常用公文写作培训.ppt
常用公文写作培训,常用公文写作培训讲师：谭小琥,常用公文训练讲座,重点讲五个方面问题：,一、为什么要做这个公文训练,二、公文写作中出现的常见问题,三、公文写作的实用技巧,四、11种常用公文的写作要点,五、现场测试及评析,一、为什么要做这个公文训练,LDSD,1、提升公司形象,2、加强个人适应力,3、深化写作推销意识,二、公文写作中出现的常见问题,LDSD,1、认为公文写作无技巧可言,LDSD,其实，公文写作“技术性”与“艺术性”兼具,在宜昌开会的会议纪要（案例）原稿：筹备会会议纪要9月5日下午和9月6日上午分别在宜昌署科协、葛州坝水电工程学院招待所召开了部分筹备委员会议，会议就10月底在宜昌召开的学术年会有关筹备工作进行了具体协商，气氛热烈，作出如下决议。,修改稿：中国科技写作研究会暨湖北省科技写作研究会学术联会筹备委员会会议纪要9月5日下午和9月6日上午分别在宜昌行署科协、葛州坝水电工程学院执行所召开了筹备委员会议，出席会议的有筹备委员会副主任、宜昌地区科委副主任彭化先，科协副主席张发铭、省科技写作研究会秘书蓝济华，筹备委员会委员郑士雁，方才勤等同志，筹委会副主任徐大平同志对会议提出了具体意见和建议，部分同志因故未出席。会议就10月底在宜昌召开的学术年会有关筹备工作进行了具体协商，气氛热烈，并作出如下决议：,LDSD,2、对公文的基本知识及特点不了解,LDSD,公文的特点强烈的政治性法定的权威性明确的实用性严格的程序性格式的规范性,LDSD,法定公文的文体种类（12类13种）按行文关系和行文方向划分 下行文：命令、决定、意见、通知、通报、通告与公告、批复 平行文：议案、函、（通知、通告）上行文：请示、报告（说明：会议纪要因不能单独行文下发，不能归入这三类。会议纪要随附发性通知下发。）,命 令,1.主席令 2.嘉奖令,决定举例,函举例：,LDSD,3、对公文的基本格式不了解,LDSD,公文的一般格式新办法规定：“公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等部分组成。”根据以上规定，可以将公文的各个构成要素，按其所处位置划分为眉首、主体和版记三个部分。,LDSD,法定公文的组成要素 国家行政机关公文格式将组成公文的各要素划分为：1.眉首（文头部分）2.主体（行文部分）3.版记（文尾部分）,公文文面格式,文件头或眉首,文件主体或行文,文件尾或版记,机密1年 特 急,006 秘密一年 急件 XXX大学文件 XX发2003XX号 XXX关于XXXXXX的通知 XXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,001 绝密三年 特急 XXXXX文件 XX发2003XX号 签发人XX 关于XXXXXX的通知XXXX：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX,XXXXXXXXXXXX。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。附件：1.XXXXX 2.XXXXX 印章 二四年一月五日,主题词：XX XX XX抄送：XXXX XXXXXXXX办公厅（室）XXXX年X月X日印发 共印XXX份,1正文的结构（1）标题。概括主要内容，标明机关及文种。除法规、规章外，不用标点符号。标准式由发文机关、主要内容（事由）、公文种类（文种）项组成。两种特殊标题：1）双项式：由发文机关加文种（省事由），或事由加文种（省发文机关）两部分组成。2）转发式：由发文机关、被批转（或转发）文件的标题和文种组成。如国务院批转进出口委、国家经委关于建立中国工艺美术行业协会的报告的通知。,（2）主送机关。承办或处理公文的机关。1）凡下级向上级发的请示或报告等，只写一个主送机关，不多头主送。如确需送达其他机关，可用抄送形式注明。