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文件管理制度第一章 总 则为规范公司文件管理秩序，提高文件处理工作的效率和文件质量，促进与提高公司管理工作效率，根据本公司实际情况，特制定本制度。一、文件处理工作流程的终结部门为企管部，负责文件整理、归档，实行不定期检查。二、阅批文件，必须签署明确意见、姓名和审批时间，以明确责任。各级主管签署意见时行文应明朗、清晰、具体，并对所签署的意见负有不可推卸的责任。三、阅批或签发文件一律用签字笔或钢笔，禁止使用铅笔。四、文件一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改原意。五、坚持实事求是、精简、高效的原则，各部门主管应遵循及时、快速、准确、安全保密的公文处理原则，各司其责，尽快审核文件，签署意见，按工作流程转交下一个办理部门。避免因时间或接口造成文件积压误事。七、秘密文件的处理必须严格执行相应的保密制度。八、公司文件处理时限：1、 特急件：随到随办。2、急件：1天内处理完毕。3、普通件：2天内处理完毕。4、超过处理时限的文件，由企管部催办。 第二章 文件种类及形式一、公司文件种类主要包括：1. 决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排的文件。包括企业股东大会、董事会及其其他重大会议做出的决定和高层管理人事任免的决定。2. 通知:包括发布各类规章、制度的重要通知和传达及有关部门需要周知或者共同执行的事项、员工的录用及除名等一般性通知。3. 通报:适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4. 说明:适用于向上级汇报工作，具体反映某一情况，提出意见或者建议。5、申请：适用于向上级提出更改的建议或意见。6. 函:适用于不相隶属部门之间相互商洽工作，询问和答复问题。7. 会议纪要:适用于记载和传达会议情况和议定事项。8. 其它需要各部门联合办理的文件。第三章 文件行文规则一、 公司重大文件（决定及重要通知）一般以红头文件形式发文，由公司名称、秘密等级、紧急程度、发文字号、横线、标题、主送、正文、附件、发文部门、成文时间、印章、附注、抄送等部分组成。二、一般性通知、会议纪要由标题、正文、附件、发文部门、成文时间、印章等部分组成。三、 函、通报、说明等其它需要各部门联合办理的文件格式不做硬性规定，但原则上内容要包括标题、正文、附件、发文部门、成文时间、印章等，不可太过随便。四、 文件用纸为A4型纸，左侧装订。第四章、文件密级规定一、文件机密等级1、普通件 ：指非机密文件。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论，按正常文件处理方式。2、密件：指不宜向公司以外人员透露内容的文件。指定人员核阅处理。3、机密件：指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文件，部门经理以上人员或指定人员核阅处理。4、绝密件：指极为重要并且不得向无关人员泄漏内容的文件，公司经营班子成员或指定人员核阅处理。二、密级文件处理规定：1、各级人员处理密件资料，须严守秘密。因泄密而造成损害，由泄密人员负责并接受处分。2、密件文件送递时，应以信封袋加密封装，寄件人及收件人拆阅时须在登记薄上签名。3、密级文件逐级办理时，各部门主管应遵循及时、快速、准确、安全保密的公文处理原则，各司其责，尽快审核文件，签署意见，按工作流程转交下一个办理部门。为避免因时间或接口造成文件积压误事或泄密。第五章 收文管理流程一、一般外来文件办理流程： 签收>登记>阅文、审批>请办>催办>办复1、签收。外来文件由企管部签收，在签收时，签收人员应注意检查文件是否为本公司文件；文件标题、印章是否与回执单一致；文件是否完好无损，如有破损，应查询破损原因，并要求其证明文件在交付时已经被拆封或破损。对于机要文件，发现有破损时，应拒绝签收。2、登记。文秘人员签收来件以后，要对其进行登记，登记内容按收文登记薄格式如实填写，要求字迹工整，不得潦草、涂改。机密文件与一般传真文件分开登记。3、阅文、审批。签收员签收拆封后，清点文件份数，看文件内容关系到哪个部门，填写收文审批表，交送企管部部长，由企管部部长签字后发往文件内容相关部门。重要文件（如国家规定的政策、法规、准则及其他重要文件）经总经理签署后，由企管部发往相关部门。4、请办。拟办部门收到文件之后，根据文件要求所涉及到的内容指出具体的承办人及承办要求及文件的发放范围。5、承办。承办负责人接到文件之后，仔细阅读研究文件，按照领导批示，着手处理事务。若发现所处理事务非本部门业务范围或难以独立完成，及时将情况反映给上级领导，要求协助或更换承办。6、催办。企管部采用电询、面询等催办方式，保证文件的运转及处理。7、办复。企管部根据承办结果填写收文办复表。第六章 发文管理流程一、企业发文管理流程 草拟>拟稿>核稿>签发>审批、用印>装订、分发1、草拟：2、拟稿：公司高层领导的拟稿、重大决议、企业制度及人事任免发文拟稿由企管部负责，各部门一般性的通知、规定及部门内部联系文件的发文拟稿由各部门负责。3、核稿：企管部完成拟稿工作后，交送副总经理核稿，拟稿表达意思不明确或不准确的由企管部负责修改。各部门一般性的通知、规定及部门内部联系文件的发文拟稿由各部门负责人审核。3、签发：公司重大决议、企业制度及人事任免发文核稿工作结束后由企管部送至副总经理签发。5、副总经理签发后送至总经理处审批，审批后用印。若审批环节文件需要改动，则由企管部负责修改，再送至副总经理处签发，总经理处审批。6、装订、分发。企管部负责文件的装订、发放工作，由企管部分发到各个分公司办公室及部门，按发文登记薄要求填写，做好发文登记工作。第七章 文件的存档、借阅、更改及销毁一、文件的存档 1、文件归档，应当根据公司档案管理制度，按文件相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完整，能正确反映本公司的主要工作情况，以便于保管和利用。 2、存档文件普通保存期为三年，机密文件保存期为五年。二、文件的借阅： 1、文件借阅按文件的三、 文件的更改：四、 文件的销毁：1、对已没有归档和存查价值的文件，经过鉴别和主管人批准，可以按销毁程序定期销毁。2、按文件销毁规定填写文件（记录）销毁申请单、文件（记录）销毁单。3、文件销毁必须有专人陪同监督。4、文件销毁人员在文件销毁过程中存在违规行为，变卖文件将给予重罚。五、本制度自总经理签发之日起执行，其他有关公司文件处理的规定，凡与本制度不一致的，以本制度为准。六、公司企业管理部负责本制度的解释、修改，并监督其执行情况。 收文办复单 文件编号：呈报/送单位 来文日期 抄送单位 文件字号 机密等级 绝密件 机密件 密件 普通件 处理期限特急件 急件 普通件报告名称 企管部意见 总经理批示 承办部门领导批示 企管部催办记录处理结果