文件流转管理制度.doc

文件流转管理制度一、目的为了进一步规范公司的文件管理流程，确保文件及时传递到相关部门而不耽误上下级或同级的工作及任务，按照山水瑞通网络科技有限责任公司公文撰写格式规定及山水瑞通网络科技有限责任公司档案管理规定相关要求，结合实际工作需要，公司制定了文件流转管理制度，以规范公司的各项文件流转工作，明确相应职责权限，要求各体系部门在收到文件后在规定期限内按时、按要求、按职责审核办理完毕。这一举措会同其他管理制度、考核标准可以有效提高工作效率，权责明确，使公司各项文件办理效率大幅提升。二、适用范围本公司各体系及部门间上报下发的各种文件、资料、协议合同等。公司对外联系沟通的各种文件、资料、协议合同等。三、职责权限（一）需公司正式下发的文件由指定的拟稿人拟稿：属董事会的由董事会秘书拟稿，董事长审核；属公司文件由发起部门拟稿，综合审核；属体系、部门文件由各体系、部门指定人员拟稿，体系、部门负责人审核。（二）综合管理部门负责上报总经理或董事长签批文件的审核，审核的重点为：是否需要行文，是否符合公司有关制度、规定，是否发起部门与相关部门进行了协商、会签，文字表达、文种使用、文件格式是否符公司有关规定，而各体系、部门负责提报文件内容、方案、文件格式规范审核。（三）按照分工的原则，综合管理部是公司级文件处理的审核管理机构，主管并负责指导全公司行政公文、协议、合同类流转处理工作。各体系需上报总经理或董事长审批的各类文件流转由综合管理部归口统一管理，负责上报总经理并回传发起部门。送件部门（人）应把文件内容、报送日期、部门、文件类别、编号、接件人等事项在收发文件登记簿中填写清楚。综合管理部应及时把审阅结果反馈给报送部门。（四）各体系、部门发起的文件，会签由各体系部门内务人员报送综合管理部，综合管理部协调会签；需总经理或董事长审批文件由综合管理部向上报送。签批结束后返回发起部门执行、存档。公司各部门应内设专兼职文件管理职能，配备专兼职人员负责文件处理工作。（五）文件形成后，属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发，或由总经理授权，分管副总签发；属体系、部门文件由各体系部门负责人签发。（六）综合管理部负责签发后的公司级文件校对，并送拟稿人、核稿人审查合格后，方能复印、盖章、转发和归档。体系、部门内文件由各体系部门内指定人员校对、转发和归档。（七）外来的文件由综合管理部负责签收，签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门，不得积压迟误，属急件的，应在接后即时报送。文件收发部门应在文件登记簿中填写清楚交接事项。四、文件流转说明文件流转分为收文和发文，收文一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序；发文指以公司、体系或部门名义制发文件的过程，一般包括草拟、会签、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。（一）发文1、 发文的范围（1）凡以公司形式名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属公司发文范围。（2）公司下发文件主要用于公布公司规章制度；新制订的公司文件；公布公司体制机构变动或干部任免事项；公布公司性的重大开发、项目、经营管理、生活福利等工作的决定；发布有关奖惩决定和通报；其他有关公司的重大事项。（3）公司平行、上行文、外发文主要用于： 对上级部门呈报工作计划、请示报告、处理决定、协议合同签批等； 同级部门及关联企业联系的有关公司重大开发项目、人事劳资、物资供应、研发、施工、经营等协议、合同审批事宜。（4）在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项，应按有关制度流程办理，经相关体系领导批准后，由各体系部门书面或口头通知执行，一般不以文件形式施行。（5）凡各业务部门如开专题会议所作的讨论决议等，一般都不应发文，不备查考，可以用部门名义发会议纪要。（6）各业务部门与外单位发生的一般非正式业务联系，不可用公司名义发文。2、发文程序与要求（1）拟稿各部门需要发文,应事先以上级指示或工作实际需要草拟文件初稿; 问题比较复杂的， 负责人应亲自草拟，或经集体研究提出方案后，指定专人草拟。草拟文稿必须做到情况确实、条理清楚、层次分明、文字简炼、标点符号正确;文稿拟就后,拟稿人应填附发文稿纸首页（协议合同类应填附合同协议会签单）详细写明文件标题、发送范围、印制份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;（2）主办部门负责人审核主办部门负责人根据有关文件规定，对文稿进行审查和修改，对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文件应退回拟稿人重新拟稿;审核的重点是：是否需要行文、行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制文件的有关要求，文件是否符合相应规定，是否符合公司利益，是否符合实际需要。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。（3）总经理审核总经理对文件内容进行批示意见后，返回拟稿部门进行修订或直接进入会签流程。（4）公文的编号保管各体系、部门文件管理人员收到上级或平级文件后应及时附上 “文件处理单”,并做内部分类登记编号,送体系、部门领导签批意见后及时下发、反馈、归档保管.各体系、部门需上报的文件，经体系、部门领导签批后，应及时送交综合管理部统一登记编号，送总经理或董事长审批。经领导修改后的文件由综合管理部返回拟稿部门修订，重走相应审批流程。经领导审批签发文件由综合管理部通知拟稿部门进入下一流程。（5）会签需经会签的文件,应在交付打印前送会签部门会签，对文件涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商并走会签程序，取得一致意见后方可行文。会签文稿以会签部门负责人签字为有效。（6）签发以体系、部门名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发。以本体系、部门名义制发的下行文或平行文，由主要负责人、分管负责人或经授权的主管人员签发。以公司名义制发的上行文、下行文，对全公司影响较大，涉及两个以上体系领导分管范围的文件，文稿审核须经会签后,送总经理或董事长审定批准签发。