高雄市各區辦理里民大會或基層建設座談會注意事項.doc

高雄市各區辦理里民大會或基層建設座談會注意事項本府100年5月30日第22次市政會議審議通過一、為提昇本市各區里民大會及基層建設座談會之效率，特訂定本注意事項。二、民大會得由長或經內戶長總百分之十五以上以書面向長請求召開之；基層建設座談會得由長或經內戶長總百分之十以上以書面（如附表一）向長請求召開之。本市各區之里每年召開一次里民大會或基層建設座談會；同一選舉區內之各里，除有特殊情形者外，於同一時段以召開一場里民大會或基層建設座談會為限，各區公所間並應相互協調妥適安排。三、里民大會或基層建設座談會開會前之準備工作如下：（一）區公所應協調里辦公處於開會二十日前編排開會日程表，並函報本府民政局備查；開會日程有變更時，亦同。（二）里辦公處應公告開會日期（如附表二），里幹事並應於開會三日前通知里民(開會通知單如附表三)。（三）民大會開會十日前，里辦公處應公告提案受理日期（如附表四）。里幹事並得利用家戶訪問之機會發掘問題或徵詢興革意見，作為提案之參據。（四）區公所於開會五日前，應通知區公所相關課室、區級政單位及其他機關、學校、團體指派熟悉業務人員席。（五）開會時擬討論之議題或其他重要宣導事項，應隨附通知單一併印送。四、里民大會或基層建設座談會開會一日前，里長或里幹事應促請鄰長發動里民出席會議；會議開始一小時前，應再促請里民踴躍參加。五、里民大會或基層建設座談會開會當日，應妥適安排里民座位，並設置簽到處、報告台與主席（主席團）、督導員、列席人員及記錄員之席位。開會程序表、圖表、標語及會場標誌(格式如附表五)等應張貼或懸掛於適當地點。六、民大會或基層建設座談會開會時，應依下列規定辦理之：(一) 以長為主席，必要時得設主席團。但依高雄市民大會及基層建設座談會實施辦法第九條第二項規定召開者，以區公所指派之召集人為主席。(二) 發言者之言論超出議題範圍或有礙議事秩序時，主席應予警告或制止；其他出席人員，並得請求主席警告或制止之。(三) 同一議案，每人發言以兩次為限，且每次不超過五分鐘。但經主席徵得出席人員同意，或出席人員均已發言者，不在此限。（四）督導人員或各機關列席人員，對於提案或意見，認有牴觸法令或窒礙難行之虞者，應在議案未表決或未作結論前適時予以必要之說明。前項第一款所定之主席團，除里長為當然成員外，由出席里民於會議前推選二人共同組成，並由主席團成員互推一人擔任主席。七、民大會決議（以下簡稱決議）及基層建設座談會結（以下簡稱結），應作成紀（格式如附表六），並依下規定辦：(一)里辦公處：1、決議或結論應以一事一案處理之。2、決議或結論得逕行處理者，應儘速切實執行。3、決議或結論執行情形，應轉知提案人及提下次會議報告並公告之。(二)區公所：1、決議或結論屬區公所權責者，應儘速辦理，並答復提案人。2、決議或結論屬本府所屬機關或其他機關單位權責者，區公所應於五日內函送各有關權責機關處理。3、區公所函送決議或結後，有關機關應於二十日內將處情形函各該區公所並副知辦公處及原提案人。4、決議或結論應建檔列管，如已逾一個月未答復者，應追蹤催辦。5、決議或結論已轉請有關機關處理者，對於其他里就相同事項之決議或結論，得於前案函復處理結果後，再行函復。6.會議結束後一個月內，應將決議或結論處理情形，填具里民大會及基層建設座談會處理情形報告表(如附表七)一式二份，函報本府民政局備查。八、各區公所應調派里幹事協助里民大會或基層建設座談會之籌辦及執行等相關事宜；其協助之事項如下：（一）協助區公所或里辦公處安排本里開會日程。（二）協助里辦公處公告開會日期，並於開會三日前通知里民。（三）協助里辦公處公告受理提案日期（如附表四），並輔導里民提案。（四）佈置會場。（五）受理簽到。（六）清點出席人數，報請主席宣布開會。（七）負責按紀錄簿格式（如附件八）詳實記錄。（八）協助主席主持會議。（九）配合區公所或里辦公處執行決議或結論。九、區公所應於里民大會或基層建設座談會結束後一個月內，由區長召集主任秘書、民政課長、主辦人員、督導人員及里幹事舉行檢討會，並將會議紀錄函報本府民政局備查。十、每年度里民大會或基層建設座談會結束後三個月內，由本府民政局召集區公所有關人員舉行檢討會，就決議或結論之執行成效及其缺失研擬具體改進方案。