企业管理培训——内审培训.ppt
新维企业管理（中山）培训研究中心,欢迎参加ISO9001:2008版内审员 暨转版升级培训,陈维明 主讲,新维企业管理（中山）培训研究中心,第四章 内部审核,审核：为获得审核证据，并对其客观的进行评价，以确定满足审核准则的程度所进行的系统的，独立的并形成文件的过程。,结合审核:当质量、环境、安全管理体系一起审核时，称为“结合审核”联合审核:当两个或两个以上审核组织合作共同审核一个受审核方时,这种情况称为“联合审核”,内部质量审核的特性（5个）,符合性（文件是否符合标准的要求）有效性（有否按文件要求去做）达标性（有无达到预定目标）系统性（是否从全局着眼有计划的进行）独立性（有无体现客观、公正、公平）,第一方审核内部审核 由公司内部进行的审核，自已 审自已 第二方审核外部审核 组织的相关方（如顾客）或由其他人员以相关方的名义进行 第三方审核（独立）外部审核 由外部独立的组织进行；提供符合要求（如ISO9001:2008)的认证或注册,第二节 管理体系审核的分类,第三节 审核的目的,第一方审核的目的：依据某一标准来评价组织自身的管理体系验证组织自身的管理体系是否持续满足规定要求，并正在运行证实适用法律法规的符合性重要管理手段，自我改进机制在外部审核前作好准备,第三节 审核的目的,第二方审核的目的：当有建立合同关系的意向时，对供方进行初步评价在有合同的情况下，验证供方体系是否持续满足要求并正在运行作为制定和调整合格供方的依据沟通供需双方对要求的共识.,第三方审核的目的：确定管理体系是否符合要求确定现行的管理体系实现规定目标的有效性确定受审方的管理体系是否能被予以认证/注册为受审方提供改进其体系的机会减少许多重复的第二方审核提高企业信誉，增强竞争能力,第三节 审核的目的,第四节 管理体系审 核的范围,管理体系的过程（要素）管理体系的场所管理体系的活动环境管理体系审核的对象：对外部、社会的影响职业安全健康管理体系的对象：员工的安全和健康质量管理体系：产品形成的全过程,第五节 审核的依据/准则,标准方针、目标手册程序文件、其它文件合同适用法律法规,第六节 审核的时机和频次,内审第一次审核：体系建立之时常规：按预先编制的年计划进行，滚动式，集中式特殊情况：严重安全健康/环境/质量问题、相关方投诉，内部环境变化第二，三方审核之前证书到期前,第二方审核：在编制合格供方或承包方名录之前签定合同后视供方安全环境状况第三方：企业或委托方提出申请认证/注册之后半年，一年后三年复评,第七节 审核的顺序,外审提出审核文件初审审核准备实施审核编写审核报告跟踪纠正措施监督审核,内审确定任务审核准备现场审核编写审核报告纠正措施跟踪编写综合报告汇总分析,第五章 管理 体系 审核,第一节 审核的策划领导重视是关键管理者代表亲自抓具体职能部门来管理组织一支合格的审核员队伍有一套正规的程序建立体系时要考虑内审工作,审核方案的授权,策划,检查,第二节内审的准备审核准备40%审核实施40%审核报告的编写10%纠正措施的跟踪10%,审核方案的策划/制订计划组成审核组收集并审阅有关文件编制检查表通知受审部门并约定具体审核时间,审核策划,企业进行的审核策划以内审为主，综合考虑，确定审核的范围；形成文件；考虑部门的重要性和以往审核过程中存在的问题；确定审核的方法：滚动、集中、按部门、按过程、不同体系分别进行或同时进行；编制审核的年度计划，可不同体系分别或一起编制；审核的策划可在年度管理体系工作策划时同时进行，包括管理评审和管理体系工作的总体安排。,一.内审方案的策划/制定计划,1.年度计划(见附表)滚动式集中式按部门按过程,计划审核己进行纠正措施己有计划纠正措施己完成纠正措施己验证,2,3,4,5,年度审核计划表,月,月,月,月,月,三车间,月份,办公室,人事部,总经办,设备部,生产部,一车间,二车间,品质部,电气部,计划,已审核,纠正措施已有计划,纠正措施验证,纠正措施完成,审核的实施计划,确定审核的目的和范围；根据审核方案确定审核的方法；确定审核的人/日数；根据审核人员的能力的数量进行分组；确定审核的日程安排；避免审核员审核与自己有关的工作；根据管理体系的职能分工确定审核的条款。,2.内审 实施 计划,列出具体日程安排审核部门和应审核的过程,要求审核目的审核时间审核依据审核范围审核组长审核组成员,质量管理体系内审实施计划审核目的：评价公司质量体系是否符合准则的要求，体系运行是否有效。