（7）复核 公司级文件正式缮印前，综合管理部进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。体系部门内文件由各体系制定人员复核。（8）缮印、用印、分发签发后的文件由综合管理部（体系内文件由指定档案管理人员）按档案管理制度及文件分类管理办法对文件正式编号、缮印。缮印必须符合规定格式，字迹清楚无误，整洁美观，份数准确。缮印文件均由拟稿人负责校对。重要文件应进行两次或多次校对，以确保质量。文件打印清样,应由拟稿人校对.校对人员应在发文稿上签名;公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。上报的文件严密装封，并严格执行文件传递签收手续。凡属重要文件，一律不得托人代签、代捎。以公司名义发出的文件，底稿与正本1份由综合管理部档案室收存备查。文件打印后,由综合管理部负责分发并检查落实情况。（9）公司级上报下发正式文件的权力集中于公司综合管理部，各体系和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。（10）各体系、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作而需要正式红头文件发文应向公司提出发文申请，并将文件底稿交综合管理部审核。公司同意发文，则由公司按机构设置与业务分工统一归口以“山水瑞通（×）字”发文，详见档案管理规定及文件撰写规定。3、发文流程发文程序及要求拟稿主办部门负责人审核总经理审核相关部门会签领导签发编文号校对打印公文缮印盖章分发立卷归档。提出申请草拟初稿修改会签批准打印清样校对印刷分发情况确定条理清楚文字简练审阅定稿文件标题发送范围印刷份数确立方案拟稿审稿发文存档 （二）收文收文办理指对收到文件的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。1、文件签收（1）凡公司外来公启文件（除公司领导订启的外）均由综合管理部前台文员登记签收，后分别交行政主管或经理拆封。在签收和拆封时，接收人员应注意检查文件包装是否完好，对于封口或邮票撕毁函件应查明原因，并有权拒绝签收。（2）对上级和平级部门发来的文件，要进行文件标题、文号、编号的“对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告或通知上级或平级部门，并登记差错文件的文号。收文人在收发文本簿上签字，表示文件收到。收文人要对收进的文件进行认真清点，检查有无错收、缺页等现象，发现问题及时联系解决。2、文件登记编号（1）各体系、部门文件管理人员收到上级或平级文件后应及时附上 “文件处理单”,并分类登记编号,送体系、部门领导审阅，领导签批处理意见后进入批转或归档流程。（2）本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交体系、部门或综合管理部进行登记编号保管，不得个人保存。（3）收到的文件应按档案管理规定编写收文编号，并逐项登记文件标题、份数、制发部门、日期、密级、内容概要等项内容;3、审核（1）体系、部门凡收到需要办理的正式文件，均需由收文体系、部门负责人进行审核。审核重点是：是否应由本部门办理；是否符合相应公司规定。（2）涉及上报董事长、总经理事项，综合管理部还应审核其他体系、部门职权内办理的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范；不符合规定的公文，可退回呈报部门并说明理由。4、拟办（1）凡正式文件，收文部门根据文件内容和性质审核阅签后，提出拟办意见，由内务人员送批转部门办理，重要文件应呈送上级部门领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办。（2） 一般函、文件、单据、传真等，由部门内务直接分转处理。紧急公文，应当明确办理时限；如涉及几个部门会办的文件，应当明确主办部门，协办部门，协调后再分转处理。（3）为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。5、批办（1）为加速文件运转，体系或部门内务应在当天或第二天将文件送到批转部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。（2）审批文件时，对有具体处理事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有具体事项的，圈阅表示已阅知。6、承办（1）承办部门收到交办的文件后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急文件应当按时限要求办理，确有困难的，应当予以说明。（2）对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应立即退回批转部门，并说明理由，不得横向传递。（3）文件办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级协调或裁定。7、催办（1）经过综合管理部送公司总经理、董事长批示或者交有关部门办理的文件，综合管理部负责催办，做到紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文件定期催办。总经理秘书对文件负有催办检查督促的责任。（2）由发起部门传送的文件，发起部门应指定专人跟踪催办，承办部门接到文件、应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得发文部门同意后，予以复印或摘抄，原件应及时周转或归档。8、文件签收程序收文检查编号阅批传阅归档公启文件上级文件信封文件文号编号文件处理传阅单主管领导审阅承办部门阅办批 示拟办意见签 名收回保管（三）归档1、文件办完后，应按照公司有关档案管理规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的文件。不具备归档和存查价值的文件，经综合管理部鉴别并经文件起草部门及综合管理负责人批准，可以销毁。2、归档的文件，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档文件的齐全、完整，能正确反映该项工作的主要情况，便于保管和利用。