新疆天山水泥股份有限公司内部控制制度2.ppt

,内部控制制度五、生产的控制,59,内部控制制度本部分包括以下内容：5.1.职位分工控制5.2.生产，采购计划的控制5.2.1.计划制定及审批的控制5.2.2.计划更新的控制 5.3.生产流程的控制，包括：领料，生产及加工5.3.1.消耗定额制定审核更新的控制5.3.2.日常生产过程的控制5.3.3.计划外生产的控制,60,人员,5.1.职位分工控制,内部控制制度,61,职位生产管理部门人员生产管理部门负责人工艺和质量管理部门工艺和质量管理部门负责人,职责编制具体生产计划编制月度生产分析报告提出调整年度计划申请编制生产日、月报表编制生产补充计划复核具体生产计划复核月度生产分析报告复核调整年度计划申请复核生产日、月报表复核生产补充计划制定材料消耗及损耗标准制定能源及附材消耗标准定期调整材料、能源及附材消耗及损耗标准编制日生产计划制定工艺调整通知开具生产通知单审核材料消耗及损耗标准审核能源及附材消耗标准审核日生产计划审核工艺调整通知审核生产通知单,不相容的职责复核月度生产分析报告复核调整年度计划申请复核生产日、月报表复核生产补充计划编制月度生产分析报告提出调整年度计划申请编制生产日、月报表编制生产补充计划审核材料消耗及损耗标准审核能源及附材消耗标准审核日生产计划审核工艺调整通知审核生产通知单制定材料消耗及损耗标准定期调整材料、能源及附材消耗及损耗标准编制日生产计划制定工艺调整通知开具生产通知单,5.1.职位分工控制（续）,内部控制制度,62,职位化验员车间统计员车间工人车间负责人（主任）分、子公司（厂）负责人一级子公司企业管理部门人员一级子公司企业管理部门负责人一级子公司预算小组一级子公司总经理,职责化验产品品质编制材料消耗表计算、编制领料单生产生产管理审批材料消耗表审批具体生产计划审核月度生产分析报告审批年度计划调整申请审核生产日、月报表审核生产补充计划制定总体生产目标分解生产目标汇总具体生产计划审核年度计划调整申请审核分解生产目标审核汇总具体生产计划审核汇总具体生产计划批准具体生产计划批准计划调整申请,不相容的职责生产管理审批材料消耗表统计成本编制材料消耗表制定具体计划或报表审核汇总具体生产计划分解生产目标汇总具体生产计划汇总具体生产计划制定具体计划或报表,1,2,3,算,企管部制定总体生产目标及各分、子公司分解目标企管部负责人审核分、子公司根据自身实际情况制定具体生产计划年度、月度具体生,5.2.1.计划制定及审批的控制,内部控制制度内控目标：1)保证生产计划与公司的年度经营计划相一致，合规合法。2)保证生产计划结合公司实际状况，可操作性强。关键控制点：1)一级子公司企业管理部门（简称“企管部”）负责人根据年度经营计划审核各二级分、子公司的生产分解目标。,产计划,负责人审批,2)各二级分、子公司负责人根据现有资源及下年度资,产购置、人员增加计划等审核具体生产计划（含具体月度计划）。企管部汇总、协,调、平衡各分、子公司生产计划,3)一级子公司企业管理部门负责人根据年度公司经营计划审核汇总的生产计划。4)采购部安排采购预算，核实是否有足够资源支持下,63,汇总生产计划,企管部负责人审核采购部安排采购预年度预算小组审核生产计划,45,总经理批准企管部下达各分、子公司生产计划,6,年度生产计划。5)一级子公司年度总体预算小组审核修订后的生产计划。6)一级子公司总经理批准年度总体预算小组审核过的生产计划，并报公司本部预算委员会审批。,1,是,否,生产办编制月度实际生产经济分析报告月度实际生产经济分析报告负责人审核,5.2.2.计划更新的控制,内部控制制度内控目标：1)保证生产计划的改变符合公司面临的实际内、外部情况。2)保证生产计划的改变符合公司长短期经营计划，合规合法。3)保证及时发现实际与计划的偏离程度及原因，保证计划在可控范围内进行。,2关键控制点：生产办对差异定性1)各二级分、子公司负责人审核生产管理部门（简称“生产办”）编制的月度实际生产经济分析报告。,是否调整年度生产计划保留原年度,生产办提出计划变更申请计划变更申请报告,2)各二级分、子公司的生产管理部门根据月度生产经济分析报告，对差异进行定性，并按标准决定是否调整年度生产计划。3)计划变更申请报告须经二级分、子公司负责人审批通过。,生产计划4)一级子公司企业管理部门审核计划变更申请报告。,3,4,64,负责人审批,一级子公司企管部审核总经理审核确立新的年度生产计划,5,5)一级子公司总经理最终审批计划变更申请报告，并报公司本部预算委员会审批。