企业档案工作规范.ppt
2023/2/6,1,企业档案工作规范 Requirements of business records management 2009-11-02发布 2010-01-01实施 国 家 档 案 局 发 布,中华人民共和国档案行业标准 DA/T42-2009,2,2023/2/6,企业 企业档案 企业档案工作,企业是社会的基本组织形式和社会财富的创造者。企业档案是企业研发、生产、经营和管理活动的真实记录，是企业有形资产的记录、凭证和无形资产的承载和组成，是企业合法权益的维护者。企业档案工作在保障企业生产、经营和管理持续开展，在企业资产保值和延续企业历史等方面具有不可或缺的地位和作用。,3,2023/2/6,在完善社会注意市场经济体制的进程中，如何在法制经济环境条件下进一步推进企业档案工作？企业档案工作规范正是为适应：新形势（WTO要求的法规一致性、采用国际标准）、新条件（信息化建设）、新观念（信息作为生产要素、无形资产）的新要求，推动和规范企业档案工作进一步发展而制定。企业档案工作规范将作为在档案法与档案法实施办法之下、衔接企业档案管理规定与具体档案业务、技术标准的中间环节，是对过去标准化发展过程中缺少总体性要求的一种弥补。,4,2023/2/6,企业档案工作规范的贯彻实施，将是今后一个时期企业档案工作的重要内容。应当说企业档案工作规范的制定实施，是市场经济要求、法律法规要求、业务指导需要和管理创新必然。,5,2023/2/6,企业档案工作规范从标准化对象看，属于管理标准；从标准种类看，属于是企业的基础标准；从标准约束力看，属于推荐性标准。因而可以说企业档案工作规范是属于企业的基础性系统管理的推荐性标准。,6,2023/2/6,企业档案工作规范的特点,企业是党和国家经济建设中心工作的主战场，也是社会单位组成的重要方面。据全国单位普查统计，我国现有企业法人单位302万，产业活动单位708万。企业法人与产业活动单位占全社会单位总数的59%。与以往的档案管理单项业务标准不同，企业档案工作规范首次对社会这一大类单位企业的档案管理提出全面、系统性的管理要求：不仅是具体的档案业务工作，而且包括档案工作的政策法规环境要求，包括文件形成中的领导与员工责任、规章制度和组织建设的要求，包括对企业档案信息化建设的基本管理要求。企业档案工作规范的制定具有以下特点：,7,2023/2/6,企业档案工作规范的特点,第一、管理创新。企业档案工作规范适应社会主义市场经济体制完善的要求，第一次系统、全面地提出社会某一方面（企业）建立和开展档案工作的基本要求，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白，结束了企业档案工作只有单项业务技术标准、没有统一的系统管理标准的历史。第二、观念创新。随着社会发展，人们对档案与档案工作的认识也在不断深化。2001年，国际标准ISO15489.1 档案管理通则中首先正式提出档案的资产属性概念。2002年，我国企业档案管理规定中只是将企业档案作为是“有保存价值的文件材料”。第三、经验基础。企业档案工作规范从档案工作原则、档案工作体系、档案工作制度、档案工作业务、档案信息化、档案工作设备设施等方面，对企业档案工作提出了具体要求，全面规范了企业档案工作，是企业档案工作行为的准则和档案业务建设的依据。第四、信息化方向。企业档案工作规范将档案信息化建设作为对企业档案工作的方向性要求，对企业档案信息化提出了目标和原则，对电子文件的归档存储、传统载体档案数字化，网络化服务，电子档案安全保管等提出了原则性要求。也为下一步专门制定企业档案信息化标准预留充分的发展空间。,8,2023/2/6,企业档案工作规范的特点,将企业档案管理制度上升为管理标准，将单项技术管理标准应用与系统管理标准实施的结合，将有效促进档案管理水平的提升，代表着档案管理标准的制定与应用的创新性提升与突破，反映了企业档案工作发展新阶段中对标准的全面、系统管理的要求，体现了我国企业档案工作对国际管理经验的需求与运用，标志着我国企业档案工作开始进入创新发展的新阶段。,9,2023/2/6,企业档案工作规范的特点,企业档案工作规范总结了建国以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准，适应企业改革发展和信息技术广泛应用的新要求，将企业档案工作的行政性目标要求，转向标准化规范化的体系建设。规范首次将企业档案工作建设整体纳入体系，形成框架性管理标准，符合目前系统管理国际标准（如ISO9001质量管理体系要求）和档案管理国际标准（如ISO15489.1档案管理通则）的基本要求，是档案工作标准化建设的重要创新，是新时期企业档案工作规范化建设的重要指导文件和工作依据。,10,2023/2/6,企业档案工作规范的意义,企业档案工作规范是企业档案标准化规范化建设和多年实践的总结，是有关档案工作法规规章要求的代表，也是适应时代发展要求的管理创新的体现。在我国完善社会主义市场经济体制进程的新阶段，企业档案工作规范的制定和实施对进一步提升企业档案工作水平、加强企业管理具有重要意义。,11,2023/2/6,企业档案工作规范的意义,第一、法律法规与企业档案工作间的桥梁 企业档案工作是企业管理的基础工作，企业档案工作水平直接反映出了企业的管理水平。企业档案工作规范的制定，既可以规范企业档案工作，为企业领导、档案部门和档案人员提供指导，保证企业档案工作正常、有序、规范的开展，又能为档案行政管理部门提供业务指导依据，也符合国家标准化建设提出将企业建设成为标准化的主体的要求。第二、体现管理创新趋势和与时俱进要求 在我国，由于企业在社会经济发展中的基础性地位和作用，改革开放进程中的每一个重要的历程都与企业息息相关，因而也对企业档案及档案工作产生着深刻的影响。