3、部门合并时，全部文件应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的文件整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。4、工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的文件按照有关规定移交、清退。5、归档范围内的文件应当按照文件分类管理办法确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。6、拟制、修改和签批文件，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。7、文件的归档范围（1）凡下列文件统一由综合管理部负责归档： 上级部门来文，包括集团对公司报告、申请的批复； 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通知、工作总结、领导发言和经营工作的报告、计划统计、季度、年度报表等； 总经理办公会、公司各管理委员会、中层干部会以及各种专业例会记录； 公司一级部门组织召开的会议所形成的报告、总结、决议、发言、简报、会议记录等；参加交流、洽谈召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上汇报发言材料等；上级部门领导来公司检查、视察工作的报告、指示记录，以及公司进行汇报的提纲和材料；反映公司经营活动、先进人物事迹及公司领导工作、团体活动等的音像摄制品；公司日志和大事记；公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。（2）业务部门日常工作中形成的项目活动资料，日常由各业务部门负责立卷归档，每年按档案管理规定定期移交综合管理部归档。（3）联合办理的文件，原件由主办机关整理（立卷）、归档，其他机关保存复制件或其他形式的文件副本，每年按档案管理规定定期移交综合管理部归档。8、立卷要求（1）文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档。（2）立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性。（3）重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档。（4）上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向公司综合管理部移交，清单一式两份（接交部门各留存一份备查）。9、文件的销毁（1）对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司档案室应定期清理造册，并按档案管理规定，办理申请销毁手续。（2）经审核同意销毁的文件，应派专人送到上级指定的地点监视销毁。（3）销毁秘密公文应当到指定场所由两人以上监销，保证不丢失，不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。五、文件流转规定（一）阅批文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合管理部。阅批文件一般不得超过2天，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。如有领导“批示”、“拟办意见”，综合管理部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。（二）由总经理、分管领导批阅的文件，一般应在1个工作日内批阅；因特殊情况需高层会议讨论的，应先告之综合管理部传达，待议后再予以回复。（三）由各部门办理的文件，最迟不超过2天办理，紧急文件应于当日办理。（四）对重要文件，主办部门应当随时跟进了解和及时反馈执行情况。（五）跨体系公司级文件传递要以综合管理部门为中心点，各承办部门收、发文件均直接与综合管理部交接，不得横向传递。文件阅完后，应送交综合管理部，切忌横传。（六）传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。（七）阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。（八）文件被撤销收回，视作自始不产生效力；文件被废止，视作自废止之日起不产生效力。六、附则（一）文件处理必须坚持实事求是、精简、高效的原则，做到准确、及时、安全；必须严格执行有关保密规定，企业机密安全。接触公司机密公文的员工，必须严格执行公司保密制度，确保机密不被泄露或利用。（二）秘密文件不得翻印、转发，传递秘密文件时，必须采取保密措施，确保安全，利用计算机、传真机等传转秘密文件，必须采用加密装置。（三）上级部门的文件，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级部门经负责人或综合管理部审批同意，可以翻印。翻印时应注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。（四）本管理办法自公司总经理审定公布之日起执行，修改时亦同。（五）本办法适用于公司对内及对外的各种正式文件，其详见公司公文撰写规定，合同协议类另行出台相应制度规定。（六）本管理办法由公司综合管理部负责解释说明。附件：1、文件处理单2、文件收发登记薄附件1文件处理单文件名称：关于××××决定 发文部门：综合管理部 发文号：山水瑞通综字20111号 份数：7份 页数：2页/份紧急程度：急件 特急无 密级程度：绝密 机密 秘密 无阅读级别：员工以上 中层以上 高层领导拟办意见： 汇签部门（负责人）签字：市场体系： 技术体系：计划财务部： 行政体系： 电信事业部： 总经理签发： 董事长签批： 主题词： 抄报：董事会 拟稿部门：综合管理部 拟稿人：×× 校对：×× 拟稿日期: 2008年12月15 日 发文日期:2008年12月15日附件2文件收发登记簿序号资料名称类别文件编号资料数量发文部门发送人发送时间收文部门接收人接收时间注：1、 根据发送方式的差异进行区别：实物媒介（纸质、磁质）文件流转时发送时间应与接收时间误差不超过1分钟；2、 电子媒介：（1）电子邮件方式发送其发送时间以邮件正常发送时间计算，接收时间以打开文件时间计算；凭证以邮箱时间为准（2）QQ方式发送以发送时间与接收时间为准，聊天记录为凭证