2）上级对下级的普发性公文，主送机关应按惯例排列。如“各区、市属各企业、市属和驻深各局级以上单位”。3）凡直接向社会或群众发布的公文，如通告、公告等告知性公文及条例、章程等，不写主送机关。主送机关应写全称、规范化简称或同类型机关的统称。,（3）正文。公文的主体，用来表达公文的具体内容。一般写法是：先叙述发文的原因和依据，然后根据发文的目的，说明有关事项，或提出某项主张，并希望或要求如何办理等，最后写上得体的结束语。要求是观点明确，逻辑严密，文理通顺，文字简练，标点正确。结构形式有三种：一是并列式。二是递进式。三是综合式。,（4）附件。附属于主件的文字、图表材料。有需要又不便写入正文的材料用附件来处理。常见有两类：1)对正文的补充说明或参考。如照片、图像、统计表等。在正文之后、发文机关之前注明附件的件数序号和标题名称，另起一页附上该附件。2)主体所转发、颁布的文件。正文简短，只起说明、介绍的作用。核心是附件，如中共中央转发中央组织部关于在部分单位进行党员重新登记工作的意见的通知，核心是附件中央组织部关于在部分单位进行党员重新登记工作的意见。,（5）附注。对文件发送范围和阅读对象的限定，因需要和保守机密而设置的。如“此件发到县、团级”或“省、军级”等，用圆括号标明。（6）主题词。公文主要内容的标准化概括，由反映公文内容的标准化名词或名词性词组组成。每份文件的主题词，最多不超过5个词组。主题词写在文件的抄送栏上，词间空1字格。如关于举办深圳市文秘人员岗位培训班的通知，主题词为：文秘、干部、培训、通知。,LDSD,公文的外观形式新办法规定：“公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。”公文的用纸可分为两区域：一是用于书写或印刷文字、图形等符号的图文区，二是不允许出现任何符号的白边区。公文用纸页边及图文区尺寸，国家标准已做了明确规定。页边尺码为：上白边（天头）37mm1mm；公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm；版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）。根据公文格式的国家标准规定，公文的用字主要是汉字。在少数民族自治的地方，可并用汉字和通用的少数民族文字。公文的书写、排印，一律从左到右横写横排。排版规定正文用3号仿宋字，一般每页排22行，每行排28个字。未作特殊说明的图文颜色，均用黑色。制版要求版面干净，字迹清楚，尺寸标准，着墨均匀。公文应在左侧用两钉装订，封面与书心不脱离，不掉页。页码用阿拉伯数字标识，单页码居右空1字，双页码居左空1字。,LDSD,4、对公文语体的运用没有掌握,三、公文写作的实用技巧,LDSD,1、个人个性形象的消失,LDSD,2、对读者心理的把握及满足,LDSD,3、交际意识与交际功能,LDSD,4、定性与定量,LDSD,5、图与文,四、11种常用公文的写作要点,LDSD,(一)通知与通报,一、通知的适用范围 1、批转下级机关的公文 2、转发上级机关和不相隶属机关的公文 3、印发规章 4、传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项 5、任免和聘用干部,通知的适用范围,批转下级机关的公文例：教育部关于批转重新修订的全国中小学教材审定委员会朝鲜文教材审查委员会工作章程的通知,通知的适用范围,转发上级机关和不相隶属机关的公文例：教育部关于转发卫生部全国流行性脑脊髓膜炎防控工作方案的通知,通知的适用范围,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项例：1.华中农业大学关于期中考试安排的通知2.