社团联合会档案管理制度.doc

红河学院大学生社团联合会档案管理制度（修订）第一条 社团档案统一由社团联合会（社联）秘书处管理。包括书面版和电子版两种类型。 第二条 社团档案材料分为：基础档案、活动档案、奖评材料三部分。 （一）基础档案：包括社团章程、机构设置、机构成员名单、社团负责人登记表、社团机构负责人登记表、社团注册表等。 （二）活动档案：包括社团学期活动计划、 活动学期总结 、社团活动经费申请表、 社团财务报告 、社团刊物等。 （三）奖评材料：包括社团评优材料、优秀社团负责人登记表、社团活动积极分子登记表等。 第三条 每学年，各社团招新后须将新成员名单人数等材料数据经负责人审核后交至秘书处备案。 第五条 各社团应于每学年结束前三周对该社团本学年的活动进行总结并提交社团联合会（社联），由秘书处汇总，并存档以供查阅。 第六条 社团出版刊物后，应提交一份至社团联合会（社联），由社团联合会（社联）秘书处存档备案。 第七条 各社团应在每学年社团评优活动规定日期内将本社团参评材料交至社团联合会（社联），评优结束后由社团联合会（社联）秘书处整理备案。 第八条 社团联合会（社联）值班人员应将每日所收的以上有关社团档案材料归入临时存放档案袋中，并记录在值班记录本上，所收上的电子档案及时存入相应的社团文件夹中，每周日由秘书处人员将一周内收集的档案材料统一整理归档。 第九条 如有社团须查阅其相关档案，应由秘书处人员负责提取并做好相应登记。查阅完后，归还档案给秘书处人员，由秘书处负责归档。未经登记社团不得将档案材料带出秘书处，否则因此造成的档案遗失、污损等不良后果，社团联合会（社联）秘书处不负责任。 第十条 秘书处主管档案负责人每月对档案材料进行一次检查整理。 待添加的隐藏文字内容2第十一条 各社团基础档案应有备份并自行保管。 第十二条 社团联合会（社联）档案如有毁损、丢失，由秘书处负责。各社团自有备份档案如有毁损、丢失由社团自行负责。 红河学院社团联合会 秘书处 2012年4月21日