经销商大会方案.doc

经销商大会方案一、活动目的：1、 通过此次大会可以更好的展示托普仪器品牌形象，展现公司实力；2、 增进经销商对我公司了解，排除贴牌公司疑虑，增强经销商信心，促进经销商与我司共同发展，与托普仪器一起实现双赢；3、 表彰年度优秀经销商，制定并通过下年度经销商激励机制，以此充分调动各地经销商的积极性，追求长久的战略合作伙伴；4、 聆听经销商心声，客观的搜集经销商对我公司产品与服务的评价，有利于我司有针对性完善产品与服务品质，加快公司发展步伐。二、基本信息：活动主题：情聚托普·共创双赢活动时间： 11月16日-18日（报道周五、会议周六、周日安排杭州一日游、产品培训二选一）活动地点：待定参加人员：全国经销商，预计120人左右三、活动构成：第一天：全天报道接待。由会务组统一安排食宿；晚上设置欢迎晚宴。第二天：召开经销商大会，参观公司总部。第三天：第三天：组织杭州一日游活动/产品培训（可任选）。四、经销商大会会议流程：内容确认后再调整具体时间时间议程主讲人备注07:30-08:30早餐08:30-09:00经销商进入会场签到09:00-09:10主持人宣布会议开始，并介绍与会的公司领导及特邀嘉宾等09:10-09:15总经理致欢迎辞09:15-09:25特邀嘉宾寄语09:25-11:00农业部专家作专题报告11:00-11:25茶歇（合影留念）11:25-12:00总经理作托普仪器综合情况及发展战略方针汇报12:00-13:20午餐（自助餐）13:20-13:30经销商步入会场13:30-15:00营销总监做关于产品的主题报告15:00-15:30年度优秀经销商表彰优秀经销商发言15:40-17:30参观托普公司总部和生产基地17:30-18:00驱车返回酒店18:00-20:30答谢晚宴1、 召开经销商大会1) 总经理报告：a) 对经销商的长期大力的支持表示感谢；b) 对公司近八年的发展做多方面的总结，着重突出对未来的展望；c) 对行业发展前景及我公司未来2-5年的营销计划做以说明，使经销商充分了解国家政策、行业情况及公司目标，以促进经销商与我公司共同发展，并增强对财富的信心。2）农业部专家作专题报告：3）营销总监做关于产品的主题报告：a) 主推系列产品介绍；b) 公司优势、重点产品介绍；c) 市场推广的经验分享；4）年度优秀经销商表彰：5）经销商发言：a) 主题一：成长的足迹，分享与托普仪器共同成长的经历；b) 主题二：成长的快乐，成功的市场操作经验分享；c) 主题三：分享自己将来的规划及对托普品牌的期望。2、 参观托普仪器公司：（时间控制在2小时左右）公司大楼、生产车间3、 答谢晚宴：（时间控制在两个半小时左右）具体安排由答谢酒会筹备小组负责。（安排4-5个表演节目，游戏互动）五、细节准备（一）、会前准备： 1、参展人员确认：第一轮邀请：销售部确认参会邀请人员-电话沟通、通知会议信息、初步确认参会意向-向市场部提交参会人员具体信息（公司名称、人员、地址、手机、邮箱等）-市场部派发第一轮邀请函（采取邀请函派发、邮件派发、短信跟进方式）-一周后回收参会回执单-市场部负责搜集、整理相关信息第二轮邀请：会议前三周会务组负责派发第二轮会议通知（采取回执单派发、邮件派发、电话跟进方式）-一周后回收参会回执单-搜集、整理、确认最终信息特邀嘉宾邀请：陈总提供名单，市场部负责派发2、需要准备文件类：会议前需建立以下文件表单，建立有效信息库资料，对于会议的推进、预算控制、物料管理回收有着十分重要的意义。