企业档案工作规范正是在过去标准化建设的基础上提出的框架性要求，体现管理创新趋势和与时俱进要求。,12,2023/2/6,企业档案工作规范的意义,第三、符合国际标准对企业档案管理要求 企业档案工作规范应用系统管理思想，依据法律、法规及政策的要求，结合并吸取企业档案工作多年实践经验，将企业档案工作纳入系统管理、整体建设的标准。第四、为指导评价企业档案工作提供指南 企业档案工作规范是通用管理标准，内容全面、涵盖性强，不仅汇集建国以来国家对企业档案工作的基本内容，还针对社会发展进程中企业档案工作的实际需要，提出新的要求和规定。,13,2023/2/6,企业档案工作规范的设计理念,1、档案资源资产观。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是人们在社会实践中对档案，特别是档案的认识深化。2、组织制度领导先。任何一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于最高领导的意识、重视和决策。3、全员责任全覆盖。同时，任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。,14,2023/2/6,4、过程方法重前端。档案工作的“产品”是服务。在为企业服务的系统和过程中，企业各项活动中形成、收到的文件、数据信息，是档案工作的输入，其质量决定着输出的质量。因此在整个档案工作系统中，前端至关重要。5、战略方向信息化。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案信息化建设中，信息化建设作为企业档案工作的发展的战略方向，已经成为国内、际企业界的共识。6、系统管理全程兼。系统是企业档案工作规范的根本指导思想。无论是从单项标准转向系统管理规范，还是从档案本身涉及方面广，都需要用系统的思想和观念来组织企业档案工作规范的实施。,15,2023/2/6,企业档案工作规范的定位与作用,规范涉及企业档案工作体系建设，是在档案法律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本要求，是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法规的框架。第一、为企业可持续发展提供保障。随着社会主义市场经济的完善，企业面对的竞争越来越激烈，企业要想在市场竞争中占据主动就需要有档案工作保证；企业要想通过质量论证，要想打赢官司，要取得上市许可，没有完整准确系统的档案来咨询、参考、佐证将难以完成。,16,2023/2/6,企业档案工作规范的定位与作用,第二、促进企业档案工作的规范发展。企业档案工作从最初的自发阶段到规范化管理，在没有外力的影响下一般都是吃了苦头，或尝到甜头后才有大转变。企业档案工作规范将是在新的历史条件和新的技术条件下，促进和规范企业开展档案工作的重要文件。企业要基业长青、可持续发展，企业档案工作必须规范化。第三、为档案部门业务指导提供标准。企业档案工作是国家档案工作的重要组成部分，是档案工作服务党和国家中心工作的主战场。,17,2023/2/6,企业档案工作规范主要内容,（1）范围（2）规范性引用文件（3）术语和定义（4）档案工作总则（5）档案工作组织（6）档案工作制度（7）档案业务工作（8）档案信息化建设（9）档案工作设施设备附录A：企业文件归档基本范围与保管期限参考表附录B：（资料性附录）表格样式,18,2023/2/6,第一章 范围,本标准确立了企业档案工作原则、组织和制度要求，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案设施设备等方面的方法与技术指南。本标准适用于大中型工业企业，其他类型企业及事业单位可参照使用。,19,2023/2/6,第二章 规范性引用文件,规范性引用文件是本标准中参照并引用或要求按照其相应章节去规范某一环节工作的文件。规范性引用文件主要有两类：一类是标准（包括国家标准、行业标准和国际标准），另一类是规范性文件。本标准共有引用标准17个；本标准共有引用规范性文件5个，放在标准的最后，作为参考文献。,20,2023/2/6,第三章 术语与定义,3.1 企业档案 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。3.2 企业档案工作 企业履行档案管理职责的行为和活动。由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而且从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。3.3 电子档案 具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。3.4 档案信息化 运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。,21,2023/2/6,第四章 企业档案工作总则,4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用，体现对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。这一条确定了企业档案工作的管理体制。以企业资产关系为纽带：表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。,22,2023/2/6,4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。这一条提出了企业档案工作任务与目标。企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。