审核准则：GB/T19001-2008 idt ISO 9001：2008标准；质量手册、相关管理文件及适用的法律、法规和其他要求。审核范围：位于广东省中山市东区长江东路88号的公司的液晶显示屏模块的生产、服务及相关管理活动。审核组长：审核组成员：A组：陈宇安 B组：张家秋 C组：申 健 D组：XXX 审核时间：2009年2月23日-2月25日,审 核 日 程 安 排,审核原则,道德行为:诚信、正直、保守秘密和谨慎；公正表达：真实、准确地报告的义务；职业素养：在审核中勤奋并具有判断力；独立性：不带偏见、无利益冲突、保持客观的心态，将审核发现和结论建立在审核证据基础上；基于证据的方法：可获得信息的样本、合理抽样、可信和重现的审核结论。,二.组成审核组,1.内审前,管理者代表任命审核组选择组长:资格业务能力工作经验组织能力,选择组员:资格业务范围专业知识工作中的协调为审核组所接受,2.具体职责,组员职责:遵守相应的审核要求传达和阐明审核要求策划,履行职责观察结果形成文件报告审核结果验证纠正措施收存,保护审核有关文件提交,保密,谨慎处理特殊信息,组长职责配合组长工作协助选择审核组成员制定审核计划同受审方管理者接触提交审核报告,3.审核员应具备的素质,有道德,即公正、可靠、诚实和谨慎；思想开明，即愿意考虑不同意见或观点；善于交往，即灵活地与人交往；善于观察，即主动地认识周围环境和活动；有感知力，即能本能地了解和理解环境适应性强，即容易适应不同情况；坚忍不拔，即对实现目的坚持不懈；明断，即根据逻辑推理和分析及时得出结论；自立，即在同其他人有效交往中独立工作并发挥作用。,应具备的道德和修养,正直,诚实客观,公正尊重对方尊重别人冷静的态度和坚毅的精神,审核员应:勤奋,谨慎,娴熟,明断,4.内审员的作用,对管理体系运行起监督作用对体系的保持和改进起参谋作用在管理方面沟通领导与群众的渠道和纽带作用第二,三方审核时内外接口的作用在体系有效实施方面起带头作用,三.收集文件,重点收集与受审部门体系活动有关的程序文件,作业指导书审阅文件注意接口明确内容协调外来标准,文件的有效性重点记录的预审调阅重要过程作业指导书,四.编写检查表,1.检查表的作用明确与审核目标有关的样本使审核程序规范化按检查表的要求进行可使审核目标始终保持明确保持审核过程进度作为审核记录存档,2.设计检查表,对照标准和手册的要求选择典型的质量/安全/环境问题结合受审部门的特点抽样应有代表性,时间要留有余地检查表应有可操作性按部门过程(要素)按过程(要素)部门,3.检查表示例,五.通知受审部门,提前3-5天与受审部门领导接触约定时间部门发言人陪同人员双方关心其它问题集中式提前发通知,作迎审准备,第三节 内审实施,1.召开首次会议2.进行现场审核3.确定不合格项并编 写不合格报告4.汇总分析审核结果5.召开未次会议6.编写审核报告,一.召开首次会议,参加人员最高领导,管理者代表,各部门领导,内审组成员等会议签到审核组长主持简要介绍实施审核所采用的方法和程序澄清审核计划中不明确的内容最高领导或管理者代表讲话会议简明扼要,二.现场审核,现场审核需注意之处审核组长要控制审核的全过程控制审核计划控制审核进度控制气氛控制客观性控制记律控制审核结果要相信样本选择样本要有代表性,由审核员随机抽取,现场审核需注意之处,依靠检查表,若要偏离检查表,须谨慎；要从问题的各种表现形式去寻找客观证据；当发现不合格时,要调查研究到必要的深度；与被审方负责人共同确认事实；始终保持客观,公正,有礼貌；客观证据，存在事实可作客观证据(主观分析,推断,不能臆测)；被访问对象的谈话(传闻,陪同人员,不能无关人员)；现行有效文件的规定,记录(作废文件,擅自修改记录)。,审核的路线和方法,自上而下和自下而上的方法正向和逆向的审核方法按过程审核和按部门审核的方法,审核员的正确工作方法,少讲,多看,多问,多听(避免就题咨询,不作裁判,重复阐述)选择正确的对象提问正确地提出问题封闭式问题和开启式问题相结合开启式:主题式,扩展式,征求意见式,设想问题封闭式:有或无,诱导式(慎用)提问题与索看相结合联想和追溯创造一个良好的审核气氛,三.不合格项的确定和不合格报告的编写,1.