第4章 元数据.ppt
第4章 元数据,国家级精品课程电子文件管理,时间：月 日 第-节教室：,教学重点,本章关键内容元数据，元素，元数据集的基本概念；元数据的基本特点；元数据的实质；背景信息与元数据的区别与联系；元数据的基本作用元数据的主要类型；元数据的创建元数据的质量评价；元数据标准的设计；文件管理元数据的作用与覆盖范围；文件管理元数据的来源与特点文件管理元数据的主要类型文件管理元数据的捕获方式与特点文件管理元数据的管理原则、方式与特点关键词数据 元数据 文件生命周期 元数据模型 背景信息 元数据类型 元数据集 元数据元素 元数据标准 元数据方案 文件管理元数据 元数据的管理 元数据质量封装 固化 信息总体,主要内容,元数据的基本了解,1,元数据的架构与创建,2,文件管理元数据,3,电子文件管理元数据的捕获和管理,4,1.元数据的基本了解,1.1 概念 元数据(metadata)：关于数据的数据。即，定义和描述其他数据的数据。,书目著录卡片,档案著录卡片,纸质文件的元数据,纸质文件的元数据,电子文件的元数据,电子文件的元数据,电子文件的元数据,【思考】：传统文件的元数据和电子文件的元数据异同？1.2 元数据实质（1）元数据也是数据（2）元数据是一种标准、一种工具，或是系统结构的一部分 元数据可以用于解决数字资源管理的各种问题，如：描述、资源发现、认证、数据管理、访问控制、数字保存以及内容分级服务等。因此，随业务需求不同，元数据的应用也不同。政务信息资源目录体系核心元数据电子文件元数据标准,政务信息资源目录体系核心元数据,政务信息资源目录体系核心元数据,电子文件元数据标准部分元素,电子文件的结构,1.3 背景信息 背景信息（Context Information）：指的是对有关文件及形成文件、维护文件的管理背景的描述信息。传统档案工作中，背景信息包括两类：（1）与机构有关的背景信息，即责任者；（2）与文件有关的背景信息，即，文件的归属和关联；这两类信息为未来的用户确保了内容信息的可靠性。对于电子文件而言，背景信息范围更宽，包括：,电子文件背景信息,机构,技术环境,文件环境,业务环境,电子文件背景信息,【思考】：能否说元数据就是背景信息？,元数据的类型,1.4元数据的类型 元数据的普遍性分类方案：（1）系统类元数据：反映程序设计和数据库管理中所需要的物理和逻辑特性；（2）应用类元数据：为理解和使用数据所需要的信息；（3）管理类元数据：与数据收集程序相联系和供数据分析员管理用的有关信息。,元数据的类型,信息管理领域的元数据类型：管理型元数据（Management Metadata）描述型元数据（Description Metadata）结构型元数据（Structural Metadata）技术型元数据（Technical Metadata）文件保存型元数据（Recordkeeping Metadata）随着数字信息的出现，元数据成为一种“帮助保证文件及文件中信息的价值、易管理性和长期可用性的工具”。,横向划分,元数据的类型,从纵向上划分，一个完整的元数据体系应该包括三部分内容：语义、结构与语法（句法）语义：元数据元素的定义，如题名、日期元素的含义。结构：描述了元数据各元素之间的相互关系，如上位类与下位类之间的关系，元数据元素与修饰词（元素限定词和编码体系）之间的关系。语法：规定了元数据体系是如何被表达与描述的，例如采用XML或RDF进行描述。,1.5元数据的功能（1）资源描述：对信息对象的内容属性等的描述能力是元数据的最基本功能；（2）资源检索：支持用户发现资源的能力，有利于其便捷快速地发现其真正需要的信息资源；（3）资源选择：支持用户在不必浏览信息本身的情况下能够对信息对象有基本的了解和认识，从而决定对检出信息的取舍；（4）资源定位：提供信息资源本身位置方面的信息，如URL，便于信息的获取；（5）资源管理：保存信息资源的加工、使用、管理、权限、版权、安全等方面的信息，便于管理；（6）资源评估：保存资源被使用和被评价的相关信息，通过对这些信息的统计分析方便资源的建立与管理者更好地组织资源，并在一定程度上帮助用户确定该信息资源在同类资源中的重要性。