会议流程表、会议职责表、时间推进表、费用预算、统计表 -大会筹备小组展品清单、经销商意见反馈表 -销售部物料清单、报道表、会议签到表、住宿安排表、接送时间表、活动第二天中午用餐券及用餐券发放的统计表、会务组成员的通讯录一份（放在会议指南里面） -会务、文宣组 3、物料类准备：礼品、奖品、纪念品、笔记本、笔，参展人员名牌（酒店准备）、参会人员挂牌及工作人员挂牌、温馨卡片、签到板、签到笔、气球、优秀经销商奖牌、证书、麦克风（参观公司时讲解用）、接站用三角旗或接待板 -会务组邀请函、回执单、会议议程手册、产品彩页资料、环保袋、会议整体背景墙、X展架、海报、横幅 -文宣组具体数量、具体内容需确认（详见物料清单）4、会议设备准备：麦克风、音响、投影仪、笔记本电脑、摄像机、照相机、公司参观讲解时需要的麦克风 -会务组5、 会场布置：会议背景墙、答谢晚宴背景墙、场地布置、易拉宝、横幅、海报，参与特邀嘉宾、嘉宾名牌摆放，茶歇处布置、答谢晚宴布置 -会务组、文宣组6、人员安排及各项工作安排（详见六、工作分配）7、公司大楼及生产车间布置 （待补充） -公司各部门8、会场内安全及突发事件的处理1）、人员安全2）、场地安全3）、火车、飞机晚点接站4）、旅游期间安全问题（二）报道：（待补充）1、报道工作，负责食宿安排事宜，是否分区域落实楼层。 -会务组2、负责欢迎晚宴事宜。（晚宴流程？发言致辞人确认？致辞稿件？） -会务组 3、资料及礼品派发工作。（公司彩页资料、会议议程手册、经销商挂牌、自助餐餐券、笔记本、笔、礼品等）。 -会务组、文宣组4、客房内放置温馨卡片（注明服务专员）、水果。 -会务组、文宣组5、报道当天的酒店布置工作（指示牌、横幅） -会务组、文宣组6、会场所需物资的运送工作。 -车辆保障组7、根据会务组提供信息安排飞机场、火车南站、城站人员接站。 -车辆保障组8、参会人员的接待工作。 -接待2组9、欢迎晚宴的接待工作。 -接待2组10、第二天会议会场布置工作。 -会务组、文宣组备注1：会务组根据回执单合理安排接送车辆，并负责填写下表。车辆保障组根据 接送时间表经销商名称到站时间接送车辆接送人员会务接待：A最终确认来宾信息后，根据回执表，排出接送时间表，提前安排接送人员和车辆；B根据接送时间表，与接送人员确认好人员信息，并告知接送人员经销商联系方式；接送人员确认来宾身份后，直接带至宾馆；C接送人员与会务组人员保持联络，确保在来宾到达酒店前将房间安排好，并指引到电梯；D酒店接待人员将会议资料派发给来宾；备注2：欢迎晚宴流程：自由进入还是设置一个签到确认流程？（三）经销商大会会议：（待补充）1、早上签到工作。铺红地毯，设置签到板，经销商签到板上签名后合影留念。引领经销商到会务组处领取晚宴抽奖号码牌及经销商调查表（是否放在会议报到时？），会务组登记签到。 -会务组、文宣组2、根据事前位置安排，由接待1组、2组负责接待引领工作。事前规定好会场内需留至少2位接待人员，接待人员服装统一，女生化淡妆。 -接待1、2组3、会场内以沙画形式展示托普仪器八年发展，可循环播放。 （待定） -陈曦负责4、会场内指定音乐、麦克风、音响设备、投影仪设备等管理及协调工作。 -会务组5、座位安排确认（台卡）。 -会务组6、按经销商会议流程进行，主持人负责整体时间的控制。 -主持人7、专家报告、陈总报告以发言方式进行，婷姐报告以PPT方式进行。 -主持人8、经销商表彰，由营销总监进行奖牌、证书、奖品的颁发，并进行合影。 -接待1组9、经销商代表发言。发言稿由市场部起草，营销总监定稿。 -文宣组10、主持人宣布会结束，并再次强调参观乘车安排（参观时乘车安排在会议手册明确好）。 -主持人11、意见反馈表的发放与回收。 -会务组12、参观公司（每层安排讲解人员，可分两队分开参观，每对至于有一个领队）。参观流程提供。 -会务组13、公司生产车间、办公室、样品室、活动室、研发部等整体布置工作。 -公司各个部门14、答谢晚宴现场布置、桌次安排。 （台卡，名单） -会务组、文宣组 15、答谢晚宴（安排4-5个表演节目，游戏，抽奖环节设定与安排，流程安排，主持人安排、节目排练、服装道具音乐准备等等）。 -答谢酒会筹备小组16、答谢晚宴接待工作。 -接待2组17、晚宴结束后，物料、物资的整理回收，以物料清单为主。 -会务组、文宣组18、会议物料物资的运送工作。 -车辆保障组19、全程摄像、拍照，搜集文字素材。 -文宣组（四）杭州一日游/产品培训：（待补充）1、安排杭州一日游，可联系旅行社进行安排，公司派几名接待人员跟随出行即可。会务组负责向经销商提供一日游行程安排。 -会务组2、酒店办理退房手续、食宿费用结款等事项。 -会务组3、负责参加培训人员的接送工作。 -车辆保障组4、参加培训人员午餐可安排在公司食堂，晚餐待定。 -会务组5、产品培训安排、人员安排、产品培训流程、产品培训内容确认、前期内训安排。培训人员需穿白大褂。 -培训组六、工作分配：人员组长组员主要工作项目领导小组陈渝阳朱旭华、张贵友、罗江会前工作：-策划方案及项目相关确认工作；-特邀嘉宾的邀请工作；-酒店场地选择确认；-项目成本控制工作；-汇报内容准备工作；-各项工作的监督、检查工作；会议中：-特邀嘉宾的接待工作；大会筹备小组医疗保障组罗江寿仕威、芦娜会前工作：-经销商大会策划方案提案；-负责经销商大会的组织及实施工作；-提供会议流程表、会议职责表、时间推进表、费用统计表；-负责组织相关人员召开专题会议并做好各项工作的时间控制；-各项工作流程确认；-负责会务组、文宣组工作；会议中：-整体活动的控制及执行；-各环节的现场指挥；-会场内安全及突发事件的处理；嘉宾服务小组朱旭华寿仕威、杨洋-特邀嘉宾人员邀请及接待工作；-会议期间全程负责特邀嘉宾的服务工作；答谢酒会筹备小组王姿舒工会委员，协会会长-负责答谢晚宴全程策划、组织和实施；-节目准备、彩排；-晚宴主持人安排，流程安排等；（安排4-5个表演节目，游戏互动环节设定与安排，流程安排，主持人安排、节目排练、服装道具音乐准备等等）。接待1组程萍杨洋、胡伟杰、梅芳芳、沈丹萍会前工作：-会议当天的服装准备；-会前进行一次有针对性的接待礼仪培训；会议中：-会场内来宾的场内移动及引导；（事前规定好会场内需留至少2位接待人员）-引导来宾就座；-会议中间的礼仪引导等；-会议期间茶水供应监督工作；-负责经销商颁奖引领工作。