,1,1,2,2,是,3,4,是,3,否,5.3.1.消耗定额制定审核更新的控制,内部控制制度,原材料消耗定额控制质管办制定材,能源、附材消耗定额控制,内控目标：,料消耗及损耗标准部门负责人审核生产单位组织小规模试验并编制试验报告,生产负责人审核质管办调整形成公司内部标准,质管办制定能源及附材消耗及损耗标准部门负责人审核一级子公司质管办审批实际生产反,1)消耗定额及比例制定合理、符合国家规定。2)消耗定额及比例能及时、真实、准确地反映公司实际生产状况。关键控制点：原材料1)各二级分、子公司工艺和质量管理部门（简称“质管办”）负责人根据国家、行业相关标准，对所制定的各种材料消耗及损耗标准进行审核。2)生产单位负责人审核试验报告。3)工艺和质量管理部门负责人审核调整后形成的公司内部标准。,部门负责人审核一级子公司质管办审批实际生产反馈的指标,馈的指标质管办定期分析差异是否调整,4)一级子公司工艺和质量管理部门审核批准调整后的标准。5)根据实际生产反馈的指标，工艺和质量管理部门定期作分析比较，根据差异标准，决定是否调整原有标准。能源、附材1)各二级分、子公司工艺和质量管理部门负责人根据国家、行业规定，对所制定的各种能源及附材消耗及损耗标准进行审核。,质管办决定是否调整标准,5,否按原有标准执行,2)一级子公司工艺和质量管理部门审批。3）根据实际生产反馈的指标，二级分、子公司工艺和质量管理部门定期作分析比较，根据差异标准，决,定是否调整原有标准。按原有标准执行,65,2,5,4,6,7,否,9,质管办核实日需求计划符合月度生产计划质管办编制日生产计划并经负责人审核,1,5.3.2.,日常生产过程的控制,内部控制制度内控目标：1)保证日常生产符合公司的年（月）度生产计划。2)保证生产过程符合预先设定的工艺流程。3)保证生产的过程信息准确的汇总上报。,现场生产管理人员及生产车间进行生产,数量控制：每班编制材料消耗表,4)保证产品的质量达到国家和公司规定的标准。5)保证消耗的材料都是用于生产的，损耗控制在可以,接受的范围。3,质量控制：化验室抽检并形成检验报告检验报告质管办审核,负责人审批是是否需要重加工,材料消耗表统计员复核车间主任审批,关键控制点：1)质管办核实销售部下达的日需求计划是否符合月度生产计划。2)质管办负责人审核日生产计划。3)质量控制：化验室进行抽检，与标准进行比较后形成检验报告。4)质量控制：质管办审核检验报告后，按标准决定下,达工艺调整通知（质管办负责人审批）或重新回到流程起始位置进行重加工（质管办负责人审批）。,是否需要调整工艺是工艺调整通知,生产办编制生产日报表、月报表并分析差异原因,生产日报表、月报表公司负责人审核生产统计员按公式,8,5)数量控制：统计员复核材料消耗表（与盘点数比较）。6)数量控制：车间主任审批材料消耗表。7)生产管理部门每日根据各环节编制生产日报表，每月编制生产月报表，分析差异原因。8)各分、子公司负责人审核生产日报表、月报表。,负责人审批,计算各环节领用的半成品、原材料，编制领料单,相关负责人确认,9)生产前后环节及原材料供应保管部门负责人确认领料单（与盘点数相比较）。,66,2,是,3,4,质管办核实日需求计划超出月度生产计划,1,5.3.3.计划外生产的控制,内部控制制度内控目标：1)保证计划外的生产符合公司整体生产计划。2)保证计划外的生产符合公司实际生产能力及生产工艺的要求。,质管办决定是否能生产否通知销售部等相关部门,质管办开具生产通知单负责人审核生产办编制生产补充计划,3)保证计划外的生产符合现有法规及公司规章制度。关键控制点：1)工艺和质量管理部门核实销售部下达的日需求计划是否符合月度生产计划。2)工艺和质量管理部门根据公司实际生产情况及能力决定是否能生产。3)工艺和质量管理部门负责人审核生产通知单。4)生产管理部门负责人审核生产补充计划。,67,生产补充计划,生产办负责人审核公司负责人审批进行生产,5,5)各分、子公司负责人审批生产补充计划。,内部控制制度六、人力资源的控制,68,内部控制制度本部分包括以下内容：6.1.薪金和津贴的控制6.1.1.薪金、津贴及赔偿金的订立和审批的控制6.1.2.薪金计算及复核的控制6.1.3.发放薪金及津贴流程的控制6.2.社会保险的控制6.3.人力资源资料管理，记录的控制（注）6.4.员工记录保管，更改及保密的控制（注）6.5.