不合格的定义和类型定义:未满足要求(不符合:任何能够直接或间接造成人员伤亡,疾病,财产损失,或工作环境破坏的违背作业标准,惯例,程序,规章或管理体系要求的行为或偏差)不合格的分类(两种方法)第一种方法体系性不合格实施性不合格效果性不合格,不合格的分类(两种方法),第二种方法严重不合格项体系运行出现系统性不合格体系运行出现区域性不合格出现影响产品/重大伤害事故或体系运行的严重后果的不合格一般不合格对体系，文件而言是个别，偶然，孤立性质轻微对保证体系有效性，是次要的其它未构成不合格的：观察项，不开书面报告,不符合报告的内容 受审核部门 不符合事实描述 不符合的性质 不符合依据 原因分析及纠正措施计划 纠正措施的实施记录 纠正措施的验证,3.不合格报告的编写要求:,不合格事实的描述应力求具体不合格问题的性质要用一两名话点明此事哪一点(或几点)做得不对违反标准或手册的哪个条款应力求判断确切,不符合项报告,四.审核 结果的汇总分析,1.从发现的不合格项来汇总分析2.从发展的历史和趋势来分析3.从这两次内审之间该部门对最终产品质量绩效的影响来分析4.总结部门工作上的优点5.以上是按滚动式对部门/条款审核的汇总,若集中式进行:应是对整个体系,全面的总结分析,不合格项分布表,五.召开未次会议,1.未次会议由审核组长主持原参加首次会议的全体人员参加会议签到2.在会议前进行沟通3.提出不合格报告数,分布情况,4.宣读不合格报告,并确认不合格报告内容5.澄清或回答受审核方提出的问题6.集中式审核:报告审核结果,要求及时完成纠正措施7.最高领导或管理者代表讲话,强调重要性,末次会议 参加者：受审核部门负责人、审核组成员 内 容：审核组长报告审核过程、审核分析及审核结论 记 录：会议记录,六.编写审核报告,1.审核的目的和范围2.审核组成员和受审部门名称及其负责人3.审核日期4.审核所依据的文件5.不合格项的情况6.OSHE/Q体系运行有效性的结论性意见7.审核报告可以规范化9.审核集中式进行,审核报告应是全面的,针对整个系统的,审核报告由审核组长编写,经管理者代表审批后分发,审核目的和范围 审核组成员和受审核部门 审核日期 审核准则 审核过程、审核分析及审核结论 审核报告编制人及批准人,审核报告的编制,内审报告,编制人：,批准人：,第四节 纠正措施,纠正措施 纠正措施的制订 纠正措施的实施 纠正措施的的跟踪和验证 纠正措施的引起的文件更改,纠正措施的制订原因分析针对原因确定所需的措施计划举一反三 纠正措施的实施责任部门按计划实施做好实施记录,1.确定实施期限2.修改措施计划更改须经批准3.措施计划的协调和仲裁4.纠正措施的实施情况应保存有关记录.,1.纠正措施的跟踪和验证计划是否按规定日期完成计划中的各项措施是否都己完成完成后的效果如何实施情况是否有记录可查较长时间才能见效的措施的验证如引起程序变更,按文件控制要求进行不合格项关闭审核员验证,确认,签字要记录有效性的事实证据,五.纠正措施的跟踪和验证,管理者代表 人力资源部 内审小组 内审小组 内审小组 责任单位 人力资源部 责任单位 内审小组 内审小组/人资,第七节 管理评审,管理评审:为确定管理体系符合规定的目标的适宜性,充份性,有效性所进行的活动.1.由最高管理者主持:对组织总体决策的需要适宜性:适应内外部环境变化的能力充份性:对体系内的所有要求得到满足的程度有效性:体系策划的结果达到预期目的的情况2.对现有体系评审的基础上确定变更的需要3.内、外审结果是评审的重要输入,4.管理评审结论是否正确体系运行的有效性和效率体系对客观条件的适应产品职业安全健康环境绩效,经济效益5.管理评审的时间6.管理评审的一般做法提前通知(7-10天)各单位按输入要求准备资料和总结最高管理者主持会议会议签到,第七节 管理评审,会议记录最高管理者的评审结论评审报告经最高管理者批准后下发并存档管理者代表组织制订措施计划并实施可能导致方针,目标,文件的变更7.标准中无建立程序的要求8.管理评审的输入和输出见GB/T19001中5.6要求,管理评审的一般做法,谢 谢 您！Thank you for listening.,为获得进一步的信息，请您联络新维学术部！For further information,please contact shinwe Academy:,中山市新维企业管理咨询有限公司电话：(0760)8389791传真：(0760)8231871网址：http./联系：我们期待着为您服务！,
