《秘书实务》任务三制发会议通知.ppt

秘书实务精品课程,模块三 秘书办会模块,项目一 会前筹备工作任务三 制发会议通知,任务三 制发会议通知,知识目标 1、掌握会议通知的主要内容、回执的格式和主要内容 2、了解制发会议通知的注意事项能力目标 1、能够拟写内容齐备、格式准确的带回执的会议通知 2、能够拟写会议通知,任务三 制发会议通知,教学重点 1、能够拟写内容齐备、格式准确的带回执的会议通知 2、能够拟写会议通知 教学方法项目驱动 案例教学教学课时2课时,教学过程,一、任务导入 二、任务分析 三、相关知识 四、任务实施,一、任务导入,天地公司总经理张伟要求秘书高山拟写一条关于公司人员编制和工作绩效评估的会议通知，并向公司各部门主管发送。,二、任务分析,会议通知必须具备六要素（也有称之为“六个清楚”）：会名、会期、开始时间（月、日、星期，上、下午或晚上几时）、地点、参加会议人员范围、筹办会议的联系人方式。拟定好会议通知之后，务必要将通知内容传达给每一位与会人员。,三、相关知识,会议通知的内容 会议通知的发送 会议通知的格式 发送会议通知的注意事项,会议通知的内容,1.标题 有完全式和省略式两种。完全式包括发文机关、事由、文种 省略式，例如关于的通知。通知内容简单的，只写“通知”两字，这也是省略式的一种。,会议通知的内容,2.正文 有的正文比较简单，只讲明为什么发布或批转这一文件，有哪些原则要求，主要的具体内容应看所附文件。有的正文写多几句，借题发挥，补充强调有关要求，或作出指示，布置相应的工作。也就是要遵照执行、贯彻落实的具体内容在附件里，而不是在批转的通知中。批转通知只是一个载体。,会议通知的发送,发送形式 正式通知 为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打 印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递到有关人员，以示正规和郑重。非正式通知 非正式会议，可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮件确认。一些会议（如股东会议）在发送通知时应按规定的会议规则行事。发通知的同时应附上 一份代理委托书。其它类型的会议如无法出席，也应在必要时授权代理，以保证通过决议时有所需的法定人数。,会议通知的发送,2、发送内容 如果有预备议程，事先需准备的材料或其它需让与会者事先了 解的情况，应随会议通知寄发一份。需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片，上面注明本 公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及 时回复。可将会中使用的有关票证（入场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐正 和乘车证等）与会议通知一并发出。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者通知具体的 到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具线路。,会议通知的格式,会议通知的格式多种多样，这里介绍常用的两种格式：便函式和卡片式。,发送会议通知的注意事项,明确会议通知发送对象 在发送通知前一定要明确被通知的部门和人员范围。对所有与会人员应逐一落实。如果 搞错通知对象，使应参加会议的人员未能收到通知，就会影响到会议的有效性，使一些会议无法达到所需的法定人数，还会使一些应参加的人产生误会。而不应通知的人员通知了，就会影响其正常工作，甚至造成尴尬的局面。2.落实发送的回复确认环节 一些重要的会议通知有时会因组织渠道不畅、传递方式不当，或者是其他因素的干扰，使通知不能准确及时地传递到与会者，作为会议通知的发送人，应及时发现问题，可以通过电话、口头询问以及回复电子邮件确认等方式检查通知发放是否落实。,发送会议通知的注意事项,3.对书面会议通知的地址、邮编一定要填写正确。装信封和邮寄时应注意不要错装、漏装 或漏寄。通知的封筒应醒目标出“会议通知”字样。4.对于经常参加某类会议的部分人员，可用计算机打印出标签或准备多套邮寄标签，以免5.检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。某些客户不熟悉会议的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。,四、任务实施,高山拟写的会议通知如下：会议通知 致：各部门经理 发自：总经理秘书高山 定于10月17日（星期四）下午1：30在公司会议室召开会议，讨论公司人员编制和工作绩效评估问题。此次会议内容重要，请有关人员务必准时出席。您能否参加，请于10月15日（星期二）之前打电话告知助理秘书陈红。电话号码是：68976080.,五、实战演习,背景说明：您是宏远公司行政秘书，下面是行政经理谢飞需要您完成的几项任务。我们将在7月15日召开全国销售商的表彰会议，请您列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。行政经理谢飞 2009522,