采购授权审批制度.doc

制度名称采购授权审批制度受控状态文件编号执行部门监督部门考证部门第1条 目的为明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理采购与付款业务的职权范围和工作要求，特制定本制度。第2条 进行授权审批采购业务中审批人应当在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。第3条 严禁未经授权的机构或人员办理采购与付款业务1采购员应当在职权范围内，按照审批人的批准办理采购与付款业务。2对于审批人超越授权范围审批的采购与付款业务，采购员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。第4条 专家论证适用情形对于重要和技术性较强的采购业务，采购部应当组织专家进行论证，实行集体决策和审批，防止决策失误而造成严重损失。第5条 请购使用部门、仓储部门及其他相关部门根据企业采购预算、实际经营需要等提出采购申请，经部门负责人签字后，及时向采购部门提出采购申请。第6条 审批采购经理、财务总监、总裁根据规定的职责权限和程序对采购申请进行审核、审批。1采购预算内采购额在×万元以内的，采购经理审批；采购额在××××万元的，由财务总监审批；采购额在××××万元以上的，由财务总监审核，总裁审批。2采购预算及计划外采购项目均由财务总监审核，总裁审批。.3对不符合规定的采购申请，审批人应当要求请购人员调整采购内容或拒绝批准。第7条 采购1采购经理根据经过审批的采购申请组织采购员进行采购。2采购员进行市场调查，进行比质、比价，拟定供应商名单，经采购经理审核并提出参考意见，交总裁最终确定合格供应商名单。3采购部根据合格供应商名单进行采购谈判，采购员拟定采购合同后，交采购经理审阅，报相关负责人审批后签订购货合同。（1）采购计划范围内金额在×万元以内的采购项目合同，由财务部审核后交采购部签订购货合同即可。（2）采购计划范围内金额在×万元××万元的采购项目合同，须交财务部审核、财务总监审批后交采购部签订购货合同。（3）采购计划范围内金额在××万元以上的采购项目合同，经财务总监审核、总裁审批后交采购部签订合同。（4）采购计划外的所有采购项目合同，须由财务部核对后，交财务总监审核，总裁审批后，签订购货合同。第8条 验收质量管理部门根据企业有关验收规定对采购的商品进行验收，对于在验收中发现的问题应及时报告采购部门，采购员根据验收情况进行办理。1验收过程中出现的采购商品或劳务数量不符合企业规定的情况，采购员需提出解决方案，报采购经理审批。2采购的商品存在重大质量问题，采购经理组织由管理层人员、质量管理部、财务部等部门开会共同讨论解决，解决方案报总裁审批后，采购部负责处理。第9条 付款1财务部应付账款会计对采购业务的各种原始凭证进行审核，具体审核采购的各种单据和凭证是否齐备，内容是否真实，手续是否齐全，计算是否正确。2应付账款在×万元以内的，由财务总监审批；应付账款在××××万元的，由总裁审批。3预付款与定金在×万元以内的，财务部负责人审批即可，应付账款在××××万元的，报财务总监审批，在××万元以上的，由总裁审批。4审核无误后交财务部应收账款会计开具付款凭证，交出纳办理货款支付，并通知采购员联系供应商。第10条 账务处理1财务部在采购单据齐全的情况下，按照会计核算规定及时、准确地编制记账凭证。2将请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票以及进口物资的报关单等支持性凭证附在记账凭证的后面，如凭证资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。3每月应根据记账凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付账款”分类明细账中。第11条 对账1财务部门应于每月末与供应商进行货款结算的核对。2取得供应商对账单，审核其余额与企业“应付账款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，企业与供应商的月末余额应保持一致。编制日期审核日期批准日期修改标记修改处数修改日期