中国建筑材料集团有限公司公文规范.doc

附件2：中国建筑材料集团有限公司公文规范为了进一步规范公文格式，统一文号标识，提高公文处理水平和质量，根据党政机关公文处理工作条例、党政机关公文格式和中国建筑材料集团有限公司党政公文处理办法等规定，结合集团公司实际，现制定本规范。一、发文眉首要素格式（一）份号如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第1行。（二）密级和保密期限如需标注密级和保密期限，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第2行；密级和保密期限之间用“”隔开，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（三）紧急程度如需标注紧急程度，用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。（四）发文单位标志由发文单位全称后面加“文件”组成，即“文头纸”；由发文单位全称加红色双线组成，即“函头纸”。发文单位标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。（五）发文字号编排在发文机关标志下空2行位置，居中排布。发文字号由发文单位代字（集团公司行政职能部门发文代字详见附件1）、年份和序号组成，3号仿宋体字；年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。（六）签发人上报的公文需标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。二、发文格式（一）上行文格式上行文是指下级单位、组织向其所属的上级单位、组织行文，也可以是向有业务指导关系的上级部门行文。报告、请示、意见等为上行文文种。上行文发文单位标志由发文单位名称加“文件”组成，标识必须与公章名称一致。发文单位标识上边缘至版心上边缘为35mm。上行文文头包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、红色分隔线。红色分隔线与版心等宽，居发文字号之下4mm处。（二）下行文格式下行文是上级单位或业务主管部门对所属下级单位或业务部门的一种行文。决议、决定、通告、通报、通知、批复、意见、纪要等为下行文文种。下行文发文单位的标志由发文机关名称加“文件”二字组成，发文机关标识必须与公章名称一致。发文单位标识上边缘至版心边缘的距离为35mm。下行文文头包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、红色分隔线。红色分隔线与版心等宽，居发文字号之下4mm处。（三）公函格式公函发文单位的标志，只有发文单位名称，不加“文件”二字。发文单位标识必须与公章名称一致。发文单位标志与上页边距离为30mm，推荐使用红色小标宋体字。发文单位全称下4mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上粗下细），线长均为170mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。    发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。    标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。    第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。    首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。（四）纪要格式     纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。    标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。    标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。三、各类书面文件排版格式（一）标题用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空2行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。（二）主送单位编排于标题下空1行位置，居左顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶格；最后一个主送单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记，标注方法同抄送。（三）正文公文首页必须显示正文。主送单位名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。（四）附件说明公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号 (如“附件：1×××××”)；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。（五）发文机关署名、成文日期和印章1.加盖印章的公文    成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。    