,元数据的功能,主要内容,元数据的基本了解,1,元数据的架构与创建,2,文件管理元数据,3,电子文件管理元数据的捕获和管理,4,元数据的创建,2.1元数据的创建（1）创建者资源的创建者：结构型元数据和管理型元数据信息管理专业人员：描述型元数据研究人员和信息专业人员一起协作（2）创建工具模板置标工具抽取工具转换工具,元数据的创建,为确保元数据的质量，美国国家信息标准组织（NISO）在建立优质的数字馆藏指南框架中提出了创建优质元数据的6条原则：优质元数据应适合馆藏资料、馆藏的用户，以及适合数字对象的当前或将来的使用；优质元数据应支持互操作；优质元数据使用标准的受控词表来反映内容所涉及的事物、地点、时间和人；优质元数据包括一个清晰的声明，表明数字对象的使用条件和期限；优质元数据文件应具备档案性、持久性、唯一认证性等品质，应是权威的和可证实的。优质元数据支持馆藏对象的长期管理。,元数据方案与元数据标准,2.2元数据方案与元数据标准（1）元数据方案的设计,元数据方案与元数据标准,（2）元数据标准的设计,（2）元数据标准的设计 元数据标准是经过标准化组织认可的元数据方案。要制定某领域的元数据标准，至少需要经过以下3个阶段：资源分析阶段；标准制定阶段；标准验证阶段,元数据方案与元数据标准,元数据方案与元数据标准,【实例】深圳市规划局规划电子文件元数据标准资源分析：规划局的业务分析、档案状况分析、参考国际和国外标准（OAIS、South Australian Recordkeeping Metadata）标准制定：制定元数据框架、选取和新增元素等；标准讨论、验证,新增元素,主要内容,元数据的基本了解,1,元数据的架构与创建,2,文件管理元数据,3,电子文件管理元数据的捕获和管理,4,文件管理元数据,文件管理元数据（Records Management Metadata）是用来描述文件背景、内容和结构及其整个管理过程的数据。作用：保证文件的真实性、可靠性、完整性、可用性、凭证性和长期有效性。功能：支持对文件的存取利用 支持文件管理程序功能需求的使用 建立文件的来源链 证明文件的完整性 建立文件之间的相互联系 支持文件的长期保存和跨平台互操作,文件管理元数据,ISO23081指定文件管理元数据主要包括以下6种：文件本身的元数据 业务规则或政策及授权元数据 责任者元数据 业务活动或过程元数据 文件管理过程元数据 有关元数据文件的元数据,系统可自动捕获,无法自动采集,文件管理元数据,3.1文件管理元数据的来源 文件管理元数据的元素创建与捕获是贯穿在文件生命周期的各个阶段的：（1）归档阶段：来源于现行业务活动的元数据 有利于文件长期保存的元数据；有利于文件的合法利用或是体现文件价值的元数据。（2）文件生命周期各个阶段形成的元数据 如：鉴定、迁移、变更、销毁等,文件管理元数据,归档时须保留的文档元数据,文件管理元数据,3.2文件管理元数据特点（1）文件管理元数据必须与文件紧密相关（2）文件管理元数据具有过程性（3）文件管理元数据是结构化与半结构化信息（4）文件管理元数据具有不同的级次（5）文件管理元数据分散在文件的各层面,文件管理元数据,3.3文件管理元数据的类型（1）从文件的长期保存着眼，有三种来源的元数据：文件保存元数据 档案元数据 技术元数据注意：文件保存元数据文件管理元数据（2）按选择性分类：强制性 选择性,文件管理元数据,3.4文件管理元数据模型设计 原则：依据文件管理目标和业务需求来设计元数据模型和方案，而不能一味求全求多。政府机构：管理电子文件是既要考虑利用这些文件支持机构当前的业务工作，也要支撑电子文件的长期管理，还要兼顾文件的发现、理解与检索查找。档案部门：侧重档案价值保全（确保它所保存的电子文件与最初接收时一样）与便于利用等方面。,主要内容,元数据的基本了解,1,元数据的架构与创建,2,文件管理元数据,3,电子文件管理元数据的捕获和管理,4,电子文件管理元数据的捕获与管理,4.1元数据的捕获方式（1）系统限定 一些与系统紧密相关或用户在系统中已经嵌入相关要求的元数据元素。（2）用户录入 直接来自文件内容，用于文件的定位或是检索、查找的元数据，因为选择最恰当的词或短语来描述信息对象还是人胜过机器。【实践】国家档案局颁布的电子文件元数据标准中哪些元数据可以由系统直接写入，哪些应由人工录入？