企业档案工作目标：是满足企业证据、法律责任和信息的需求。这一目标也是衡量且以档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向。4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。这一条明确了企业依法管理档案的责任，反映企业档案工作遵循市场经济法制经济的法规要求。,23,2023/2/6,第五章档案工作组织,主要内容：一是建立企业档案工作组织体系。二是明确档案工作职责。5.1组织系统建设包括四个方面：领导、机构、人员、工作网络,24,2023/2/6,5.1 组织系统建设,5.1.1 档案工作领导 企业应确定档案工作的分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。应在三个层次确定档案工作负责人：企业分管领导各职能或承办部门、项目工作部门负责人档案部门的负责人,25,2023/2/6,5.1.2 档案机构设置,企业应根据规模和管理模式设置专门的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设立档案馆。企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；规模较小的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆。,26,2023/2/6,5.1.3 档案人员配备,企业应配备与企业研发、生产、经营和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。企业应配备专职档案人员；企业各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；企业应保持档案人员相对稳定。,27,2023/2/6,5.1.4档案工作体系,企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。企业档案工作体系是与企业档案机构、档案人员的分布紧密结合在一起的，是企业档案的管理结构、工作结构。,28,2023/2/6,5.2企业管理职责：,五个方面：为档案工作持续发展提供保障；将档案管理的有关工作纳入岗位责任制进行考核；采取必要的措施确保档案的完整、准确、系统和安全；在产权发生变动时做好档案的处置；对档案管理奖成绩、惩损失。,29,2023/2/6,5.3 企业部门职责,企业各部门是企业文件材料的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件材料归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用水平。5.3.1 企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。（部门或项目负责人的责任）5.3.2 企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。（文件形成者的责任）5.3.3 专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。（专兼职档案员的责任）5.3.4 企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO 15489.2和档发20025号文件要求。（职能或承办部门的责任）,30,2023/2/6,5.4 档案部门职责,第一、有序开展企业档案工作；第二、加强企业文件形成全过程的协助、指导与监督。5.4.1统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。5.4.2负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。5.4.3 指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。5.4.4 监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。5.4.5依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。,31,2023/2/6,5.5 档案人员要求,5.5.1档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。5.5.2档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5.5.3档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5.5.4档案人员应定期接受档案业务培训。,32,2023/2/6,第六章档案工作制度,工作规章 管理制度 业务规范三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。,33,2023/2/6,6.1企业档案工作规章的制订,明确文件形成、归档责任；制订规章应该包括的主要内容；要建立责任追究制度；要制订应急预案。,34,2023/2/6,6.2企业档案管理制度的制订,共有八个方面的制度：文件归档制度档案保管制度鉴定销毁制度档案统计制度档案利用制度档案保密制度电子档案管理档案管理系统操作制度。,35,2023/2/6,6.3企业档案业务规范的制订,文件、档案整理规范；档案分类方案；文件归档范围和保管期限表；特殊载体档案管理规范。