时间记录表的控制（注）6.6.应有权利，例如：假期入帐的控制（注）6.7.雇用，晋级，调任，终止合同的处理及程序的控制6.7.1.人员录用计划的控制6.7.2.人员录用的控制6.7.3.晋级的控制6.7.4.调任的控制6.7.5.终止合同的控制注：该部分内容请参照天山股份人力资源部的相关规定。,69,是,否,是,6.1.1.薪金、津贴及赔偿金的订立和审批的控制,内部控制制度,制度订立,内控目标：1)保证职员的薪金及津贴水平符合公司的年度经营计划。,是否为高层管理人员薪资市场调查,董事长提议高层管理人员薪金标准,董事会批准执行,1,2)保证职员能得到按其实际工作量，在相同条件下具有适当竞争力的收入。3)保证赔偿金的制定符合相应法规，并与公司制度相一致。,关键控制点：2,人力资源部提议中低层人员薪金、赔偿金标准中、低层管理人员,1)董事会审批董事长提议的高层管理人员薪金标准。2)人力资源部部长审核制定的赔偿金标准（定期更新，请参阅“2.3.1.政策及流程手册定期更新的订立及检阅的控制”）。,薪金标准,3,否,4,3)人力资源部部长依据年度经营计划复核、调整薪金标准。4)总经理审批人力资源部提议的中低层职员的薪金标,人力资源部部长调整审核,递交总经理审批,审批是否同意,准及赔偿金制度。,5)获得批准的制度应备份于人力资源部，且由人力资源部定期复核。已批准的中低层管理人员薪金标准5备份制度于人力资源部并定期复核,70,1,2,每月各部门统计,6.1.2.薪金计算及复核的控制,内控目标：1)保证薪金计算确实、完整。2)保证薪金计算方法符合公司制度。,内部控制制度,考勤记录关键控制点：,考勤记录及薪酬计算表,递交部门领导审批,1)汇总至人力资源部的各部门人员考勤记录应经各部门的领导审核批准。2)人力资源部根据人事档案复核各部门的薪金名单及,71,汇总至人力资源部,汇总的考勤记录及薪酬计算表人力资源资源部计算并复核人力资源部第三人复核薪金计算结果人力资源部部长审批,34,已审核的考勤汇总表及薪酬计算表递交总经理审批工资发放程序,薪金标准。3)人力资源部应有独立的第三人复核薪金计算表的计算结果。4)人力资源部部长审批薪金计算表。,表,1,2,人力资源部审批的工资发放,6.1.3.发放薪金及津贴的控制,内部控制制度内控目标：1)保证发放的薪金及津贴是正确、按时的。,2)保证职员及时取得应有的薪金及津贴收入。3)保证薪金及津贴的发放能准确、及时的记录。经批准的,递交总经理审核,工资发放表,关键控制点：1)总经理批准汇总的工资发放表。,人力资源部专人复核工资单,2)人力资源部应有专人根据经批准的工资发放明细单，复核员工工资单（可与6.1.2中关键控制点第三点同时进行）。,72,按规定程序开出支票进行支付财务部门负责人复核凭证及单据入账,3,工资分发至各部门员工领取工资及工资单并签收保管相关凭证,4,3)财务部门负责人复核凭证及原始单据。4)员工在取得工资单及现金时签收。,1,2,3,4,人力资源部了解国家制度变更更新保险制度,审批后的,6.2.社会保险的控制,内部控制制度控制目标：1)保证公司的社会保险制度应符合国家相关的政策制度。2)保证保险金额计算是准确的。3)保证保险金的缴纳是准确、及时的。,总经理审批,企业社会保险制度下达各部门,4)保证所有的应投保的人员均已投保。关键控制点：1)总经理审批人力资源部及时更新的企业保险制度。,各部门进行核算,应保险清单人力资源部复核投保人数,2)人力资源部根据人事档案复核各部上报的投保人数。3)人力资源部复核各部门社会保险金的计算，并进行汇总和计算企业承担部分。4)人力资源部部长复核、总经理审批最终的、应缴的社会保险金额。,73,人力资源部复核并汇总计算,汇总的应投保金额递交人力资源部部长及总经理审核财务部复核,5,支票发出人力资源部专人上交保险费,6,5)开出支票之前财务部需复核保险金额。6)人力资源部指定固定人员去社会保险部门上缴保险费用。,1,每年末,6.7.1.人员录用计划的控制,内控目标：,内部控制制度,1)保证人员录用计划反映公司实际用人需求。2)保证人员录用计划符合公司年度经营计划。各部门制定下年度人员需求计划关键控制点：,人员需求计划,递交部门经理审批,1)部门经理审核各部门编写的人员录用计划。,2)人力资源部汇总、协调，编制整体人员录用计划。3)人员录用计划经高级管理层审批通过。