公关活动媒体接待流程.doc

公关活动媒体接待流程Ø        邀请、确认邀请的媒体；重要的媒体（参加Interview的媒体）需确认2遍，并适时对媒体进行必要的Brief 和良好的沟通，为此后的报道做好准备。同时向财务部门申请相应的媒体的车马费用  Ø        会前要提前2-3天勘察现场，具体包括： ü 确认会议厅的大小、位置、桌椅摆放 ü 确认VIP 休息室的具体位置（亲自体验会议厅之间的往来时间） ü 确认媒体接待处的（正确的）具体位置，包括具体的细节问题：台花、银盘、台布等 ü 与做会展的Vendor 做好会前沟通：了解其具体的布展时间、形式、联系人等。  注意：如果媒体只是参会的一部分人员的话，请事先划分出媒体区域；并设较为明显的指示牌指示路径。  Ø        组织有关人员准备Media Kits，同时准备媒体签到时所需用品：签到笔、签到簿、人员名片Ø        会议当天应提前1-2小时到达现场，再次确认接待处所需物品并最后完善Media Kits ，做好准备工作。 注意：此时还应该接待好提前到场的客户VIP，安排好休息室，看管好VIP的衣物及手提物品   Ø        签到时（特别是媒体到达的高峰时段），不要慌乱，要做到有序、清晰；特别是有财务部门的人员跟随的时候，一定要保持冷静，不要慌乱。平面媒体和电视媒体应分开由指定人员接待  Ø        签到后的媒体记者应发给相应的资料带，提醒座位要尽量靠前座。如果时间允许的话，要进行必要的寒暄 注意：此时有些媒体会提出约稿的要求，要随时记下，会后及时发给相应的媒体。  Ø        会议开始后，除一名媒介人员留守外，其他人员应进入会场做On-site Support：处理即时的问题，媒体提问时传递话筒，随时保持与客户之间的联系