,36,2023/2/6,第七章 档案业务工作,7.1企业档案工作与业务活动完整的档案管理包含三个阶段：文件（即未来的档案）形成阶段、档案室保存阶段、档案馆保存阶段。,37,2023/2/6,在企业档案管理中需要明确的概念：,1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。2）做好文件形成及其管理是企业科技和生产及其管理人员的职责。3）检查、指导文件的形成及管理是档案部门和档案人员的职责。,38,2023/2/6,企业档案在不同时段的管理职责分工：,文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理；档案人员主要承担档案室保存阶段和档案馆保存阶段的管理；信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护。,39,2023/2/6,企业各层级对档案工作的责任：,在企业的领导层：将档案工作纳入企业领导的议事日程;对企业档案工作的发展做出整体规划;对企业档案管理制度的建立、完善和嵌入企业各有关制度进行整体协调;将文件管理纳入有关人员乃至全体员工岗位责任制进行考核和奖惩，确保档案管理有关制度在企业各层级、各岗位得到贯彻落实。,40,2023/2/6,企业各层级对档案工作的责任：,在企业管理的中层：将文件管理工作纳入分管领导和各业务部门负责人的工作计划中，以保证在安排和下达科技、生产计划及项目计划的同时，将文件管理工作同时安排和下达；将档案管理的具体要求落实到企业各项业务和活动的规章制度及工作流程中；督促员工做好文件工作。,41,2023/2/6,企业各层级对档案工作的责任：,在企业的基层：将文件管理落实企业各部门和有关人员乃至所有人员的岗位或经济责任制，明确各有关人员及全体人员在文件档案化管理中的职责任务；做好文件管理的具体工作；把完成职责任务的情况作为考核和奖励的指标和条件。,42,2023/2/6,“四参加”：企业档案部门或档案人员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、基本建设项目验收、设备开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。“四同时”：企业下达项目计划任务应同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收、鉴定项目文件归档情况；项目总结应同时作好项目文件归档交接。,43,2023/2/6,7.2 文件的形成、积累,从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出“档案化”的管理要求。两方面的要求：文件记录载体和记录方式的要求；文件内容的要求。,44,2023/2/6,7.3 文件整理与归档,四个方面的要求：文件的整理 文件的归档范围 文件的归档时间 文件的归档要求,45,2023/2/6,7.3.1文件整理,管理类文件的整理应该符合文书档案案卷格式GB/T9705和归档文件整理规则DA/T22的要求；科技文件的整理应该符合科技档案案卷构成一般要求GB/T11822的要求；基本建设项目文件的整理应该符合或可以参照国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28的要求；,46,2023/2/6,会计文件的整理应该符合会计档案管理办法财会字199832号文件的要求；职工文件的整理应该符合企业职工档案管理工作规定劳力字号文件的要求；照片文件的整理应该符合照片档案管理规范GB/T11821的要求；,47,2023/2/6,录音、录像、软磁盘等磁性载体文件的整理应该符合磁性载体档案管理与保护规范DA/T15的要求；电子文件的整理应该符合电子文件归档与管理规范GB/T18894和公务电子邮件归档与管理规则DA/T32的要求；计算机辅助设计文件的整理应该符合CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T17678.1的要求。,48,2023/2/6,7.3.2 文件归档范围,归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销，各个阶段的文件都应在档案中有所记录和保存，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程；归档文件的主要来源；归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。,49,2023/2/6,关于附录A的说明：,1、附录A给出的是资料性附录。2、附录A不作为企业档案的分类标准。3、附录A增强了可操作性。4、附录A首次给出了企业档案保管期限的建议。档案保管期限一般分为永久和定期两种，定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为30年和10年。,50,2023/2/6,制订归档范围的基本方法：,掌握依据，调查研究 拟定初稿广泛征求意见各立档部门负责人审核修改完善后报批主管部门审批，发布执行纳入相关制度,51,2023/2/6,需要注意的问题：1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收 全的文件材料应予以特别注意。2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档 的范围进行调整和完善。3、在确定科技档案的归档范围时，也应注意 体现“以人为本”的原则。