经审批的部门计划3人力资源部汇总协调3,74,整体录用计划,高级管理层审批经批准的整体录用计划执行并备份制度,1,2,经审批的人员录用计划各部门据此提出招聘需求,汇总的,6.7.2.人员录用的控制,内部控制制度内控目标：1)保证人员录用符合使用部门的需求，与人员录用计划相一致。2)保证录用的人员具备胜任工作的能力，符合公司文化。3)保证录用程序符合相关法规及公司制度。4)保证降低录用成本，产生规模效益。,人力资源部汇总,人员招聘需求,关键控制点：,75,递交总经理批准,经批准的人员招聘需求人力资源部统一招聘招聘程序高级管理层审核批准录用签订正式合同,34,1)总经理批准组织的各种招聘活动。2)人力资源部统一组织招聘工作。3)高层管理人员审核人员录用资料，并将人员录用清单提交总经理审批。4)与新职员签订正式用工合同。,2,3,人力资源部定期下发业绩考评表各部门业绩考评,1,6.7.3.晋级的控制,内部控制制度内控目标：1)保证真实的、全面的发现公司的优秀人才，并给予适当的激励。2)保证晋级程序符合公司规章制度。3)保证晋级结果符合公司用人原则，与总体计划相一致。,递交部门经理审核关键控制点：,76,推荐晋级名单,递交人力资源部汇总复核递交高级管理层审批是否需要修改否已审批的晋级名单人力资源部实施,是,1)各部门根据人力资源部发放的业绩考评表进行考评，经部门经理审核后，由各部门推荐晋级名单。2)人力资源部汇总晋级名单，并复核考评资料。3)高级管理层协调各部门的晋级指标，并审批人员晋级名单。,申请,1,2,个人或部门提,6.7.4.调任的控制,内控目标：,内部控制制度,出书面调任1)保证保证将合适的人员调入合适的岗位，充分有效的利用现有的人力资源。2)保证调任程序符合公司规定。,个人/部门讨论同意调任资料,是,3)保证调任结果符合公司用人原则，与总体计划相一致。关键控制点：1)调任应参考业绩考评表，并需经过个人、相关部门的充分讨论及批准同意。,77,递交人力资源部复核,是否需要修改否调任资料,递交总经理审批经审批签发的调任通知单下达执行,3,2)人力资源部复核相关调任资料。3)总经理审核批准调任通知单。,1,2,否,3,4,6.7.5.终止合同的控制,内部控制制度,提出合同终止职员提出辞呈,公司提出终止合同名单听取个人意见并递交部门经理审批部门经理批准,是,内控目标：1)保证真实、充分地反映人员不胜任的情况，提高人力资源利用效率。2)保证终止合同应符合公司及国家的有关规定。3)保证解聘符合公司人事原则，与总体计划相一致。4)保证原有工作的持续进行及公司资产的完整。关键控制点：1)合同终止应听取员工个人意见。,返回申请,人力资源部审核相关部门讨论,2)终止合同的提出应经部门经理审核。3)解雇职员应经过人力资源部的审核，并经相关部门的讨论同意。4)离职通知单的开出需经总经理批准。,5)在有关人员的参与下，按规定的程序办理工作移交手续并归还物品。递交总经理批准经批准的离职通知单5办理离职交接手续,78,内部控制制度,79,七、软件系统的控制,（该部分内容留待以后制订）,内部控制制度八、采购和应付款的控制,80,内部控制制度本部分包括以下内容：8.1.职位分工控制8.2.采购计划的订立及审批的控制8.3.购货额的订立，审批及修改的控制8.4.供应商/承包商的选择、审批及修改的控制8.5.购货程序的控制，包括：购货合同制订，更改及其复核控制8.5.1.格式合同的控制8.5.2.大宗原物料采购的控制8.5.2.1 购货合同的制定、更改及复核8.5.2.2 购货过程8.5.3.备品备件采购的控制8.6.购货退回的控制8.7.入账的控制8.8.应付款的账目控制(包括：短货,运费,损坏)8.8.1.应付款的账目控制8.8.2.应付款的支付控制,81,8.1.职位分工控制,内部控制制度,82,职位采购员二级分、子公司生产管理部门二级分、子公司生产管理部门负责人采购部门文员采购部门负责人料场管理员过磅员一级子公司负责人统计员质量管理部门财务部门应付帐款会计员财务部门负责人出纳,职责参与供应商的选择会议评论供应商的表现、质量考虑采购合同的条款编制年度采购计划编制月度采购计划审核采购计划将采购的订购信息记录于系统中修改供应商档案文件与客户签订采购合同决定选择供应商检验货物质量保管存储的货物计量、记录进货数量批准供应商签署大宗原料进货合同统计汇总进货数量事先检验货样及货的质量检验进货的质量计算计划价格核对原始单据开出付款凭证批准付款凭据执行结算事宜,不相容的职责签订合同决定供应商审核采购计划编制采购计划执行采购业务记录订购信息于系统中修改供应商档案文件采购货物检验进货质量记录订购信息于系统中修改供应商档案文件验收货物批准采购货物参与采购批准付款开出付款凭证复核支票,营计划,2,4,7,8,年末一级子公司下达生产经各分、子公司制定采购计划,1,8.2.