关于做好2004届本科生毕业论文（设计）和答辩工作的通知,通知的适用范围,任免和聘用干部例：关于等工作人员职务任免的通知,LDSD,通知的结构,标题 完全式：发文机关+事由+文种名称 省略式：事由+文种名称主送机关正文 发文依据或原因 通知事项 执行要求（结束语）附件标注落款（发文机关署名、印章、成文时间）,请找出下面这份会议通知中存在的问题：XX区工商局、XX区公安分局通知全区各旅店业：根据上级指示精神，对全区旅店业进行一次整顿，我们研究召开旅店业负责人会议，现将有关事项通知如下：一、会议时间2005年4月5日在XX招待所报到，会期两天。二、参加会议人员：全区国营、集体、个体旅店业来一名负责人，不得缺席，否则按停业处理或取缔，并请各派出所和工商所负责人出席会议。三、资料自备。四、差旅费自理。特此通知。XX区工商局 XX区公安分局 2005年3月28日,修改稿：关于召开整顿旅店业工作会议的通知全区各旅店、派出所、工商所：为贯彻上级关于整顿旅店业的指示，经研究，召开一次整顿旅店业的工作会议，现将有关事项通知如下：一、参加会议人员：全区国营、集体、个体旅店负责人一名，各派出所、工商所负责人一名。二、会议时间：从2005年4月6日起至7日止，会期两天。4月5日在XX招待所报到。三、各旅店携带营业执照副本、卫生合格证复印件，派出所、工商所携近期治安检查、经营情况检查记录等材料。四、差旅费自备，回单位报销。特此通知。XX区工商行政管理局 XX区公安分局（印章）二OO五年三月二十八日,LDSD,通知与通报的比较,通报的主要功能：1.表彰先进 2.批评错误 3.反映情况通报与通知的联系与区别：联系：告知性 常用性 下行文 区别：1.内容侧重不同 2.功能各有侧重 3.约束力不同,LDSD,(二)请示与报告,请示：适用于向上级机关请求指示、批准或帮助报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。报告和请示相同点：1.行文方向一致。2.写作特点相同。3.报送要求相同。,LDSD,请示正文的写作请示缘由请示事项请示结语（“以上请求，如无不妥，请批准执 行。”或“妥否，请批示。”）,LDSD,请示写作注意事项写作时间：事前行文写作内容：一文一事行文中注意逐级请示。采用公文语体，多用叙述、说明，句式规范，行文简短。当下级有“请示”时，上级机关必须给予“批复”。,下列公文的标题是否有问题？1.*大学关于*厂废气污染校园环境的请示2.*部抢救大熊猫的紧急报告3.*部关于允许个体开业行医问题的请示报告4.*厂关于解决资金问题的请示5.关于申请办理“专项控制商品准购证”的报告6.关于解决文山会海的报告7.关于*学院学生工作情况的请示报告8.关于请求购买东风牌卡车的报告,请找出下面这份请示中存在的问题：关于请求购买东风牌卡车的报告省科技厅办公厅、省劳动厅：几年来，我分所在党的路线、方针、政策的指引下，在省委、省政府的正确领导下，在厅局党组的热心指导下，工作任务一年完成得比一年好。从去年以来，科研运输任务越来越重，看来急需购置23辆东风牌卡车。目前，分所只有一辆解放牌卡车，经常出故障，影响科研运输任务的完成。今年分所科研运输任务要比去年增加两倍。仅有这辆旧卡车，实在不能完成今年得运输任务。另外，增加卡车，还可以安排几个待业青年，这样也有利于为了解决我所职工得后顾之忧创造条件。请劳动局同时下达几个劳动就业的指标为盼。上述意见如有不当，请批示。汽车研究所农汽分所 魏高东（所长）二OO六年3月23日,这份请示中存在的问题：结构方面：标题（文种选择不当）主送机关不准确 落款不完备、有误 行文中结构混乱 数字使用不当 语体不恰当内容方面：一文多事 开头“穿靴戴帽”结尾不当 措施不够具体,LDSD,(三)决定与决议,决定：安排性决定：奖惩性决定：变更性决定：,LDSD,决议：认可性决议：阐述性决议：,LDSD,决定与决议的区别：相同点：一、下行文；二、反映重大事项或重大行动；三、都由标题与正文组成。不同点：一、决定是国家和党的机关法定文种，决议只是党的机关法定文种；二、决定可以由会议也可由领导产生，而决议只由会议产生。