项目”，只有填写了库存现金流量项目才能由系统自动生成“库存现金流量表”。,第2章 总账管理,5.设置会计科目辅助项目,例24 增加辅助账类型为“部门核算”的会计科目。,第2章 总账管理,第2章 总账管理,例25 将“1122 应收账款”修改为“客户往来”辅助核算的会计科目（没有受控系统），“2202应付账款”修改为“供应商往来”辅助核算的会计科目（没有受控系统），将“1221 其他应收款”修改为“个人往来”辅助核算的会计科目。,第2章 总账管理,提示：辅助账类必须设在末级科目上，但为了查询或出账方便，可以将其上级和末级科目上同时设置辅助账类。,第2章 总账管理,2.2.5 设置现金流量项目,例26：设置108账套的现金流量项目。,第2章 总账管理,2.2.6 录入期初余额,1.录入基本科目余额,例27 2008年1月，108账套的基本科目的期初余额如下表所示。,第2章 总账管理,第2章 总账管理,提示：如果某科目为数量、外币核算，应录入期初数量、外币余额，而且必须先录入本币余额，再录入数量外币余额。非末级会计科目余额不用录入，系统将根据其下级明细科目自动汇总计算填入。出现红字余额用负号输入。修改余额时，直接输入正确数据即可。凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。,第2章 总账管理,2.录入个人往来科目余额,例28 输入“1221 其他应收款”科目的期初余额。相关信息：日期“2007-12-23”，凭证号“付-11”，部门“业务二部”，个人名称“王娜”，摘要“出差借款”，方向“借”，期初余额“12000元”。,第2章 总账管理,提示：只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。借贷方累计发生额直接录入，期初余额在辅助项中录中。如果某科目涉及部门辅助核算，则必须按辅助项录入期初余额。具体操作步骤参照个人往来科目期初余额的录入。,第2章 总账管理,例29 输入“1122应收账款”科目的期初余额“280800”元，其中明细资料是：2007年11月18日，销售给申优公司产品未收款（转账凭证131号）。输入“2202应付账款”科目的期初余额“108110”元，其中明细资料是：2007年12月18日，向伟建公司采购材料的应付款（转账凭证19号）。,3.录入单位往来科目余额,第2章 总账管理,例30 将“材料成本差异”科目余额的方向由“借”调整为“贷”。,4.调整余额方向,第2章 总账管理,提示：总账科目与其下级明细科目的余额方向必须一致。余额的方向应以科目属性或类型为准，不以当前余额方向为准。,第2章 总账管理,例31 进行期初余额试算平衡。,5.试算平衡,第2章 总账管理,提示：期初余额试算不平衡，可以填制凭证但不能记账。已经记过账，则不能再录入、修改期初余额，也不能执行“结转上年余额”的功能。此时已将已经完成系统初始化的账套进行了备份，教师和学生均可以引入光盘中的账套进行下一步内容的学习和演练。文件名为“（1）已完成总账系统初始化的账套备份”。,第2章 总账管理,2.3 日常业务处理,2.3.1 填制凭证,1增加凭证,第2章 总账管理,例32 以LFKJ“刘丽芳”（口令：123456）的身份登录108账套填制记账凭证。1月12日，计提1月份的长期贷款利息5000元。例33 1月12日，销售商品一批，收到货税款共计14040元，其中货款12000元，应交增值税（销项税）2040元。（附单据2张，转账支票号2525-366）,第2章 总账管理,提示：凭证类别为初始设置时已定义的凭证类别代码或名称。采用自动编号时，计算机自动按月按类别连续进行编号。采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期，但不能超过计算机系统日期。在“附单据数”处可以按Enter键通过，也可以输入单据数量。