采购计划的订立及审批的控制,内部控制制度内控目标：1)保证采购计划符合公司的年度生产经营计划。2)保证采购计划的合理，并能保障生产的实际需要。3)保证采购计划能纳入公司整体资金运作计划。,生产管理部负责人审核,2,负责人审批采购部门汇总、协调、审核,3,关键控制点：1)年度采购计划按经批准的下年度生产经营计划制定。2)各二级分、子公司生产管理部门制定下年度采购计划，由生产管理部门负责人审核。3)各二级分、子公司负责人批准本公司下年度采购计,83,企管部审核,5,预算小组审核经审核的采购计划负责人审批定期编制分析采购差异报告及时更新采购计划,68,划。4)各二级分、子公司计划报一级子公司采购部门汇总、协调、审核（比较上年实际数）。5)汇总采购计划交一级子公司企业管理部门审核（总体用料审核）。6)企业管理部门审定的采购计划交一级子公司年度预算小组审核（资金方面的可行性等）。7)一级子公司负责人批准审核后的采购计划，并报公司本部预算委员会审批。8)采购部门每月编制实际采购额与计划差异报告，分析差异原因。对于超过标准（固定金额或比率）的差异，应及时更新采购计划，并重新按程序审批。,1,2,是否与,是,月末二级分、子公司各部门制订采购计划,1,8.3.购货额的订立、审批及修改的控制,内部控制制度内控目标：1)保证购货能满足生产的实际需要。2)保证购货经济、有效，不过多占用公司资金。,下月采购计划,二级分、子公司负,责人审核采购部门审核年度计划相符,关键控制点：1)月末由各二级分、子公司负责人审核根据实际生产需要及库存量制定下月采购计划。2)月度采购计划交一级子公司采购部门审核并与年度采购计划比较。3)符合年度采购计划的由采购部门负责人批准采购。4)超出年度采购计划的，先报一级子公司企业管理部,门审核，然后由一级子公司负责人批准。否3,84,采购部门负责人签署意见报企管部审核批准负责人批准,44,采购部门负责人批准执行采购,2,7,8,1,8.4.供应商/承包商的选择、审批及修改的控制（供应商选择的控制）,内部控制制度,一级子公司下,内控目标：,达选择标准1)保证通过供应商/承包商的选择可以降低公司采购成本，有效利用资金。2)保证选定的供应商/承包商可以满足公司生产需要。采购部门初选3)保证供应商/承包商的选择符合公司的政策。,3,4,质量管理部门检验供应商产品质量,生产办组织试生产,关键控制点：1)一级子公司下达供应商（承包商）的选择标准（质量管理部门制定质量标准、财务部门制定指导价,5采购部门负责人决定招标对象,招标小组评价并选出合适供应商财务部计算价格作为考评依据,6,格）。2)采购部门根据标准对供应商进行初选（供应商的生产能力、信誉等）。3)质量管理部门对供应商提供产品的质量进行检验。4)由生产管理部门组织生产部门进行小规模试生产。5)采购部门负责人决定对通过评估和检验的供应商进行招标。6)由采购部门、财务部、质量管理部门、企业管理部,供应商名单,负责人审批供应商名单经批准的供应商名单,门组成招标小组对标书进行评价，选出合适的供应商（一般一个产品至少需要3个合格的供应商）。7)财务部门根据入选的供应商的价格和可供货量计算的加权平均价格作为该货品的计划价格，作为考评的依据。,8)供应商名单经一级子公司负责人批准后生效，下发至各级公司的采购部门。下发采购部门,85,1,1,2,8.4.供应商/承包商的选择、审批及修改的控制（修改供应商名单的控制）内控目标：,内部控制制度,采购部门定期汇总材料使用情况对供应商进行评价,1,1)保证通过供应商/承包商的选择可以降低公司采购成本，有效利用资金。2)保证选定的供应商/承包商可以满足公司生产的需要。3)保证供应商/承包商的选择符合公司的政策。关键控制点：,86,评价报告,独立部门审核采购部门及时更新供应商名单更新的供应商名单,相关部门批准发回采购部门,2,1)采购部门定期（至少每年一次）汇总材料使用情况，对供应商进行评价，形成评价报告，并报独立部门进行审核。2)对于不合格的供应商，采购部门及时更新供应商名单，并经相关部门及一级子公司负责人审批生效后，下发各级公司采购部门。