文件级档案的整理.ppt

文件级档案的整理,文件级档案的整理,国家档案局 归档文件整理规则 青岛市档案局 归档文件整理规程（文件级）,依据：,文件级档案的整理,概 念1、文件材料：,指企事业单位在生产、经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录。包括各种文书、图表、图纸、照片、影片、录音、录像等。其中不但有文字材料，而且还包括非文字材料。,2、文件级档案：是档案的一种保管形式。即以文件为保管单位的档案。它是目前国家正在推行的一种 较为简便的档案管理形式。3、案卷级和文件级两种管理模式的差异,文件级档案的整理,提 示 采用文件级档案整理方法 的单位，对原有的档案原则上 不进行重新整理。,文件级档案的整理,一、文件归档 1、归档范围：企事业单位在筹备、建设、运营以及产权变动过程中形成的，直接记录和反映本单位活动的，具有依据和参考作用的文件材料。,文件级档案的整理,文件级档案的整理,提示：各单位应根据本单位的主要职能活动情况，制定本单位的文件材料归档范围。,档案工作指南 18-92,文件级档案的整理,制定本单位文件材料归档范围可参照：,2、归档要求,文件级档案的整理,质量：（1）字迹清晰，材料耐久；（2）归档的文件应为原件或具有凭证作用；（3）归档的文件应齐全、完整、准确。,齐全 是指文件材料不同的版本、稿次要全；完整 是指反映同一问题或方面的文件材料收集要全面；准确 是指文件材料是实际的真实 反映，图物相符，文事一致。,文件级档案的整理,数量：（1）归档文件材料一般为一份，重要的、利用频繁的和有特殊需要的可适当 增加份数；（2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸 质文件一并归档。,文件级档案的整理,时间：（1）管理、学籍、教学类文件一般应在办理完毕后,教学年度结束时归档；（2）产品、科研、基建项目文件在项目 结束后三个月内归档，周期长的项目 可分阶段、分单项归档；,文件级档案的整理,（3）外购设备或引进项目的文件在开箱验收或项目接收后登记归档；（4）会计文件在会计年度终了后，由财务部门整理保存一年，次年上半年归档案室保存；,文件级档案的整理,（5）下列文件应随时归档：A变更、补充的文件；B基建、设备的维修文件；C产品、设备更换的新零部件文件；D机构变动和职工调动、离岗等留在 部门或个人手中的文件；E本单位人员外出参加公务活动形成 的文件；F 照片、实物、音像类档案。,文件级档案的整理,提示：在文件材料的归档问题上，要注意避免两种倾向：一是自制自销二是有文必档,二、分类参见课件2：青岛市中小学校档案分类编号办法解释,文件级档案的整理,三、组件,文字文件：一般一份文件为一件 必要时也可按问题特征组件,将归档的文件组成档案基本保管单位,图样文件：一套为一件或数件,一套图样文件数量多时，可按结构、专业、工序、性质、名称等特征分别组成数件,文件级档案的整理,数件：,文件级档案的整理,四、整理,1检查齐全完整度，编写页号,a、以件为单位，在有书写内容的每页文件正面的右下角、背面的左下角从“1”起依次标注页号。b、两张以上小幅面文件托裱在同一页白纸上的，按一页编号。,2加盖并填写档号章：在每份归档文件材料的首页右上角空白处加盖档号章，并按已确定该文件材料的档号填写有关内容。,档号章式样,文件级档案的整理,GL20021-016,16,提 示 作为一件的图样材料，应分别折叠成 A4幅面，在每张图纸首面的右上角加盖 档号章并填写同一档号章内容，在其右 下角逐一填写页号。,文件级档案的整理,文件级档案的整理,1、固定归档文件 工具：（1）三角袋（2）不锈钢装钉（3）塑料拉杆,四、档案装盒,三角袋式样：底边=210mm直角边=260mm,文件级档案的整理,文件级档案的整理,2、将已固定的归档文件材料 按档号顺序（小号在前，大号在后）装入档案盒，装满为止。,3、填写备考表,文件级档案的整理,（1）说明：填写盒内文件材料的缺损、修改、补充、移出、销毁等情况以及与盒内某份文件反映同一内容但载体形式不同，并另行保存的档案保管单位的档号（互见号）。（2）整理人：档案整理人员签名。（3）检查人：归档文件质量审核人（各部门、项目负责人 或档案管理人员）签名。,文件级档案的整理,文件级档案的整理,4、填写档案盒脊背：,类目号：盒内归档文件分类号 年度号：盒内文件形成年度代号 保管期限号：盒内文件保管期限代号 部门（内容）：盒内文件的处理 部门或主要内容。起止件号：盒内文件的起止顺序号。,5、在档案盒正面加盖立档单位横排印章 位置：档案盒正面上方中央 印章离档案盒上端约10厘米,文件级档案的整理,提 示 不同类别、不同年度、不同保管期限、不同项目的归档文件材料不应放入同一档案盒。,文件级档案的整理,文件级档案的整理,六、填写档案分类目录,序号,日期,位置,序号：填写档案在大类中的排列顺序号,日期：用八位阿拉伯数字分上下两排填写,位置：填写档案存放位置的代号,文件级档案的整理,提 示 文件级档案整理的具体方法、档案装具与用表格式请按照档案工作指南中有关规定执行。,文件级档案的整理,建 议 采用文件级档案整理方法的单位 请使用微机管理档案,文件级档案的整理,档案管理现代化水平较高，实现 计算机检索和档案信息网上查询的 企业，可参照执行归档文件整理 规则，否则暂缓执行此标准。,经科字2003第2号文件提出：,文件级档案的整理,青岛档案信息网：http:/经科档案,谢 谢！,85840972,