凭证一旦保存，其凭证类别、凭证编号均不能修改。,第2章 总账管理,提示：正文中不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能为空。每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。新增分录完成后，按回车键，系统将摘要自动复制到下一分录行。科目编码必须是末级的科目编码。金额不能为“零”，红字以“”号表示。输入的结算方式、票号和发生日期将在进行银行对账时使用。若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额，则在金额处按“=”键即可。凭证填制完成后，只要继续增加凭证或退出当前凭证，当前凭证均可自动保存。,第2章 总账管理,例34 1月15日发生如下四笔业务。业务一部刘晶预借差旅费6000元（单据共计1张）。（现金流量项目：07支付的其他与经营活动有关的现金）收到申优公司转账支票（N0.22206），偿还前欠货款280000元（现金流量项目：01 销售商品提供劳务收到的现金）。以转账支票（N0.3306）购买小型设备一台，价款共计50000元（现金流量项目：13 购买固定资产、无形资产和其他长期资产支付的现金）。,第2章 总账管理,以转账支票（N0.3722）支付伟建公司前欠货款100000元（现金流量项目为04 购买商品、接受劳务支付的现金）。以现金支付业务部的租金5000元。其中业务一部2000元，业务二部3000元。（现金流量项目：07 支付其他与经营活动有关的现金）以转账支票（NO.3309）支付业务一部的办公费1200元（现金流量项目：07 支付其他与经营活动有关的现金）,第2章 总账管理,提示：当输入一个不存在的个人姓名时，应先编辑该人姓名及其他资料。在录入个人信息时，若不输入“部门名称”只输“个人名称”时，系统将根据所输入个人名称自动输入其所属的部门。其他辅助核算科目可以参照录入，不再赘述。,第2章 总账管理,2修改凭证,对错误凭证进行修改，可分为“无痕迹”修改和“有痕迹”修改两种。“无痕迹”修改，即不留下任何曾经修改的线索和痕迹。下列两种状态下的错误凭证可实现无痕迹修改:(1)对已经输入但未审核的机内记账凭证进行直接修改；(2)已通过审核但还未记账的凭证不能直接修改,可以先取消审核再修改。,第2章 总账管理,提示：若已采用制单序时控制，则在修改制单日期时，不能在上一张凭证的制单日期之前。若已选择不允许修改或作废他人填制的凭证权限控制，则不能修改或作废他人填制的凭证。外部系统（如工资系统、固定资产系统等）传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改或删除。,第2章 总账管理,例35 将第0002号付款凭证中的购买固定资产的金额修改为“58500”元。,第2章 总账管理,3冲销凭证,如果需要冲销某张已记账的凭证，可以采用【制单】|【冲销凭证】命令制作红字冲销凭证。,第2章 总账管理,提示：作废凭证仍保留凭证内容及编号，只显示“作废”字样。作废凭证不能修改，不能审核。在记账时，已作废的凭证将参与记账，否则月末无法结账，但系统不对作废凭证进行数据处理，即相当于一张空凭证。账簿查询时，找不到作废凭证的数据。若当前凭证已作废，可单击“制单”菜单中的“作废/恢复”选项，取消作废标志，并将当前凭证恢复为有效凭证。只能对未记账的凭证作凭证整理。已记账凭证作凭证整理，应先取消记账，再作凭证整理。,4作废及删除凭证,第2章 总账管理,例36 删除第0003号付款凭证。,第2章 总账管理,例37 查询2008年01月，尚未记账的1号付款凭证。,5查询凭证,第2章 总账管理,提示：在“填制凭证”窗口中，单击“查看”菜单中的选项可以查看到当前科目最新余额、外部系统制单信息、联查明细账及查找分单等。