单一单位行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名，印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，使发文单位署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文单位署名按照发文单位顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文单位署名，最后一个印章端正、居中下压发文单位署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。2.不加盖印章的公文    单一单位行文时，在正文（或附件说明）下空1行右空二字编排发文单位署名，在发文单位署名下一行编排成文日期，首字比发文单位署名首字右移二字，如成文日期长于发文单位署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文单位署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办单位署名，其余发文单位署名依次向下编排。3.加盖签发人签名章的公文    单一单位制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。    联合行文时，应当先编排主办单位签发人职务、签名章，其余单位签发人职务、签名章依次向下编排，与主办单位签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个单位的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。4成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。5特殊情况说明当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。（六）附注如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。（七）附件    附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第1行。附件标题居中编排在版心第3行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。（八）版记1版记中的分隔线版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0. 35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0. 25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。2抄送单位如有抄送单位，一般用4号仿宋体字，在印发单位和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送单位名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送单位名称后标句号。如需把主送单位移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送单位。既有主送单位又有抄送单位时，应当将主送单位置于抄送单位之上一行，之间不加分隔线。3印发单位和印发日期    印发单位和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发单位左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应当将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。（九）页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。四、集团公司根据签发人、加盖公章和用纸的不同，发文字号分为四种方式（公文具体式样见附件2），有关使用说明：（一）集团公司领导签发、加盖公司章，使用集团公司“文头纸”印发的公文，发文字号为：中建材发×××××××号。（二）集团公司领导签发、加盖办公室章，使用集团公司办公室“文头纸”印发的公文，发文字号为：中建材办发×××××××号。（三）集团公司领导签发、加盖公司章，使用集团公司“函头纸”印发的公函，要求编号为：中建材××函×××××号。（四）为加强管理，各部室负责人签发、加盖部门章，使用集团公司“函头纸”印发的函件，要求编号为：××函×××××号。（五）集团公司领导签发、加盖公司章的公文，使用集团公司红头文件纸印发。集团公司领导或各部室负责人签发、加盖办公室公章的公文，使用集团公司办公室红头文件纸印发。各部室负责人签发、加盖部门章的各种行政公文，使用集团公司普通红头纸印发。五、集团公司领导签发、加盖公司章的公文指涉及重大事项、行政规定的公文以及报送上级部门的请示或报告，集团公司领导或各部室负责人签发、加盖办公室公章的公文指涉及各类事务性工作，如会议通知、调查情况等。以上两种公文需经办公室核稿，重要文件需经办公室主任审核，由办公室统一编号、排版、登记。具体发文流程见附件3。集团公司各部、室除办公室外不得对外正式行文，但可以部、室的名义行联系、商洽工作的函，由各部室负责人签发、加盖部门章，使用集团公司“函头纸”印发。