,1,应变更,2,法律顾问复核格式合同并相负责人审批统一印制的格式合同,8.5.1.格式合同的控制,内部控制制度内控目标：1)保证合同形式、内容符合国家的法律法规。2)保证合同内容符合公司利益，与公司目标相一致。关键控制点：1)法律顾问对公司事先定制的格式合同的合理性及合法性作复核。2)格式合同由一级子公司负责人批准后统一印制。3)任何对格式合同的修改必须经法律顾问审核。4)法律顾问定期（至少每年一次）复核格式合同，按,国家法律及公司利益对格式合同进行变更。3格式合同的修改需经法律顾问审核4法律顾问定期复核及更新格式合同,87,1,合同,是,合同,8.5.2.1.大宗原物料采购的控制（购货合同的制定、更改及复核）内控目标：,内部控制制度,采购员填写采购部门负责人复核,2,1)保证所有大宗原料购入都有合同保障。2)保证合同形式、内容符合国家的法律法规。3)保证所有合同都符合公司的政策和规定。关键控制点：1）采购员在格式合同上填写合同内容。2）采购部门负责人对合同进行复核（与采购计划比,根据合同金额由不同授权人员批准,3,较）。3）根据合同采购金额由不同的授权人员审批合同。4）企业行政部门对合同的合法性（是否基于格式合同）进行复核，并合法签署。,88,企业行政部门复核合法性,4,是否需要修改否合法签署合同,5,5)合同内容的修改程序视同新合同的订立。,1,2,3,8.5.2.2.大宗原物料采购的控制（购货过程）,内部控制制度,每月采购部门审核各部门的采购计划,内控目标：1)保证购入的货品数量、质量符合公司要求及采购计划。,2)保证采购信息完整、及时的反映。采购订单关键控制点：1,采购部门负责人审批,1)每月采购部门根据经审核的各二级分、子公司的采购计划以及各供应商的情况将采购量合理分配给不同的供应商，并以书面形式发出采购定单，订单需经采购部门负责人审核。,根据供应商反馈落实订单,供应商供货司磅员计量入货量,2)采购部门根据供应商的反馈对订单作必要的调整，落实订单,并将订单送各二级分、子公司相关部门。3)司磅员计量入货数量，与订单比较。4)料场的管理员根据订单对入货质量进行验收。5)司磅员将每日进货量报本公司统计人员。6)采购部门文员检查供应商交回的入货单，并恰当的,89,比较订单与实际进货数量司磅员将每日进货量报本厂统计员,35,4料场管理员验收6采购部门检查入货单并记录,记录。,1,4,使用部门填写采购申请单,8.5.3 备品备件采购的控制,内部控制制度内控目标：1）保证购入的货品数量、质量符合公司要求及采购计,划。2）保证采购信息及时完整的反映。采购申请单关键控制点：1,使用部门负责人审核,1）使用部门提出的购买申请，填写采购申请单，由该部门负责人审核。2）生产管理部门对使用部门申请进行审核。,生产办审核,2,相关被授权人审批采购部门到规定供应商处采购,3,3）按审批权限，报相关被授权人审批购买申请。4)采购部门到公司认可的供应商处购买相关备品备件。5)仓库核对采购申请单，验收入库。6)仓库开出入库单(其中一联交采购部门)，并记录货品帐目。,90,仓库核对采购申请，验收入库,5,开出入库单，记入货品帐目定期汇总入库情况，报财务部门,67,7)仓库定期（至少每月一次）汇总入库情况，报财务部门复核。,1,2,否,8.6.购货退回的控制,内部控制制度,内控目标：验收货物时1)保证只有符合采购合同及采购计划的合格货物才能入库。2)保证退货的程序符合相关法规及公司的政策。,司磅员计量数量,3)保证退货的信息及时传递到相关公司管理部门。关键控制点：,数量是否超过订单是,料场管理员检查进货品质,4,1)司磅员计量入货数量，发现超过采购订单的，及时报采购部门。2)料场管理员检查进货的品种规格及质量。,及时报告采购部门,规格或质量问题,质量问题,质量管理部门化验确认,3)进货的品种规格问题，经生产管理部门复核后退回。,规格问题,4)质量问题，经质量管理部门派人化验确定后退回或,91,生产管理部门复核退回,33,退回或分开堆放料场管理员对退货记录在案报采购部门备案,455,分开堆放。5)料场管理员将退货情况及原因记录在案，并且报采购部门，作为供应商评估的资料。同时，采购部门将未入账的发票退回供应商。对于已入账的发票处理，请参阅8.8.1.“应付款的账目控制”。,1,2,凭证,4,统计人员复核进料统计报表,8.7.入账的控制,内部控制制度内控目标：1)保证进货准确、及时、完整的入帐。2)保证进货核算方法符合公司的核算制度。