如果凭证尚未记账，则可以直接在填制凭证功能中查看。,第2章 总账管理,例38：以“CHKJ 陈惠”的身份登录108账套，将2008年1月份所填制的收付凭证进行出纳签字。,2.3.2 出纳签字,第2章 总账管理,提示：若对出纳凭证进行签字操作应做好两项准备。即相聚在具有“出纳签字”权限的操作员和在系统初始化的科目设置中指定“库存现金”为“现金总账科目”，“银行存款”为“银行总账科目”。已签字凭证仍有错误，则需单击“取消”按钮，取消签字，再由制单人修改。出纳签字时，可以单击“签字”菜单下的“成批出纳签字”选项；取消签字时，则可以单击“签字”菜单下的“成批取消签字”完成相应的操作。凭证一经签字，不能被修改、删除，只有取消签字后才可以进行修改或删除，取消签字只能由出纳本人进行操作。,第2章 总账管理,例39 以CWZG（朱湘，口令：123456）的身份登录注册108账套，审核1月份填制的凭证。,2.3.3 审核凭证,第2章 总账管理,提示：在确认一批凭证无错误时可以单击“审核”菜单中的“成批审核凭证”功能，可以完成成批审核的操作。作废凭证不能被审核，也不能被标错。审核人和制单人不能是同一个人。凭证一经审核，不能被修改、删除，只有取消审核签字后才能进行修改或删除。已标错的凭证不能被审核，需先取消标错后才能审核。,第2章 总账管理,例40：以“LFKJ 刘丽芳“的身份登录108账套，将2008年1月份已审核过的记账凭证记账。,2.3.4 记账,1记账,第2章 总账管理,提示：记账范围可输入数字、“”和“，”。第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。上月未结账，本月不能记账。作废凭证不需审核可直接记账。在记账过程中，如果发现某一步设置错误，可单击“上一步”返回后进行修改。如果不想再继续记账，可单击“取消”，取消本次记账工作。在记账过程中，不得中断退出。,第2章 总账管理,例41 以账套主管“CWZG 朱湘”的身份，取消108账套1月份的所有记账的操作。,2取消记账,第2章 总账管理,提示：只有账套主管才有权限进行恢复到记账前状态的操作。对于已结账的月份，不能恢复记账前状态。如果再按CTRL+H键，隐藏恢复记账前状态功能。,第2章 总账管理,例42 由108账套的主管“CWZG 朱湘”，查询2008年1月“1601 固定资产”的总账余额,2.4 账簿管理,2.4.1 总账,第2章 总账管理,提示：由于在上一例题中已经取消了对108账套的记账的操作，因此，在查询账簿前因将108账套记账后再查询。科目范围为空时，系统认为查询所有科目。如果需查询一至三级科目，可选择级次范围“1-3”，如果需查询所有末级科目，则应选中“末级科目”复选框。如果需查看明细账还可在“总账查询”窗口中单击“明细”按钮。如果需查询包含未记账凭证的总账，则应选中“包含未记账凭证”复选框。可将查询条件保存到“我的账簿”中。,第2章 总账管理,例43 查询包含未记账凭证的所有科目的余额表。,2.4.2 余额表,第2章 总账管理,提示：输入“科目编码”时可以使用通配符“？”，如：？01表示查一级为任何编码，二级为01的科目。通配符使用时只能是某个级次编码都用“？”，不能在某个级次的编码一个用“？”一个用编码。,第2章 总账管理,例44 查询“6603 财务费用”明细账（包含未记账凭证），并按科目排序。,2.4.3 明细账,第2章 总账管理,提示：在明细账查询窗口中可以联查到相应科目的总账及记账凭证等。,第2章 总账管理,2.4.5 多栏账,例45 查询“销售费用”多栏式明细账。,第2章 总账管理,提示：单击“凭证”按钮可以查询多栏账中相应的凭证查询。在“多栏”下拉列表框中可以选择其他多栏账内容进行查询。,第2章 总账管理,例46：查询业务一部刘晶的个人借款（个人明细账查询）。,2.4.6 个人往来账,第2章 总账管理,例47：对所有部门进行部门收支分析。