各部室负责人签发、加盖部门章的公文指部门专项事务，如国际合作部跨国组团函件等，该类公文由各部室严格按照集团公司公文管理规定自觉履行核稿、签发、编号、登记程序，年终到档案室归档。其中，确需加盖办公室公章的公文需经办公室审核，确需加盖公司章的公文需经集团公司领导签发。办公室将定期对各部门办公发文流程和规范程度进行检查。如因工作需要、情况特殊，确需以集团公司部、室名义行文，经由集团公司授权后方可正式行文，并在办公室备案。已批准授权部、室发文事项如下：（一）以人力资源部名义，向上级对口业务部门进行专项报告或专项汇报，对所属企业业务指导或布置工作。（二）以外事办公室名义，对外发放邀请函，或发有关外事业务函件。（三）以法律事务办公室名义，在协调企业法律纠纷案件过程中，与司法机关进行沟通和协调。（四）军工办公室、国家项目管理办公室、信访办公室可以在职权范围内，以本机构的名义行文。六、凡是发送给某一个（或若干个）单位的文件，其主送单位和抄送单位的名称均应使用单位全称或规范化简称。发送给全部或部分集团所属成员单位及公司总部的文件，可根据发文对象，相应选择使用以下单位名称：（一）集团公司各部、室，各子（集团）公司、科研设计院（所）（二）集团公司各部、室（三）各子（集团）公司、科研设计院（所）（四）各子（集团）公司、科研设计院（所）及有关企业（五）各子（集团）公司（六）各科研设计院（所）（七）集团公司各在京单位（八）集团公司各有关单位七、集团公司党委、工会、共青团、纪检文件参照此规范执行。八、本规范由集团公司办公室负责解释。九、本规范自公布之日起实施。 附件：1. 中国建筑材料集团有限公司职能部门发文代字表2. 中国建筑材料集团有限公司发文式样2.1. 中国建筑材料集团有限公司文件格式公文式样（上行文）2.2. 中国建筑材料集团有限公司文件格式公文式样（下行文）2.3. 中国建筑材料集团有限公司文件办公室文件格式公文式样2.4. 中国建筑材料集团有限公司公函式样2.5. 中国建筑材料集团有限公司各部、室信函式样2.6. 中国建筑材料集团有限公司纪要式样3. 中国建筑材料集团有限公司发文流程4. 中国建筑材料集团有限公司公文（函）稿纸附件1中国建筑材料集团有限公司职能部门发文代字表序号职能部门名称发文代字备注1办公室办2人力资源部人事3财务部财务4投资发展部投资5企业管理部企管6科技管理部科技7国际合作部外事或外经8审计部审计9资产管理部资产10法律事务办公室法律11军工办公室科技主办单位后用小括号标注“军工”12人民防空办公室人防13国家项目管理办公室项目办附件2.1中国建筑材料集团有限公司文件格式公文式样（上行文）中国建筑材料集团有限公司文件中建材发×××××××号 签发人 : ×××适用范围: 适用于中国建材集团有限公司向所属上级机关国资委，或是向有业务指导关系的上级部门行文，如向财政部、人事部、发展改革委、外交部、科工局等呈报报告、请示、意见类公文。由集团公司领导签发，加盖集团公司公章。附件2.2中国建筑材料集团有限公司文件格式公文式样（下行文）中国建筑材料集团有限公司文件中建材发×××××××号适用范围: 适用于中国建材集团有限公司公布规范性文件；传达贯彻党和国家的路线、方针、政策，作出重要工作部署，提出管理措施，有关人事任免事项，奖惩有关单位及人员，答复集团所属企业报请审批的事项等。由集团公司领导签发，加盖集团公司公章。附件2.3中国建筑材料集团有限公司文件办公室文件格式公文式样中国建筑材料集团有限公司办公室文件中建材办发×××××××号适用范围: 适用于向所属企业部署专项性工作；印发集团公司领导讲话；转发国务院办公厅、国务院、国务院国资委有关部门的文件；印发集团公司内有关工作制度以及集团公司内部事务类通知等。由集团公司领导签发，加盖集团公司办公室公章。附件2.4中国建筑材料集团有限公司公函式样中国建筑材料集团有限公司中建材××函×××××号适用范围: 适用于以中国建材集团有限公司名义商洽工作、征询意见或答复问题的函，由集团公司领导签发，加盖集团公司公章。附件2.5中国建筑材料集团有限公司各部、室信函式样中国建筑材料集团有限公司 ××函×××××号适用范围: 适用于以中国建材集团有限公司各部、室名义行联系、商洽工作的函，由各部室负责人签发，加盖部门章。附件2.6中国建筑材料集团有限公司纪要式样中国建筑材料集团有限公司纪要（××××）×××××× 2012年12月26日适用范围: 适用于以中国建材集团有限公司名义传达会议情况和议定事项，由集团公司领导签发，加盖公司章。附件3中国建筑材料集团有限公司发文流程流程 责任部门 所用表格 备注拟稿核稿(一)会签核稿（二）签发文件编号缮印校对修改、复印用印发放登记、归档拟稿单位拟稿单位负责人会签单位负责人办公室核稿负责人重要文件经办公室主任审核集团公司主管副总或总经理办公室办公室拟稿单位办公室办公室拟稿单位办公室中国建筑材料集团有限公司公文（函）稿纸(简称公文稿纸)发文登记表拟稿并填写公文稿纸在公文稿纸 “部门领导核稿”栏签字。在公文稿纸“会签”栏签字。在公文稿纸“核稿”栏签字。签写发文具体意见。为待发文稿编制发文字号。按已签发的文稿进行缮写或打印。在公文稿纸“校对”栏签字。在公文稿纸“打印”栏签字。将用过印的公文传递给收文单位将公文原始稿、正文2份合并归档。附件4中国建筑材料集团有限公司公文（函）稿纸机密程度：绝密 机密 秘密 核心商秘 普通商秘 缓急程度：特急 加急签发： 年 月 日会签： 月 日主办单位：部门领导核稿：拟稿： 月 日电话： 办公室核稿： 月 日发文机关：集团公司 办公室文头格式：上行文 下行文 公函装订线打印：校对：印数： 份领文： 月 日中国建筑材料集团有限公司 公文（函）稿纸中建材发/办发 函20 号标题：主送：抄送：附件：正文：（附后）