关键控制点：,进料统计报表,财务部门根据报表及时编制凭证,1)统计人员定期（至少每周一次）将经复核后的进料统计报表报财务部门。,2)财务部门经办财务人员根据进料统计报表及时编制凭证。3)财务部门负责人对凭证进行复核。4)设置独立财务人员月末与采购部门的记录对帐，保证所有的入货单都已入帐。3财务部门负责人复核凭证月末独立财务人员与采购部门的记录对账,92,2,数量,6,是,7,8,采购部门核对入货并开具付款验收单经办财务审核入货,1,8.8.1.应付款的账目控制,内部控制制度内控目标：1)保证应付款的帐目准确、及时、完整的反映公司应付货款情况。2)保证应付款支付符合合同规定及公司的付款政策。3)保证应付款的支付纳入公司资金的统筹计划。,3,4,财务负责人审核入货金额,财务人员制作凭证并登记应付款临时账户供应商开来正式发票,关键控制点：1)采购部门文员与供应商核对入货资料并开出付款验收单。2)财务部门经办财务人员审核付款验收单及相关资料，对入货数量进复核。,财务人员核对后转账,5,月末财务人员复核进料报表与付款验收单,6,3)财务部门负责人对入货金额进行复核。4)经办财务人员按复核后的资料制作凭证，记入应付款临时帐户（不含增值税）。5)供应商开来正式发票，经办财务人员核对，并作转帐，由应付款临时帐户转入应付款供应商明细帐。,93,是否存在差异否专人复核需要暂估入账处理的事项财务部门定期与供应商对账,作暂估入账,对于已入账的购货退回，须按有关税务法规取得相应的红字发票，并进行帐务处理。6)月末，经办财务人员将付款验收单的货物数量与从生产统计处取得的进料报表相核对，及时寻找差异原因，并处理。7)设置专门的财务人员复核已入货但尚未开具付款验收单的情况，是否已作暂估入帐处理。8)财务部门定期与供应商对帐。可以对供应商轮换选择，确保每个供应商至少每年被选中一次。,1,1),2),3),2,2),3),3,4),月末财务部门制定下月采购付款计划下月资金计划,月初资金审核会核,8.8.2.应付款的支付控制,内部控制制度内控目标：保证应付款的帐目准确、及时、完整的反映公司应付货款情况。保证应付款的支付符合合同的规定及公司的付款政策。保证应付款的支付纳入公司资金的统筹计划。关键控制点：,报公司汇总审核,定采购部门可用资金数量,2,1）月末财务部门根据各二级分、子公司下月的采购计划、本月应付款余额及合同执行情况向公司报下月资金计划。,94,负责人批准资金使用计划,采购部门决定当月可付款项财务部门负责人审核可付款款项财务负责人批准规定范围内的支付,4,月初的资金审核会核定实际可用资金数量，并经一级子公司负责人批准。采购部门根据核定的资金数量决定当月可付款项清单，并由财务部门负责人审核。实际支付时，由财务部门负责人在当月可付款项范围内核对支票及相关原始记录和凭证后批准支付。,内部控制制度九、存货的控制,95,内部控制制度本部分包括以下内容：9.1.职位分工控制9.2.货品帐目的控制9.3.货品验收的控制9.4.发货的控制9.4.1.产成品的发货控制9.4.2.备品备件的发货控制9.5.盘点流程的控制9.6.存货保安的控制,96,9.1.职位分工控制,内部控制制度,97,职位一级子公司管理层质量管理部门生产车间生产管理部门财务部门仓库负责人仓库工作人员运输部门厂门保安员,职责制订书面盘点政策审阅盘点报告并分析原因，落实责任决定存货盘盈、盘亏的调整决定购买存货保险决定货品的存放仓库将货品存入指定仓库定期检查仓库状况参与盘点并复盘抽盘参与决策存货保险依据管理层意见调整存货帐复核仓库台帐复核月收货、出货报告复核并确认盘点报告审核存货保险购买申请更新仓库台帐、卡片制作月收货、出货报告验收货物入库、准备货物出库妥善保管货物申请存货保险参与盘点运输货品负责仓库物理安全对货物进出厂门的手续进行检查,不相容职责直接调整存货帐将货品存入指定仓库决定货品的存放仓库管理仓库决定存货帐调整决定购买存货保险调整存货帐复核仓库台帐复核月收货、出货报告复核确认盘点报告调整财务存货账验收货物入库、准备货物出库更新仓库台帐、卡片,2,5,3,4,5,公司制订存货管理政策、仓库明细账经批准的出入库单据交仓库,1,9.2.货品帐目的控制,内部控制制度内控目标：1)保证存货仓库帐目正确、及时、完整的反映存货的真实情况。2)保证存货仓库帐目能为公司存货管理提供必要的信息资料。