,2.4.7 部门账,第2章 总账管理,2.5 期末处理,2.5.1 定义转账凭证,1.自定义转账设置,第2章 总账管理,例48 定义按月摊销长期待摊费用的自动转账分录格式。108账套每月按期初“1801长期待摊费用”的10%的比例摊销计入“5101 制造费用”。,(1)输入转账目录条件,第2章 总账管理,提示：转账序号是指自定义转账凭证的代号，转账序号不是凭证号，转账序号可以任意定义，但只能输入数字、字母，不能重号。转账凭证号在执行自动转账时由系统生成，一张转账凭证对应一个转账序号。,第2章 总账管理,例49 摊销长期待摊费用业务的自动转账分录的借方信息：科目“5101”、金额公式“JG()”即结果函数。,(2)定义借方转账分录信息,第2章 总账管理,提示：转账科目可以为非末级科目，部门可为空，表示所有部门。JG（）函数定义时，如果科目缺省，取对方所有科目的金额之和。如果公式的表达式明确，可直接输入公式。,第2章 总账管理,例50 摊销长期待摊费用业务的自动转账分录的贷方信息：科目“1801”、金额公式“1801科目的期初借方余额10%”。,(3)定义贷方转账分录信息,第2章 总账管理,提示：输入公式时，如果公式的表达式不太明确，可采用向导方式输入金额公式。在函数公式中，选择期初、期末时，方向一般为空，避免由于出现反向余额时发生取数错误。可以直接在“金额公式”栏中输入公式、运算符号及常数。,第2章 总账管理,例51 定义“制造费用5101”结转至“生产成本 5001”，系数“1”。,2.对应结转设置,第2章 总账管理,提示：对应结转只结转期末余额。一张凭证可定义多行，转出科目及辅助项必须一致，转入科目及辅助项可不相同。如果同一凭证转入科目有多个，并且若同一凭证的结转系数之和为1，则最后一笔结转金额为转出科目余额减当前凭证已转出的余额,第2章 总账管理,例52 定义将期间损益结转至“4103 本年利润”的结转期间损益的转账凭证。,3.期间损益设置,第2章 总账管理,提示：如果损益科目与本年利润科目都有辅助核算，则辅助账类必须相同。本年利润科目必须为末级科目，且为本年利润入账科目的下级科目。,第2章 总账管理,例53 生成摊销长期待摊费用的自定义转账凭证。,2.5.2 生成转账凭证,第2章 总账管理,提示：转账生成之前，提示转账月份为当前会计月份。进行转账生成之前，请将相关经济业务的记账凭证登记入账。否则，必须在录入查询条件时选择“包含未记账凭证”才能查询到完整的数据资料。若凭证类别、制单日期和附单据数与实际情况有出入，可直接在当前凭证上进行修改，然后再保存。转账凭证每月只生成一次。生成的转账凭证，仍需审核、才能记账。在生成凭证时必须提示业务发生的先后次序，否则计算金额时就会发生差错。,第2章 总账管理,例54 生成制造费用转入生产成本的对应结转的转账凭证。例55 结转1月期期间损益的转账凭证。,第2章 总账管理,例56 将2008年1月份的业务进行对账。例57 将2008年1月的业务进行结账处理。,2.5.3 月末结账,1对账,第2章 总账管理,提示：在对账功能中，可以按Ctrl+H激活恢复记账前功能。结账只能由有结账权限的人进行。本月还有未记账凭证时，不能结账。结账必须按月连续进行，上月未结账，本月也不能结账，但可以填制、审核凭证。若总账与明细账对账不符，不能结账。如果与其他联合使用，其他子系统未全部结账，本系统不能结账。已结账月份不能再填制凭证。结账前，要进行数据备份。在结账的过程中，可以单击“取消”按钮取消正在进行的结账操作。取消结账功能键为：Ctrl+Shift+F6。,第2章 总账管理,复习思考题1.如果在建立账套时将是否对“供应商”或“客户”进行分类设置错误，怎么办？2如果在建立账套时将“编码方案”设置错误，怎么办？3.系统管理员与账套主管的权限有何区别？4.解释角色、用户与权限的关系。,第2章 总账管理,上机实验1.实验一 系统管理,