,电子文件管理元数据的捕获与管理,4.2电子文件管理元数据的管理 概括地讲，电子文件管理元数据的管理活动主要包括以下几点：制定合理的电子文件管理元数据模型 适时捕获元数据 动态地维护元数据的真实、完整与安全 保证元数据的质量思考：你还有什么有效办法确保元数据的质量？,电子文件管理元数据的捕获与管理,元数据文件的管理 元数据文件旨在说明电子文件的可靠性，但其本身也存在安全问题！对于电子文件元数据文件的管理必须把握两个基本原则：确保元数据文件自身安全 时时与电子文件保持关联 管理策略（1）严格管理制度（2）作为重要文件加以维护（3）与电子文件持续关联的存储方式（4）元数据的封装与固化,电子文件管理元数据的捕获与管理,【实例】元数据封装与固化 1、VERS的封装对象 澳大利亚维多利亚州电子文件策略（Victorian Electronic Records Strategy,简称VERS）是由澳大利亚维多利亚州档案馆开发的一套完善的电子文件管理方案。VERS是一个包含了标准、指导、培训、咨询和项目实施的整体框架，它解决了电子文件的捕获、管理和长期保存问题，其核心目标是实现电子文件可靠且真实地归档和长期保存。VERS的管理核心是其封装对象。VERS将电子文件的内容及其元数据封装进一个独立的对象，即VEO（VERS Encapsulated Objects）。VEO是一个能够自我证明、自我描述的独立对象，它可以独立于任何软件系统和平台，实现电子文件的长期保存。,VERS 的封装对象,电子文件管理元数据的捕获与管理,2、OAIS的信息包（ISO 14721）为了实现数字信息的长期保存，ISO于2003年通过并颁布了国际标准ISO14721:空间数据和信息移交系统开放档案信息系统参考模型（Space data and information transfer systemsOpen archival information system Reference model）,该模型被简称为OAIS。该标准指出，OAIS是一个档案流通、存储和交换系统，是一个由人和计算机系统组成的有机体，它承担长期保存信息的责任并将其提供给指定团体利用。信息包是OAIS信息模型中的核心概念，也是功能模型中各模块之间传递的基本对象。在OAIS参考模型中，信息包贯穿着档案信息保存功能的全过程。,电子文件管理元数据的捕获与管理,OAIS的信息包,电子文件管理元数据的捕获与管理,DC元数据 即“都柏林核心（Dublin Core）元数据”，由OCLC首倡于1994年，因创始地在美国俄亥俄（Ohio）首府都柏林而得名。其维护机构为DCMI:Dublin Core Metadata Initiative。DC元数据规范最基本的内容是包含15个元素的元数据元素集合，用以描述资源对象的语义信息，目前已成为IETF RFC2413、ISO15836、CEN/CWA13874、Z39.85、澳大利亚、丹麦、芬兰、英国等国际、国家标准。,电子文件管理元数据的捕获与管理,DC元数据元素,电子文件管理元数据的捕获与管理,电子文件（视频）的元数据模板,电子文件管理元数据的捕获与管理,元数据置标工具,电子文件管理元数据的捕获与管理,“XML Schema”是指以规范的XML语言对元数据元素集合从结构和语法两方面进行定义,从而形成的机器可处理的规范,一般译为“XML模式”。XML schema的功能有许多，但从电子文件管理元数据角度来看，主要有描述功能和约束功能两类。XML模式描述元数据元素语义的功能,XML元数据实例,电子文件管理元数据的捕获与管理,电子文件管理元数据的捕获与管理,XML模式描述元数据元素间逻辑结构的功能 a）描述元数据元素的顺序结构,电子文件管理元数据的捕获与管理,b）描述元数据元素的动态显现结构c）描述元数据元素的嵌套结构,电子文件管理元数据的捕获与管理,XML模式约束元数据元素数据类型的功能a）对一般数据类型的约束,电子文件管理元数据的捕获与管理,b）对自定义数据类型的约束,电子文件管理元数据的捕获与管理,XML模式约束元数据元素数据值的功能,思考题,思考题：1、简述元数据的基本特点和实质？2、背景信息与元数据的区别与联系？3、如何确保文件管理元数据的质量？4、简述元数据标准的设计方法。5、试述如何科学合理地管理文件管理元数据。,Thank You!,