,98,仓管员检查单据核对实物,仓库负责人复核后办理实物出入库仓管员及时记入仓库台帐仓管员每月制作报告仓库负责人复核后送相关管理部门仓库定期与财务部门对帐,6,关键控制点：1)一级子公司制定符合自身管理需要的的存货的管理政策及仓库明细帐目。2)仓库工作人员检查相应单据的手续并核对实物后才能办理货品的出、入库。3)存货出入库后仓库工作人员应及时记入仓库台帐。4)仓库工作人员每月制作月收货、出货报告、存货库龄表，并按规定报送公司相关管理部门。5)仓库负责人应对实物的出入库、仓库帐目的记录、仓库对外报送的资料进行复核。6)仓库人员应定期(至少每月一次)与财务部门进行对帐。,1,质管部规划,1,9.3.货品验收的控制,内控目标：,内部控制制度,货品存放地点1)保证入库货品的质量符合国家及公司制定的标准。2)保证入库货品合理的存放，不会相互混淆。递交质管部,负责人审核批准,关键控制点：1)各二级分子公司质量管理部门计划安排各规格货品,检验部门检验,2,车间主任检查存放地点按计划存入指定地点,3,的存放地点，该安排由质量管理部门负责人审核。2)货品入库之前必须由专门的检验部门（化验室）进行检验。3)各车间按计划将货品存入指定地点前，由车间主任检查存放地点是否正确。4)包装车间设置专门人员核对需保管货品规格和包装袋印刷的规格是否一致，并经保管车间负责人复核后才可开始保管。,99,包装车间核对货品规格,4,包装车间负责人复核包装并注明时间存放在规定地点,455,5)包装车间应在包装袋上注明保管时间，并存放在规定的地点。,1,4,4,2,6,7,10,9,8,9.4.1.产成品的发货控制,内部控制制度,销售调度按实际需求安排生产并开出发货通知单,仓库据此备货,仓库负责人复核备货情况,内控目标：1)保证货物正确发出，符合公司的规定，保障公司利益。2)保证货物的安全与完整。,3)保证货物发出的信息及时、完整的反馈给相关管理部门。,销售部门开具提货单,客户自提或公司送货,公司送货,关键控制点：,1)销售调度根据经审核后的客户需求信息及实际情况安排生,3,客户自提,5,产，并将需求信息输入电脑，发出发货通知单（请参照10.4.2.“销售程序的控制-日常销售流程的控制”）。,定期汇总提货单并与需求信息比较,销售检查提货人是否经客户授权,运输部门到销售领取提货单,2)销售部门按发货通知单开具提货单，并与已输入电脑的需求信息进行实时匹配。,3)销售部门定期（至少每月一次）汇总提货单，并与审批后的需求计划进行比较，复核是否所有的需求计划已经全部开出提货单。,递交提货单给提货者,仓库按提货单发货并双方签字确认,4)仓库人员根据发货通知单进行备货，并由仓库负责人复核。5)客户自行提货时，提货人需提供证明其身份的、经公司授,保安人员复核提货单后放行,仓库及时记录仓库账及相关报表,权的书面文件。销售部门核对后，再相应交付其提货单。6)公司送货时，仓库人员按运输部门交来的提货单发货并在提货单上签字确认。7)出厂门时，公司保安人员检查提货单的手续后放行。,客户自提或公司送货客户自提仓库将确认的提货单交销售部门,公司送货,交货后将经客户确认的提货单交销售部门11销售部门定期汇总已确认的提货单并分析,8)仓库人员及提货人在提货单上签字确认，将提货单交销售部门。9)运输部门交货完成时需客户在提货单上签字确认收到或拒收，并及时将提货单交销售部门。10)仓库人员及时将出库记录仓库帐，并定期制作存货出库情况表，报销售部门及财务部门。11)销售部门定期汇总收回的已确认的提货单，审核已经确认收回的提货单与已经发出的提货单是否符合一致。,100,3,使用部门提出领用申请领用申请单,9.4.2.备品备件的发货控制,内部控制制度内控目标：1)保证货物正确的发出，符合公司的规定，保障公司利益。2)保证货物发出的信息及时、完整的反馈给相关管理部门。关键控制点：,101,部门负责人审核,1,由授权人员批准仓库按申请单发货仓库开出库单，领用人签收仓库及时入货品账，定期报相关管理部门,245,1）使用部门填写领用申请单，并由部门负责人审核。2）根据领用数量、金额大小由不同授权人员批准。3)仓库审核批准手续，并按申请单发货。4)仓库开出出库单，由领用人签收。5)仓库及时记入货品账，定期将出库情况报相关管理部门。,1,2,3,3,4,制定盘点制度确定各类存货计算方法经管理层批准制定年度盘点计划,9.5.盘点流程的控制,内部控制制度内控目标：1)保证存货的盘点能顺利、按时、正确的完成。2)保证存货的盘点结果与实际数量一致。3)保证公司能及时了解存货状况。关键控制点：1)一级子公