-负责晚宴抽奖、礼品颁发的引领工作；接待2组旅游小组陈丽婷陈曦、王姝萍、张文超、徐超华、陈玉宏、黄慧英、周蓝舰、李菊梅、王利群、章泽峰、李明飞、邵伟栋、赵越、杨坤会前工作：-邀请经销商清单提供，进行初步的口头通知；（提交清单给文宣组）-产品展示清单、经销商意见反馈表的提供；（提交清单给会务组）-所需培训产品清单提供与人员确定；（提交清单给培训组）-会议当天的服装准备；-会前进行一次有针对性的接待礼仪培训；-负责经销商接待人员细分安排（提交清单给会务组）；会议中：-负责报道当天的接待工作；-负责报道当天欢迎晚宴的接待工作；-经销商会议现场礼仪接待；-公司参观时，公司、产品介绍、引导工作；-负责第三天的旅游接待工作；会务组陈芳莉行政、人事人员会前工作：-负责参会人员通知、确认出席情况；-落实会议场地安排；-负责会前对接酒店，确定价格，签订协议；-制定菜谱，合理安排就餐规则；（报道当天的欢迎晚宴及会议当天的答谢晚宴，其他为自助餐。-制定欢迎晚宴及答谢晚宴座位安排。-物料清单、报道表、会议签到表、住宿安排表、接送时间表制定-制定客户报道流程；-负责参会人员礼品、奖品、纪念品、笔记本、笔，参展人员名牌、参会人员挂牌及工作人员挂牌、温馨卡片、水果、茶歇处食品、签到板、签到笔、气球、优秀经销商奖牌、证书的准备（具体内容、具体数量待定）-落实发言人与主持人；-公司参观时的乘车安排；-负责返程车票、飞机票的票务服务。会议中：-负责签到及资料派发；（公司彩页资料、会议议程手册、经销商挂牌、自助餐餐券、笔记本、笔、礼品等）。 -负责欢迎晚宴事宜；（晚宴流程？发言致辞人确认？）-报道当天的酒店布置工作（指示牌、横幅）；-第二天会议会场布置工作；-答谢晚宴现场布置工作；-会议期间处理客户住宿用餐问题；-会场内麦克风、音响设备、投影仪设备等管理及协调工作；-会议物料、物资的管理、回收，以物料清单为主。-按经销商会议流程进行，主持人负责整体时间的控制。-主持人-主持人宣布会结束，并再次强调参观乘车安排。 -主持人-安排杭州一日游，可联系旅行社进行安排，公司派几名接待人员跟随出行即可。会务组负责向经销商提供一日游行程安排； -酒店办理退房手续、食宿费用结款等事项。文宣组郭姗姗黄晓燕、黄红芳、石大敏、王曼会前工作：-负责客户邀请函、回执单、会议议程手册、会议资料的设计与印制工作；（具体数量、内容待确认）-负责会议主题背景、易拉宝、海报、横幅等设计及制作工作；（具体数量、内容待确认）-负责工作牌等参会挂牌的设计制作工作；-经销商代表发言。发言稿由市场部起草，营销总监定稿。-负责会议现场PPT的制作；-会场内以沙画形式展示托普仪器八年发展，可循环播放。-陈曦（待定）-会议前期准备工作的照片、文字搜集工作；-负责整场会议摄像外部资源调配的协商工作；会议中：-负责会议现场摄像、照相、文字采集工作；-会议中全程支持会务组各项工作；-负责会议现场微博直播、新闻统稿及后期新闻造势工作。-负责摄像机、照相机及其配套设备的管理工作。培训小组沈月凤会前工作：-根据销售部需要，对指定人员负责前期产品培训；-负责培训产品的准备；-负责培训人员的服装准备；会议中-负责第三天的主要产品讲解、操作工作；车辆保障组蔡立雄寿仕威、王立峰、陈建波、陈 曦会前工作：-会议物资采购工作；-会议物料物资的运送工作；会议中：-报道当天车辆安排与人员接送；-会议期间人员接送工作；-公司参观时人员接送工作；-第三天公司培训人员接送工作；-部分人员离杭送行工作。七、会后工作（待补充）1、电话再次沟通、跟踪与回访工作；2、召开会后总结会议，反馈会议中的不足和疏漏之处，以积累经验和改进；3、照片、影像资料的整理；4、后期宣传报道、新闻造势。