,52,2023/2/6,7.3.3 文件归档时间,文件材料的归档时间主要有两种：定期归档 随时归档 应该随时归档的其它文件：1、需要严加控制的核心文件；2、机密性强的、特殊的科技文件；3、应清退的文件；4、非纸质载体文件；5、外来文件。,53,2023/2/6,7.3.4 文件归档要求,七个方面的要求：第一，应实行部门立卷；第二，归档文件的质量；第三，归档原件；第四，非纸质文件和外文材料；第五，归档文件的份数；第六，合作项目文件；第七，填写档案交接登记表。,54,2023/2/6,7.4 档案收集工作,两个要求：认真做好文件归档的交接工作；企业应该接收档案与收集资料的范围。收集工作有两种形式：一是对内收集。即按企业归档制度的要求接收企业内各部门形成的文件材料；二是对外收集。即企业根据国家有关政策和规定，对外单位保存的有关档案材料进行征集、购买或接收。,55,2023/2/6,7.5 档案整理工作,企业变动与全宗划分的几种情况：1、一个企业分成两个或两个以上企业的情况。（一分为二）2、两个或两个以上的企业合并为一个企业的 情况。（合二为一）3、由企业内部的一个组织机构改变成为一个 独立的企业的情况。（由内变外）,56,2023/2/6,4、由一个独立的企业改变为某一企业内部的一个组织机构的情况。（由外变内）5、由于某种特殊原因，中断了一段时间的工作，以后又恢复了正常的活动的情况。（中断）6、仅仅是企业职能扩大或缩小、企业名称发 生改变、企业隶属关系发生改变等等情况。（更名）,57,2023/2/6,7.6档案保管工作,三个方面的要求：档案、底图、磁性载体文件的存放和备份要求；档案入库前的修护要求；库房管理要求。磁性载体文件的保管：防磁;磁带要平放;定期检查；长期不用的磁带要防止相邻磁带互相磁化；要及时对磁性载体文件进行转换。,58,2023/2/6,7.7 档案鉴定工作,按鉴定时段包括 归档鉴定 到期鉴定按鉴定内容包括 价值鉴定 质量鉴定 利用范围鉴定,59,2023/2/6,企业档案部门对于归档鉴定要做的基本工作：,区分档案与非档案。区分“永久”与“非永久”。区分重要档案和一般档案。区分要控制使用的和可以公开使用的文件与 档案。区分归档后会有动态变化需要修正的档案和归档后较为稳定的档案。区分电子文件归档中哪些文件要同时保存一份纸质档案。,60,2023/2/6,规范对鉴定工作提出六条要求：,企业应成立鉴定组织；根据文件内容价值确定企业档案的保管期限；对企业档案保管期限的划分；对永久档案的界定；对定期档案的界定；对到期档案的鉴定。,61,2023/2/6,企业编制档案保管期限表应注意以下几点：,1、编制企业档案保管期限表要以国家和上级已颁发的有关档案保管期限规定为依据，结合企业的职能特性和专业特点，将其细化为本企业的规章制度。2、国有企业档案保管期限表应当经过批准，报有关部门备案。3、档案保管期限表应当由企业正式行文公布或通过其他形式发布周知。4、档案保管期限表应该及时进行修订。,62,2023/2/6,7.7.6企业应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。,需要注意的问题：1）科技档案的价值鉴定以“套”为基础。3）直接审阅科技档案的内容是直接鉴定法的 关键。2）科技档案保管期限的确定以“案卷”为单位。,63,2023/2/6,对到期科技档案进行鉴定时，需要注意掌握好以下几个方面的情况：1、关于产品档案的鉴定2、关于科研档案的鉴定 3、关于基建档案的鉴定 4、关于设备档案的鉴定 5、关于会计档案的鉴定,64,2023/2/6,7.8 档案统计工作,三个要求：及时、准确地填报本企业档案工作年报及有关统计报表；要建立档案工作统计台账；要保持统计工作的连续性。,65,2023/2/6,档案统计工作的基本任务：,1）组织各种形式的档案统计调查；2）对收集来的统计资料进行统计分析；3）为档案专业主管部门和国家统计部门提供统计资料；4）根据统计资料对档案工作的发展进行预测,并提供预测材料。,66,2023/2/6,档案统计工作的要求：,确保准确性。保持连续性。保证及时性。加强分析研究。,67,2023/2/6,7.9 档案利用工作,共款要求：加强检索系统的建设；要设定利用者权限；要进行利用登记；应采取多种方式；编制各种实用汇编；编写初加工的专题材料；编写深加工的研究材料；可举办档案展览。,68,2023/2/6,检索系统建设应符合以下要求：,检索信息要覆盖全部库藏。检索功能要匹配合理。检索功能要适合库藏特点和特定的利用需要。要保持基本检索工具的稳定。,69,2023/2/6,知识产权的保护要求：,著作权保护的要求。专利权保护的要求。商标权保护的要求。专有权保护的要求。,70,2023/2/6,第八章 档案信息化建设,一、档案信息化目标与原则二、电子文件的归档要求三、传统载体档案的数字化要求四、电子档案的保管要求五、档案信息网络化服务要求六、档案管理系统软件要求,71,2023/2/6,第九章 档案工作设施设备,六个方面的要求：三个用房要求；三个用具要求。三种用房：档案库房；业务技术用房；阅览及陈列室用具要求：档案装具；保护设备；技术设备。,72,2023/2/6,三个用房要求,对档案库房三个方面的要求：位置要求；承重要求；面积要求。对业务技术用房的要求：对一般企业的基本要求；对大型以上企业的更高要求。阅览及陈列室的要求：邻近办公室和库房；展室位置要适宜。,73,2023/2/6,对档案装具的要求：,档案框架的要求；档案卷盒的要求。对保护设备的要求分三个层次：对一般企业的最基本要求；对有条件的企业稍高一点的要求；对规模较大或条件较好的企业更高要求。,74,2023/2/6,对技术设备分4个方面提出要求：,一是档案整理所需的设备；二是档案修复或利用所需的设备；三是档案信息化管理所需的设备；四是根据不同企业的专业特点和具体需要可 配备的设备。,谢 谢！,