三、决定有“施行性”，决议有“认知性”。,LDSD,(四)函,笔试问题：手机厂由于设计失误，有可能造成电池寿命比原设计的寿命短一半（不是冲放电时间），解决方案是免费更换电池或给50元购买厂家新手机的折换券。请给所有已购买此手机的用户写信，告诉解决方案。,LDSD,尊敬的用户：您好！本手机厂由于设计失误，有可能造成电池寿命比原设计的寿命短一半（不是冲放电时间），希望你们凭当时买手机时开具的发票，去购买处免费更换电池，或领取50元购买厂家新手机的折换券。因此事给你们带来的损失和不便我们感到非常的抱歉，希望得到你们的谅解和一如既然往的支持，我们会用更完美的产品和更完备的服务回报你们的支持。谢谢！,我国一家酒店的公关部在酒店开业一周年之际，根据开业那一天的顾客登记表，对500多名住客和2000 多名食客分别各占一半发了一封内容方式不同的信（案例）,方式一：“先生：在我店开业一周年之际，我谨代表我店全体员工，向您我店开业时的第一批顾客，我们难忘的合作表示者真诚的感谢！酒店公关部经理 签字 2005年月日,方式二：“先生：在我店开业一周年之际，我谨代表我店全体员工，向您我店开业时的第一批顾客，我们难忘的合作者，表示真诚的感谢！现在我们还向您报道，客房房租和饭食从今天起都实行大减价，一律以七折优惠。酒店公关部经理签字 5年月日,LDSD,(五)会议纪要,记住:会议纪要不是会议记录!,会议时间：2007年07月17日下午13：3014：00会议地点：激光二楼小会议室会议主持人：欧阳成刚会议参加人员：欧阳成刚、郑楠、胡伟、钟琼、李正武、陈琳、甘永祥、翁端清欧总：考核工作：周考核表要按时交（考核事项有可能是需要跨周才能完成，所以必须要明确本周推进程度）下达近期工作目标：企管部：刘欢岗位职责：项目申报为主，这部分由汪总考核。关于宣传的组稿工作。主动和高管联系，也可以多和员工沟通，了解更多的信息。企管部的内勤工作。物流链的推进程度要及时沟通。结合质量体系建设工作的初期目标“3个月初见成效”，要拿出具体的推进计划。本周完成。关于成立领导小组“通知”的指导思想要明确。行政部：.翁端清:.(略)欧总总结:(略),LDSD,(六)计划与总结,计划的结构模式：1、标题：2、前言：现状、情况、依据、意义3、主体：包括任务与指标、因素分析、措施和步骤、执行与控制4、结束语：展望、口号等,LDSD,总结的结构模式：1、标题：2、前言：概括基本情况3、主体：包括主要成绩和收获、主要经验和体会、存在的问题和教训。4、结束语：两层意思：一是今后的打算和努力的方向；二是针对问题和教训，提出改进的措施和设想。,LDSD,(七)简报,简报的编写要点：一个中心：围绕当前的形势，有明确主题）两个基本点：材料真实、快速及时）三个结合：点面结合、虚实结合、图文结合；,五、现场测试及评析,呆滞品处理方案,测试案例,目前呆滞品和待返修品还凌乱地摆放在二号库房，大库房货架上还有些呆滞品混杂其中，待大库房物料清点结束后，第一步首先是对呆滞品清点建帐，明确名称、规格，之前无存货记录的要重新入帐，确定价值。第二步是将二号库房作为待处理品区域，将呆滞品和待返修品分类存放。第三步组织技术中心、制造中心和销售信息中心的人员对呆滞品进行分类分析，研究呆滞品的可利用价值。第四步是将可能再利用的物料造册，发放给技术中心和销售信息中心各部门，供以后在设计和商务谈判中参考使用。第五步是对报废的物料的核销处理，需要与财务协商后处理。对呆滞品的处理应等到物料整顿完成，帐、物、卡保持一致后，再来清理，以免造成混乱，清点分类也需要空间来周转，因此不宜和大库房的清理同时进行。对呆滞品的处理应制定二个文件：一个是对呆滞品再利用的奖励措施，一个是报废流程的确定。对呆滞品的预防管理方法需要与技术中心的项目管理和绩效考核配合。,LDSD,测试题,1、这篇文件适用于哪一种公文文体？2、写作中存在哪些问题？3、重新改写。,我真的很不错!,明天会更好！,13308655928,
